Bijlage 1 Offertememo Middelburg - raadsonderzoek Trekdijk

Lunettenbaan 51-53 3524 GA Utrecht 030-2334131 www.necker.nl

Offerte ondersteuning Plan van Aanpak raadsonderzoek Trekdijk Aan: Alex Rijpert | griffier gemeente Middelburg Van: Lauryan Bakker | lauryan@necker.nl | 06 17 58 91 83 Datum: 19 september 2023 Betreft: Offerte ondersteuning Plan van Aanpak raadsonderzoek Trekdijk

Vooraf De raad van de gemeente Middelburg heeft besloten een raadsonderzoek naar het dossier Trekdijk uit te voeren en hiervoor een onderzoekscommissie in te stellen. In het bijzonder gaat het om de feiten en omstandigheden in het door het college van B&W gevoerde bestuur inzake de Trekdijk, dat leidde tot de vaststelling door de gemeenteraad van het bestemmingsplan in november 2021 en uiteindelijk de vernietiging van dit raadsbesluit door de Raad van State in april 2023. De onderzoekscommissie is aan de slag gegaan met het opstellen van een initiatiefvoorstel, waarin onder andere de onderzoeksvragen zijn geformuleerd. Naast de vragen, is een aantal andere belangrijke aspecten voor het onderzoek benoemd: • • •

De rol van de gemeenteraad wordt betrokken in het onderzoek Het onderzoek wordt uitgevoerd door een externe partij Het plan van aanpak wordt voorgelegd aan de gemeenteraad

Op 5 juli 2023 heeft de raad met dit voorstel ingestemd. Over de volgende stap van de onderzoekscommissie heeft u contact gezocht met Necker. U gaf daarin het volgende aan: • • •

Na het initiatiefvoorstel is het tijd om een plan van aanpak op te stellen, dat inzicht moet geven in de aanpak, het tijdpad en het benodigde budget; Met deze aanpak kan de commissie terug naar de raad voor het onderzoeksbudget, waarna er een offertevraag in de markt uitgezet kan worden; De commissie wordt graag ondersteund in het komen tot het plan van aanpak, om op die manier dicht betrokken te blijven bij het onderzoek. Ook wordt de commissie graag meegenomen in welke stappen er nu gezet dienen te worden (hoe begin je, waar moet de commissie aan denken).

U heeft Necker gevraagd om een aanbod te doen voor de ondersteuning van de onderzoekcommissie in het opstellen van het plan van aanpak. Wij gaan graag voor en met de commissie aan de slag. In dit offertememo leest u ons voorstel, inclusief een tijdpad, de investering en een aantal mogelijke startdata.

Aanpak Stap 1. Startgesprek met de onderzoekscommissie We starten met een gesprek tussen de onderzoekscommissie en onze adviseur. De adviseur komt in dit gesprek wat brengen en wat halen. Zij neemt de commissie mee in hoe een raadsonderzoek eruit kan zien. Welk proces wordt doorlopen en wat heeft de commissie te kiezen ten aanzien van rol en proces? In Middelburg is eerder raadsonderzoek uitgevoerd, zijn er lessen uit dat proces mee te nemen? De adviseur deelt ook haar eigen ervaring met raadsonderzoek en de samenwerking tussen bureau en onderzoekscommissie. Daarnaast wordt de commissie bevraagd op de achtergrond van het onderzoek en het dossier Trekdijk. Voor het plan van aanpak is het belangrijk dat het doel van het onderzoek (wat moet het opleveren?) volkomen duidelijk is. De adviseur inventariseert mogelijke wensen van de onderzoekscommissie ten aanzien van inhoud en proces en tekent alvast de contouren van een plan van aanpak uit. Dit gesprek vindt in de avonduren plaats en duurt ongeveer 2 uur. Mogelijke data voor dit gesprek zijn: 13, 14, 20 en 22 november. Alternatieve data zijn in overleg natuurlijk ook mogelijk. Stap 2. Opstellen concept plan van aanpak Na het startgesprek stelt de adviseur een concept plan van aanpak op. Hierin is in ieder geval aandacht voor: • • • • • • • •

Context van het dossier Doel van het onderzoek De onderzoeksvragen Een stappenplan Methodiek die minimaal ingezet dient te worden Verdeling van rollen, verantwoordelijkheden en taken tussen commissie en bureau Beoogd tijdpad Benodigd budget

Het concept plan van aanpak wordt toegestuurd aan de commissie. Stap 3. Bespreking concept plan van aanpak In de laatste stap wordt opnieuw een gesprek gevoerd tussen de onderzoekscommissie en adviseur. Het concept plan van aanpak wordt doorgenomen en toegelicht. De commissie kan vragen stellen en eventuele aanvullende wensen kenbaar maken, die de adviseur in het plan van aanpak zal verwerken. Ook kan de commissie op basis van het concept plan van aanpak bespreken wanneer het stuk naar de raad wordt verstuurd.

Uw adviseur Lauryan Bakker is mede-eigenaar van Necker. De afgelopen vijftien jaar voerde zij opdrachten uit op het politiek-bestuurlijke snijvlak; met onderzoek, training en advies. Als senior onderzoeker voert Lauryan complexe onderzoeken uit in opdracht van burgemeesters, colleges en volksvertegenwoordiging. Dit varieert van urgent incidentenonderzoek met een korte doorlooptijd tot volledige raadsenquêtes met verhoren onder ede. In deze opdrachten treedt Lauryan op als onderzoeksleider en is zij sparringpartner voor haar opdrachtgevers (gemeenteraden, burgemeesters, colleges B&W, gemeentesecretarissen). Veel van de onderzoeken betreffen onderwerpen die voor veel maatschappelijke onrust hadden gezorgd en (politiek) geladen waren. Lauryan weet in dusdanige situaties een complex en omvangrijk dossier om te zetten naar een overzichtelijk en relevant feitenrelaas met een scherpe analyse en betekenisvolle conclusies. Lauryan schakelt snel tussen de inhoud van het onderzoek en de procesmatige beheersing van het project, voor een zo goed mogelijk en tevens efficiënt onderzoek.

Planning, kosten en facturatie De doorlooptijd van de drie stappen zal 4-5 weken zijn, afhankelijk van de planning van het start- en eindgesprek. Stap

Tijdsinvestering

Stap 1. Startgesprek

3 dagdelen

Voorbereiding door adviseur Startgesprek

Stap 2. Opstellen plan van aanpak

4 dagdelen

Stap 3. Eindgesprek

2 dagdelen

Eindgesprek Finaliseren plan van aanpak

Totaal

9 dagdelen

Het dagdeeltarief van onze adviseur is € 880,- exclusief btw. In totaal komt de investering daarmee op € 7.920,- exclusief btw. Meerwerk geschiedt enkel in overleg met de opdrachtgever. Facturatie vindt plaats na opdrachtverlening. Necker hanteert een betalingstermijn van 4 weken. De door Necker in rekening gebrachte tarieven zijn inclusief alle bijkomende kosten zoals reis- en verblijfskosten. Wij sturen documenten digitaal toe. Voor vragen of opmerkingen over ontvangen facturen kunt u contact opnemen met de financiële administratie via facturen@necker.nl of 030 – 233 4131.

Tot slot Wij vertrouwen erop u hiermee een passend aanbod te hebben gedaan en kijken uit naar de verdere samenwerking. • • • •

Deze offerte is geldig tot 30 november 2023. Op al onze overeenkomsten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. U kunt deze lezen op https://www.necker.nl/algemene-voorwaarden. Personen en dagen plannen wij in nadat we een getekende offerte retour ontvangen. De getekende offerte mag digitaal verzonden worden naar: secretariaat@necker.nl.

Namens Necker,

Namens Middelburg,

Lauryan Bakker

Alex Rijpert