Bijlage 1. Jaarverslag 2023 Samenwerking Belastingen

Jaarverslag Samenwerking belastingen Walcheren en Schouwen-Duiveland 2023

Inleiding Hieronder vindt u het jaarverslag van de samenwerking belastingen Walcheren en Schouwen-Duiveland. In dit verslag zijn opgenomen de financiële resultaten over 2023, een verantwoording over de doelstellingen en een verantwoording over de kwaliteitsnormen zoals opgenomen in de dienstverleningsovereenkomst. Financiële resultaten 2023 Omschrijving salarissen afd belastingen lasten controle hondenbelasting afdelingskosten belastingen afdelingskosten belastingen afdelingskosten belastingen afdelingskosten belastingen afdelingskosten belastingen afdelingskosten belastingen afdelingskosten belastingen receptie en jubilea belastingen tractie belastingen tractie belastingen tractie belastingen tractie belastingen tractie belastingen tractie belastingen tractie belastingen uitvoeringskosten wtg uitvoeringskosten wtg uitvoeringskosten wtg uitv.kst ondersteuning belastingen uitv.kst ondersteuning belastingen uitvoeringskosten heffen/innen uitvoeringskosten heffen/innen uitvoeringskosten heffen/innen uitvoeringskosten heffen/innen uitvoeringskosten heffen/innen uitvoeringskosten heffen/innen

Omschrijving salarissen en sociale lasten overige diensten van derden opleiding en training reis- en verblijfkosten representatiekosten vergoedingen overige diensten van derden gebruiksgoederen inkomensoverdr (oa schadeverg) werkkostenregeling afschrijvingen motorbrandstoffen overige belastingen contributies verzekeringen onderhoud kapitaallasten (rentekosten) personeel van derden onderhoud software overige diensten van derden proceskossten vergoedingen personeel van derden afschrijvingen leasekosten onderhoud software overige diensten van derden uitbestede werkzaamheden kapitaallasten (rentekosten) Controleur toeristenbelasting Diftar Voordelig resultaat

Begroting 3.345.067,74 7.917,98

3.658,18 1.609,65 38,61 1.350,24 3.952,72 1.117,55 949,92 1.117,55 40,51 0,00 72.392,53 77.165,37 310.569,74 473.065,00 19.408,93 34.349,17 177.811,35 96.974,41 71.289,95 1.500,00 4.701.347,10 74.657,01 48.000,00 4.824.004,11

Jaarrekening 2.924.818,16 10.534,74 20.414,21 35.830,99 27,99 6.614,94 579,40 0,00 -1.082,00 0,00 1.350,24 1.192,51 1.058,29 439,50 1.144,10 985,90 20,25 286.775,32 73.464,95 12.630,94 310.569,74 473.065,00 14.123,35 36.360,00 178.058,42 40.010,88 87.944,60 537,63 4.517.470,05 74.761,17 48.000,00 4.640.231,22 183.772,90

De financiële kaders die naar aanleiding van de business case zijn vastgesteld, zoals hierboven zijn opgenomen ad € 4.824.004,-, zijn in 2023 gehaald. Er is een voordelig resultaat behaald van € 183.773,-. De belangrijkste oorzaken die tot resultaat hebben geleid zijn: - niet alle vacature ruimte is ingevuld. De bezetting was gemiddeld 41,2 fte. Dit aantal is 1,2 fte minder dan de formatie ad. 42,4 fte die wij hebben meegekregen vanuit de business case. Wij hebben in 2023 extra ingehuurd ad. € 473.000,- vanwege de verdubbeling van het aantal WOZ bezwaren om toch alle taken te kunnen uitvoeren. Hiervoor is in 2023 dit extra incidenteel budget toegekend evenals voor de hogere proceskostenvergoedingen ad. € 190.000,-. - De afrekening is gebaseerd op de werkzaamheden voor heffen-innen en WOZtaxatie-gegevensverwerking. Op grond hiervan bedraagt de afrekening voor Middelburg € 1.383.282,- (2022 ad. € 1.126.340,-), voor Vlissingen € 1.241.429,(2022 € 1.002.904,-) Schouwen-Duiveland € 1.154.784,- (2022 € 959.800,-) en Veere

€ 860.736,- (2022 € 689.070,-). Op grond van de geraamde bijdragen betekent dit voor Middelburg een terug te ontvangen bedrag van € 96.694,-, voor Vlissingen een terug te ontvangen bedrag van € 42.742,-, voor Schouwen-Duiveland een terug te ontvangen bedrag van € 58.659,- en voor Veere een nog te betalen bedrag van € 14.321,-. De verschillen in de afrekening ten opzichte van de raming worden veroorzaakt door de maatstaven voor de afrekening, namelijk de aanslagregels en de objecten die jaarlijks in verhouding tot elkaar wijzigen. Dat Veere in verhouding moet bijbetalen komt vooral doordat zij meer aanslagregels hebben gerealiseerd in 2023 voor de parkeernaheffingsaanslagen en extra aanslagregels voor de ledigingen afvalstoffenheffing vanwege Diftar. Het financiële voordeel ten opzichte van de begroting is € 183.773,- maar eigenlijk bedraagt het resultaat € 408.655,-. Eind 2023 heeft u echter al ingestemd met het overhevelen van het voordelig saldo ad. € 224.778,- van het incidenteel budget wat in 2023 is toegekend om de vele WOZ bezwaren af te handelen en de proceskosten te betalen. De budget is overgeheveld naar 2024 omdat de verwachting is dat ook dit jaar het aantal WOZ bezwaren naar verwachting hoger zal zijn dan waarmee structureel rekening wordt gehouden in de begroting van de samenwerking belastingen.

De belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de begroting zijn de onderschrijding van de salarissen door een administratieve fout en de niet ingevulde vacatureruimte ad. € 346.220,-. Ook is € 122.000 minder uitgegeven op de budgetten voor diensten van derden. Dit is met name gerealiseerd door efficiënter te werken en meer te automatiseren. Dit vrijgespeelde budget vermeerderd met de vacatureruimte is gebruikt om menskracht in te huren om de structurele werkzaamheden uit te voeren die toch steeds toenemen, zoals de diverse Bedrijfs Investerings Zones, Diftar, differentiaties toeristenbelasting, toenemende complexiteit forensenbelasting door het gebruik van contracten, gemachtigden die tegen steeds meer aanslagen bezwaar maken met steeds meer complexere grieven. De proceskostenvergoedingen zijn voor 2023 incidenteel fors verhoogd naar rato van het aantal toegenomen bezwaren. Desondanks hebben we een forse onderschrijding van het budget ad. € 136.000,-. Dit komt deels omdat we minder WOZ bezwaren hebben toegekend als in de voorgaande jaren en deels omdat veel beroepschriften nog niet behandeld zijn bij de rechtbank/gerechtshof vanwege de achterstanden in behandeling van beroepszaken. Voor de aanslagen 2024 zijn de proceskosten verminderd tot 25% van het bedrag in 2023. Dit zal tot lagere proceskosten leiden.

Wel vallen de proceskosten die gerelateerd zijn aan de lopende beroepen nog onder het oude regiem van de hoge proceskosten. Verder zetten we opnieuw de communicatiemiddelen in die vorig zijn toegepast in samenwerking met de communicatie adviseurs om inwoners direct bezwaar bij de gemeente te laten indienen. De infographic is hiervan een voorbeeld. Maar ook zijn korte animaties in omloop op sociale media en is de WOZ flyer weer toegevoegd aan de aanslag.

Naast de afrekening van de werkzaamheden zoals deze zijn benoemd in de business case, zijn er een aantal extra werkzaamheden uitgevoerd die verschillen per gemeente. In 2023 betrof dit juridische ondersteuning voor de gemeente Veere en een specifiek onderzoek voor de gemeente Schouwen-Duiveland. In de ogen van veel beroepsmatige verhuurders, zijn websites zoals AirBNB een doorn in het oog, onder andere vanwege de oneerlijke concurrentie. Omdat niet alle verhuurders via AirBNB zich ook melden als verhuurder, hebben wij software laten ontwikkelen in samenwerking met het Kenniscentrum Kusttoerisme die dagelijks de verhuursites analyseert en de nieuwe verhuurders voor ons “geautomatiseerd klaar zet”. Op deze manier houden wij zo goed als mogelijk iedereen in beeld die verhuurt zodat wij ook de toeristenbelasting kunnen innen. De vernieuwing van de belastingsoftware naar de 7 lijn van GouwIT is zo goed als gereed, op wat zaken voor de applicatiebeheerders na. Ook is 1 april 2023 de software “in de cloud” geplaatst bij onze softwareleverancier. We ervaren nu al dat modules sneller kunnen worden geïmplementeerd.

Het regieportaal is in productie genomen voor Vlissingen en Middelburg, de aansluiting op het Nederlands Handels Register is gerealiseerd, de aansluiting op het Inlichtingenbureau voor de loonbeslagen, koppeling voor onze documenten met Data -B mailservice, digitalisering van diverse inlichtingenformulieren en het berichtenverkeer BAGWOZ voor alle vier gemeenten waardoor we real-time over de actuele BAG mutaties beschikken. Voor 2024 staan diverse vernieuwingen op de rol, namelijk de aansluiting op het UWV zodat we in bulk loonbeslag kunnen leggen, implementatie AI door met behulp van diverse openbare bronnen ook een taxatiewaarde kan worden berekend en verbeterd met behulp van machine learning, robotisering voor het opstellen van een uitspraak voor parkeerbelasting en het inboeken van WOZ bezwaren en met name van de NCNP bedrijven. Het afhandelen van de kwijtscheldingsverzoeken door Sabewa Zeeland is voor het belastingjaar 2023 opnieuw goed verlopen. De termijnen zijn voor 2023 opnieuw gehaald De werkzaamheden in 2023 zijn voorspoedig verlopen mede door de beschikbaar gestelde extra financiële middelen voor WOZ bezwaren. Er zijn dus fors meer WOZ bezwaren ontvangen maar ook meer parkeerbezwaren, in totaal 9337 ten opzichte van 6386 bezwaren in 2022. Wel zijn de verschillen per gemeenten best fors en is het aandeel NCNP toegenomen naar 2518 ten opzichte van 1053 over 2022.

Het aandeel toegekende WOZ bezwaren bedraagt 19,7%. Specifiek voor de NCNP bureau’s bedraagt het aandeel toegekende WOZ bezwaren 7,5%

Totaal aantal bezwaren Gemeente Middelburg Schouwen-Duiveland Veere Vlissingen Totaal

2021 1790 1974 1480 1148 6392

Jaartal 2022 2022 NCNP 1396 312 1780 269 2015 190 1195 282 6386 1053

2023 2023 NCNP 1717 684 2438 515 3255 537 1927 833 9337 2569

De toename van het aantal bezwaarschriften in Veere wordt ook veroorzaakt door de toename van parkeerbezwaren als gevolg van de uitbreiding van het gefiscaliseerd gebied. Het aantal beroepschriften in 2023 bedraagt 166. Dit aantal lag in 2022 op 81. De Waarderingskamer intensiveert landelijk haar controles op de WOZ waarderingen. De intensievere controles van de Waarderingskamer leiden wel tot een aanzienlijke werkdruk bij de taxateurs en objectbeheerders. Middelburg en Veere zijn vorig jaar specifiek gecontroleerd. De Waarderingskamer vond de WOZ waarderingen in de gemeente Middelburg aan de lage kant. Zij hebben de waardering voor Middelburg naar beneden

bijgesteld en verwachten voor 2023 een verbeterplan zodat onze waardering WOZ voor de gemeente Middelburg weer op het oordeel goed komt. Hier is het afgelopen jaar hard aan gewerkt. In de eerste helft van 2023 is de data van de WOZ ontsloten en zodanig bewerkt dat periodiek rapportages gemaakt kunnen worden op de KPI’s die de Waarderingskamer hanteert. Hierdoor kon gedurende het jaar gericht gewerkt worden op de KPI’s op het gewenste niveau te krijgen. De Waarderingskamer gaf bij de controle j.l. januari voor Middelburg en Schouwen-Duiveland dan ook aan dat de data er goed uit zag. De waardering van Middelburg is dan ook weer naar boven bijgesteld op het oordeel “goed” en dit oordeel is in stand gebleven voor de andere deelnemers. In 2022 hebben wij € 30.000,- gekregen voor het gegevensbeheer en het opschonen van onze data. Wij hebben de schoningsmodule gekocht van GouwIT en in samenwerking met GouwIT is de opschoning ter hand genomen. Dit traject zal nog doorlopen in 2024 om de software te optimaliseren. De verwachting is dat we in het 1e kwartaal 2024 de productie omgeving kunnen schonen. Dit gaat om ongeveer 25.000 subjecten. Vervolgens zullen wij ook het ontdubbelen van subjecten ter hand nemen. In 2023 is ook de DPIA op de belastingprocessen en software omgeving van belastingen door de vier privacy officers afgerond. Dit is een data protection impact assessment.

Dit is een instrument om vooraf de privacy risico’s in kaart te brengen zodat wij maatregelen kunnen nemen om de risico’s te verkleinen. Naar aanleiding hiervan is een beheerdocument opgesteld met actiepunten. Veel van de actiepunten zijn inmiddels opgepakt waaronder ook het bovengenoemde punt van het schonen van subjecten. Ook zal in 2024 een nieuwe DVO ter besluitvorming worden aangeboden waarin aanpassingen zijn opgenomen naar aanleiding van het verbeterplan. In de berekening van de overhead is rekening gehouden met 37 fte + 1,75 fte formatie uitbreiding per 1-1-2023 minus 1 fte afdelingshoofd. Conform de afspraken uit de werkgroep overhead worden de afdelingshoofden buiten de berekening van de overhead gehouden. Begroting 2024 De begrotingsbedragen 2024 zijn vastgesteld. De salarislasten 2024 zijn gebaseerd op de geraamde cao verhoging van 4,2%. Daarnaast is er voor de diensten van derden een prijscompensatie toegepast van 6%. Op basis van deze uitgangspunten zijn de volgende bijdragen voor de 4 gemeenten geraamd voor 2023: Middelburg € 1.236.739,-Schouwen-Duiveland € 1.054.604,-Vlissingen € 1.101.603,-Veere € 756.765,-Totaal € 4.149.711,-De raming voor de overheadkosten voor 2023 is gebaseerd op afgesproken tarieven uit de Handleiding Overheidstarieven en bedragen voor 2024 € 36.415,- per fte.

Uitgaande van 38,75 fte minus 1 fte afdelingshoofd gebaseerd op de besluitvorming van januari 2022 bedraagt de overheadbijdrage: Schouwen-Duiveland (50%) Vlissingen (100%) Veere (50%)

€ 170.778,-€ 376.218,-€ 119.999,--

Definitieve afrekening kosten Totaal

Heffen / Innen

WOZ / taxatie /gegevensverwe rking

Kosten

Controleur toeristenbelasting (Veere en S-D)

kosten € 2.924.818 € 1.592.652 € 4.517.470 € 48.000 € 74.761

Totaal

€

Afdelingkosten belastingen Overige kosten Totaal Diftar (Mburg, Schouwen-Duiveland en Veere)

€ €

kosten 1.295.982 € 606.993 €

kosten 1.628.836 985.659

€

1.902.975

2.614.495

€

45.000

€

€

74.761 €

4.640.231

€

2.022.736

Aantal inwoners

aanslagregels + aantal publiekrechtelijk e facturen + aantal privaatrechtelijke facturen 155.091 130.490 116.028 132.089 533.698

-

€

2.614.495

Productie

Middelburg Vlissingen Veere Schouwen-Duiveland Totaal

Aantal woningen + aantal niet woningen

39.930 38.060 19.303 30.914 128.207

Kosten / productie

€ / stuk 3,57

4 gemeenten

€ / stuk 20,39

Kosten per deelnemer

kosten Middelburg

kosten

kosten

€

1.367.282

€

552.999

€

814.283

Vlissingen

€

1.241.429

€

465.280

€

776.149

Veere

€

807.356

€

413.714

€

393.642

Schouwen-Duiveland

€

1.101.404

€

470.982

€

630.422

Totaal

€

4.517.470

€

1.902.975

€

2.614.495

Bijdrage samenwerking

Raming

Werkelijk

Extra Diftar

Controle toeristen

€ 1.479.975,38

€ 1.367.281,78

Bijdrage Vlissingen

€ 1.284.170,79

€ 1.241.429,01

€ 846.414,75

€ 807.355,61

€ 16.000,00

€ 37.380,59

€ 14.321,45

€ 1.213.443,19

€ 1.101.403,76

€ 16.000,00

€ 37.380,59

-€ 58.658,85

€ 4.824.004,11

€ 4.517.470,17

€ 48.000,00

€ 74.761,17

-€ 183.772,78

Bijdrage Veere Bijdrage Schouwen-Duiveland

Overheadkosten

Raming

Overhead Vlissingen 100%

€ 357.846,28

Overhead Veere 50%

€ 109.898,55

Overhead Schouwen-Duiveland 50%

€ 161.497,13 € 629.241,96

Werkelijk

€ 361.025,60 € 116.291,90 € 159.684,40 € 637.001,90

€ 16.000,00

Verschil

Bijdrage Middelburg

-€ 96.693,60 -€ 42.741,78

Verschil

€ 3.179,32 € 6.393,35 -€ 1.812,73 € 7.759,94

Specifieke kosten Hieronder zijn de specifieke kosten per gemeente opgenomen die afzonderlijk zullen worden doorberekend: Extra werkzaamheden Veere: Extra juridische werkzaamheden

2.679

Schouwen-Duiveland: onderzoek en advisering

4.494

Verantwoording kwaliteitsnormen Hieronder volgen de kwaliteitsnormen zoals deze in de dienstverleningsovereenkomst zijn opgenomen met daarachter de verantwoording zoals deze normen gerealiseerd zijn in 2022. Het managementinformatiesysteem op basis van de afspraken tussen de samenwerking belastingen Walcheren en Schouwen-Duiveland is voor iedere gemeente operationeel. De hieronder gedefinieerde normen kunnen inmiddels real time door de vier gemeenten worden gevolgd.

1

2

3

4

Activiteit

Kwaliteitskenmerk

Doelstelling

Realisatie

Beleidsadvies en voorbereiding waaronder tariefsbepaling en verordeningen

Advisering voor 1 oktober, zodat de gemeentes voor 1 januari de belastingverordeningen kunnen vaststellen.

Tevreden bestuur met betrekking tot kwaliteit en actualiteit.

Advisering gerealiseerd voor de afgesproken data, belastingverordeningen zijn tijdig vastgesteld.

Bestandsbeheer, belastingaanslagen en privaatrechtelijk vorderingen a. Bestanden

Bestanden dienen juist, actueel en volledig te zijn

Uit onze interne beheersing blijkt dit voor de belangrijkste processen, de accountant zal dit voor de jaarrekening ook toetsen.

b. Belastingaanslagen en privaatrechtelijke vorderingen

De aanslagen en privaatrechtelijke vorderingen dienen juist en volledig te zijn en tijdig te worden uitgebracht.

Conform de planning (zie ook artikel 3)

Uit onze interne beheersing blijkt dit, de accountant zal dit voor de jaarrekening ook toetsen.

Verzoek-, bezwaar- en beroepschriften

De bezwaar- en beroepschriften dienen binnen de gestelde termijnen te worden afgewerkt. De termijn voor beroepsschrift gaat lopen na besluit op de bezwaartermijn.

De bezwaarschriften tegen de aanslagen worden voor 90% binnen 6 maanden afgehandeld

Het percentage is dit jaar gehaald voor Veere met 92%%. Voor Middelburg, Vlissingen en S-D bedraagt het percentage resp. 84%, 75% en 86%. De beroepen zijn tijdig ingediend of er is tijdig uitstel gevraagd.

Verweerschriften worden binnen de termijn ingediend bij de rechtbank of het gerechtshof.

Betalingsverwerking aanslagen en privaatrechtelijke vorderingen

a. Betalingen

5

6

7

Betalingen dienen tijdig en correct te worden verwerkt.

95% binnen 5 dagen

b. Betalingsregelingen

Betalingsregelingen moeten in het geautomatiseerd systeem worden vastgelegd en bewaakt.

Correcte vastlegging en signalering van afwijkingen binnen 1 maand

Afwijkingen zijn binnen 1 maand verwerkt.

Kwijtscheldingen

Verzoeken om kwijtschelding van belastingen moeten conform het beleid binnen de gestelde termijnen worden afgehandeld.

Geautomatiseerd kwijtschelden op het aanslagbiljet.

Deze termijn is gehaald

De invorderingsmaatregelen worden binnen de afgesproken termijnen uitgevoerd.

Aanmaning/herinnering binnen 25 dagen na de vervaldatum

Invorderingsmaatregelen

Oninbaar verklaren van aanslagen

Altijd onderbouwing aanwezig.

Gerealiseerd

100% binnen twee weken

Overige verzoeken dienen conform het convenant met Sabewa Zeeland voor 90% voor 30 september te worden afgehandeld.

Dwangbevel/gerechtsdeurwaarder binnen 45 dagen na de vervaldatum aanmaning

Deze termijnen zijn in 2023 niet gehaald voor zowel de aanmaningen als de dwangbevelen niet.

Herhaald bevel voor openstaande bedragen groter dan € 5.000,-binnen 1 maand na de vervaldatum dwangbevel, overige openstaande posten binnen het kalenderjaar.

De aanmaningen zijn gemiddeld na 36 dagen verzonden (2022 21 dagen), de dwangbevelen gemiddeld na 69 dagen (2021 48 dagen). De oorzaak hiervan is dat de feestdagen ongunstig vielen en we het verzenden van de aanmaningen en dwangbevelen twee weken naar achter hebben geschoven.

Conform vaste richtlijnen.

Uit onze interne beheersing blijkt dit.

(de kosten van oninbaarheid komen voor rekening van de individuele gemeente) 8

Restituties

Afspraak

Binnen 2 weken na correctie van de aanslag moet deze worden verwerkt.

Conform vaste richtlijnen.

Gerealiseerd voor 93% van de gevallen (2022 96% van de gevallen) Realisatie

9

De WOZ-beschikkingen en de aanslagen voor de onroerende zaakbelastingen worden voor minimaal 98 procent voor 1 maart van het betreffende belastingjaar verzonden. De aanslagen afvalstoffenheffing, reinigingsrechten, rioolheffing, precariobelasting (jaarlijkse heffingen) reclamebelasting en hondenbelasting worden voor minimaal 95% voor 1 maart verzonden.

Gerealiseerd voor alle vier de gemeenten.

11

Per kwartaal worden tussentijds de aanvullende kohieren opgelegd.

De tussentijdse kohieren zijn opgelegd.

12

Per 31 december is minimaal 99% van alle aanslagen voor dat betreffende jaar verzonden.

Deze norm is gehaald voor alle vier de gemeenten.

13

De aanslagen forensenbelasting worden verzonden voor 1 juli van het betreffende belastingjaar. De voorlopige aanslagen toeristenbelasting worden verzonden voor 1 oktober voor aanslagen hoger dan 1000 overnachtingen; De definitieve aanslagen toeristenbelasting worden verzonden voor 30 april in het jaar volgend op het belastingjaar; De overige aanslagen en privaatrechtelijke vorderingen worden verzonden binnen 10 werkdagen na aanlevering van de gegevens door de deelnemende gemeente.

Gerealiseerd

10

14

15

16

Het oordeel van de Waarderingskamer mbt de uitvoering van de Wet Waardering Onroerende Zaken is “goed”.

Uit de analyse van de opbrengsten over 2023 blijkt dat deze normen gehaald zijn.

Gerealiseerd

Uit de interne controle blijkt dat deze afspraak gemiddeld wordt nagekomen. De accountant zal dit voor de jaarrekening ook toetsen. Gerealiseerd voor alle vier de gemeenten.