Bijlage 1. Memo raadspresidium januari formatieproces 2022

memo van

telefoon

e-mail

datum

Alex Rijpert

0118 - 675566

a.rijpert@middelburg.nl

19 januari 2022

aan

Via Presidium aan deelnemende fracties gemeenteraadsverkiezingen 2022

onderwerp

(In)formatieproces Middelburg 2022

Het proces dat na de verkiezingen wordt gelopen is niet vastgelegd in wet- of regelgeving. Wel zijn er in de loop van de jaren ongeschreven regels en werkwijzen ontstaan. In deze memo leest u het advies van de griffier over het komende formatieproces op basis van de afgelopen gemeenteraadsverkiezingen. Zoals rondom iedere gemeenteraadsverkiezing wordt dat geagendeerd in het presidium zodat de zittende fracties hierover kunnen spreken. Voor dit advies is de werkwijze van 2018 (en eerder) als basis genomen. U leest hierin enkele onderwerpen die op de informatiefase slaan maar ook de op de formatiefase. Vervolgens leest u het voorstel het proces op chronologische volgorde. Informatiefase: Duidingsdebat In Middelburg is het niet gebruikelijk om een duidingsdebat te houden over de uitslag van de verkiezingen. Om het informatieproces wel openbaar te beginnen is het wel mogelijk dat te doen. Indien gewenst kan dat wel en zal een aparte vergadering moeten worden belegd. De tijdelijke verkiezingswet vanwege corona is ook van toepassing op deze verkiezingen. Daarin wordt meer tijd genomen om tot een definitieve uitslag te komen en is de datum voor de start van de nieuwe raad naar achteren geschoven (30 maart). Vanwege het later vaststellen van de definitieve uitslag (maandag 21 maart) vindt de vergadering t.b.v. het afscheid van de op 28 maart plaats.

Mijn inschatting is dat het informatieproces dan al ruimschoots is gestart. Informatiefase: Informateur(s) Ik ga er in dit advies vanuit dat direct na de verkiezingen wordt gestart met de informatiefase. Op grond van eerdere ervaringen adviseer ik u de grootste fractie het initiatief te laten in het aanstellen van een informateur. Hierbij is het gebruikelijk en verstandig een informateur van buiten de gemeenteraad te kiezen, zodat de informateur een zekere afstand tot de raad heeft en daardoor wat meer distantie in zijn analyse kan inbouwen. Tijdens de informatiefase van 2018 is een tweede informateur aangewezen door de tweede partij. Het valt te overwegen dat nu weer te doen. Voordeel is dat het werken in een duo een breder inzicht kan opleveren. Als de voorkeur bestaat voor een openbaar debat als afsluiting van de informatiefase (indien gereed bijvoorbeeld al op 30 maart, aansluitend aan de installatie van de raad), dan kan dat als elke partij bereid is om de informatie uit de informatiefase in die openbare vergadering op tafel te leggen. Aan het eind van die vergadering kan dan de raad een besluit nemen over de vraag wie formateur wordt (normaal gesproken beoogd wethouder van grootst beoogde coalitiepartner). (In)formatiefase:Informatiepositie lopende zaken Het is gebruikelijk dat vanuit de organisatie een brief aan de informateur wordt opgesteld.

Hierin wordt over belangrijke thema’s de stand van zaken, actualiteiten en verwachtingen beschreven. Deze brief kan als bron

blad

2 van 4 onderwerp

(in)formatieproces Middelburg 2022 voor de gesprekken worden gebruikt en helpt bij het verstrekken van dezelfde informatie aan alle gekozen raadsleden/fracties. Onderdeel van deze brief is ook de financiële situatie van de gemeente. Formatiefase: Participatie tijdens formatie Een van de ontwikkelingen afgelopen jaren is de doorontwikkeling van participatie. Ook van participatie waarbij de gemeente initiatiefnemer is, zoals bij het opstellen van beleid. De verwachting is dat dit de komende periode onverminderd zal doorontwikkelen. Mijn advies is om daar in uw gesprekken rekening mee te houden door procesafspraken te maken waarbij de inhoud niet al is bepaald. Ook is het te overwegen om maatschappelijke organisaties ruimte te bieden tijdens de formatie. Dat kan op verschillende manieren: zij kunnen vroegtijdig worden uitgenodigd, een plek krijgen in het proces en/of het akkoord in concept voor commentaar ontvangen. Tijdens de formatie kunt u ook kiezen om andere fracties te betrekken bij bepaalde onderwerpen. Door allen te vragen naar hun zienswijzen kan daar in het akkoord rekening mee worden gehouden. In den lande leert de ervaring wel dat daar vaak niet veel inhoudelijks van terecht komt. Partijen die zijn uitgesloten van de gehele formatie zijn maar beperkt bereid om over enkele zaken wel mee te praten tijdens de formatie.

Formatiefase: akkoord Afgelopen periode is ook gesproken over de bestuurscultuur in Middelburg. Voor het bestuur van de gemeente is de wijze waarop de samenwerking binnen de raad en tussen raad en college vorm krijgt van essentieel belang. Die samenwerking krijgt een goede kans als de afspraken tussen coalitiepartijen voldoende ruimte laten. Indien er een coalitieakkoord wordt opgesteld, laat dan voldoende ruimte voor inbreng van anderen. Een coalitieakkoord is dan een kort en bondig overzicht van enkele, voor de samenwerking essentiële onderwerpen, waarover afspraken worden gemaakt, bijvoorbeeld in de vorm van procesdoelen. Hierdoor kan in de komende raadsperiode flexibel worden omgegaan met veranderende omstandigheden. Het opent mogelijkheden voor wisselende meerderheden. Partijen moeten dat ook van elkaar willen accepteren. Vertrouwen is daarbij de basis, maar ook het doel. Hierdoor wordt meer recht gedaan aan de ruimte voor oppositiepartijen. Als alternatief voor een coalitieakkoord kan ook gewerkt worden met een raadsakkoord (uit de notitie bestuurscultuur). De bedoeling daarvan is om als raad bepaalde doelstellingen te formuleren waarvoor het gemeentebestuur zich collectief inzet en verantwoordelijk voelt. Dat gaat alleen over thema’s waarover in verkiezingsprogramma’s al overeenstemming zichtbaar was.

Op andere punten moeten wisselende meerderheden in de raad gehaald worden. Zo voorkom je ook onmogelijke constructies waarbij partijen punten verdedigen waar ze in de campagne tegen waren. Het is aan de partijen om te bepalen of er daadwerkelijk met een raadsakkoord gewerkt gaat worden of niet? Deze vraag kan aan de orde komen in de gesprekken van de informateur. Proces en activiteiten in chronologische volgorde Onderstaand leest u het proces dat wordt voorgesteld in volgorde van de tijd. Hierbij merk ik op dat de genoemde data op een inschatting zijn gebaseerd. Het formatieproces is verder niet gebonden aan wettelijke termijnen, anders dan de startdatum van de gemeenteraad (30 maart). In de planning is de integriteitstoetsen van de kandidaat-wethouders iets om rekening mee te houden. Ook dit jaar is door de Zeeuwse gemeenten met Berenschot een afspraak gemaakt om daar invulling aan te geven. Hiervoor moet gerekend worden met ongeveer een week doorlooptijd. In 2018 zijn de conclusie openbaar

blad

3 van 4 onderwerp

(in)formatieproces Middelburg 2022 gedeeld door het toe te voegen aan het agendapunt van de benoeming door de raad. Geadviseerd wordt om dit nu opnieuw te doen. fase 1

Informatiefase door de informateur

vanaf 17 maart

Activiteiten 1.

De informateur (ondersteund door de griffier) nodigt alle partijen uit voor een op informatie gericht overleg. De informateur is aangezocht door de fractie met de meeste stemmen en heeft voldoende afstand tot de dagelijkse politiek dat hij of zij in de rol van informateur aanvaardbaar is voor de andere partijen. Maximaal twee vertegenwoordigers per partij. Inhoud van het gesprek zijn in ieder geval de volgende onderwerpen: o Wil men zelf deelnemen aan een coalitie? o Wat zijn de (maximaal vijf) belangrijkste punten voor het coalitieakkoord? o Wat is volgens de fractie de meest voor de hand liggende coalitie? o Wat is de beoordeling van de voorgestelde verdere procedure? o Als deelname aan de coalitie niet aan de orde is, verkennen onder welke voorwaarden de bereidheid bestaat om steun te verlenen aan een te vormen college. o Meningen peilen met betrekking tot het aantal wethouders. o Raadsakkoord of coalitieakkoord?

2.

Als na de eerste gespreksronde nog onduidelijkheden resteren óf als de informateur nog niet in staat is een advies te formuleren, kan steeds een volgende gespreksronde plaatsvinden. Voor die gespreksronde kunnen opnieuw alle fracties worden uitgenodigd.

3.

Als de informateur er niet in slaagt om advies uit te brengen geeft hij of zij de opdracht terug aan de gemeenteraad. De eerstvolgende fractie qua stemmen kan dan opnieuw starten met de informatiefase, tenzij de raad anders beslist. Daarvoor moet dan een motie worden ingediend en aangenomen.

4.

Burgemeester informeren en advies vragen over de gang van zaken door de informateur (artikel 35 lid 2 Gemeentewet).

5.

Pers informeren over stand van zaken door de informateur.

fase 2

Afronding informatiefase door informateur

bespreken advies in raad 30 maart of 21 april of na te beleggen vergadering

Activiteiten 1.

Op basis van de informatiegesprekken wordt een overzicht (matrix) gemaakt met de resultaten en een schriftelijk advies van de informateur. Het advies en de matrix worden direct na het gereedkomen van het advies beschikbaar gesteld aan de gemeenteraad. Een debat hierover zou plaats kunnen vinden aansluitend aan de installatie van de nieuwe raad (30 maart) of op een ander moment.

2.

De informateur biedt het advies aan en licht het toe in een openbare raadsvergadering. De informateur beantwoordt vragen van raadsleden.

blad

4 van 4 onderwerp

(in)formatieproces Middelburg 2022 3.

Indien de raadsleden daar behoefte aan hebben kan vervolgens debat plaatsvinden tussen de raadsleden over het advies en over de volgende stap in het formatieproces.

4.

De formateur is de kandidaat wethouder van de grootste kandidaat coalitiepartij, tenzij de raad anders beslist. Daarvoor moet dan een motie worden ingediend en aangenomen.

fase 3

De formatie

Activiteiten 1.

De kandidaat-wethouder van de grootste kandidaat coalitiepartij (ondersteund door een hiertoe door de gemeentesecretaris aangewezen ambtenaar) informeert de burgemeester en vraagt hem advies.

2.

Het proces wordt ingericht door de kandidaat wethouder van de grootste partij ondersteund door de aangewezen ambtenaar. De griffier heeft hierin geen rol, hij is als adviseur voor de gehele raad beschikbaar.

fase 4

Afronding formatie en benoeming wethouders

Activiteiten 1.

Na afloop van de formatie wordt het integriteitsonderzoek van de beoogde wethouders uitgevoerd;

2.

Vervolgens wordt een raadsvoorstel opgesteld om de formatie van de wethouders vast te stellen; In de raad wordt schriftelijk gestemd over de kandidaten die worden voor gedragen; Na de uitslag van de commissie tot stemopneming wordt de kandidaten gevraagd of zij de benoeming aanvaarden en worden zij beëdigd in de raadsvergadering;

3.

Indien de wethouders uit de raad komen worden de vrijgekomen plaatsen ingevuld door nieuwe raadsleden;

4.

Debat over coalitieakkoord (indien gewenst)