Bijlage 2. Evaluatierapport presentatieavond concept evenementenbeleid

Evaluatierapport presentatieavond concept evenementenbeleid Middelburg Op 29 oktober 2024 is voorafgaand aan de publicatie van het Concept Evenementenbeleid Middelburg een presentatieavond gehouden waarop inwoners en andere belanghebbenden kennis konden nemen van het nieuwe evenementenbeleid, vragen konden stellen en opmerkingen konden achterlaten. De avond werd bezocht door ca. 30 geïnteresseerden.

Opzet van de avond De avond vond plaats in de Schouwburg van Middelburg, waar na een inleidend welkom van wethouder Schonis de verschillende onderdelen van het evenementenbeleid met behulp van posters en korte pitches werden gepresenteerd. Hierbij hadden bezoekers de mogelijkheid om in gesprek te gaan met de medewerkers van de gemeente en konden zij hun vragen stellen. Ook was er voor hen de mogelijkheid om hun opmerkingen of ideeën achter te later door deze op een post-it te schrijven en op de posters te plakken.

Evaluatie presentatieavond Tijdens de presentatieavond waren er overwegend positieve reacties op het nieuwe concept evenementenbeleid. Bezoekers waren geïnteresseerd en stelden vragen naar aanleiding van de presentaties en gingen het gesprek aan met de wethouder en medewerkers van de gemeente om duidelijkheid te krijgen over de inhoud van het nieuwe concept beleid en om hun mening te geven over wat er gepresenteerd werd. Bezoekers hadden met name vragen over de gevolgen die het beleid zal hebben voor de vergunning- en subsidieverlening. Dit is ook terug te zien in de post-its die door bezoekers zijn achtergelaten

Evaluatie post-its Er werden op de presentatieavond zes post-its achtergelaten. Een meerderheid van de post-its ging over het verlenen van vergunningen en subsidies voor evenementen. Door de opmerkingen en vragen van bezoekers is gebleken dat goede communicatie over deze onderwerpen belangrijk is voor de tevredenheid van inwoners en organisatoren van evenementen. Communicatie vergunning- en subsidieverlening Zo werd er onder andere gevraagd naar duidelijke communicatie en structuur bij het aanvragen van een vergunning of subsidie. Ook merkten bezoekers op dat het voor hen belangrijk is om te weten welke kaders de gemeente gebruikt en welke afwegingen worden gemaakt bij het toe- of afwijzen van een vergunning of subsidie. Zo gaf een bezoeker aan dat hij in het verleden geen duidelijke terugkoppeling had ontvangen nadat een vergunning niet was verleend, waardoor het onbekend is voor deze organisator waarom het door hem georganiseerde evenement niet door mocht gaan. Flexibiliteit en meedenken door gemeente Ook werd er gevraagd naar flexibiliteit bij de gemeente in het verlenen van vergunningen en subsidies. Als argument hiervoor werd benoemt dat flexibiliteit van de gemeente kan leiden tot (het aantrekken van) meer verrassende evenementen, ook als deze soms buiten de gestelde kaders vallen.

Ook merkten bezoekers op dat zij het fijn zouden vinden als de gemeente, na het verlenen van een vergunning, meedenkt en advies geeft over de mogelijke subsidies die voor het evenement beschikbaar zijn. Rol K.v.K. Als laatste werd er ook een post-it achtergelaten door een bezoeker die meer duidelijkheid wenste over de rol die de K.v.K. inneemt bij het toestaan en organiseren van evenementen.

De opmerkingen op de achtergelaten post-its zullen worden benoemd in het zienswijzenrapport, waarbij er onderscheid zal worden gemaakt tussen opmerkingen gemaakt door geïnteresseerden en officiële zienswijzen.

Conclusie presentatieavond evenementenbeleid Uit de avond is gebleken dat er veel belang wordt gehecht aan duidelijke communicatie omtrent het verlenen van vergunningen en subsidies en dat flexibiliteit hierbij wordt gewaardeerd. Ook duidelijke terugkoppeling en advies na het toe- of afwijzen van een vergunning of subsidie werd opgemerkt als tip voor de gemeente. Over het algemeen kan teruggekeken worden op een geslaagde presentatieavond als start van de periode waarin zienswijzen kunnen worden ingebracht.