Bijlage 1. OZO evaluatie

OVERLEG ZEEUWSE OVERHEDEN

“BLIJVEN BOUWEN AAN VERTROUWEN”

TUSSENTIJDSE EVALUATIE 2024/2025

COLOFON Onderzoek door: Regiobureau Zeeland: Roel Panken, Dominique Wijnekus, Estelle Kribbe Ambtelijke werkgroep: Astrid Nooteboom en Mark Verwoerd (Provincie Zeeland), Bas Dingenouts (waterschap Scheldestromen), Eline Evers (gemeente Kapelle), Marieke Jakobsen (gemeente Terneuzen) en Simon Jongepier (gemeente Middelburg) In opdracht van: Bestuurlijke Kerngroep OZO Ambtelijke opdrachtgever: Hans Schild (gemeentesecretaris gemeente Goes) December 2024

2

Samenvatting D

e Zeeuwse overheden evalueren het Overleg Zeeuwse Overheden (OZO) periodiek. Na de uitgebreide evaluatie in 2020 is deze keer gekozen voor een beknopte versie. Dit onderzoek richt zich op de doorontwikkeling van het OZO en niet op het bestaansrecht. Een enquête onder Zeeuwse bestuurders, volksvertegenwoordigers, ambtenaren en enkele externe partijen vormde de basis voor de gegevensverzameling. Verdiepende interviews vulden deze inzichten verder aan. Uit de analyse blijkt dat het OZO over het algemeen positief wordt beoordeeld. Er worden wel enkele aandachtspunten genoemd, met name rondom de inrichting, structuur en efficiëntie van de themaoverleggen, de betrokkenheid van volksvertegenwoordigers en het verder versterken van wederzijds vertrouwen.

Betere terugkoppeling van “Verder resultaten en meer transparantie over het lobbyproces kunnen de versterken van betrokkenheid van alle doelgroepen vergroten. wederzijds De communicatie krijgt een overwegend positieve vertrouwen” beoordeling. VolksvertegenwoorDe informatie-uitwisseling en ontmoetingen binnen het OZO worden als zeer waardevol beschouwd. Er wordt wel opgeroepen om Zeeland-brede strategische en langetermijnvisies niet uit het oog te verliezen in de samenwerking. Tegelijkertijd is er ook behoefte aan samenwerking rond actuele en urgente thema’s. De Zeeuwse lobby komt positief uit de evaluatie. Er liggen nog kansen om te verbeteren.

digers zouden wel graag rechtstreeks en aan de voorkant betrokken willen worden bij de onderwerpen die binnen het OZO behandeld worden. Bestuurders geven aan behoefte te hebben aan concretere en onderwerpgerichte communicatie, zoals specifieke nieuwsbrieven en rapportages over behaalde (lobby)resultaten. De analyse van de resultaten heeft geleid tot aanbevelingen. Deze zijn opgenomen in deze rapportage.

Foto: OZO-netwerkbijeenkomst 2023

3

3.

Inhoudsopgave 12.

Samenvatting

Themaoverleggen

5.

14.

Inleiding

Ambtelijke voorbereiding

6.

15.

Onderzoeksopzet

Communicatie

7.

16.

Resultaten

Structuur Regiobureau

8.

16.

Algemene beoordeling OZO

11.

Lobby

12. Evenementen

Foto: Westerscheldetunnel

Betrokkenheid volksvertegenwoordigers

17.

Conclusie

18.

Aanbevelingen

4

Inleiding H

et Overleg Zeeuwse Overheden (OZO) is het bestuurlijk overlegplatform van de 13 Zeeuwse gemeenten, de provincie Zeeland en het waterschap Scheldestromen. Het OZO werd in 2019 opgericht en na een tussenevaluatie in 2021, is de voortzetting ervan in 2022 voor onbepaalde tijd vastgelegd. Het doel van het OZO is een bestuurlijk overlegplatform te zijn voor een optimale en integrale behartiging van de strategische belangen van Zeeland.[1] In het vernieuwd convenant staat dat per raadsperiode de OZO-samenwerking geëvalueerd zal worden met het oog op verdere doorontwikkeling van de strategische interbestuurlijke samenwerking. Omdat de laatste evaluatie ‘Zeeuwse samenwerking naar vlieghoogte’ nog vrij recent is en zeer uitgebreid was, is nu gekozen voor een beknoptere en taakgerichte aanpak, uitgevoerd door het Regiobureau zelf. De opdracht van de Kerngroep is als volgt geformuleerd:

“Inventariseer welke ontwikkeling partijen noodzakelijk en wenselijk vinden ter vergroting van de gezamenlijke bestuurskracht binnen Zeeland, voor het gezamenlijk optreden naar Den Haag en Brussel en richting de volksvertegenwoordigers.” {1] Zie Samenwerkingsconvenant Overleg ZeeuwseOverheden, art. 3.1, ondertekend op 12 april 2022.

Foto: OZO-netwerkbijeenkomst 2024

Foto:Zeelandbrug

5

Onderzoeksopzet V

oor de evaluatie zijn vier doelgroepen benaderd, namelijk: bestuurders, ambtenaren, volksvertegenwoordigers en externe samenwerkingspartners. Hiervoor is een enquête uitgezet met specifieke vragen per doelgroep. In de bijlage (5.1) zijn de diverse vragenlijsten te raadplegen. De laatste vraag in de enquête peilde de bereidheid van respondenten om mee te werken aan een verdiepend interview. Van de 54 personen die hebben aangegeven mee te willen werken aan een interview zijn er 28 geïnterviewd. In de bijlage (5.2) staat een overzicht van de algemene interviewvragen. Bij de selectie van de geïnterviewden is rekening gehouden met een evenredige verdeling per doelgroep en een geografische verdeling over Zeeland. Eén persoon is door de onderzoekers rechtstreeks benaderd voor een interview: de voormalig Commissaris van de Koning in Zeeland. De commissaris is als voorzitter van het OZO nauw betrokken geweest bij de totstandkoming en de doorontwikkeling van het OZO. De uitkomsten van de enquête en de interviews worden gepresenteerd in dit evaluatierapport.

“De voormalig Commissaris van de Koning is rechtstreeks benaderd voor een interview.”

6

Resultaten D

e enquête is 135 keer ingevuld door 29 (van de 78) Zeeuwse bestuurders en 70 ambtenaren. Van deze ambtenaren gaven 41 aan direct betrokken te zijn bij de voorbereiding van de themaoverleggen. Daarnaast hebben 7 externe partners deelgenomen: Zuidwestelijke Delta, ProRail, Rijkswaterstaat, Zeeuwse Samenwerking Sociaal Domein, Economic Board Zeeland, Arbeidsmarktregio Zeeland en Samen Recht Vinden. Van de 350 Zeeuwse volksvertegenwoordigers hebben slechts 29 de enquête ingevuld. Totaal

135

bepaalde groepen om wel niet aan de evaluatie deel te nemen, kan een indicatie zijn van hun gevoel van betrokkenheid bij het OZO en de Zeeuwse interbestuurlijke samenwerking. In totaal zijn 28 personen geïnterviewd. De interviews werden grotendeels in duo’s afgenomen om een dynamisch en open gesprek te bevorderen en zo meer verdieping te realiseren. In de bijlage (5.3) staat een geanonimiseerd overzicht van de geïnterviewden. Alle quotes die in dit verslag voorkomen zijn geanonimiseerd en afkomstig uit de enquête of een van de interviews. De onderzoeksresultaten zijn per onderwerp opgedeeld. Eerst wordt de algemene tendens rondom het onderwerp besproken. Indien relevant, worden vervolgens de verschillende meningen per doelgroep toegelicht, met een indicatie van hoe breed deze opvattingen worden gedragen onder de respondenten. Voor deze analyse zijn zowel de enquêteresultaten als de uitkomsten van de interviews gebruikt. Het is echter belangrijk op te merken dat sommige onderwerpen niet aan alle doelgroepen zijn voorgelegd, waardoor niet voor ieder onderwerp resultaten per doelgroep beschikbaar zijn.

Bestuurders

29

Ambtenaren

70

Volksvertegenwoordigers

29

Extern

7

Tabel: wie heeft de enquête ingevuld Bestuurders

Het is belangrijk om te benadrukken dat de resultaten, gezien het aantal respondenten, slechts een indicatie geven van de uiteenlopende opvattingen over het OZO en de visie op de toekomst van deze samenwerking. Deze gegevens zijn niet representatief voor de gehele doelgroep. De figuur hiernaast geeft weer bij welke overheden de respondenten betrokken zijn en welke rol zij vervullen. Zoals in de figuur te zien is, is er sprake van een variatie in de groepen die de enquête hebben ingevuld. De bereidheid van

Volksvertegenwoordigers

Ambtenaren

Externen

Borsele Goes Hulst Kapelle Middelburg Noord-Beveland Reimerswaal Schouwen-Duiveland Sluis Terneuzen Tholen Veere Vlissingen Waterschap Provincie Extern 0

5

10

15

20

25

7

Algemene beoordeling D

e meeste respondenten waarderen het OZO over het algemeen positief. De figuur hiernaast toont de verschillen per groep. Ze noemen de onderlinge afstemming, de korte lijntjes en de lobby als sterke punten van het OZO. Daarnaast zien ze de formele en informele netwerken en collegiale contacten als belangrijke meerwaarde.

cijfer 0-5

2,38

Bestuurders Volksvertegenwoordigers

1,55 2,78

Direct betrokken ambtenaren

3,03

Niet direct betrokken ambtenaren

3,29

Externen 0.0

0.5

1.0

1.5

2.0

2.5

3.0

3.5

“Collegiale contacten zijn een belangrijke meerwaarde van het OZO.” 35

De onderstaande figuur toont uiteenlopende meningen over de huidige en gewenste toekomstige rol van het OZO. De pijlen in de figuur geven de verschillen weer tussen de huidige situatie en de wensen voor de toekomst. Over het algemeen zien bestuurders en ambtenaren het OZO in de toekomst graag als een platform dat de samenwerking coördineert, verbinding creëert en de Zeeuwse lobby aanstuurt. Daarnaast werd in de toelichting op deze vraag de behoefte geuit om het doel van de OZO samenwerking concreter te formuleren en explicieter onder de aandacht te brengen.

Tabel: cijfer voor algemene beoordeling (tussen -5 en +5)

30

Tabel: huidige en toekomstige rol van het OZO Bestuurders (huidig)

25

Bestuurders (toekomst)

20

Ambtenaren (huidig)

Faciliteren

Coördineren

Verbinden

Agenderen

Communicatie Aansturen Zeeuwse lobby

0

5

10

15

Ambtenaren (toekomst)

8

Beoordeling Bestuurders

Z

eeuwse bestuurders geven aan dat de gelegenheid tot ontmoeting en afstemming de grootste meerwaarde van het OZO is. Samenwerking op diverse inhoudelijke dossiers en het delen van informatie schept verbinding, gezamenlijke doelstellingen en een Zeeuws belang.

“Het OZO is niet alleen een platform, maar ook een manier van doen. Besprekingen buiten de officiële overleggen zijn ook een positief onderdeel van het OZO.” Bestuurders geven aan dat voor de doorontwikkeling van het OZO meer nadruk moet worden gelegd op de strategische samenwerkingsagenda, langetermijndoelen en de gezamenlijke Zeeuwse lobby. Daarnaast wordt regelmatig het belang van gelijkheid in de samenwerking en de gezamenlijke voorbereiding van inhoudelijke stukken genoemd. Een voorzichtige, maar significante doorontwikkeling tot een meer doelgerichte en iets minder vrijblijvende samenwerking is wat de meeste bestuurders als toekomstperspectief hebben.

Het OZO is opgericht om bestuurlijke drukte te voorkomen, in de praktijk ervaren bestuurders juist dat het OZO ook voor bestuurlijke drukte kan zorgen. Een goede inhoudelijke agenda is daarom essentieel om een goede afweging te kunnen maken voor deelname aan de themaoverleggen.

Ambtenaren

N

et als de Zeeuwse bestuurders ervaren de betrokken ambtenaren de intercollegiale afstemming op complexe dossiers als een positieve ontwikkeling. De ambtenaren hechten een grote waarde aan het uitwisselen van informatie en zien hier een grote rol weggelegd voor het OZO. Wel is er een discrepantie te herleiden uit de verschillende functies die de ambtenaren hebben in relatie tot de behoefte aan informatiedeling. Beleidsadviseurs hechten bijvoorbeeld meer waarde aan het delen van informatie terwijl strategisch adviseurs het OZO liever benutten om met elkaar te spreken over strategische agendapunten. De ambtelijke doelgroep geeft in dit evaluatieonderzoek aan dat onderling vertrouwen en daadkracht soms ontbreekt. De afstemming tussen ambtelijke en bestuurlijke lagen is tevens een belangrijk aandachtspunt voor de toekomstige doorontwikkeling. Ambtenaren hebben behoefte aan een overzicht van de bestaande netwerken ter versterking en coördinatie van de agendering van inhoudelijke stukken, zowel binnen als buiten het OZO.

Foto: OZO-ambtenarenbijeenkomst 2024

9

grote waarde enige waarde

Beoordeling

neutrale waarde Volksvertegenwoordigers

D

e reacties van Zeeuwse volksvertegenwoordigers zijn over het algemeen positief over de bestuurlijke samenwerking in Zeeland, maar vormen ook de groep die het meest kritisch is over het OZO. Het grootste deel van de volksvertegenwoordigers in het onderzoek zien de meerwaarde in de Zeeuwse samenwerking en de gezamenlijke lobby, maar voelen zich minder betrokken bij het OZO. Hoewel de meeste volksvertegenwoordigers aangeven dat zij via bestuurders en de OZOnieuwsbrieven voldoende op de hoogte zijn van wat er speelt, willen ze eerder en actiever betrokken worden bij het OZO.

woordigers primair een taak van bestuurders is, geven deweinig volksvertegenwoordigers waarde aan graag rechtstreeks communicatie vanuit het OZO te willen ontvangen.

helemaal waa… Tabel: hoe waardeert geen u het OZO in uw werk als volksvertegenwoordiger? Grote waarde

13.8%

Enige waarde

34.5%

Neutrale waarde

34.5%

Weinig waarde Geen waarde

Alhoewel verantwoording naar volksvertegen-

0

5

10.3% 6.9%

10 15 20 25 30 35

“Zeeuwse volksvertegenwoordigers hebben een ingewikkelde positie. Wij zouden graag vooraf en concreter betrokken en geraadpleegd willen worden.”

Foto: OZO-netwerkbijeenkomst 2024

10

Beoordeling Lobby

D

e Zeeuwse lobby wordt zeer positief beoordeeld. Deze pijler van het OZO komt zelfs naar voren als een van de meest succesvolle aspecten van de Zeeuwse samenwerking. Slechts 3.4% van de bestuurders geeft in de enquête aan ontevreden te zijn over de lobby. De terugkerende aansluiting van de lobbyisten bij themaoverleggen in Zeeland zorgt voor zichtbaarheid en verbinding met de bestuurders. De lijnen worden steeds korter, wat ook zorgt voor een hogere druk op de lobby medewerkers. In 2024 is het lobbyteam uitgebreid met 1 FTE, en men werkt toe naar een thematische verdeling van dossiers onder de lobbyisten. De werkbezoeken van de lobbyisten bij de Zeeuwse overheden ervaart men als positief, Zeeuwse bestuurders zouden graag zien dat deze bezoeken structureel worden voortgezet.

Verschillende respondenten ervaren dat de provincie een voortrekkersrol heeft in de lobby en menen dat de andere partners in een eerder stadium moeten worden betrokken. Sommigen geven aan dat de focus van OZO momenteel te veel gericht is op de interne samenwerking, en dat er meer aandacht moet worden besteed aan een gezamenlijk extern optreden. Ook komt zowel uit de enquête als uit de interviews naar voren dat de resultaten die worden geboekt meer inzichtelijk moeten zijn. Ook de volksvertegenwoordigers hebben behoefte aan actievere terugkoppeling van lobbyresultaten. De nieuwsbrieven die worden verzonden zouden direct aan de volksvertegenwoordigers gestuurd mogen worden.

“De lobbyagenda continu bijwerken en nog beter terugkoppelen naar de bestuurders zodat zij effectief mee kunnen lobbyen.”

Foto: Den Haag

11

Beoordeling Evenementen

D

e OZO-evenementen worden positief beoordeeld. 80% van de bestuurders geeft in de enquête aan tevreden of zeer tevreden te zijn over de evenementen van het OZO. Enkele aandachtspunten die uit de interviews naar voren kwamen zijn de aanhaking van de volksvertegenwoordigers bij dergelijke evenementen en de mogelijke samenvoeging van de VZG-dag en het OZO-netwerkevenement in de toekomst.

Themaoverleggen

D

e themaoverleggen binnen het OZO ervaart men als momenten voor uitwisseling van informatie en een plaats voor (informele) ontmoeting en onderlinge afstemming. Dit wordt over het algemeen als prettig ervaren. Echter, over dit onderwerp zijn ook de meeste verbeterpunten ingebracht door de respondenten. Deze lopen soms sterk uiteen. Bestuurders en ambtenaren geven aan dat het delen van de agenda eerder kan en dat de planning efficiënter moet. Over het algemeen ervaren zij dat er momenteel te veel themaoverleggen zijn en dat agenda's van de bestaande themaoverleggen niet gericht en strategisch genoeg zijn. Als uitzondering noemen zij het ontbreken van een overlegtafel binnen het OZO voor het agenderen van de ruimtelijke puzzel in Zeeland. De locatie van de themaoverleggen wordt als positief beschouwd, al zijn er enkele

Foto: OZO-plenair, raadzaal Middelburg Foto: OZO-plenair overleg

respondenten die aangeven dat hybrideoverleg een mogelijkheid moet zijn en dat overleggen ook op andere locaties in Zeeland plaats zouden moeten vinden.

.

“Er zijn te veel themaoverleggen, wat leidt tot versnippering. Het is beter om de overleggen compacter te maken.”

Er zijn thema's die vragen om intensiever overleg, maar ook thema's waar de inhoudelijke agenda niet sprekend genoeg is voor bestuurders. Hoewel ambtenaren aangeven dat zij de informatiedeling bij themaoverleggen waarderen, geven bestuurders aan dat men juist prioriteit moet geven aan strategische agendapunten en onderlinge discussie ten opzichte van informeren en kennisdelen. Bestuurder (huidig)

Ambtenaren

Totaal

Zeer tevreden Tevreden 18

Neutraal Ontevreden

21 22

20

Zeer ontevreden

9

27

17 18 12

Geen mening

15 0

66

54

10

22 18 20 20

30

40

50

60

Tabel: beoordeling (voorbereiding) themaoverleggen

12

70

Beoordeling Bestuurders

V

oor een doorontwikkeling van het OZO achten bestuurders het noodzakelijk om de themaoverleggen tegen het licht te houden. Er zijn in Zeeland ook nog veel andere Zeeuws brede thematische overleggen. Het is belangrijk dat wordt voorkomen dat dezelfde agendapunten in diverse gremia worden besproken. Concreet kan er bij dit verbeterpunt gedacht worden aan het samenvoegen van diverse themaoverleggen of zelfs het schrappen van onderwerpen van de agenda. Er zijn ook onderwerpen die nu onvoldoende terugkomen op de agenda, bijvoorbeeld ruimte en onderwijs. Ook vinden sommige bestuurders dat de kwaliteit van een themaoverleg sterk afhankelijk is van de voorzitter en de adoptiesecretaris. Controversiële of complexe onderwerpen worden nu soms vermeden terwijl de behoefte er wel is om hier met elkaar over te spreken. De rol van de provincie en het waterschap is hier anders dan die van gemeenten en dit vraagt om daadkrachtig leiderschap van een voorzitter.

“We moeten investeren in goede voorzitters die de moeilijke gesprekken goed kunnen begeleiden.”

Ambtenaren

O

nder ambtenaren bestaat de wens om aanwezig te kunnen zijn bij themaoverleggen waarvoor zij inhoudelijke voorbereidingen treffen. Daarnaast heeft deze groep de wens om meer externe partners, zoals onderwijsinstellingen en uitvoeringsinstanties, te betrekken. De ambtenaren die betrokken zijn bij de voorbereiding van themaoverleggen willen bestaande netwerken in kaart brengen om elkaar beter te vinden en efficiënter te kunnen werken.

Volksvertegenwoordigers

V

olksvertegenwoordigers zien het voordeel van Zeeuwse samenwerking op thema's, maar zouden graag vooral inhoudelijk betrokken worden. Dit zou voorkomen dat men het gevoel krijgt alleen de optie te hebben om ‘bij het kruisje te tekenen’, omdat alles binnen het OZO al ‘afgestemd’ is.

13

Beoordeling “De voorbereidingskwaliteit verschilt per thema. Betere ambtelijke afstemming en evenwichtige betrokkenheid is nodig.”

Ambtelijke voorbereiding

A

mbtenaren zien het OZO als een verbinder, een platform waar informatie wordt gedeeld en een facilitator van evenementen zoals informatieve webinars. Ambtenaren geven aan dat zij graag intensiever betrokken willen worden bij de voorbereiding van de themaoverleggen en dat zij graag de agenda en de stukken eerder ontvangen om hun bestuurders goed voor te kunnen bereiden. De gelijkwaardigheid in partners bij de ambtelijke voorbereiding is één van de belangrijkste aandachtspunten. Een meer gelijkwaardig optrekken van alle partijen zou kunnen leiden tot een meer vruchtbare samenwerking. Tot slot zou er gezamenlijk meer prioriteit gegeven kunnen worden aan de agendering van strategische onderwerpen en de ambtelijke terugkoppeling hiervan.

OZO-plenair

V

an OZO-plenair vinden de meeste respondenten goed dat het gremium er is. Slechts 3,4% van de bestuurders zegt ontevreden te zijn, als is 44,8% neutraal over de plenaire vergaderingen. De informele borrel na dit overleg wordt erg gewaardeerd. De invulling van dit overleg is daarentegen een aandachtspunt. Verbeterpunten zijn meer aandacht voor gezamenlijke opgaven, bijvoorbeeld op het gebied van ruimte en meer dialoog onder de aanwezigen. Dit kan bijdragen aan de relevantie en waarde van de vergaderingen.

“OZO-plenair leent zich voor grote thema overstijgende onderwerpen die een gezamenlijke aanpak vereisen.”

14

Beoordeling Communicatie

Volksvertegenwoordigers

C

D

ommunicatie vanuit het OZO loopt via verschillende lijnen. Hierover zijn alle groepen bevraagd in de enquête. Over het algemeen zijn respondenten tevreden maar er zijn verschillen in de mate van tevredenheid tussen de verschillende doelgroepen. Hieronder volgt per doelgroep een korte toelichting.

it is de groep die het minst tevreden is over de communicatie vanuit het OZO. Voor 30% van de respondenten uit deze doelgroep geldt dat zij ontevreden of zeer ontevreden zijn over de communicatie vanuit het OZO. Hierbij moet wel worden vermeld dat een klein deel van de Zeeuwse volksvertegenwoordigers de enquête heeft ingevuld.

Bestuurders

Neutraal

Tevreden

38%

31%

estuurders hebben directe communicatielijnen met het OZO. Ze zijn tevreden over Notubiz en de contacten met het Regiobureau. Zij geven wel mee dat het OZO zich in de externe communicatie beter mag profileren en zichtbaarder mag zijn. Ten aanzien van de nieuwsbrief hebben sommige bestuurders de wens om deze beter leesbaar te maken, korter en meer gestructureerd, zodat deze aantrekkelijker wordt en men zich kan focussen op de onderwerpen waarvoor men zich interesseert.

B

(Zeer)Ontevreden

30%

Volksvertegenwoordigers zouden het waarderen als het OZO fysiek zichtbaarder is voor hen, door bijvoorbeeld langs te komen. Vaak ontvangen deze respondenten communicatie via de griffie, waardoor er vertraging plaatsvindt en het in een grote zending terechtkomt. Deze doelgroep wordt graag expliciet geïnformeerd en zou vaker bijeenkomsten willen bijwonen en kernachtige informatiebrieven willen ontvangen met begrijpelijke taal. Ook deze groep zou graag de stukken willen kunnen raadplegen in Notubiz.

Ambtenaren Voor de betrokkenheid bij het OZO zou het wenselijk zijn als de website meer actueel is, zodat de samenstelling van deelnemers in de themaoverleggen en de agenda beter te vinden is. Daarnaast hebben alleen de ambtenaren die betrokken zijn bij de ambtelijke voorbereiding van themaoverleggen toegang tot de stukken in Notubiz. Te overwegen valt of dit breder toegankelijk gemaakt moet worden.

Externe partners

D

e respondenten uit deze groep geven aan dat zij veelal (goed) bekend zijn met het OZO en dat zij in voldoende mate betrokken zijn. Wel kan de communicatie naar de externe partners worden verbeterd door meer openheid te geven over data en agendering en de strategische agenda.

direct betrokkenen

niet direct betrokkenen

Direct vanuit het OZO (bijv. via Notubiz)

volksvertegenwoordigers

30

Via het bestuurssecretariaat

22

Via een bestuurder

8

15 12

4

Via de griffie

21

OZO-nieuwsbrief

17

Door bestuurders in de raadsvergadering

11

13

5

Webinars van het OZO

3

De informatie bereikt mij niet 1

3

Anders namelijk ...

4

Sociale mediakanalen van het OZO

2 0

6

3

2 10

Tabel: hoe bereikt de informatie vanuit het OZO u?

20

30

40

50

15

Beoordeling Structuur Regiobureau

D

e ambtelijke ondersteuning vanuit het Regiobureau wordt over het algemeen goed gewaardeerd, maar niet voor iedereen is de structuur en samenstelling van het Regiobureau duidelijk. Sommige respondenten vinden dat het Regiobureau vooral als procesbewaker moet fungeren en niet steeds de inhoudelijke rol hoeft op te vullen. Deelnemers zouden hierin meer hun verantwoordelijkheid moeten nemen.

“We moeten kijken naar de toekomstbestendigheid van het Regiobureau. De organisatie van het OZO moet in samenwerking met de deelnemende overheden organisatorisch slim ingericht worden.” Het is niet wenselijk om het OZO verder door te ontwikkelen in de richting van een extra bestuurslaag. Het OZO is geen besluitvormend of uitvoerend orgaan en moet die richting ook niet op. Volgens het overgrote deel van de respondenten is de huidige vorm van het OZO de meest toepasselijke op de huidige en toekomstige rol van het OZO binnen het openbaar bestuur. De samenwerking tussen OZO en VZG is een prima kruisbestuiving die bijvoorbeeld ook tot uiting zou kunnen komen door het organiseren van gezamenlijke evenementen. Wel is er soms onduidelijkheid over de precieze afscheiding tussen OZO en VZG.

Betrokkenheid volksvertegenwoordigers

V

olksvertegenwoordigers vormen de groep die in dit onderzoek het meest kritisch is op de huidige werkwijze van het OZO. Zij staan als één van de 3 pijlers in het convenant, maar zouden graag meer en vooraf betrokken willen worden. [1] Volksvertegenwoordigers geven aan dat hun rol als controleur van de macht en als sturende kracht achter het dagelijks bestuur in de huidige werkwijze van het OZO niet voldoende tot zijn recht komt. Om deze groep beter te betrekken bij het OZO worden er door de groep zelf diverse opties genoemd, waaronder het frequenter organiseren van bijeenkomsten, betere (rechtstreekse) communicatie, het opzetten van een klankbordgroep, en/of frequentere ontmoetingen met adviseurs van het OZO. [1] Zie Samenwerkingsconvenant Overleg Zeeuwse Overheden, art. 4.1, ondertekend op 12 april 2022.

“Volksvertegenwoordigers zijn het hoogste orgaan en die horen betrokken te worden. Daar is geen discussie over. We moeten wel nadenken hoe we goed zichtbaar zijn en hen goed geïnformeerd houden, zeker als er financiële beslissingen genomen Foto: kantoor Waterschap Middelburg moeten worden.”

16

Conclusie “Gezamenlijke toekomstvisie centraal”

D

e meeste betrokkenen zijn tevreden over het OZO en halen meerwaarde uit de Zeeuwse bestuurlijke samenwerking. Er is op bepaalde punten ruimte voor verbetering en groei. Op zowel organisatorisch als inhoudelijk vlak bestaan uiteenlopende ideeën over hoe de themaoverleggen en plenaire bijeenkomsten van het OZO efficiënter en doelgerichter kunnen. Enerzijds is er behoefte aan intensievere samenwerking op nieuwe thema’s, zoals ruimtelijke ordening. Tegelijkertijd heerst de brede opvatting dat de huidige thematische indeling compacter en overzichtelijker kan. Wat de inhoud betreft is er waardering voor de informatieuitwisseling en de snelle afstemming bij urgente zaken. Tegelijkertijd klinkt de oproep om de uiteindelijke focus niet te verliezen op de strategische, langetermijnvisie voor Zeeland als geheel. De gezamenlijke lobby wordt als één van de grootste pluspunten van de OZO-samenwerking be-

schouwd. Sommigen geven echter aan dat de focus van het OZO momenteel te gericht is op de interne samenwerking, en dat er meer aandacht moet worden besteed aan een gezamenlijk extern optreden. Volksvertegenwoordigers erkennen de meerwaarde van een Zeeuwse bestuurlijke samenwerking, maar voelen zich onvoldoende betrokken bij het proces en concrete resultaten zijn niet altijd zichtbaar. Ze zouden graag eerder en actiever betrokken en geïnformeerd willen worden bij het OZO. Bestuurders zijn van mening dat volksvertegenwoordigers goed geïnformeerd moeten worden en willen dit proces graag zelf in de hand houden. De ambtelijke ondersteuning vanuit het Regiobureau wordt positief beoordeeld, en de samenwerking met de VZG wordt als nuttig en praktisch ervaren. Tegelijkertijd wordt benadrukt dat aandacht moet worden besteed aan de toekomstbestendigheid van het Regiobureau.

stendigheid van het Regiobureau. In de brede samenwerking klinkt de oproep om verder te bouwen aan onderling vertrouwen en elkaar actief op de hoogte te houden van ontwikkelingen. Daarnaast bestaat de wens om op alle thema’s te streven naar een gelijke verdeling van de ambtelijke werkdruk. Ook is er de overtuiging dat men op bestuurlijk niveau als gelijke partners moet samenwerken, met respect voor onderlinge verschillen. De uitkomsten van de evaluatie bieden een basis voor duidelijke aanbevelingen, waarmee keuzes kunnen worden gemaakt voor de toekomstige ontwikkeling van het Overleg Zeeuwse Overheden. Deze inzichten moeten worden gezien als groeikansen; sinds de vorige evaluatie is er voortgebouwd op de bestaande basis en is de samenwerking steeds intensiever geworden. Het is nu belangrijk om open en gezamenlijk te blijven nadenken, bij te sturen waar nodig, elkaar onderweg niet uit het oog te verliezen en de gezamenlijke toekomstvisie centraal te blijven stellen.

Foto: kantoor Waterschap Middelburg Foto: werkbezoek van Kamercommissie EZK aan Zeeland juli 2024

17

Aanbevelingen Versterk en moderniseer het fundament onder het OZO Het OZO is het bestuurlijk overlegplatform van de 13 Zeeuwse gemeenten, de provincie Zeeland en het waterschap Scheldestromen. In het OZO wordt draagvlak gezocht voor gezamenlijke aanpak van Zeeuws brede opgaven. Het bestuurlijk fundament onder het OZO is neergelegd in een samenwerkingsconvenant, waarin ook de formatie en de bekostiging van het Regiobureau zijn geregeld. Deze rechtsvorm is in 2019 weliswaar een bewuste keuze geweest, maar het moment dat deze niet robuust is, komt dichterbij. Het convenant is op onderdelen te vrijblijvend voor een echt gezamenlijke agenda. Daarnaast zijn de uitvoeringsafspraken met: de provincie over de lobby de gemeente Goes over directievoering, dienstverbanden, personele zaken en financiën van het Regiobureau en het Waterschap over inrichting en ondersteuning van de werkplekken feitelijk informeel en niet voldoende robuust. Dat kan aanleiding zijn tot onduidelijkheid over verantwoordelijkheden en geven op termijn risico’s. De aanbeveling is om het huidig convenant te actualiseren en te bekijken of andere opties logischer zijn om de samenwerkingsambities van de Zeeuwse overheden op een goede manier te ondersteunen.

Bestuurders en ambtenaren geven aan dat voor de doorontwikkeling van het OZO meer nadruk moet worden gelegd op de strategische samenwerkingsagenda (met doelen op de lange

termijn) en de gezamenlijke Zeeuwse lobby. Daarnaast wordt regelmatig het belang van gelijkheid in de samenwerking en de gezamenlijke voorbereiding van inhoudelijke stukken genoemd. Een doorontwikkeling tot een meer doelgerichte en minder vrijblijvende samenwerking is wat de meeste bestuurders als toekomstperspectief hebben. Waarbij het blijven bouwen aan vertrouwen en de krachten efficiënt bundelen voorop blijft staan.

Breng meer focus aan Met de veelheid van verwachtingen, de soms uiteenlopende belangen en de breedte van het aandachtsgebied van het OZO is het aanbrengen van focus (en het vasthouden daaraan) een absolute vereiste. Een krachtige strategische samenwerkingsagenda vormt hiervoor de basis. Deze is in de maak, en wordt verbonden aan het toekomstperspectief Zeeland 2050. We werken gezamenlijk aan: Een stevige strategische agenda voor de regio (Zeeland). Een passende Zeeuwse lobby agenda richting het Rijk en Brussel. Aanbeveling is deze samenwerkingsagenda als inhoudelijk richtsnoer te nemen voor de inzet van het OZO, deze agenda vanuit het plenaire OZO ook voor te leggen aan de formateurs bij de gemeenten in 2026 en provincie en waterschap in 2027. Deze dient voorzien te zijn van een uitvoeringsparagraaf, waarin helder wordt gemaakt wat het Regiobureau hierin doet en wat de aangesloten overheden zelf doen. De druk op

Foto: kantoor Waterschap Middelburg

18

Aanbevelingen de formatie van het Regiobureau is gegroeid. De vijftien Zeeuwse overheden weten het Regiobureau steeds beter te vinden. De regionale samenwerking breidt steeds meer uit en naarmate er meer onderwerpen op regionale schaal worden behandeld, heeft dat logischerwijs impact op de werklast. Het is daarbij van belang de rol van het Regiobureau te blijven richten op coördineren, procesbewaking en strategische advisering en de formatie hierop waar nodig aan te passen. Dit geldt ook voor de medewerkers van de VZG die onder het Regiobureau vallen. Het project Zeeland Academie is onlangs geëvalueerd. Het bestuur heeft ingestemd met het structureel maken van de Zeeland Academie. Dit betekent dat de formatie van de VZG structureel wordt uitgebreid met 0,8 fte en tevens zal er bij de begroting 2026 tijdelijk personeel gevraagd worden voor ondersteuning van de pilot digitaal platform van Samen Zeeland en ondersteuning op het gebied van trainingen en cursussen. Het plenaire OZO: de strategische agenda als leidraad Het plenaire OZO vormt een waardevolle ontmoetingsplaats voor Zeeuwse bestuurders waar vooral de grote en nieuwe onderwerpen op de agenda komen of de onderwerpen die in de themaoverleggen nog geen logische plek hebben. Aanbeveling is de strategische samenwerkingsagenda daar meer nadrukkelijk als leidraad te nemen en regelmatig te evalueren.

Breng de thema-overleggen in lijn met de strategische agenda De huidige indeling van de thema-overleggen dateert van 2019 en is niet voor iedereen meer logisch. Zo neigen sommige agenda’s te overlappen (bijvoorbeeld arbeidsmarkt & participatie met economie) en heeft onderwijs geen heldere plek. De strategische samenwerkingsagenda is de spil van de bestuurlijke samenwerking. Het is daarom logisch als de indeling van de thema-overleggen van die agenda zijn afgeleid. Aanbevolen wordt om de themaindeling te herzien na de verkiezingen van 2026, zonder dat dat overigens betekent dat er in de

thema-overleggen geen plaats meer zou zijn voor belangrijke uitvoerende taken of informatieuitwisseling. Breng meer synergie aan tussen de themaoverleggen Het is belangrijk dat elk van de thema-overleggen zich bewust is niet alleen ‚de eigen winkel‘ te hebben, maar ook deel uitmaken van de groep die aan een gezamenlijke agenda werkt. Het organiseren van werkbezoeken en uitwisseling van ervaringen tussen de voorzitters, de secretarissen en de OZO-kerngroep kan daarbij helpen.

Volksvertegenwoordigers beter informeren De reacties van Zeeuwse volksvertegenwoordigers zijn over het algemeen positief over de bestuurlijke samenwerking in Zeeland, maar tegelijkertijd vormen zij ook de groep die het meest kritisch is. Het grootste deel van de volksvertegenwoordigers in het onderzoek zien de meerwaarde in de Zeeuwse samenwerking en de gezamenlijke lobby, maar voelen zich minder betrokken bij het OZO. Veel democratische winst is te behalen wanneer er gemeentegrens overstijgende kwesties in een vroeg stadium opiniërend of informerend aan de volksvertegenwoordigers worden voorgelegd, zonder dat het OZO een politieke arena wordt of bestuurstaken overneemt. Aanbeveling is hiertoe de (digitale) en fysieke OZO-bijeenkomsten die daarvoor nu al werden belegd vooral te blijven organiseren en mogelijk vaker te organiseren. Datzelfde geldt ook voor de OZO-nieuwsbrieven. Tevens is het aan OZO om de colleges en het dagelijks bestuur van het Waterschap intensiever te faciliteren om hun raden, provinciale staten en de leden van de algemene vergadering beter te informeren. Dit wordt gekoppeld aan de themaoverleggen. De colleges en het dagelijks bestuur blijven hiervoor uiteraard wel verantwoordelijk en, er ligt een duidelijke oproep aan colleges om het eerste aanspreekpunt van de gemeenteraden, staten en de algemene vergadering te zijn en de

19

Aanbevelingen volksvertegenwoordigers structureel te informeren over de OZO-samenwerking. Ook dient blijvend te worden geïnvesteerd in de samenwerking met de Kring van griffiers.

Blijf investeren in een sterke Zeeuwse lobby in Den Haag en Brussel

overheden en ook voor de lobbymedewerkers. Aanbeveling is om hierover ook goed met de VZG te blijven afstemmen en hier zo efficiënt mogelijk samen in op te trekken, omdat het zowel een VZG-doel (scholing en training) als een OZO-doel (informatiedeling rond Zeeuwse opgaven en voorbereiding van OZO-vergaderingen) dient.

Bij de lobby draait het om de structurele relatie van Zeeland met Brussel en met Den Haag en het tijdig inbrengen van Zeeuwse belangen via de geëigende kanalen. In het algemeen wordt de Zeeuwse lobby nu al als één van de grootste pluspunten van de Zeeuwse samenwerking gezien. Dit is mogelijk door: bestuurlijke en ambtelijke alertheid op kansen voldoende scherpte in de lobby-agenda, aanwijzen van lobbydriehoeken per onderwerp, agendering in het OZO en opvolging door OZObrieven of andere acties terugkoppeling van ontwikkelingen en behaalde resultaten in nieuwsbrieven en themaoverleggen goed voorbereide werkbezoeken en relatieevenementen (zoals de Zeeuwse dag in Den Haag) Aanbeveling is geen grote aanpassingen door te voeren in de lobbyorganisatie maar door te ontwikkelen en de informatievoorziening te verbeteren voor wat betreft het in beeld brengen van de relevante netwerken (Zeeuwse contacten bij koepels, ministeries en adviesorganen) en van de Zeeuwse ontwikkelingen en projecten (zie hieronder)

Benut de kansen van een gezamenlijk digitaal platform Met de collega’s van de VZG (Zeeland Academie) is een pilot opgestart voor een digitaal Samen Zeeland netwerk/ platform waar per thema aan documenten kan worden gewerkt, waar projecten op vindbaar zijn en trainingen worden aangeboden. Dit platform kan een sterke basis vormen voor een goede informatievoorziening aan en tussen de medewerkers van de verschillende

20

Bijlagen Overzicht van vragen uit de enquête per doelgroep Bestuurders Hoe beoordeelt u het OZO als platform voor de Zeeuwse interbestuurlijke samenwerking? (-5 tot 5) Indien wenselijk, licht uw antwoord toe. Denk aan sterke punten en verbeterpunten. Waar ligt de meerwaarde van het OZO voor u als bestuurder. Wat is volgens u de huidige rol van het OZO? Faciliteren, Coördineren, Verbinden, Agenderen, Communiceren, Zeeuwse lobby aansturen, Anders. Wat is volgens u in de toekomst de meest geschikte rol van het OZO? Faciliteren, Coördineren, Verbinden, Agenderen, Communiceren, Zeeuwse lobby aansturen, Anders. Indien wenselijk, licht uw antwoord toe. Heeft u de afgelopen 2 jaar één of meerdere evenementen van het OZO bezocht? Zo ja, in hoeverre was u tevreden over deze evenementen? Zeer tevreden tot Zeer ontevreden. In hoeverre bent u tevreden over de lobby? Zeer tevreden tot Zeer ontevreden. Welke concrete aanbevelingen heeft u voor de Zeeuwse lobby? Welke concrete aanbevelingen voor het toekomstig functioneren van het OZO heeft u? Bij welke van de themaoverleggen schuift u als bestuurder aan en hoe vaak? In hoeverre bent u tevreden over de voorbereiding van de themaoverleggen op dit moment? Zeer tevreden tot Zeer ontevreden.

Zou u iets willen veranderen aan de huidige thema-indeling? Heeft u andere aanbevelingen voor de themaoverleggen, bijvoorbeeld met betrekking tot locatie, planning, agenda, themaverdeling, frequentie, proces, inhoud, genodigden of rolverdeling? In hoeverre bent u tevreden over OZO-plenair? Zeer tevreden tot Zeer ontevreden. Zou u iets willen veranderen aan OZO-plenair? Wat wilt u verder nog kwijt over het OZO?

Direct betrokken ambtenaren Hoe beoordeelt u het OZO als platform voor de Zeeuwse interbestuurlijke samenwerking? (-5 tot 5) Indien wenselijk, licht uw antwoord toe. Denk aan sterke punten en verbeterpunten. Waar ligt de meerwaarde van het OZO voor u als ambtenaar? Wat is volgens u de huidige rol van het OZO? Faciliteren, Coördineren, Verbinden, Agenderen, Communiceren, Zeeuwse lobby aansturen, Anders. Wat is volgens u in de toekomst de meest geschikte rol van het OZO? Faciliteren, Coördineren, Verbinden, Agenderen, Communiceren, Zeeuwse lobby aansturen, Anders. Indien wenselijk, licht uw antwoord toe. Bij welke van deze vooroverleggen schuift u als ambtenaar aan en hoe vaak? In hoeverre bent u tevreden over de voorbereiding van de themaoverleggen op dit moment? Zeer tevreden tot Zeer ontevreden. Heeft u specifieke aanbevelingen voor het toekomstig verloop van de ambtelijke voorbereiding? Heeft u andere aanbevelingen voor de themaoverleggen, bijvoorbeeld met betrekking tot locatie, planning, agenda, themaverdeling, frequentie, proces, inhoud, genodigden of rolverdeling? Hoe bereikt de informatie vanuit het OZO u? Meerkeuze. In hoeverre bent u tevreden over de communicatie naar u vanuit het OZO? Zeer tevreden tot Zeer ontevreden. Indien u ontevreden bent, hoe kan het OZO de communicatie naar u verbeteren? Wat wilt u verder nog kwijt over het OZO?

Bijlagen Niet direct betrokken ambtenaren Hoe bekend bent u met het OZO? Hoe beoordeelt u het OZO als platform voor de Zeeuwse interbestuurlijke samenwerking? (-5 tot 5) Indien wenselijk, licht uw antwoord toe. Denk aan sterke punten en verbeterpunten. Hoe bereikt de informatie vanuit het OZO u? Meerkeuze. In hoeverre bent u tevreden over de communicatie naar u vanuit het OZO? Zeer tevreden tot Zeer ontevreden. Indien u ontevreden bent, hoe kan het OZO de communicatie naar u verbeteren? Zou u geïnteresseerd zijn in betrokkenheid bij de ambtelijke voorbereidingen van het OZO? Zo ja, op welke manier zou u deze betrokkenheid willen invullen? Zo nee, waarom bent u niet geïnteresseerd? Wat wilt u verder nog kwijt over het OZO?

Volksvertegenwoordigers Hoe bekend bent u met het OZO? Hoe beoordeelt u het OZO als platform voor de Zeeuwse interbestuurlijke samenwerking? (-5 tot 5) Indien wenselijk, licht uw antwoord toe. Denk aan sterke punten en verbeterpunten. Hoe waardeert u het OZO in uw werk als volksvertegenwoordiger? Hoe bereikt de informatie vanuit het OZO u? Meerkeuze. In hoeverre bent u tevreden over de communicatie naar u vanuit het OZO? Zeer tevreden tot Zeer ontevreden. Indien u ontevreden bent, hoe kan het OZO de communicatie naar u verbeteren? Zou u op een andere manier bij het OZO betrokken willen worden? Zo ja, op welke manier zou u deze betrokkenheid willen invullen? Wat wilt u verder nog kwijt over het OZO?

Externe partners Hoe beoordeelt u het OZO als platform voor de Zeeuwse interbestuurlijke samenwerking? (-5 tot 5) Indien wenselijk, licht uw antwoord toe. Denk aan sterke punten en verbeterpunten. Hoe ziet u de toekomstige relatie tussen uw organisatie en het OZO? Kan het OZO de communicatie naar u als partner verbeteren? Zou u op een andere manier bij het OZO betrokken willen worden? Wat wilt u verder nog kwijt over het OZO?

Bijlagen Overzicht van de algemene vragen Wat is uw visie voor de toekomst van de Zeeuwse samenwerking? Welke uitdagingen voorziet u voor het OZO? Wat gaat er goed binnen de Zeeuwse samenwerking? Wat kan er beter binnen de Zeeuwse samenwerking? Waar zou het OZO over 4 jaar moeten staan? Uit de enquête komt naar voren dat er een aantal dingen ter discussie staan. Hoe kijkt u hiernaar? Aantal en indeling van de overleggen Locatie en tijdstip van de overleggen Structuur Regiobureau Rol van provincie Inhoud themaoverleg Te veel ‘informeren’ en ‘praten’ Te weinig focus op strategie en lange-termijn Tijdsbeslag voorbereidingen van de overleggen Verdeling ambtelijke werkdruk Betrokkenheid volksvertegenwoordiging Lobby Vrijblijvendheid samenwerking

Geanonimiseerde lijst van geïnterviewde personen Functie

Aantal

Organisatie(s)

Ambtenaar (strategisch adviseur, beleidsadviseur, manager, controller, etc.)

8*

Arbeidsmarktregio Zeeland Economic Board Zeeland Gemeenten Terneuzen, Tholen Hulst (2) en Middelburg Provincie Zeeland

Bestuurder (wethouder, gedeputeerde, lid AB waterschap, burgemeester etc.)

11

Gemeenten Vlissingen (2), Goes, Kapelle, Middelburg, SchouwenDuiveland en Tholen Waterschap Scheldestromen (3) Provincie Zeeland

Voormalig CvdK en voorzitter OZO

1

Gemeentesecretaris

4

Raadslid / Statenlid

5*

Totaal

28*

Gemeenten Hulst en Middelburg (2) Provincie Zeeland (2)

*Een geïnterviewde persoon is zowel ambtenaar als volksvertegenwoordiger, en wordt bij het totaal als één persoon gerekend.