Bijlage 1. PBK Gemeente Middelburg v0.21
Tekst van het document
Privacybeleidskader Gemeente Middelburg Algemeen deel (bestuurlijk privacybeleid)
Versie 0.2 16 januari 2018
PBK Gemeente Middelburg v0.21
Pagina 1/19
Privacybeleidskader Gemeente Middelburg
Algemeen deel (bestuurlijk privacybeleid)
PBK Gemeente Middelburg v0.21
Pagina 2/19
Inhoudsopgave Definities .............................................................................................................................. 4 1 Kernpunten ................................................................................................................... 5 1.1 Voor wie? .................................................................................................................... 5 1.2 Doel ............................................................................................................................ 5 1.3 Visie en missie ............................................................................................................ 5 1.4 Kernpunten ................................................................................................................. 5 1.5 Scope .......................................................................................................................... 6 1.6 Raakvlakken en overlap met andere beleidsthema’s ................................................... 7 2 Privacymanagement ..................................................................................................... 8 2.1 Managementstructuur .................................................................................................
8 2.2 Proceseigenaarschap.................................................................................................. 8 2.3 Toezicht ...................................................................................................................... 9 3 Privacybeleid Gemeente Middelburg ........................................................................ 11 3.1 Algemeen .................................................................................................................. 11 3.2 Noodzakelijke gegevensverwerking .......................................................................... 11 3.3 Kapstokregeling ........................................................................................................ 11 3.4 Inachtneming bijzondere wettelijke voorschriften ....................................................... 12 4 Gedragsnorm voor proceseigenaren ........................................................................ 13 4.1 Procesplan-aanpak ................................................................................................... 13 4.2 Lijst van key controls ................................................................................................. 14 4.3 FG-verklaring ............................................................................................................
15 4.4 Artikel 30-formulieren ................................................................................................ 15 4.5 Beheer procesplan .................................................................................................... 16 5 Privacyservices .......................................................................................................... 16 5.1 Rechten..................................................................................................................... 16 5.2 Vragen ...................................................................................................................... 17 5.3 Klachten .................................................................................................................... 17 5.4 Beroep ...................................................................................................................... 17 6 Privacyprogramma ..................................................................................................... 18 6.1 Werkprogramma ....................................................................................................... 18 6.2 Bewustwording en training ........................................................................................
18 6.3 PR & communicatie ................................................................................................... 18 6.4 Verdere verwerking, archiefbeleid, gegevensvernietiging .......................................... 18 6.5 Informatiebeveiliging ................................................................................................. 18 6.6 Regeling privacyincidenten........................................................................................ 18 6.7 Handhaving ............................................................................................................... 19 6.8 Beleidsevaluatie ........................................................................................................ 19 7
Auditbeleid .................................................................................................................. 19
PBK Gemeente Middelburg v0.21
Pagina 3/19
Definities AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) – Europese wet op de verwerking van persoonsgegevens, die rechtstreeks geldt in alle lidstaten. Bedrijfsproces – gemeentelijke bedrijfsvoering waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. FG (Functionaris voor Gegevensbescherming) – wettelijk toezichthouder voor de naleving van privacywetgeving en bedrijfsvoorschriften (Gegevens)verwerking – zowel geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde operationele informatieverwerking (bijvoorbeeld archiveren, analyseren, doorgeven, raadplegen) als ieder geheel daarvan (bijvoorbeeld de salarisadministratie, gemeentebelastingen of thuiszorg). Persoonsgegevens – gegevens over personen en waarvan de gegevensverwerking door herleidbaarheid gevolgen heeft in de persoonlijke levenssfeer (privacy impact heeft).
PIA (privacy impact assessment) – een beoordelingsrapport waarin een gegevensverwerking wordt geanalyseerd op noodzaak en risico’s vanuit privacy-optiek, resulterend in een lijst van passende beheersmaatregelen (waarborgen) PIA-score – getalsmatige classificatie van noodzaak of risico van gegevensverwerking, als uitkomst van een PIA PIT – het privacy- en informatiebeveiligingsteam dat de directie en proceseigenaren ondersteunt Portefeuillehouder privacy – het lid van het college van B&W dat verantwoordelijk is voor de uitvoering en naleving van privacywetgeving met behulp van het privacybeleidskader Privacybeleidskader – het bestuurlijk privacybeleid van een organisatie, die de kapstok vormt voor Privacyaudit – controles op de naleving van privacybeleid en privacywetgeving Privacybeleid – het privacybeleidskader en alle nadere uitwerkingen hiervan Privacybeleidsvoering – sturing op privacy door het management (‘governance’) Privacyincidenten – gebeurtenissen waartegen het privacybeleid en de privacywetgeving bescherming beoogt te bieden. Privacywetgeving – wetgeving die verwerking van persoonsgegevens regelt, in het bijzonder de AVG.
Procesdoel – een bedrijfsdoelstelling die noodzaakt tot verwerking van persoonsgegevens Proceseigenaren – lijnmanagers die verantwoordelijk zijn voor uitvoering van gemeentelijke taken zoals burgerzaken, uitvoering Jeugdwet, belastingen en veiligheid. Procesplan – nadere, schriftelijk geformuleerde beheersmaatregelen voor de bescherming van persoonsgegevens (in de regel de gedocumenteerde follow-up van een PIA) Programmanager Privacy – degene die namens de portefeuillehouder privacy uitvoering geeft aan het privacybeleid. Servicepunt – het contactpunt voor personen waar zij terecht kunnen voor het uitoefenen van hun privacyrechten. Uitvoeringsorganisatie - een organisatie waaraan een of meerdere bedrijfsprocessen zijn uitbesteed
PBK Gemeente Middelburg v0.21
Pagina 4/19
1 Kernpunten 1.1 Voor wie? Het Privacybeleidskader Gemeente Middelburg bevat managementrichtlijnen van het college aan proceseigenaren. De afspraken moeten worden nagekomen in alle gevallen dat persoonsgegevens worden gebruikt, opgeslagen of uitgewisseld (‘verwerking van persoonsgegevens’).
1.2 Doel Het doel van het Privacybeleidskader Gemeente Middelburg is om te waarborgen dat gemeente Middelburg de privacywetgeving naleeft zodat er sprake is van een behoorlijke en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming met de wet.
1.3 Visie en missie Voor de gemeente Middelburg is de bescherming van personen leidend. De bescherming van de persoonsgegevens is daarom nooit absoluut. De belangenafweging tussen de bescherming van personen en de bescherming van hun persoonsgegevens vindt op een evenwichtige wijze plaats, waarover de gemeente verantwoording kan en wil afleggen. Inwoners en medewerkers moeten erop kunnen vertrouwen dat we persoonsgegevens evenwichtig, rechtmatig, zorgvuldig en veilig verwerken. Wie voor ons werkt, begrijpt dit en laat zich hierdoor leiden in zijn of haar dagelijks werk. Het college van B&W schept de voorwaarden voor een privacybewuste organisatiecultuur en voert in dat kader adequaat privacybeleid. Dat beleid is gericht op een evenwichtige aanpak van het privacyvraagstuk, waarbij privacy niet op zichzelf maar altijd in samenhang met de andere relevante aspecten dient te worden benaderd. We zijn transparant over onze gegevensverwerking en de manier waarop wij persoonsgegevens beschermen. Bij dilemma’s met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens gaan wij de dialoog met betrokkenen aan en zoeken waar mogelijk gezamenlijk naar oplossingen.
1.4 Kernpunten 1)
Zorg voor privacy is een managementverantwoordelijkheid. Het college en proceseigenaren sturen op privacy volgens deze kernpunten van privacymanagement: a) Het belang van personen is leidend. De bescherming van persoonsgegevens vindt op evenwichtige wijze plaats, waarbij alle relevante aspecten zijn gewogen op een manier dat daarover verantwoording kan worden afgelegd; b) Een proceseigenaar voert, als onderdeel van zijn verantwoordelijkheden, regie en houdt toezicht op zijn proces(sen) op basis van dit privacybeleidskader; c) Bij processen waaraan privacyrisico’s zijn verbonden, hanteert de proceseigenaar een procesplan; d) Een procesplan is duidelijk, actueel, stemt overeen met de werkelijkheid en wordt periodiek geëvalueerd; e) Binnen een proces worden gegevens alleen verwerkt voor het realiseren van het procesdoel; f) Binnen een proces worden geen onrechtmatig verkregen gegevens verwerkt;
PBK Gemeente Middelburg v0.21Middelburg versie 22 december 2017
Pagina 5/19
g) h)
2) 3) 4) 5) 6) 7)
Een procesplan benoemt de waarborgen voor eerlijke, veilige en betrouwbare procesvoering; Een procesplan omvat eventuele opdrachten aan uitvoeringsorganisaties en afspraken over toezicht door de proceseigenaar op goede uitvoering van werkzaamheden; i) Een proceseigenaar handelt vragen of klachten van inwoners of medewerkers binnen twee weken af; j) Bij privacyincidenten hanteert de proceseigenaar de procedure melden datalekken; k) Bij risicovolle procesvoering laat de proceseigenaar zich periodiek auditen op grond van dit privacybeleidskader en het betreffende procesplan. Het college voorziet in een team van professionals dat het college en de proceseigenaren ondersteunt in de privacybeleidsvoering. Het college voorziet in faciliteiten voor bewustwording en training. Gemeente Middelburg beschikt over mechanismes voor privacy-incidentmanagement. Gemeente Middelburg evalueert tweejaarlijks de doeltreffendheid en de doelmatigheid van dit privacybeleidskader. Het college informeert de raad over de privacybeleidsvoering. Het college handhaaft het privacybeleid. Gemeente Middelburg heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming aangesteld die toeziet op de naleving van privacywetgeving.
1.5 Scope
Het Privacybeleidskader Gemeente Middelburg is van toepassing op alle bedrijfsvoering van gemeente Middelburg voor zover hierbij gewerkt wordt met persoonsgegevens en de gemeente daar zeggenschap over heeft. Het Privacybeleidskader Gemeente Middelburg is het algemene deel van het privacybeleid binnen de gemeente. Het algemene beleidskader is de kapstok voor het privacybeleid van Gemeente Middelburg, waaraan aanvullende regelingen zijn opgehangen zoals procesplannen of regelingen voor het uitoefenen van rechten. Het privacybeleid Gemeente Middelburg omvat zowel bedrijfsprocessen als de onderliggende voorzieningen voor informatieverwerking en gegevensopslag. Papieren of digitale informatieverwerking maakt geen verschil. Het privacybeleid Gemeente Middelburg is van toepassing op processen die de gemeente uitbesteedt, inkoopt of op een andere manier organiseert, zoals deelname in een rechtspersoon die voor Gemeente Middelburginformatiediensten verricht. Het privacybeleid Gemeente Middelburg is van toepassing op gegevensuitwisseling met derden zoals de Belastingdienst, de Raad voor de Kinderbescherming, de politie en zorgaanbieders. Het privacybeleid Gemeente Middelburg omvat de gehele ‘data life cycle’: van het genereren of verzamelen van gegevens, het dagelijkse gebruik ervan en de gegevensopslag tot en met de archivering en vernietiging ervan.
Het privacybeleid Gemeente Middelburg is van toepassing op de verwerking van statistische en/of geanonimiseerde gegevens, voor zover niet kan worden uitgesloten dat personen kunnen worden geïdentificeerd of geprofileerd. Het privacybeleid Gemeente Middelburg is van toepassing op informatieveiligheidsproblemen.
PBK Gemeente Middelburg v0.21Middelburg versie 22 december 2017
Pagina 6/19
1.6 Raakvlakken en overlap met andere beleidsthema’s Het privacybeleid van Gemeente Middelburg heeft raakvlakken met andere beleidsthema’s of vertoont hiermee overlap. Integriteitsbeleid Privacybeleidsvoering is wettelijk gekoppeld aan de beginselen van behoorlijk bestuur en is daarmee ondersteunend aan het gemeentelijk integriteitsbeleid. Kwaliteitsbeleid Privacybeleid richt zich in belangrijke mate op het waarborgen van een kwalitatief goede administratieve organisatie. Een kwalitatief goede administratieve organisatie is een randvoorwaarde voor klantgerichte en klantvriendelijke gemeentelijke taakuitoefening en goed werkgeverschap (‘de mens centraal’). Continuïteit- en risicomanagement Privacybeleid schept waarborgen op het gebied van continuïteit en risicomanagement omdat privacybeleid afbreuk- en aansprakelijkheidsrisico’s tegengaat en voorkomt dat werkprocessen spaak lopen omdat de bijbehorende gegevensverwerking een schending van het recht op privacy inhouden (onrechtmatige overheidsdaad). Informatiebeveiliging Privacybeleid ondersteunt het informatiebeveiligingsbeleid door de nadrukkelijke aandacht voor het tegengaan van privacyincidenten die de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid aantasten van de gemeentelijke informatievoorzieningen en opgeslagen persoonsgegevens. Informatiebeveiliging wordt uitgevoerd op basis van informatiebeveiligingsbeleid.
Personeel en organisatie Het sturen op gekwalificeerd personeel, cultuur en een gekwalificeerde organisatie wordt uitgevoerd vanuit het P&O beleid. Communicatie Het sturen op doelgroepgerichte communicatie wordt gedaan vanuit het communicatiebeleid.
PBK Gemeente Middelburg v0.21Middelburg versie 22 december 2017
Pagina 7/19
2 Privacymanagement Het college van Gemeente Middelburg is verantwoordelijk voor de naleving van privacywetgeving en voert proactief privacybeleid op basis van afweging van belangen en risico’s bij de verwerking van persoonsgegevens zodat dit evenwichtig plaatsvindt. Dat wil zeggen; behoorlijk, zorgvuldig en in overeenstemming met de wet. Privacymanagement is SMART-georganiseerd en heeft zelfstandige aandacht binnen de planning & control-cyclus van de gemeentelijke organisatie. Het college legt over de privacybeleidsvoering verantwoording af aan de raad en betracht beleidstransparantie met behulp van publieksvoorlichting. Het college draagt zorg voor de documentatie van beleid en maatregelen zodat het op ieder moment maatschappelijk en juridisch uitleg kan geven over de deugdelijkheid van de aanpak. Het college houdt een register van de gegevensverwerkingen bij die onder hun verantwoordelijkheid plaatsvinden zoals bedoeld in artikel 30 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2.1 Managementstructuur Het college is verantwoordelijk voor het voorzien in passende privacywaarborgen bij de uitvoering van gemeentelijke taken. Privacy valt onder de verantwoordelijkheid van het college. Binnen het college is een portefeuillehouder privacy aangewezen. De gemeentesecretaris belegt de taken die hieruit voortvloeien in de gemeentelijke organisatie. Het college heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangewezen (zie Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.). De gemeente stelt een team van professionals in (hierna het P&I-team, kortweg: PIT). De bestuurlijk opdrachtgever is de portefeuillehouder privacy. Het ambtelijk opdrachtgeverschap is belegd bij de gemeentesecretaris of de directeur. Het PIT ondersteunt proceseigenaren (zie hierna) bij de uitvoering van het gemeentelijk privacybeleid. Afdelingshoofden zijn operationeel eindverantwoordelijk voor de uitvoering van gemeentelijke taken, zoals burgerzaken, openbare orde en veiligheid, belastingen, sociaal domein, ruimtelijke ordening, milieu, e.a.
2.2 Proceseigenaarschap Afdelingshoofden zijn ervoor verantwoordelijk dat de gemeentelijke taakuitoefening waarvoor zij verantwoordelijk zijn, binnen de grenzen van dit privacybeleidskader plaatsvindt en rapporteren over dit laatste aan de portefeuillehouder privacy. Een afdelingshoofd is proceseigenaar. De proceseigenaar kan verantwoordelijkheden mandateren aan afdelingsmedewerkers (‘sub-proceseigenaren’)
PBK Gemeente Middelburg v0.21Middelburg versie 22 december 2017
Pagina 8/19
Het college blijft eindverantwoordelijk voor de privacybestendigheid van gemeentelijke processen als de ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de AVG.
Proceseigenaren voeren regie over hun proces(sen) op basis van procesplannen (zie hierna in hoofdstuk 4.1) die voldoende overzicht bieden van de procesvoering voor effectieve sturing. Een procesplan dient te passen binnen dit privacybeleidskader en is steeds in overeenstemming met de feitelijke situatie. Een proceseigenaar houdt proactief toezicht op de privacybestendige organisatie van zijn proces en documenteert keuzes en oplossingen als bijlagen van het procesplan. Een proceseigenaar kan proceseigenaarschap mandateren aan een subproceseigenaar binnen de gemeente. Bij mandatering blijft de opdracht gevende proceseigenaar verantwoordelijk voor de privacybestendigheid van de aanpak door de subproceseigenaar. Een proceseigenaar kan proceseigenaarschap mandateren aan een partij buiten de gemeentelijke organisatie met toestemming van de hoofdproceseigenaar (samenwerking met externe ketenpartners). Het mandaat blijkt uit, bijvoorbeeld, een inkoopcontract, de deelname in een gemeenschappelijke regeling of gebruikmaking van een landelijke voorziening. Bij externe ketensamenwerking blijft de opdracht gevende proceseigenaar namens het college verantwoordelijk voor de privacybestendigheid van de aanpak door hem ingeschakelde ketenpartner(s) en houdt hierop toezicht. De wet kan dwingende bepalingen bevatten over wederzijdse verantwoordelijkheden bij ketensamenwerking.
Wanneer gemeentelijke processen zodanig zijn georganiseerd dat de onderliggende gegevensverwerking onder de verantwoordelijkheid van meerdere afdelingshoofden vallen, is de portefeuillehouder privacy de proceseigenaar. De portefeuillehouder privacy kan ook een proceseigenaar aanwijzen voor het gezamenlijke deel van de gegevensverwerking.
2.3 Toezicht De Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) is de toezichthouder van Gemeente Middelburg op de naleving van privacywetgeving conform artikel 37-39 AVG. Het college informeert interne en externe doelgroepen over de FG en heeft zijn contactgegevens aan de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld. De FG wordt aangewezen op grond van: (a) zijn professionele kwaliteiten en, in het bijzonder, zijn deskundigheid op het gebied van ethiek, wetgeving en de privacy (management-)praktijk; (b) zijn vermogen om de onderstaande taken te vervullen en (c) zijn onafhankelijkheid – met name de afwezigheid van belangenconflict. De FG: informeert en adviseert het college, proceseigenaren en het PIT over de werking van het privacybeleid van Gemeente Middelburg en nakoming van achterliggende wettelijke verplichtingen (heeft de lead in interpretatie van privacywetgeving). houdt toezicht op de nakoming van het privacybeleid en achterliggende wettelijke verplichtingen helpt privacyklachten tot een goed einde te brengen (ombudsfunctie) adviseert bij privacyincidenten over ernst en omvang beheert het Privacybeleidskader Gemeente Middelburg
PBK Gemeente Middelburg v0.21Middelburg versie 22 december 2017
Pagina 9/19
ziet toe op het beheer door het college van het register van verwerkingen conform artikel 30 AVG controleert de naleving van afspraken door Gemeente Middelburg en ketenpartners, eventueel ook in samenwerking met auditors helpt het privacybeleid uit te dragen bij interne en externe doelgroepen is het contactpunt voor landelijke privacytoezichthouders – met name de Autoriteit Persoonsgegevens.
De FG krijgt de nodige ruimte voor professionele uitvoering van taken. Het college en proceseigenaren zorgen ervoor dat de FG naar behoren en tijdig wordt betrokken bij de verwerking van persoonsgegevens. De FG wordt volledig geïnformeerd over aspecten van de bedrijfsvoering binnen Gemeente Middelburg waarbij persoonsgegevens worden verwerkt of wanneer daartoe voornemens bestaan. Het college en proceseigenaren ondersteunen de FG door hem op zijn verzoek toegang te geven tot de verwerking van persoonsgegevens en hem de middelen te bieden voor professioneel onderzoek. De FG mag niet geïnstrueerd worden over invulling van taken, onder druk worden gezet, gestraft of ontslagen. Om de onafhankelijkheid van de FG te waarborgen is er een FG-statuut vastgesteld. De zienswijze van de FG is zwaarwegend en geldt als de geëigende wijze voor naleving van privacywetgeving door de gemeente, onverminderd de opvattingen van landelijke toezichthouders. De FG doet jaarlijks verslag van zijn werkzaamheden aan het college van B&W. De raad wordt via de planning & control-cyclus geïnformeerd.
PBK Gemeente Middelburg v0.21Middelburg versie 22 december 2017
Pagina 10/19
3 Privacybeleid Gemeente Middelburg 3.1 Algemeen Gemeente Middelburg is zich bewust van de maatschappelijke verantwoordelijkheid die gepaard gaat met de verwerking van persoonsgegevens. Om deze reden: voert Gemeente Middelburg proactief privacybeleid op basis van dit privacybeleidskader; faciliteert Gemeente Middelburg de uitoefening van rechten van personen; bewaakt Gemeente Middelburg de evenwichtige nakoming van wet- en regelgeving op het gebied van privacybescherming. optimaliseert Gemeente Middelburg het privacybeleid op basis van voortdurende monitoring en evaluaties.
3.2 Noodzakelijke gegevensverwerking Proceseigenaren verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doelen, voor zover dit valt binnen hun mandaat en noodzakelijk is voor: 1. de uitoefening van publieke taken; 2. de nakoming van wettelijke plichten; 3. de vrijwaring van vitale belangen voor de betrokkene(n); 4. de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst waarbij een betrokkene partij is; 5. de behartiging van een gerechtvaardigd belang van Gemeente Middelburg of een derde aan wie gegevens worden verstrekt tenzij het recht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer prevaleert.
3.3 Kapstokregeling Het Privacybeleidskader van Gemeente Middelburg heeft een algemeen karakter en een raamwerkfunctie (kapstokregeling). Het zoomt niet in op de spelregels die kunnen gelden voor specifieke activiteiten. Voor zover dit speelt, geven proceseigenaren via themabeleid en procesplannen nadere invulling aan het Privacybeleidskader Gemeente Middelburg, in samenspraak met het PIT en de FG. Privacybeleid per domein beschrijft de aanpak op specifieke domeinen en thema’s waarop de gemeente een taak heeft. De volgende domeinen en thema’s worden binnen de gemeente onderscheiden: interne organisatie belastingheffing burgerzaken ruimte en bereikbaarheid milieu en duurzaamheid leefomgeving veiligheid en openbare orde jeugd en onderwijs maatschappelijke ondersteuning werk en inkomen lokale economie maatschappelijke opvang cultuur en sport
PBK Gemeente Middelburg v0.21Middelburg versie 22 december 2017
Pagina 11/19
Procesplannen beschrijven werkprocessen, de bijbehorende gegevensverwerking en de privacywaarborgen waarmee de werkprocessen omkleed zijn zodat een privacybestendige aanpak ontstaat. Het Privacybeleidskader Gemeente Middelburg bevat ook de aanzet voor het regelen van aspecten van privacybeleidsvoering die onder de directe verantwoordelijkheid van het college vallen. Het Privacybeleidskader Gemeente Middelburg, de procesplannen en de daadwerkelijke uitvoering hiervan via organisatorische, technische en juridische oplossingen vormen samen het privacybeleid Gemeente Middelburg. Het Privacybeleidskader Gemeente Middelburg is daarbij leidend.
3.4 Inachtneming bijzondere wettelijke voorschriften Op basis van het Privacybeleidskader Gemeente Middelburg geeft de gemeente uitvoering aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Voor zover van toepassing houden proceseigenaren tevens rekening met bijzondere wettelijke voorschriften – met name privacy-relevante bepalingen in de Wet basisregistratie personen, de Telecommunicatiewet, de Participatiewet, de Jeugdwet en de Wet maatschappelijke ondersteuning. Dit alles gericht op een evenwichtige toepassing van de AVG in relatie met de specifieke wetgeving.
PBK Gemeente Middelburg v0.21Middelburg versie 22 december 2017
Pagina 12/19
4 Gedragsnorm voor proceseigenaren Het college verwacht van proceseigenaren rechtmatige en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens. Proceseigenaren kunnen hiervoor rekenen op support door het PIT en de FG. Het college voert ook op andere manieren voorwaardenscheppend beleid teneinde binnen Gemeente Middelburg een privacybestendige cultuur te realiseren. Proceseigenaren voorzien in passende organisatorische en technische oplossingen om de rechtmatigheid, proportionaliteit, juistheid, veiligheid van gegevensverwerking te waarborgen (‘privacywaarborgen’) en documenteren die maatregelen in procesplannen. Het college houdt een ‘artikel 30-register’ (zie §4.4) bij van de gegevensverwerkingen die onder de eindverantwoordelijkheid van het college vallen. Proceseigenaren hebben de opdracht om het register volledig en actueel te laten en gebruiken daar de ‘artikel 30-formulieren’ voor. Het college is transparant over de bedrijfsvoering, gegevensverwerking en privacybeleidsvoering en faciliteert de uitoefening van rechten door personen over wie de gemeente gegevens verwerkt. Proceseigenaren verlenen hieraan hun medewerking. Het college en proceseigenaren dragen het belang uit van privacybeleidsvoering en geven zelf het goede voorbeeld. Zij maken privacy bespreekbaar. Bij dilemma’s gaan zij de dialoog aan met doelgroepen over wie informatie wordt verwerkt.
4.1 Procesplan-aanpak Aan procesplannen liggen privacy impact assessments (PIA’s) ten grondslag. PIA’s zijn instrumenteel voor het kunnen bepalen van passende beheersmaatregelen. De mate waarin en de manier waarop bedrijfsprocessen en gegevensverwerking aandacht nodig hebben, hangen samen met de uitkomsten van de PIA, zoals verwoord in het PIArapport. Voor eenduidig begrip hanteert Gemeente Middelburg een systeem van positieve en negatieve PIA-scores. Hoe hoger de PIA-score, hoe robuuster de beheersmaatregelen (privacywaarborgen). Proceseigenaren volgen het advies van het PIT bij de vaststelling van hun PIA-score. PIA-scores worden bepaald aan de hand van de hiernaast afgebeelde matrix. Proceseigenaren zijn goed bekend met hun PIA-scores en hanteren onderstaande tabel om te bepalen in hoeverre PIA’s tevens deel uitmaken van het procesplan om op die manier de keuzes voor beheersmaatregelen te verantwoorden.
PBK Gemeente Middelburg v0.21Middelburg versie 22 december 2017
Pagina 13/19
PIAScore
PIA-rapport
Procesplan
Akkoord FG
A1
-
-
-
A2
Beknopt
PIA-rapport maakt deel uit van procesplan
Aanbevolen
A3
Volledig
PIA-rapport maakt deel uit van procesplan
Verplicht
B1
Beknopt
PIA-rapport maakt deel uit van procesplan
Aanbevolen
B2
Beknopt
PIA-rapport maakt deel uit van procesplan
Aanbevolen
B3
Volledig
PIA-rapport maakt deel uit van procesplan
Verplicht
C1
Volledig
PIA-rapport maakt deel uit van procesplan
Verplicht
C2
Volledig
PIA-rapport maakt deel uit van procesplan
Verplicht
C3
Volledig
PIA-rapport maakt deel uit van procesplan
Verplicht
PIA-rapporten worden opgesteld conform artikel 35 lid 7 AVG. Proceseigenaren documenteren met behulp van hun procesplannen hoe zij op een praktische manier in passende organisatorische en technische privacybeschermende maatregelen voorzien – met name om de volgende fouten te voorkomen: 1. 2.
3. 4. 5. 6. 7.
Illegale/onrechtmatige gegevensverwerking: gebruik, opslag of uitwisseling van informatie is bij wet verboden (middels een rechtstreeks verbod of een beperking van het toegestane gebruik). Disproportionele gegevensverwerking: gebruik, opslag of uitwisseling van informatie is (a) ontoereikend of juist overmatig of (b) het organisatiebelang bij de gegevensverwerking is onevenredig klein terwijl de impact op personen onevenredig nadelig kan zijn. Irrelevante gegevensverwerking: de gebruikte, opslagen of uitgewisselde informatie dient geen bedrijfsdoel, doet niet ter zake of is verouderd. Onnauwkeurige gegevensverwerking: de gebruikte, opslagen of uitgewisselde informatie is geen juiste weergave van de werkelijkheid. Onveilige gegevensverwerking: de gebruikte, opslagen of uitgewisselde informatie dreigt te gemakkelijk toegankelijk te zijn voor onbevoegden, gemanipuleerd te worden of niet beschikbaar te zijn. Niet-inachtneming van bijzondere wettelijke voorschriften: bij gebruik, opslag of uitwisseling van informatie worden formele verplichtingen veronachtzaamd.1 Onbewaakte gegevensverwerking: de proceseigenaar verzuimt om te controleren of de privacywaarborgende maatregelen daadwerkelijk zijn geëffectueerd of te evalueren in hoeverre zijn procesplan bijstelling behoeft.
Voor A1-processen volstaan algemene oplossingen. Zolang een proces als A1 gekwalificeerd is, is daarvoor in mindere mate aandacht nodig. De portefeuillehouder privacy publiceert een lijst van A1-processen. De werkelijkheid dient in overeenstemming te zijn met het procesplan. Veranderingen in de bedrijfsvoering noodzaken tot aanpassing van procesplannen, waarvoor een nieuwe of geactualiseerde PIA nodig is.
4.2 Lijst van key controls Proceseigenaren vatten, in samenspraak met het PIT en zo nodig de FG, hun procesplannen samen in een lijst van kenmerkende beheersmaatregelen (‘key controls’) voor sturingsdoeleinden en controle (zie paragraaf 7). 1 Niet-nakoming van: meldplichten, bijzondere regels voor internationaal gegevensverkeer, wettelijke termijnen, verplicht voorafgaand onderzoek AP, toestemmingsverplichtingen PBK Gemeente Middelburg v0.21Middelburg versie 22 december 2017
Pagina 14/19
PIAScore
Key controls
Samenspraak PIT
Samenspraak FG
A1
-
-
-
A2
Ja
Ja
Aanbevolen
A3
Ja
Ja
Verplicht
B1
Ja
Ja
Aanbevolen
B2
Ja
Ja
Aanbevolen
B3
Ja
Ja
Verplicht
C1
Ja
Ja
Verplicht
C2
Ja
Ja
Verplicht
C3
Ja
Ja
Verplicht
Proceseigenaren nemen de lijst van key controls op aan het einde van het procesplan.
4.3 FG-verklaring Een evenwichtig procesplan beschrijft een behoorlijke en zorgvuldige aanpak, in overeenstemming met de wet. De FG bevestigt dit aan de hand van een verklaring waarbij hij eventueel ook aanbevelingen doet voor verdere optimalisering van de bedrijfsvoering. PIAScore
PIA-rapport maakt deel uit van procesplan
Akkoord FG
A1
-
-
A2
Ja
Aanbevolen
A3
Ja
Verplicht
B1
Ja
Aanbevolen
B2
Ja
Aanbevolen
B3
Ja
Verplicht
C1
Ja
Verplicht
C2
Ja
Verplicht
C3
Ja
Verplicht
Proceseigenaren nemen FG-verklaringen op aan het einde van het procesplan.
4.4 Artikel 30-formulieren Proceseigenaren vatten hun procesplan samen in een ‘artikel 30-formulier’ dat zij opnemen aan het begin van het procesplan en waarvan zij een afschrift verstrekken aan de Privacy Officer voor opname in het artikel 30-register. Proceseigenaren melden veranderingen voor het artikel 30-register onmiddellijk aan de hand van wijzigingsformulieren. Artikel 30-formulier bevatten de volgende informatie: 1. 2. 3.
Een beschrijvende aanduiding (naam) van het proces en de bijbehorende gegevensverwerking De PIA-scoring van het proces De naam, contactgegevens en het mandaat van de proceseigenaar
PBK Gemeente Middelburg v0.21Middelburg versie 22 december 2017
Pagina 15/19
4. 5. 6. 7. 8. 9.
Indien van toepassing: de contactgegevens van degene die die proceseigenaar assisteert in privacyaangelegenheden. De bedrijfsdoelen die met het proces zijn gediend Een beschrijving van de categorieën van betrokkenen en van de categorieën van persoonsgegevens De categorieën van ontvangers van de persoonsgegevens en, indien van toepassing, informatie over internationaal gegevensverkeer. Informatie op hoofdlijnen over genomen beheersmaatregelen (key controls) – met name termijnen voor gegevensvernietiging en de aanpak op het gebied van informatiebeveiliging. De FG-verklaring, indien afgegeven.
De Privacy Officer informeert het college over het artikel 30-register.
4.5 Beheer procesplan De proceseigenaar is verantwoordelijk voor het beheer van zijn procesplan. Een procesplan wordt bijgesteld wanneer in de praktijk blijkt dat de maatregelen onvoldoende passend blijken naar aanleiding van terechte klachten of andere onacceptabele incidenten. Hoe dan ook evalueert de proceseigenaar een procesplan periodiek en vraagt zo nodig de FG om hierbij advies uit te brengen. PIA-Score
Evaluatie
Advies FG
A1
4 jaarlijks
-
A2
3 jaarlijks
Aanbevolen
A3
jaarlijks
Verplicht
B1
3 jaarlijks
Aanbevolen
B2
2 jaarlijks
Aanbevolen
B3
jaarlijks
Verplicht
C1
jaarlijks
Verplicht
C2
jaarlijks
Verplicht
C3
jaarlijks
Verplicht
5 Privacyservices 5.1 Rechten Personen hebben er onder meer recht op: dat Gemeente Middelburg handelt conform het onderhavige privacybeleidskader; dat Gemeente Middelburg de contactgegevens van de FG bekend maakt; dat Gemeente Middelburg informatie verschaft over doelen van informatieverwerking en privacybeleidsvoering; dat zij inzage in hun eigen gegevens hebben; dat zij – in geval van fouten – hun gegevens kunnen (laten) rectificeren of verwijderen; om tegen het gebruik van hun gegevens verzet aan te tekenen, wat Gemeente Middelburg verplicht tot het maken van een afweging; dat zij Gemeente Middelburg bij niet-naleving van het gemeentelijk privacybeleid (of de wet) hierop mogen aanspreken. PBK Gemeente Middelburg v0.21Middelburg versie 22 december 2017
Pagina 16/19
5.2 Vragen Bij vragen: hebben personen het recht om zich te wenden tot hiervoor aangewezen contactpersonen en/of servicepunten; vragen worden zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken afgehandeld; het PIT adviseert desgevraagd over de beantwoording; bij een niet tot tevredenheid afgehandelde vraag kunnen personen een beroep doen op de gemeentelijke klachtenprocedure.
5.3 Klachten Bij klachten: is de gemeentelijke klachtenregeling van toepassing. Het college neemt, gehoord het advies van de klachtencommissie, een besluit over de klacht.
5.4 Beroep Als personen niet tevreden zijn over de afdoening van de klacht door het college kunnen zij de klacht voorleggen aan de Zeeuwse Ombudsman.
PBK Gemeente Middelburg v0.21Middelburg versie 22 december 2017
Pagina 17/19
6 Privacyprogramma 6.1 Werkprogramma Het college stelt jaarlijks het werkprogramma privacy vast, mede op basis van de jaarrapportage van de FG en de aanbevelingen die hij hierin doet. Het werkprogramma bevordert opzet, bestaan en werking van passende waarborgen voor de bescherming van persoonsgegevens binnen de kaders van het privacybeleid Gemeente Middelburg, ter uitvoering van de wet. Het werkprogramma is met name gericht op het realiseren en in stand houden van een evenwichtige en privacybestendige bedrijfscultuur binnen Gemeente Middelburg, met gebruikmaking van overige instrumenten die in deze paragraaf worden beschreven.
6.2 Bewustwording en training Het college bevordert samen met proceseigenaren een privacybewuste organisatiecultuur via voorbeeldgedrag en door te voorzien in de middelen voor bewustwording en, zo nodig, training van medewerkers en leidinggevenden.
6.3 PR & communicatie Het college is transparant over de privacybeleidsvoering en voert op dit thema evenwichtig communicatiebeleid waarbij proceseigenaren zo nodig voorzien in bijzondere voorlichting aan specifieke doelgroepen.
6.4 Verdere verwerking, archiefbeleid, gegevensvernietiging Het college voorziet samen met proceseigenaren in met passende waarborgen omklede verdere verwerking van gegevens voor verenigbare doelen zoals het genereren van managementinformatie. Ook wordt voorzien in met passende waarborgen omklede oplossingen voor archivering en adequate oplossingen voor gegevensvernietiging.
6.5 Informatiebeveiliging Het college ziet erop toe dat informatieveiligheid van Gemeente Middelburg in lijn met de geldende norm wordt georganiseerd (Baseline Informatieveiligheid Gemeenten). Gemeente Middelburg beschikt over een gekwalificeerde coördinerende informatiebeveiliger (CISO) die deelneemt in het PIT en samenwerkt met de portefeuillehouder privacy en de FG. Geheimhoudingsverklaringen zijn instrumenten binnen de gemeentelijke aanpak voor privacybescherming en informatieveiligheid. Bij processen in de klassen C2-3, B2-3, A2-3 worden aanvullende geheimhoudingsafspraken gehanteerd voor zover uit PIA’s blijkt dat extra waarborgen op het gebied van vertrouwelijkheid/geheimhouding functioneel zijn.
6.6 Regeling privacyincidenten Het college voorziet in een procedure voor privacyincidenten die onder de verantwoordelijkheid valt van de portefeuillehouder privacy2. Deze procedure voor privacyincidenten bevat in ieder geval een meldplicht voor
PBK Gemeente Middelburg v0.21Middelburg versie 22 december 2017
Pagina 18/19
gebeurtenissen die de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatievoorzieningen en gegevensopslag aantasten. Ook bevordert het college het oefenen op privacyincidenten, incident management en crisiscommunicatie.
6.7 Handhaving Het college handhaaft het gemeentelijk privacybeleid op basis van de gemeentelijke rechtspositie.
6.8 Beleidsevaluatie Proceseigenaren doen periodiek verslag aan het college van de uitvoering van het privacybeleid, oplossingen en incidenten die zich onder hun verantwoordelijkheid hebben voorgedaan met afschrift aan de FG. Dit proces wordt gecoördineerd door de Privacy Officer. De FG doet jaarlijks verslag aan het college en geeft aanbevelingen die strekken tot verdere optimalisering de privacybeleidsvoering. Het college besluit over bijsturing van het gemeentelijk privacybeleid met inachtneming van de aanbevelingen van de FG.
7 Auditbeleid Vragen, klachten en het incident management zijn in wezen steekproefsgewijze toetsing van de privacybeleidsvoering. Om niet voor verrassingen te worden geplaatst, is het zaak dat proceseigenaren ook zelf periodiek (laten) controleren in hoeverre beleidsvoering en feitelijke situatie met elkaar overeenstemmen aan de hand van privacyaudits op de gehanteerde ijkpunten. Zie het onderstaande schema voor de benodigde zwaarte en frequentie van privacyaudits. Quick scan is een beknopte toets onder de verantwoordelijkheid van de proceseigenaar Zelfevaluatie is een uitgebreidere toets onder de verantwoordelijkheid van de proceseigenaar Externe audit is een audit die de proceseigenaar organiseert in samenwerking met de FG en waarbij eventueel een professionele auditor wordt betrokken. Wanneer wordt aangegeven dat de betrokkenheid van de FG aanbevolen of verplicht is, is het raadzaam om hem van begin af aan te betrekken in het audittraject. Maar bij verplichte betrokkenheid dient hij in ieder geval medeontvanger te zijn van het auditrapport. Type audit
Frequentie
Betrokkenheid FG
Afschrift FG
A1
Quick scan
5 jaarlijks
-
-
A2
Zelfevaluatie
4 jaarlijks
vrijwillig
vrijwillig
A3
Externe audit
3 jaarlijks
ja
ja
B1
Zelfevaluatie
5 jaarlijks
vrijwillig
ja
B2
Zelfevaluatie
4 jaarlijks
ja
ja
B3
Externe audit
3 jaarlijks
ja
ja
C1
Externe audit
4 jaarlijks
ja
ja
C2
Externe audit
3 jaarlijks
ja
ja
C3
Externe audit
2 jaarlijks
ja
ja
PBK Gemeente Middelburg v0.21Middelburg versie 22 december 2017
Pagina 19/19