Bijlage 2 1e kwartaalrapportage TIM 2022

1ste Kwartaalrapportage 2022 Toegang In Middelburg

Geachte leden van de raad, Het college informeert u ieder kwartaal over de voortgang TIM op het gebied van organisatieontwikkeling (zie amendement 19-99 organisatieplan toegang tot de zorg & aangepast raadsvoorstel 21-046 15 april 2021). Hierbij treft u de eerste kwartaalrapportage TIM 2022. In deze rapportage hebben naast de gebruikelijke cijfers en trends specifiek aandacht voor: • Toezeggingen n.a.v. de commissie MaZa van 15 september 2021. 5a) Rapportage beter vergelijkbaar maken met de suggesties van de commissieleden. De suggestie is om een vergelijkbaar overzicht te geven van de formatie en omvang van de externe inhuur.

1. Voortgang TIM in Q1 In het eerste kwartaal van 2022 is bij TIM het team casusregie gestart met 4 casusregisseurs. Deze casusregisseurs nemen regie in casussen wanneer er meerdere hulpverleners betrokken zijn en waarbij de coördinatie in hulpverlening noodzakelijk is. Vaak is dit in complexe en/of onveilige situaties. De casusregisseurs worden zowel bij gezinnen als bij huishoudens ingezet en kunnen zowel hulp vanuit de Wmo als de Jeugdwet inzetten. Op 1 januari 2023 zijn we als TIM verplicht om een nieuw contract aan te gaan voor ons systeem welke we gebruiken voor alle dossiers en de ondersteuning van onze werkprocessen. Daartoe doorlopen we in 2022 een aanbesteding. In het eerste kwartaal is er gestart met het oprichten van de projectgroep en een start maken met een programma van eisen. Ook zijn we in het eerste kwartaal van 2022 gestart met de implementatie van de maatregelen uit het Intern beheersingsplan. We nemen maatregelen om de risico’s in ons werkproces te verkleinen. In zijn totaliteit is het aantal dossiers gestegen (zie tabel 4 en figuur 3). Dit komt overeen met een stijging van het aantal signalen in Q1 t.o.v. Q4 (zie tabel 1 en figuren 1 en 2). Dit kunnen we verklaren door een stijging van het aantal vragen door inwoners aan TIM. Het gemiddeld aantal telefoontjes per week is licht gestegen t.o.v. Q4 van 2021.

Wmo Binnen Wmo zien we dat de signalen stijgen (zie figuur 1); meer inwoners hebben een beroep gedaan op een Wmo consulent van TIM. In het eerste kwartaal is de wachttijd redelijk stabiel

gebleven, voor het onderzoeksgesprek varieert dat tussen de 2 a 4 weken voordat deze kan plaatsvinden. Ook in dit kwartaal hebben de herindicaties voor Huishoudelijke ondersteuning plaatsgevonden. Deze herindicaties worden uitgevoerd op basis van het eerder vastgestelde normenkader. Per 1 januari 2022 is de lokale toegang verantwoordelijk geworden voor de Beschermd Wonen indicaties. Voor deze extra werkzaamheden is er formatie beschikbaar gekomen, die eerst Zeeuws was georganiseerd. Jeugd Het aantal signalen Jeugd is in Q4 licht gedaald (zie figuur 2). Desondanks blijft het binnen het team jeugdconsulenten een grote uitdaging om in te lopen op de werkvoorraad, ook omdat de formatie voor jeugdconsulenten nog niet volledig was ingevuld in het eerste kwartaal. Per 1 februari 2022 zijn er 2 nieuwe jeugdconsulenten gestart. De jeugdconsulenten hebben in het eerste kwartaal nog een vervolgtraining over veiligheid gehad. Leerlingenvervoer Geen bijzonderheden.

2. Sturingsinformatie In tabel 1 de signalen Wmo en Jeugd uitgesplitst naar de verschillende kwartalen. Het aantal signalen zegt iets over de inzet van de TIM medewerkers: waar hebben we werk aan. Een signaal wordt dus niet altijd een maatwerk of individuele voorziening Wmo of Jeugdhulp, omdat we naar voorliggend aanbod of andere wetgeving kunnen verwijzen of dat uit ons onderzoek blijkt dat de hulpvraag anders opgelost kan worden. Onder een signaal verstaan we:  Een vraag om informatie en advies welke direct te beantwoorden is.  Een nieuwe melding Wmo of jeugdhulp, waarbij een eerste gesprek en een verwijzing naar onze samenwerkingspartners in het voorliggend veld of binnen andere wetgeving voldoende kan zijn. Indien dit niet het geval is wordt er een onderzoek gestart naar een maatwerk of individuele voorziening;  Een vraag voor verlenging, uitbreiding, vermindering of aanpassing van een bestaande voorziening;  Een evaluatiemoment omdat de einddatum bereikt is.

Tabel 1: Signalen Wmo en Jeugd Q3 en Q4 2021 en Q1 2022 Q3

Q4

Q1

Wmo binnengekomen signalen in een heel kwartaal

1258

1365

1676

Wmo openstaande signalen aan einde van een kwartaal

366

455

501

Jeugd binnengekomen signalen in een heel kwartaal

472

408

404

Jeugd openstaande signalen aan einde van een kwartaal

195

201

122

Signalen binnengekomen en direct afgehandeld telefonisten in een heel kwartaal

91

113

147

Aantal binnengekomen signalen Wmo en Jeugd in een heel kwartaal

1821

1886

2111

Aantal openstaande signalen Wmo en Jeugd in een heel kwartaal

561

656

623

Aantal afgeronde signalen Wmo en Jeugd in een heel kwartaal

1744

1884

2123

Figuur 1:

aantal signalen Wmo

Aantal signalen Wmo 1676 1365

1258 863 678 442

2021Q1

290

366

2021Q2

2021Q3

Wmo binnengekomen

Figuur 2:

455

501

2021Q4

2022Q1

Wmo openstaande signalen

aantal signalen Jeugd

Aantal signalen Jeugd 472 408 356 181 161

194

2021Q1

2021Q2

195

404

201 122

2021Q3

Jeugd binnengekomen

2021Q4

2022Q1

Jeugd openstaande signalen

In tabel 2 een uitsplitsing van het aantal voorzieningen per Wmo categorie die door TIM zijn afgegeven in kwartaal 1 van 2022. De aantallen onder ‘Gestart in Q1’ bestaat uit ‘Nieuw gestart’ (voor TIM nieuwe voorzieningen Wmo die zijn afgegeven) en ‘Verlengd’ (dit zijn voorzieningen die zijn verlengd omdat deze een einddatum hadden). ‘Gestopt’ zijn voorzieningen die zijn beëindigd. Tabel 2:

aantal voorzieningen Wmo Q1 2022

Soort voorzieningen

Gestart in Q1

Nieuw gestart in Q1

Verlengd in Q1

Gestopt in Q1

Huishoudelijke Hulp

308

70

238

58

Huishoudelijke Zorg

107

13

94

29

Vervoersmiddelen

28

23

5

48

Woningaanpassingen

13

10

3

12

Begeleiding

118

23

95

13

Dagbesteding

59

15

44

2

Dagbesteding vervoer

31

18

13

5

Beschermd Wonen

7

4

3

1

Collectief vervoer

83

53

30

154

Tabel 3:

formatie en externe inhuur TIM 2021 en 2022 2021

2022

Q2

Q3

Q4

Q1

Formatie

30,5

30,5

30,5

32,54

Externe inhuur

5,56

4,78

5,22

6,78

De externe inhuur bij TIM in Q1 (6,78 fte) wordt voor een deel bekostigd door het niet volledig benutten van de vaste formatie door bijv. verlof/ ziekte/ tijdelijke vacatureruimte. Een ander deel wordt bekostigd vanuit tijdelijke beschikbare middelen.

Tabel 4:

kwartaalcijfers Q1 2021

Q2 2021

Q3 2021

Q4 2021

Q1 2022

Gemiddeld aantal telefoongesprekken per week door Telefonisten TIM

282

326

257

243

275

Aantal nieuwe aanvragen leerlingenvervoer

niet 125 gerapporteerd in Q1 2

208

13

17

3

3

2

4893

7 4951

33 4930

4 5079

10 5142

4951

4930

5079

5142

5276

95

110

215

116

131

278 56

151 42

203 14

257 15

372 6

22

17

10

13

2

3 0

2 0

11 0

8 0

14 2

Aantal afwijzingen leerlingenvervoer Aantal nieuwe aanvragen jeugdvervoer Aantal klantdossiers op 1e dag van dat kwartaal Aantal klantdossiers op 1e dag van het volgende kwartaal Aantal klantdossiers dat in dat kwartaal een datum afgerond heeft gekregen Aantal evaluaties Aantal brede evaluaties met familie en netwerk (familienetwerkberaden) Aantal start beraden met familie en netwerk Aantal bezwaren* Aantal beroep

Aantal klachten - inwoners 9 7 3 2 2 - zorgaanbieders 4 1 0 0 0 *In de periode Q1 2021 t/m Q1 2022 zijn er 2 bezwaren gegrond verklaard. Beiden in Q3 2021.

aantal dossiers op peildatum (1e v.d. maand volgende kwartaal)

Figuur 3:

Aantal dossiers

4527

5276 5079 5142 4824 4893 4951 4930

592 101

182

95

110

215

116

Aantal klantdossiers Aantal klantdossiers afgerond

131

Figuur 4:

aantal evaluaties

Aantal evaluaties 537

372 278

257 203 151

99 37

42

65

56

42

24

15

6 2020Q2 2020Q3 2020Q4 2021Q1 2021Q2 2021Q3 2021Q4 2022Q1 Brede evaluatie familienetwerkberaden

Evaluaties