Bijlage 1 Memo actieve infrormatie overzicht lopende gerechtelijke procedures gemeente Middelburg d d 26 oktober 2021
Tekst van het document
memo - actieve informatie aan
commissie
portefeuillehouder
datum
Gemeenteraad
Algemeen bestuur
Harald Bergmann
26 oktober 2021
steller
afdeling
telefoon
Rutger Kwekkeboom
Wijk en Bestuur
0118 – 67 54 17
r.kwekkeboom@middelburg.nl
onderwerp
Overzicht lopende gerechtelijke procedures gemeente Middelburg
Geachte leden van de raad, aanleiding
In de raadsvergadering van 11 maart 2021 is namens de fracties LPM, SP en fractie Onderdijk een motie ingediend waarin aan ons college is gevraagd om een overzicht aan te leveren over de afgelopen 5 jaar van gevoerde rechtszaken, de resultaten daarvan en een indicatie van de daarvoor gemaakte kosten. Deze motie was ingegeven naar aanleiding van een uitspraak van de burgerlijke rechter in een geding tussen de gemeente en omwonenden van skatebaan Veerse Poort. Deze motie is toentertijd niet verder behandeld. Daaropvolgend is in de raadsvergadering van 30 september 2021 door de fracties van LPM, fractie Onderdijk en GroenLinks een motie ingediend waarin aan ons college is verzocht om: 1. Een voorstel aan de raad te richten met betrekking tot een systeem ter vertrouwelijke controle door de raad op het verloop van de gerechtelijke procedures waar de gemeente bij betrokken is, dit inclusief de daarbij behorende kosten; 2. Hierbij aan te sluiten bij de planning en controlcyclus waarbij mogelijk de Auditcommissie een rol kan hebben. Nadat aan u is toegezegd dat aan u een overzicht verstrekt zou gaan worden van lopende procedures voor de commissie AB van 2 november 2021 is deze motie door voornoemde fracties ingetrokken. Bij deze memo treft u het toegezegde overzicht van lopende procedures aan – zie bijlage 1 -. Over dit overzicht delen wij het volgende mee. Procedures algemeen
Onder meer ons college en de burgemeester hebben op velerlei manieren wettelijke bevoegdheden toebedeeld gekregen om (al dan niet in medebewind) uit te voeren. Er worden op grond daarvan vele beslissingen genomen en dit raakt burgers op velerlei terreinen (vaak ook in negatieve zin). Daar waar men het niet eens is met een besluit van een bestuursorgaan kan beroep (en dus in de regel eerst bezwaar) worden ingesteld. Zo steekt de rechtsbescherming publiekrechtelijk nu eenmaal terecht in elkaar. In een rechtsstaat dient de burger de mogelijkheid te hebben bij een (onafhankelijke) rechter bescherming te zoeken. Wij laten er naar streven, daar waar dit tot de mogelijkheden behoort, om zonder gerechtelijke procedure te komen tot een voor alle betrokken partijen aanvaardbare oplossing (vaak is dit door met bezwaarmakers om tafel te gaan zitten en te kijken wat er nodig is om de bezwaren weg te nemen).
blad 2 van 3 onderwerp Overzicht lopende gerechtelijke procedures gemeente Middelburg
Daarnaast kunnen er uiteraard ook civiele rechtszaken tegen de gemeente aangespannen worden. De gemeente zelf start vrijwel geen procedures (dat ziet u ook in het bijgevoegde overzicht), maar als derden deze procedures starten wordt ‘de gemeente’ gewoonweg meegetrokken in deze procedures. De gemeente heeft dan ook maar beperkt invloed op het aantal procedures. In sommige gevallen worden ten behoeve van de verdediging externe juridische expertise ingehuurd en/of deskundigheidsrapporten opgevraagd. Daarnaast is er met name bij civielrechtelijke gedingen ook sprake van verplichte vertegenwoordiging door de advocatuur. Kosten
U heeft feitelijk al een globaal overzicht van de posten voor juridische bijstand bij het vaststellen van de begroting (budgetrecht). Er zijn afdelingen die een specifieke post hiervoor hebben opgenomen. Daarnaast worden ook kredietaanvragen bij u overgelegd voor specifieke projecten. Als het goed is zit daarbij, als dat voorzien wordt, ook een post voor (externe) juridische ondersteuning. Het is niet in beton te gieten of opgevoerde budgetten overschreden (gaan) worden. E.e.a. is, zoals hiervoor ook aangegeven, mede afhankelijk van het al dan niet (in verdergaande mate) inhuren van externe juridische expertise en/of het moeten inschakelen van verplichte procesvertegenwoordiging. Wij zeggen mede omdat er toch ook met regelmaat extern om juridisch advies gevraagd wordt zonder dat er sprake is van een gerechtelijke procedure, hetgeen dus ook mede bij kan dragen aan het overschrijden van geraamde posten voor juridische bijstand. Als er sprake is van het moeten verhogen van budgetten voor juridische ondersteuning dan wordt dit met de vereiste motivering aangeven bij de eerstkomende begrotingscyclus en zo wordt dit voor u inzichtelijk gemaakt of dit mede het gevolg is van lopende gerechtelijke procedures.
Het evenwel specifiek gebundeld inzicht geven in de totale kosten per jaar behoort tot de mogelijkheden maar kent zijn, hiervoor ook genoemde, restricties en kost de benodigde ambtelijke capaciteit. Vanuit de afdeling Bedrijfsvoering, afdeling financiën, kan een groot deel van de juridische kosten getotaliseerd worden. Juridische inhuur (waarvan dus niet altijd direct gezegd kan worden of deze verbonden zijn aan juridische procedures) staan immers grotendeels op naam van advocatenkantoor Adriaanse & van der Weel (onze huisadvocaat) dan wel van Justion Advocaten. Mocht daarnaast andere juridische expertise ingehuurd zijn dan is dat achteraf moeilijker te achterhalen. Deze kosten, alsmede die van deskundige rapporten/adviezen, staan vaak bij de afzonderlijke projecten. Rol auditcommissie
De auditcommissie ziet vooral voor u toe op de kwaliteit van de financiële processen, de kwaliteit van de informatievoorziening, de kwaliteit van de werkzaamheden van de controlerende accountant en de afstemming van interne en externe financiële en bedrijfsvoeringonderzoeken. Op deze manier wordt u als raad intensief en structureel geadviseerd in uw kaderstellende taken (aan de voorkant van het proces) en controlerende taken (toezicht op interne beheersing, bedrijfsvoering, financiële verslaglegging en accountantscontrole). Het lijkt ons, gelet op de rol van de auditcommissie en vorenstaande uiteenzetting van de juridische procedures, dat een actieve(re) rol voor de auditcommissie geen meerwaarde heeft als het gaat om handen en voeten geven van het toezicht achteraf op gevoerde gerechtelijke procedures.
blad 3 van 3 onderwerp Overzicht lopende gerechtelijke procedures gemeente Middelburg
Hoe scherper e.e.a in beeld krijgen
Als college hebben wij aan de organisatie aangegeven om per kwartaal op de hoogte gehouden te willen worden van lopende procedures. Hiervoor is bijgevoegd overzicht geproduceerd. Dit overzicht wordt actueel gehouden door het cluster Juridisch van de afdeling Wijk en Bestuur. Wij bieden aan om dit overzicht ook structureel per kwartaal aan uw Raad te verstrekken vergezeld van een korte memo actief. Naast het jaarlijkse verslag van de commissie Bezwaarschriften Middelburg moet dit voor u in onze optiek een goed beeld geven van de procedures waarbij ‘de gemeente’ betrokken is. Over specifieke lopende procedures kunt u zo, indien gewenst, gericht met ons nader van gedachten wisselen. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris de burgemeester
mr. A. van den Brink
mr. H.M. Bergmann