Bijlage 1. Toezeggingen uit de commissie MZ 31-3-2021

Agendapunt

Toezegging

Actie

4. Lijst van Toezeggingen

Wethouder Doorn zegt toe dat de stukken 120 en 253 op de Lijst van Toezeggingen blijven staan.

Aangepast rvs.

5. Kwartaalrapportages sociaal domein (+6.a en 7.a)

1. Wethouder Doorn: de rolverdeling tussen de raad en het college.

Via het verslag. Zowel Het actieplan sociaal domein als het financieel herstelplan zijn door de raad vastgesteld. Het is aan het college om dit nu uit te voeren, en het is aan de raad om haar controlerende taak goed te kunnen uitvoeren. Met dit raadsvoorstel laat de kwartaalrapportage de stand van zaken zien met betrekking tot het behalen van de financiële taakstelling.

De informatie m.b.t. het nieuw beleid, maatregelen en organisatorische veranderingen die ten grondslag liggen aan het actieplan zullen buitenom de kwartaalrapportage aan uw raad worden gecommuniceerd. Dit kan door middel van memo’s actieve informatie, een raadsvoorstel of in een verdiepende commissie. Nieuwe beleidsmaatregelen en organisatorische veranderingen kennen een lagere frequentie dan 1 keer per kwartaal. Ook spelen hier meer kwalitatieve factoren een rol. Naast de verwachte financiële impact is hier ook plaats voor duiding qua risico’s, gevolgen voor inwoners, communicatiestrategieën, samenwerkingen met andere gemeentes, politieke keuzes, etc. Door dit per onderwerp te bundelen ontstaat er een informatievoorziening die de besluitvorming/bespreking ondersteunt. Onderwerpen zijn o.a. Intervence, Vaart in veiligheid, de bestuursopdracht “Middelburgse ondersteuningsstructuur 2022”, het werkleerbedrijf, enz. Ook het nog uit te voeren klanttevredenheidsonderzoek kan in een aparte memo worden toegelicht. 5. Kwartaalrapportages sociaal domein (+6.a en 7.a)

2. Wethouder Doorn: toelichting op de trendbreuk en uitgebreide uitleg.

Via het verslag. De kosten van Jeugd, Wmo en de Toegang waren in de voorgaande jaren gestegen met 6%, 16% en 19%, zoals weergegeven in de tabel op pagina 10. In 2020 is de stijging t.o.v. 2019: 0%. Dit is de trendbreuk die we bedoelen. Er zit wel een verschil tussen de onderdelen en de Jeugdzorg laat nog steeds een stijging zien, maar ook dat is met 7,6% minder dan

eerdere jaren. Wel merken we op, dat Corona verscheidene effecten heeft op dit resultaat, wat ook beschreven staat in de kwartaalrapportage en de bijbehorende memo. De stippellijnen in de grafieken op pagina 10 van de kwartaalrapportage laten zien wat het resultaat was geweest zonder de trendbreuk, en we zien ook geen reden om 2019 niet mee te tellen hierin. Ook omdat de stijging van 19% in lijn lag met de stijging in 2018 van 16%. 5. Kwartaalrapportages sociaal domein (+6.a en 7.a)

3. Wethouder Doorn: wanneer we in teams gaan werken.

Via het verslag.

5. Kwartaalrapportages sociaal domein (+6.a en 7.a)

4. Wethouder Doorn: in hoeverre de wachttijden oplopen.

Via het verslag.

5. Kwartaalrapportages sociaal domein (+6.a en 7.a)

5. Wethouder Doorn: in hoeverre we de taakstelling halen.

Via het verslag. Met zoveel Corona-effecten is het lastig om te spreken over het behalen van de taakstelling. Ook zijn er verschillende manieren waarop je dit kan benaderen. In absolute kosten, of boekhoudkundig (via jaarverslag). In absolute kosten: Daarbij vergelijken we 2019 tov 2020. (want in 2019 is het actieplan vastgesteld). Jeugd, WMo en TIM laten tov 2019 een daling zien van 145.000. Daarbij is ook de inflatie van 1.095.000 € (3% van 36.5 mln) “goed gemaakt”. Daarnaast is er ook rond de 100.000 bespaard op de “servicebus” Ten slotte wat het resultaat op Orionis in 2020 verbeterd met 700.000 € ten opzichte van 2019. Dit resultaat van Orionis was echter nog niet bekend tijdens het opstellen van de kwartaalrapportage In absolute getallen kun je stellen dat de taakstelling gehaald wordt. Boekhoudkundig ontstaat er een ander beeld, omdat de afrekensystematiek met IJZ voor de jeugdzorg is gewijzigd. Eventuele afwijkingen worden meengenomen in het resultaat van 2021

5. Kwartaalrapportages

6. Wethouder Doorn: of het beter gaat qua inkoop jeugd en hoe dat wordt bepaald.

Via het verslag. We zijn bij de Jeugdzorg nog niet waar we willen zijn. We zijn bezig met het verbeteren van de

sociaal domein (+6.a en 7.a)

informatievoorziening en het contractmanagement vanuit IJZ (inkoopbureau Jeugdhulp Zeeland). Daarnaast is er natuurlijk ook nog de situatie rond Intervence. Qua totale kosten zien we een minder grote stijging dan andere jaren, maar Corona maakt de oorzaak van het resultaat onzeker.

5. Kwartaalrapportages sociaal domein (+6.a en 7.a)

7. Wethouder Doorn: duiden wat de wet- en regelgeving op de declaraties precies is.

Via het verslag.

5. Kwartaalrapportages sociaal domein (+6.a en 7.a)

8. Wethouder Doorn: de vraag over het verkrijgen van geschikte woningen en de inkomensgrens en over de projectgroep.

Via het verslag.

5. Kwartaalrapportages sociaal domein (+6.a en 7.a)

9. Wethouder Doorn: toelichting op de dip bij periode 11.

Via het verslag.

5. Kwartaalrapportages sociaal domein (+6.a en 7.a)

10. Wethouder Doorn: het weggevallen woord (zorgkosten) op pagina 4 zal worden toegevoegd.

Via het verslag/ aangepaste versie kwartaal rapportage.

5. Kwartaalrapportages sociaal domein (+6.a en 7.a)

11. Wethouder Doorn: de vraag om meer duiding voor de raad om haar controlerende rol te vervullen.

Via het verslag.

De wettelijke termijn voor declaraties jeugd en Wmo is 5 jaar. Wel is het mogelijk om hier binnen contracten andere afspraken over te maken. Zo staat er sinds een jaar in de Wmo contracten dat declaraties later dan 6 maanden ingediend niet meer in behandeling worden genomen. Het gros van de declaraties zijn snel binnen en verwerkt, dit is ook voor de aanbieders zelf gunstig. Het zijn uitzonderingen waar dit niet gebeurd. Het projectplan is uitgewerkt, en de projectgroep zal dit kwartaal starten (Q2 van 2021). Hierbij zijn ook Orionis en Woongoed betrokken.

Periode 11 van de Wmo is oktober 2020. De dip in HH/HZ is mogelijk veroorzaakt door de 2de Coronagolf (aanname), waardoor sommige inwoners deze zorg tijdelijk stop gezet hebben.

Het ontbrekende woord was “zorgtrajecten”. Dit woord is nu toegevoegd aan de versie die in het RIS staat.

De duiding is in deze kwartaalrapportage uitgebreid t.o.v. eerdere rapportages. Dit is een ontwikkelproces. Voor de door de raad gevraagde maatschappelijke effecten en oorzaken beschikken wij niet over de daarvoor benodigde onderzoekscapaciteit Dit is niet alleen het probleem van Middelburg, maar van alle gemeentes in het land waarvan de meesten ook financiële problemen binnen het sociaal domein hebben. Ook vraagt u om meer voorspellingen richting de toekomst. We zijn in de eerste kwartaalrapportage van 2020 meteen begonnen met een voorspelling van het eindresultaat van 2020. Dit hebben we vervolgens elk kwartaal geactualiseerd en vertaald in de P&Cdocumenten. Een doorkijk naar verdere jaren vindt u

in de normale p&c cyclus. De prognoses voor het resultaat van het huidige jaar laten grote schommelingen zien, omdat het sociaal domein zich moeilijk laat voorspellen. Het spreekt voor zich dat voorspellen voor jaren vooruit nog moeilijker is, en derhalve minder zin heeft om frequenter te doen dan de p&c cyclus. Onze informatievoorziening is nog in ontwikkeling en de capaciteit hiervoor is onvoldoende. De gemeente heeft geen eigen onderzoeksbureau. Een snellere analyse met een bandbreedte van 5 tot 10 mln euro heeft voor ons weinig toegevoegde waarde. 5. Kwartaalrapportages sociaal domein (+6.a en 7.a)

12. Wethouder Doorn: of wij op schema liggen. (zie ook punt 5.)

Via het verslag.

5. Kwartaalrapportages sociaal domein (+6.a en 7.a)

13. Wethouder Doorn: of de toename van het aantal inwoners van de gemeente is meegenomen.

Via het verslag.

5. Kwartaalrapportages sociaal domein (+6.a en 7.a)

14. Wethouder Doorn: of wij de doelstellingen behalen en wanneer de dashboard beschikbaar komt. (zie ook punten 5 en 12).

Via het verslag

5. Kwartaalrapportages sociaal domein (+6.a en 7.a)

15. Wethouder Doorn: of alle dossiers voorzien zijn van een einddatum en of daar een beschikking bij zit.

Via het verslag.

5. Kwartaalrapportages sociaal domein (+6.a en 7.a)

16. Wethouder Doorn: de vraag over de wachttijden en hoe lang het duurt als een verzoek wordt ingediend, wellicht kan het proces worden toegelicht.

Via het verslag.

5. Kwartaalrapportages sociaal domein (+6.a en 7.a)

17. Wethouder Doorn: vragen van dhr. Schroevers: analyse en toelichting op actiepunten. Kan de actuele stand van zaken mbt kostenontwikkeling meegenomen worden in de volgende kwartaal rapportage?

Via het verslag.

Zie punt 5 voor het antwoord

Bevolkingstoename/afname wordt nog niet meegenomen in financiële prognoses. We beschikken niet over modellen met een groot aantal variabelen om voorspellingen te doen. Naarmate de informatievoorziening verbeterd wordt, zal ook de prognose verbeteren.

Voor de doelstellingen zie antwoord vraag 5

Het is onze planning om het dashboard voor de gemeenteraad in de 2e helft van 2021 beschikbaar te kunnen stellen.

De kostenontwikkeling van de laatste jaren staat al in de kwartaalrapportage. De toelichting op pagina 11, 12 en 13 van de kwartaalrapportage zal steeds meer info geven over de kostenontwikkeling en de opbrengsten van de maatregelen. Wel zijn we ook hier afhankelijk van de informatievoorziening en kan nog

niet alles inzichtelijk gemaakt worden zoals we zouden willen. We ontwikkelen de rapportages door. 5. Kwartaalrapportages sociaal domein (+6.a en 7.a)

18. Wethouder Doorn: toelichting op de uitgangspunten van budgetten die we van het Rijk krijgen.

Via het verslag. Het gemeentefonds wordt op een groot aantal aspecten gebaseerd waaronder de ontwikkeling van de rijksuitgaven (de samen trap op en trap af systematiek) en is onder verdeeld in de algemene uitkering en decentralisatie-uitkeringen. Voor meer informatie hierover wordt onder meer verwezen naar de website van het Ministerie van BZK: www.kennisopenbaarbestuur.nl. Voor de verdeling van het gemeentefonds worden meer dan 70 verschillende maatstaven gebruikt. Meer specifiek voor de onderdelen Jeugd en Wmo zijn dat ongeveer 30 maatstaven. Daaronder zijn heel herkenbare maatstaven, bijvoorbeeld: aantal jeugdigen tot 18 jaar en aantal ouderen. Maar ook meer gecompliceerde maatstaven als: aantal ouders met langdurig medicijngebruik of huishoudens met gemiddeld gestandaardiseerd inkomen. Bij de op dit moment actuele berekening van de herverdeling van het gemeentefonds is gekeken naar de gemeentelijke uitgaven in 2017. Binnenkort komt er een nieuwe berekening van de herverdeling van het gemeentefonds gebaseerd op de gemeentelijke uitgaven in 2019. In de commissie AB van 7 april is het memo en de bijbehorende stukken met betrekking tot de herverdeling van het gemeentefonds geagendeerd.

5. Kwartaalrapportages sociaal domein (+6.a en 7.a)

19. Wethouder Doorn: uitgebreide toelichting op het IT project en hoe de raad hierover geïnformeerde zal worden.

Via het verslag.

Momenteel zijn wij bezig met het opzetten van een datawarehouse en het ontwikkelen van dashboards. Datawarehouse: In een datawarehouse-systeem wordt informatie uit allerlei toepassingen van een organisatie opgeslagen. De gegevens ontstaan dus niet in het datawarehouse zelf. Ze kunnen ook niet in het datawarehouse bewerkt worden. Wel kunnen gegevens met elkaar gecombineerd worden waardoor er nieuwe informatie ontstaat. We sluiten hier een aantal bronnen op aan waarvan de gegevens geautomatiseerd in het datawarehouse terecht komen. De technische componenten zijn gereed. De bronnen die worden gekoppeld zijn: iSamenleving en CiVision (De applicaties van TIM) Coda (Onze financiële applicatie) Gegevens van de Sociale verzekeringsbank

Gegevens van Inkoop Jeugdhulp Zeeland Het koppelen gebeurt één voor één, momenteel zijn we bezig met het koppelen van de applicaties van TIM Dashboards: Dashboard worden gemaakt met speciale software die de gegevens uit het datawarehouse op een grafische aantrekkelijke wijze kan presenteren. Deze software is geïnstalleerd en gekoppeld aan het datawarehouse. Er zijn nu een vijftal KPI’s uitgewerkt. In de software worden voor deze KPI’s rapporten ontwikkeld die in het dashboard kunnen worden weergegeven. Het is de bedoeling om z.s.m. alle bronnen te koppelen en een lijst van ca 45 KPI’s op te leveren. KPI’s zijn gesplitst in 3 subgroepen: Niveau 1: Sturingsinformatie voor beleid/raad, de kwartaalrapportage en P&C-cyclus. Niveau 2: Sturingsinformatie voor de teamleider TIM. Niveau 3: Sturingsinformatie per caseload/medewerker voor de klantondersteuner van TIM. 5. Kwartaalrapportages sociaal domein (+6.a en 7.a)

20. Wethouder Doorn: over het blijven leveren van kwartaalrapportages sociaal domein.

Aangepast raadsvoorstel. De kwartaalrapportage zal elk kwartaal verschijnen.

De kwartaalrapportage sociaal domein wordt een financieel overzicht met een op data-analyse gebaseerde duiding. Wat zijn de financiële resultaten op de diverse onderdelen van het actieplan/herstelplan, en wat is de financiële prognose voor het sociaal domein? Hiermee heeft de raad een overzichtelijk instrument om te controleren of de taakstelling gehaald gaat worden, inclusief de gevraagde kwantitatieve De informatie m.b.t. het nieuw beleid, maatregelen en organisatorische veranderingen die ten grondslag liggen aan het actieplan zullen buitenom de kwartaalrapportage aan uw raad worden gecommuniceerd. Dit kan door middel van memo’s actieve informatie, een raadsvoorstel of in een verdiepende commissie. Nieuwe beleidsmaatregelen en organisatorische veranderingen kennen een lagere frequentie dan 1 keer per kwartaal. Ook spelen hier meer kwalitatieve factoren een rol. Naast de verwachte

financiële impact is hier ook plaats voor duiding qua risico’s, gevolgen voor inwoners, communicatiestrategieën, samenwerkingen met andere gemeentes, politieke keuzes, etc. Door dit per onderwerp te bundelen ontstaat er een informatievoorziening die de besluitvorming/bespreking ondersteunt. Onderwerpen zijn o.a. Intervence, Vaart in veiligheid, de bestuursopdracht “Middelburgse ondersteuningsstructuur 2022”, het werkleerbedrijf, enz. Ook het nog uit te voeren klanttevredenheidsonderzoek kan in een aparte memo worden toegelicht.