Bijlage 2. Geactualiseerd OZO samenwerkingsconvenant 2026.docx

Samenwerkingsconvenant Overleg Zeeuwse Overheden

Op 2 december 2025 tekenen de 15 Zeeuwse overheden het geactualiseerde Samenwerkingsconvenant Overleg Zeeuwse Overheden.

Gemeenten: Gemeente Borsele Gemeente Goes Gemeente Hulst Gemeente Kapelle Gemeente Middelburg Gemeente Noord-Beveland Gemeente Reimerswaal Gemeente Schouwen-Duiveland Gemeente Sluis Gemeente Terneuzen Gemeente Tholen Gemeente Veere Gemeente Vlissingen

Waterschap: Waterschap Scheldestromen

Provincie: Provincie Zeeland

2

Samenwerkingsconvenant Overleg Zeeuwse Overheden

Inleiding De vijftien Zeeuwse overheden bundelen hun krachten in het Overleg Zeeuwse Overheden (OZO) om gezamenlijk te werken aan de brede maatschappelijke opgaven in Zeeland. Bij de oprichting van het OZO in 2019 is afgesproken om binnen deze samenwerking een gezamenlijke strategische agenda op te stellen, de Zeeuwse lobby te coördineren en de volksvertegenwoordigers actief te betrekken. In de afgelopen jaren heeft het OZO zich bewezen als een waardevol samenwerkingsverband. Evaluaties in 2021 en 2024, uitgevoerd onder volksvertegenwoordigers, bestuurders, ambtenaren en externe partijen, bevestigen dat het gezamenlijke optreden van de Zeeuwse overheden hierdoor aanzienlijk is versterkt. De betrokken partijen spreken de ambitie uit om deze samenwerking verder te ontwikkelen. De volgende stap is een meer doelgerichte en slagvaardige samenwerking, gedragen door een stevig en wederzijds commitment van alle vijftien Zeeuwse overheden. Dit vraagt om een geactualiseerd en versterkt samenwerkingsconvenant dat als solide basis dient voor de verdere ontwikkeling van het OZO

Overwegingen A. Partijen hebben op 6 maart 2019 besloten een bestuurlijk overlegplatform op te richten onder de naam 'Overleg Zeeuwse Overheden' (OZO). Ten behoeve van dit platform is een Bestuurlijke Kerngroep gevormd als dagelijks bestuur. Ter ondersteuning van zowel het platform als de Bestuurlijke Kerngroep is het Regiobureau Zeeland opgericht. B. Na een proefperiode van drie jaar hebben partijen besloten op 12 april 2022 om de samenwerking binnen het OZO voor onbepaalde tijd voort te zetten, C. Op basis van de uitkomsten van de evaluatie 2024 zullen nadere afspraken worden gemaakt over het functioneren, de aansturing en de financiering van dit Regiobureau Zeeland.

Afspraken 1. Definities 1.1 Overleg Zeeuwse Overheden (OZO): het bestuurlijk overlegplatform van de 13 Zeeuwse gemeenten, de provincie Zeeland en het waterschap Scheldestromen. 1.2 Bestuurlijke Kerngroep: een groep van bestuurlijke vertegenwoordigers van de deelnemers aan het OZO die zorgdraagt voor de bestuurlijke aansturing van het OZO en het Regiobureau Zeeland. 1.3 Regiobureau Zeeland: het bureau van ambtelijke medewerkers die het OZO en de bestuurlijke kerngroep ondersteunen in hun werkzaamheden. Aan het bureau kunnen eventueel ook andere medewerkers worden verbonden. 1.4 Zeeuwse lobby: het ter behartiging van de Zeeuwse belangen stelselmatig uitoefenen van invloed op beleidsmakers en bestuursorganen, in met name Den Haag (Rijk) en in Brussel (EU). 1.5 Public Affairs: het repertoire aan voorbereide activiteiten dat wordt ingezet bij belangenbehartiging. Dit is een mix van stakeholder- en relatiemanagement, monitoring, strategie en het lobbyen.

3

Samenwerkingsconvenant Overleg Zeeuwse Overheden

Bestuurlijke samenwerking Het Overleg Zeeuwse Overheden (OZO) 2. Samenstelling 2.1 In het OZO zijn vertegenwoordigd de colleges van burgemeester en wethouders van de dertien gemeenten in Zeeland, het college van gedeputeerde staten van Zeeland en het dagelijks bestuur van het waterschap Scheldestromen. 2.2 Het OZO bestaat uit een plenair overleg, een bestuurlijke kerngroep, bestuurlijke themaoverleggen en een ambtelijk Regiobureau. 3. Doel Het doel van het OZO is een bestuurlijk overlegplatform te zijn voor een optimale en integrale behartiging van de strategische belangen van Zeeland. Daartoe wordt in het OZO een Zeeuwse strategische samenwerkingsagenda vastgesteld en verdeeld in bestuurlijke themaoverleggen. Tevens worden integrale thema’s en nieuwe samenwerkingskansen geagendeerd en teruggekoppeld vanuit de themaoverleggen. 4.

Taak Het takenpakket van het OZO bestaat in ieder geval uit:  het ontwikkelen, vormen en actueel houden van een Zeeuwse strategische agenda, verdeeld in bestuurlijke thema’s;  het coördineren en afstemmen van de agenda voor de Zeeuwse lobby, de Public Affairs en het Zeeuws subsidieteam;  het afstemmen met andere strategische partners;  het overkoepelen van de verschillende thema-gerichte overleggen tussen de overheden;  het signaleren van integrale thema’s en nieuwe samenwerkingskansen;  het betrekken van de volksvertegenwoordigers van de Zeeuwse overheden bij het OZO. 5. Overleg en vertegenwoordiging 5.1 Tenminste vier maal per jaar wordt een plenair OZO overleg georganiseerd dat functioneert als gezamenlijk beraad, waar in gezamenlijkheid de koers wordt bepaald. 5.2 ledere partij is in het plenair OZO overleg vertegenwoordigd door een coördinerend dagelijks bestuurder. Dat staat niet in de weg dat vanuit iedere partij meerdere dagelijks bestuurders tijdens het overleg aanwezig zijn. 5.3 Het plenair OZO overleg wordt voorgezeten door de Commissaris van de Koning in Zeeland als onafhankelijk voorzitter. 5.4 OZO organiseert (digitale) netwerk- en informatiebijeenkomsten voor de volksvertegenwoordigers van de Zeeuwse overheden.

4

Samenwerkingsconvenant Overleg Zeeuwse Overheden 6. Duur Partijen participeren in het OZO voor onbepaalde tijd. 7. Besluitvorming Bestuurders streven naar onderlinge afstemming over beleid en uitvoering binnen het OZO. De deelnemers verbinden zich aan hetgeen binnen het OZO is besproken en besloten. Zij nemen als inspanningsverplichting op zich om dit binnen de eigen organisatie ten uitvoer te brengen. Binnen het OZO vindt geen overdracht van bevoegdheden plaats. Iedere deelnemende partij behoudt haar eigen verantwoordelijkheid en bevoegdheid en handelt binnen de kaders van haar eigen bestuur. Bestuurders leggen over hetgeen besproken en besloten is, alsook over de voortgang van de uitvoering, verantwoording af aan hun eigen volksvertegenwoordiging (gemeenteraden, Provinciale Staten of Algemeen Besturen van waterschappen).

De Bestuurlijke Kerngroep 8. Samenstelling 8.1 De bestuurlijke kerngroep wordt gevormd door 6 bestuurders en een onafhankelijke voorzitter. 8.2 De bestuurlijke kerngroep bestaat uit:  Twee provinciale bestuurders, gerelateerd aan de portefeuilleverdeling in GS;  Eén waterschapbestuurder en;  Drie bestuurders namens de Zeeuwse gemeenten, gespreid op basis van de indeling van de regio’s en waarbij één bestuurder mede is verbonden aan het bestuur van de Vereniging Zeeuwse Gemeenten. Zo mogelijk wordt rekening gehouden met de verhouding grote en kleine gemeenten en stedelijk en platteland. 8.3 De Bestuurlijke Kerngroep wordt voorgezeten door de Commissaris van de Koning in Zeeland als onafhankelijk voorzitter. 8.4 De zittingsduur van de leden van de kerngroep is afhankelijk van de zittingsduur van de bestuurder in het bestuursorgaan waarvan hij of zij deel uitmaakt. 8.5 Onderscheiden partijen: provincie, waterschap en gemeenten, hebben ieder het recht op elk gewenst moment een andere vertegenwoordiger namens hen aan te wijzen zonder toestemming van de andere participanten. 8.6 Leden van de kerngroep kunnen zich bij afwezigheid of ontstentenis tijdens de vergadering van de kerngroep laten vervangen met inachtneming van de eisen als geformuleerd onder 8.2. 9.

Taak Het takenpakket van de bestuurlijke kerngroep bestaat uit:  het voorbereiden, voeden en positioneren van het OZO;  het doen van voorstellen rond de strategische agenda en de daarop gebaseerde thema’s aan het OZO;  de inhoudelijke aansturing van de Zeeuwse lobby en Public Affairs;  het betrekken van de gemeenteraden, provinciale staten en algemene vergadering van het waterschap Scheldestromen bij de ontwikkeling van het OZO via nieuwsbrieven, bijeenkomsten, webinars en andere activiteiten;  de bestuurlijke functionele aansturing van het (OZO) Regiobureau;  het inbrengen van eventuele andere onderwerpen die van strategisch belang (kunnen) zijn voor Zeeland;  het vanuit de strategische agenda organiseren van thema-overleggen; 5

Samenwerkingsconvenant Overleg Zeeuwse Overheden 

het afstemmen met de voorzitters van de thema-overleggen.

10. De thema-overleggen van het OZO 10.1. Op basis van de strategische OZO samenwerkingsagenda OZO deelt de bestuurlijke kerngroep de thema-overleggen in. Deze indeling wordt door de bestuurlijke kerngroep aangepast op basis van de actuele strategische agenda. 10.2 De thema-overleggen hebben tot doel om de strategische samenwerking tussen de overheden op specifieke thema’s te stimuleren en te structureren en de gezamenlijke lobbypunten per thema uit te werken. 10.3 De thema-overleggen worden voorgezeten door een door de Bestuurlijke Kerngroep aan te wijzen bestuurder van een van de deelnemende overheden. Deze voorzitter is verantwoordelijk voor de strategische aanpak inclusief de vertaling daarvan naar de actualiteit, participeert zo nodig in de lobby en onderhoudt de bestuurlijke relatie met de OZO-kerngroep. 10.3. De thema-overleggen zijn toegankelijk voor elk van de bestuurders van de in het OZO deelnemende overheden. 10.4. De thema-overleggen zijn proactief in het agenderen van integrale onderwerpen en het signaleren van nieuwe strategische kansen. 10.5. De deelnemende overheden zijn samen aanspreekbaar op en verantwoordelijk voor het leveren van de benodigde ambtelijke capaciteit voor de inhoudelijke voorbereiding van de themaoverleggen. De Kring van gemeentesecretarissen is verantwoordelijk voor het koppelen van een gemeentesecretaris aan een thema-overleg.

Die gemeentesecretaris is belast met de coördinatie van de bemensing en ambtelijk aanspreekbaar op voldoende voortgang . De gemeentesecretaris heeft, in samenspraak met de voorzitter, de leiding over de ambtelijke voorbereiding binnen het thema. 10.6. Voorzitter en secretaris bepalen samen de agenda van het thema-overleg en kunnen externe partijen uitnodigen om mee af te stemmen.

Regiobureau Zeeland 11. Doel 11.1 Het Regiobureau biedt ondersteuning aan het Overleg Zeeuwse Overheden (OZO) en de Bestuurlijke Kerngroep bij hun functioneren. 11.2 Het Regiobureau heeft daarnaast tot doel de samenwerking tussen de Zeeuwse overheden te versterken door:    

het coördineren en faciliteren van interbestuurlijke processen en besluitvorming; het ontwikkelen en bewaken van gezamenlijke strategieën en programma’s; het verzorgen van de gezamenlijke communicatie en beeldvorming; het coördineren van de gezamenlijke Zeeuwse lobby en externe positionering.

12. Taken 12.1 Het takenpakket van het Regiobureau omvat de volgende werkzaamheden: a. Bestuurlijke ondersteuning en procesregie 

 

het voorbereiden van de vergaderingen van het OZO, de Bestuurlijke Kerngroep en de thema-overleggen, en het coördineren van de uitvoering van de daaruit voortvloeiende conclusies en besluiten; het ondersteunen en faciliteren van het OZO en de Bestuurlijke Kerngroep bij de uitvoering van hun taken; het adviseren over het op elkaar afstemmen, coördineren en faciliteren van de regie en aanpak van processen en ontwikkelingen binnen de Zeeuwse overheden; 6

Samenwerkingsconvenant Overleg Zeeuwse Overheden       

het adviseren over en actueel houden van overlegstructuren binnen de provincie Zeeland met het oog op effectieve en efficiënte bestuurlijke afstemming; het coördineren van de agendavoorbereiding van de thema-overleggen en het bijdragen daaraan vanuit de kennis van de bredere OZO-agenda; het bijdragen aan het tot stand komen van een ambtelijke adviesstructuur die afgestemde adviezen voorbereidt voor de thema-overleggen; het structureel onderhouden van contacten met de kring van secretarissen, de strategisch adviseurs van de deelnemende overheden en de kring van griffiers; het afstemmen van de werkzaamheden met de binnen de VZG georganiseerde ondersteuning; het samen met de VZG ontwikkelen en beheren van een digitaal platform voor de Zeeuwse overheden; het signaleren, aanjagen en coördineren van nieuwe samenwerkingskansen en het bieden van een platform daarvoor.

b. Communicatie en beeldvorming     

het bewaken en versterken van de gezamenlijke reputatie en beeldvorming van de Zeeuwse overheden; het ontwikkelen en uitvoeren van communicatieaanpakken voor gezamenlijke regionale thema’s; het geven van strategisch communicatieadvies aan de Bestuurlijke Kerngroep en aan bestuurders van de Zeeuwse overheden; het organiseren van bestuurlijke bijeenkomsten en evenementen en het coördineren van de daarbij behorende communicatie; het opstellen, actualiseren en uitvoeren van communicatiebeleid voor het OZO, inclusief de strategische inzet van communicatiemiddelen, sociale media en het digitale platform.

c. Strategische coördinatie en beleidsontwikkeling     

het ontwikkelen van integrale, toekomstgerichte strategieën die belangen van gemeenten, provincie en waterschap verbinden; het opstellen van beleidsinstrumenten, programma’s, visiedocumenten en voorstellen die gelden voor meerdere overheden; het strategisch adviseren van de Bestuurlijke Kerngroep en individuele bestuurders over interbestuurlijke vraagstukken en beleidslijnen; het voeren van de regie op strategische programma’s en het bewaken van samenhang, voortgang, monitoring en evaluatie; het leidinggeven aan het Regiobureau, inclusief verantwoordelijkheid voor begroting, financiële verantwoording, taakverdeling en kwaliteit van werkprocessen.

d. Lobby, externe vertegenwoordiging en positionering     

het ambtelijk coördineren van de gezamenlijke Zeeuwse lobby en public affairs; het coördineren van de gezamenlijke inzet richting Den Haag en Brussel; het vertegenwoordigen van Zeeland in netwerken van de rijksoverheid, koepelorganisaties en Europese instellingen; het uitdragen van gezamenlijke standpunten en strategische belangen van de Zeeuwse overheden richting nationale en internationale partners; het onderhouden van relaties met relevante externe stakeholders, waaronder topambtenaren, volksvertegenwoordigers, koepelorganisaties en maatschappelijke organisaties. 7

Samenwerkingsconvenant Overleg Zeeuwse Overheden

13. Samenstelling 13.1 De bemensing van het OZO Regiobureau kent een adequate formatieve omvang. Op 1 januari 2026 bestaat deze uit 5,6 fte. Binnen deze formatie zijn onder de functies van coördinator, strategisch adviseur, communicatieadviseur en officemanager opgenomen. De twee lobbyfuncties (De lobbyist in Den Haag en adviseur PA en lobby) vallen niet onder deze formatie, maar worden betaald uit het aparte lobbybudget. 13.2 De coördinator is belast met de dagelijkse aansturing en coördinatie van het Regiobureau en vervult tevens de rol van secretaris van de Bestuurlijke Kerngroep en OZO-plenair. 13.3. Daarnaast biedt het Regiobureau ruimte aan de medewerkers van de VZG en aan andere functies die de strategische samenwerking tussen de overheden kunnen versterken. Het Regiobureau werkt daarmee samen en stemt daarmee af. Hiervoor kunnen door de Bestuurlijke Kerngroep aparte financiële afspraken worden gemaakt. 14. Rechtspositie Regiobureau 14.1 De medewerkers van het Regiobureau zijn formeel in dienst van één van de deelnemende overheden. Hierna aan te duiden als de gastoverheid. 14.2 De rechtspositieregeling van die gastoverheid is van toepassing op de desbetreffende medewerkers van het Regiobureau, waarbij rekening wordt gehouden met de positionering en de rol van het OZO. 14.4. In geval van vacatures wordt een formele wervings- en selectieprocedure gevoerd.

14.5 Indien nodig kunnen (tijdelijk) medewerkers via detachering worden ingeleend bij de deelnemende overheden. 15. Aansturing Regiobureau De secretaris van de gastoverheid is als directeur verantwoordelijk voor het functioneren van het bureau en bewaakt de continuïteit, kwaliteit, mobiliteit alsmede een adequate rechtspositie van de medewerkers van het Regiobureau. De dagelijkse leiding berust bij de coördinator van het Regiobureau. 16. Huisvesting en faciliteiten Regiobureau 16.1 Het Regiobureau is gehuisvest in het kantoor van het waterschap Scheldestromen, Kanaalweg 1 te Middelburg. 16.2 Het waterschap biedt de medewerkers van het Regiobureau alle benodigde faciliteiten aan om hun taak als Regiobureau naar behoren uit te kunnen voeren. Het gaat hier om huisvesting en beschikbaar stellen van kantoor- en vergaderruimtes, ict, catering en andere noodzakelijke facilitaire ondersteuning. In de bestuurlijke kerngroep kunnen hierover nadere afspraken worden gemaakt. 17. Kostenverdeling 17.1 Kosten voor de bemensing van het Regiobureau worden tussen gemeenten en de provincie verdeeld op basis van inwonertal per gemeente, waarbij de provincie participeert op basis van het inwonertal van de grootste gemeente (Terneuzen).

17.2 De financiële jaarlijkse bijdrage wordt bepaald op € 1,14 (prijspeil 2026), per inwoner met als peildatum 1 januari van het jaar waarop de bijdrage betrekking heeft. De bijdrage wordt jaarlijks geïndexeerd overeenkomstig de richtlijn van de VZG. 17.3 Het waterschap levert een bijdrage aan de samenwerking in de vorm van het beschikbaar stellen van de benodigde faciliteiten en huisvesting als bedoeld in artikel 16.1 en 16.2 en is daarmee vrijgesteld van de onder lid 16.2 genoemde financiële bijdrage. 17.4 De bestuurlijke kerngroep stelt jaarlijks de vergoeding vast voor de door de gastoverheid te verrichten werkzaamheden. Dit gebeurt voorafgaand aan het jaar op basis van een voorlopige raming en na afloop van het jaar definitief. 8

Samenwerkingsconvenant Overleg Zeeuwse Overheden 17.5 De gastoverheid die onder lid 17.4 de financiën beheert, stelt een financiële regeling vast voor de invordering van de bijdrage als bedoeld in 17.2 en de bekostiging van het Regiobureau als bedoeld in 17.1 voor zover voortvloeiend uit dit convenant. 17.6 De kosten voor de OZO-lobby worden verdeeld naar inwonertal (€0,50 per inwoner, prijspeil 2024). Provincie Zeeland en Waterschap Scheldestromen betalen mee op basis van de historische verdeling 2024. De bijdrage wordt jaarlijks geïndexeerd volgens de VZG-richtlijn. De lobbybijdrage dekt salarissen van twee adviseurs (die in dienst zijn bij de Provincie Zeeland), materiële kosten, werkbezoeken en evenementen. De bijdrage wordt geïnd door de Provincie Zeeland. Opdrachtgever is de bestuurlijke kerngroep OZO, afstemming over het budget verloopt via het Regiobureau door de coördinator en de lobbyadviseur met de kerngroep OZO.

18. Financieel beheer en verantwoording 18.1 De kosten van het Regiobureau worden geraamd via de begroting en verantwoord via de jaarrekening van de gastoverheid. De bestuurlijke kerngroep beslist over de bestemming van eventuele overschotten. 19. Inwerkingtreding en evaluatie 19.1 Dit samenwerkingsconvenant is een voortzetting van het op 6 maart 2019 afgesloten samenwerkingsconvenant en treedt op 1 januari 2026 in werking. 19.2. Per raadsperiode, iedere keer twee jaar na de raadsverkiezingen, wordt de OZO-samenwerking geëvalueerd met het oog op verdere doorontwikkeling van de strategische interbestuurlijke samenwerking.

Slotbepalingen 20. Wijziging 20.1 Het samenwerkingsconvenant kan alleen worden gewijzigd door schriftelijke instemming van alle partijen. 21. Opzegging 21.1 Deelname aan het convenant eindigt door opzegging door één of meer gemeenten, de provincie of door het waterschap. 21.2 Opzegging door een partij laat onverlet de (financiële) verplichting zoals gesteld in artikel 17, tenzij met de bestuurlijke kerngroep overeenstemming wordt bereikt over een uittredingsvergoeding. 21.3 Het is niet mogelijk te participeren in het OZO zonder financiële ondersteuning conform de in artikel 17 gemaakte afspraken. 22. Geschillenbeslechting 22.1 Op dit samenwerkingsconvenant is het Nederlands recht van toepassing. 22.2 Er is sprake van een geschil indien een partij daarvan schriftelijk per brief en gemotiveerd melding maakt bij de andere partijen. 22.3 Partijen verplichten zich ten opzichte van elkaar om al het mogelijke te doen om geschillen onderling op te lossen. 22.4 Indien onderling niet tot een oplossing gekomen kan worden zoals in het vorige lid is vermeld, vindt onafhankelijke arbitrage plaats.

9

Samenwerkingsconvenant Overleg Zeeuwse Overheden

Ondertekening 1. Het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Borsele vertegenwoordigd door Burgemeester de heer G.M. Dijksterhuis:

2. Het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Goes vertegenwoordigd door Burgemeester de heer C. van den Bos:

3. Het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Hulst vertegenwoordigd door Burgemeester mevrouw I. Jense – van Haarst:

4. Het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Kapelle vertegenwoordigd door Burgemeester de heer C. Jansen op de Haar :

5. Het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Middelburg vertegenwoordigd door Burgemeester mevrouw Y. van mastrigt:

6. Het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Noord-Beveland vertegenwoordigd door Burgemeester mevrouw G.L. Meeuwisse:

7. Het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Reimerswaal vertegenwoordigd door waarnemend Burgemeester de heer J. Luteijn:

8. Het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Schouwen-Duiveland vertegenwoordigd door Burgemeester de heer J. Chr. van der Hoek:

10

Samenwerkingsconvenant Overleg Zeeuwse Overheden

9. Het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Sluis vertegenwoordigd door Burgemeester mevrouw M.M.D. Vermue:

10. Het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Terneuzen vertegenwoordigd door Burgemeester de heer H.J.A. van Merrienboer:

11. Het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Tholen vertegenwoordigd door Burgemeester mevrouw M.L.P. Sijbers:

12. Het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Veere vertegenwoordigd door Burgemeester mevrouw F. Schouwenaar:

13. Het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Vlissingen vertegenwoordigd door de burgemeester de heer B. van den Tillaar:

14. Het dagelijks bestuur van het Waterschap Scheldestromen vertegenwoordigd door de Dijkgraaf de heer A.J.G. Poppelaars:

15. Het college van gedeputeerde staten van de Provincie Zeeland vertegenwoordigd door de Commissaris van de Koning de heer H. de Jonge:

11