Document · PDF

Bijlage 1 Jaarrekening Zeeuws Archief 2021

Commissie Maatschappelijke Zaken 29 juni 2022, gemeente MiddelburgBij agendapunt: Actieve informatieplicht25.838 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 3 van 3

In 2021 is afscheid genomen van twee medewerkers wegens langdurige ziekte (1,42 fte). De personele omvang van het Zeeuws Archief is in 2021 ten opzichte van 2020 met 4,04 fte toegenomen. Onder meer in verband met de indiensttreding van de medewerkers van het gemeentearchief Schouwen-Duiveland bij het Zeeuws Archief en het aannemen van een scanmedewerker, een extra archiefassistent en een communicatiemedewerker multimedia. Mede vanwege de komst van de medewerkers van het gemeentearchief Vlissingen en het gemeentearchief Schouwen-Duiveland is in oktober 2020 het adviesrapport organisatieontwikkeling uitgebracht en aan de medewerkers gepresenteerd. Hierin is aangegeven hoe de organisatie van het Zeeuws Archief toekomstgericht ingedeeld moet worden waarbij de volgende zaken zijn geadresseerd: Onevenwichtigheid in zwaarte organisatie, span of control afdelingshoofd I&K, integratie nieuwe collega’s en taken, verdere ontwikkeling van de taakzelfstandigheid van de huidige medewerkers. Uit het adviesrapport is gekomen dat coördinatoren verantwoordelijk worden voor de dagelijkse aansturing van medewerkers. In 2021 zijn coördinatoren benoemd voor de verschillende taakvelden (e-Depot, collectiebeheer en digitalisering, publieksbereik, facilitaire zaken en indicering en restauratie en behoud). Daarnaast is in 2021 vanwege de veranderingen het bestaande functieboek geactualiseerd.

Eind 2021 is iedere medewerker in een nieuwe generieke functie ingedeeld. Vrijwilligers In 2021 verrichtten vrijwilligers zowel in het archief (locaties Middelburg en Zierikzee) als op afstand de volgende werkzaamheden: (nader) toegankelijk maken van archieven en collecties (waaronder de gemeentelijke kunstverzamelingen), vertalen in het Engels, scannen archiefstukken, transcriberen oude handschriften, genealogische informatie toegankelijk maken en inlichtingen verstrekken, educatie-activiteiten, beantwoorden reacties Zeeuwen Gezocht, scannen en beschrijven beeldmateriaal en onderhoud scheepsmodellen. De vrijwilligers werden begeleid door medewerkers van het Zeeuws Archief. Op 31 december 2021 waren 87 vrijwilligers werkzaam bij het Zeeuws. Alle vrijwilligers hebben een vrijwilligersovereenkomst met het Zeeuws Archief. In 2021 nam het Zeeuws Archief het beheer van het archief van de gemeente Schouwen-Duiveland over. Dat betekende ook dat de zorg voor de vrijwilligers door het Zeeuws Archief werd overgenomen. Vanwege de voortdurende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus 47

tegen te gaan, was er pas in september gelegenheid om elkaar fysiek te ontmoeten en kennis te maken. Dat gebeurde tijdens een bijeenkomst in de burgerzaal van het gemeentehuis in Zierikzee. Ondanks corona is er in het verslagjaar veel werk verricht door de vrijwilligers. Mede dankzij hun werk konden diverse updates worden geplaatst in de databases en op de website. Verder hebben zij beeldmateriaal gescand en beschreven, werden bijdragen geleverd aan het Vele Handenproject ‘Wie woont waar’ en kon in de zomer een bijdrage worden geleverd aan het Zeeland-brede educatieproject ‘De Overtocht’. Enthousiaste, gedreven en betrokken vrijwilligers zijn onmisbaar voor de informatievoorziening van bezoekers en onderzoekers van de archieven en collecties van het Zeeuws Archief. Interne communicatie Het team Interne Communicatie heeft bijgedragen aan een goede onderlinge informatie-uitwisseling, samenwerking en kennisdeling. In een bijzonder coronajaar vol beperkende maatregelen was interne communicatie ontzettend belangrijk om de verbinding te houden. Sleutelwoorden daarvoor: openheid, transparantie en samenwerking. •

• •

•

• • • • • •

Algemene personeels-informatiebijeenkomsten (API), tenminste 4x per jaar of zoveel vaker als nodig. Directie en medewerkers informeren elkaar over voor de organisatie belangrijke ontwikkelingen, actueel nieuws, projecten, activiteiten, plannen, werkprocessen, etc; In 2021 was uitleg over de organisatieontwikkeling belangrijk.; Agenda, hoofdpunten en notulen van de (driewekelijkse) MT-vergaderingen worden gepubliceerd op intranet. Vanaf september 2021 aangevuld met notulen MT-Groot; Ontwikkeling van functionele en technische vaardigheden van medewerkers waardoor ze kúnnen samenwerken en kennis delen (apparatuur, programma’s, processen). Twee medewerkers hebben extra cursussen gevolgd om collega’s te helpen en begeleiden met de Microsoft Office 365 applicaties. Het op peil brengen en houden van de kennis van medewerkers (interne educatie) over de inhoud en samenstelling van onze (digitale) collectie en de mogelijkheden om die collectie beschikbaar te stellen aan uiteenlopende publieksgroepen (publieksbereik). Is in 2021 niet uitgevoerd. De in 2020 uitgerolde versie van de SharePoint Werkplek is verder ontwikkeld. De nieuwe werkomgeving en het werken met Microsoft Teams is begeleid door de werkgroep. Er zijn korte trainingen aangeboden en medewerkers kunnen vragen om hulp en uitleg. Werken in teamverband en in project-/werkgroepen bevordert de samenwerking en kennisdeling; I.v.m.

met corona zijn de medewerkers regelmatig op de hoogte gehouden van nieuwe maatregelen en gevolgen daarvan, d.m.v. een e-mail van de directeur. Zowel het personeelsuitje als de eindejaarsbijeenkomst kon i.v.m. de coronamaatregelen niet doorgaan. Als alternatief konden medewerkers en vrijwilligers deze zomer bonbons ophalen bij de receptie, en in december een kerstpakket. De BBQ voor de medewerkers kon wel doorgaan. Voor het eerst is een Zomerkrant (geprint A4) gemaakt en verspreid onder medewerkers. De vrijwilligers zijn in het zonnetje gezet tijdens de Vrijwilligersdag op 7 december. Dit zal een terugkerende activiteit zijn.

Medezeggenschap In 2021 heeft de directeur regelmatig overlegd met de ondernemingsraad van het Zeeuws Archief. Bestuurlijke organisatie Het dagelijks bestuur bestaat uit mevrouw G.W. van Montfrans-Hartman, voorzitter en rijksbestuurder, de heer J.J. Aalberts, wethouder Middelburg en de heer R.J. van der Zwaag, burgemeester Veere. Zij maken ook deel uit van het algemeen bestuur, dat verder bestaat uit de 48

heer F.W. Weisglas, rijksbestuurder, de heer A.J Koppejan, rijksbestuurder en de heer Chr. Dekker, wethouder Middelburg. Per 31 december 2021 heeft mevrouw G.W. van Montfrans-Hartman afscheid genomen als voorzitter van het bestuur. De nieuwe voorzitter wordt de heer A. Koppejan. Per 1 januari 2022 zal mevrouw M. Vermue-Vermue toetreden als rijksbestuurder. Huisvesting Zie paragraaf onderhoud kapitaalgoederen. Begrotingsrechtmatigheid Uit de programmarekening blijken de gerealiseerde lasten ten opzichte van de begroting na wijzigingen te zijn overschreden voor het programma ‘Informatie en Kennis’ en het programma ‘Publieksbereik’. Zoals uit de nadere toelichting van het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening blijkt, zijn de overschrijdingen bij deze programma’s voornamelijk veroorzaakt door hogere salarislasten in het algemeen. Daarnaast is het vanwege het saldo voor onttrekking reserves niet nodig om uit de reserves te onttrekken. De overschrijdingen bij de programma’s passen binnen het door het bestuur uitgezette beleid. Het was niet mogelijk deze overschrijdingen eerder te signaleren. Met het vaststellen van de jaarrekening zal het bestuur de desbetreffende overschrijdingen alsnog autoriseren.

Jaarrekening 2021

BALANS PER 31 DECEMBER 2021 (voor bestemming van het resultaat) 31-12-2021 €

31-12-2020 €

543.494

598.865

155.642 5.492.826 5.850 5.654.318

247.052 4.236.835 168.915 4.652.802

Liquide middelen

29.434

-3.700

Overlopende activa

121.602

85.570

6.348.847

5.333.537

ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist Overige vorderingen

TOTAAL ACTIVA

PASSIVA Vaste passiva Eigen Vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve programma's Bestemmingsreserve behoud Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Bestemmingsreserve digitalisering Egalisatiereserve Onverdeeld resultaat

Voorzieningen

181.328 239.905 716.798 209.665 341.998 215.644 198.495 19.593 2.123.426

181.328 239.905 654.880 209.665 341.998 135.644 198.495 141.918 2.103.832

1.801.587

1.380.024

258.988 258.988

314.812 314.812

4.183.999

3.798.669

739.236 739.236

614.353 614.353

31-12-2021 €

31-12-2020 €

383.973

274.607

336.881 704.758 1.425.613

375.847 270.062 920.516

6.348.847

5.333.537

Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer 25-jarige annuïteitenlening

Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden

Overlopende passiva Nog te betalen bedragen De van het Rijk ontvangen voorschotbedragen met een specifiek bestedingsdoel. Overige vooruitontvangen bedragen

TOTAAL PASSIVA

OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING 2021 Begroting 2021

€

2e wijziging begroting 2021 €

€

670.856 -58.432 612.423

676.704 -57.809 618.895

808.067 -56.750 751.317

695.619 -57.097 638.522

Programma informatie en kennis Totale lasten Totale baten Saldo

1.995.385 -292.936 1.702.449

1.961.559 -313.388 1.648.171

1.946.646 -301.322 1.645.324

1.342.389 -273.150 1.069.238

Programma publieksbereik Totale lasten Totale baten Saldo

1.004.157 -15.000 989.157

977.498 -11.007 966.492

849.739 -8.250 841.489

813.774 -9.499 804.276

Saldo uitvoering programma's Totale lasten Totale baten Saldo

3.670.398 -366.368 3.304.030

3.615.761 -382.204 3.233.558

3.604.452 -366.322 3.238.130

2.851.783 -339.746 2.512.036

Overzicht algemene dekkingsmiddelen Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud Bijdrage Nationaal Archief: DTR Bijdrage Middelburg Bijdrage Middelburg: e-Depot Bijdrage Veere Bijdrage Veere: e-Depot DVO Provincie Zeeland DVO Provincie Zeeland: e-Depot DVO Waterschap DVO Kapelle DVO Terneuzen DVO Terneuzen: e-Depot DVO Vlissingen DVO Schouwen-Duiveland DVO Schouwen-Duiveland: e-Depot DVO Tholen: e-Depot Overige algemene dekkingsmiddelen

-1.336.950 -1.761.945 -153.666 -500.785 -39.550 -144.290 -36.204 -657.743 -121.216 -330.630 -33.742 -383.994 -77.945 -250.363 -437.525 -64.020 -48.308 -121.625

-1.305.759 -1.727.023 -153.666 -489.383 -39.550 -141.005 -36.204 -657.743 -121.216 -330.630 -33.742 -383.994 -77.945 -250.363 -437.524 -64.020 -48.308 -118.443

-1.260.053 -1.699.512 -153.666 -472.241 0 -136.066 -36.204 -660.339 -121.216 -331.936 -33.874 -385.511 -77.945 -251.352 -439.252 -64.020 -48.308 -85.855

-1.305.759 -1.727.023 -153.666 -489.383 0 -141.005 -27.153 -649.302 -90.912 -326.387 -33.309 -379.067 -51.963 -247.150 0 -64.020 -36.231 -175.584

-6.500.500

-6.416.517

-6.257.350

-5.897.914

Realisatie 2021

Realisatie 2020

BATEN EN LASTEN Programma beheer Totale lasten Totale baten Saldo

Realisatie 2021 € Overzicht overhead Salarislasten overhead Overige personeelslasten Huur Rijksgebouwendienst Huisvestingslasten Huisvestingslasten beheer en onderhoud Organisatielasten Afschrijvingslasten Rentelasten Incidentele baten

Vennootschapsbelasting Onvoorzien TOTAAL SALDO VAN BATEN EN LASTEN Toevoegingen aan reserves Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve programma's Bestemmingsreserve behoud Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Egalisatiereserve

Onttrekkingen aan reserves Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve programma's Bestemmingsreserve behoud Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Egalisatiereserve Bestemmingsreserve digitalisering

2e wijziging begroting 2021 €

Begroting 2021

Realisatie 2020 €

€

797.424

756.736

782.192

746.250

144.417 379.533 260.997 1.263.704 247.205 60.618 17.271 0 3.171.170

183.118 379.533 261.645 1.353.943 251.892 61.881 17.217 0 3.265.965

132.247 388.908 248.047 1.228.078 290.015 52.472 17.271 0 3.139.231

170.559 380.247 253.475 1.264.678 336.492 45.722 20.537 0 3.217.959

5.707

15.000

16.000

15.000

19.593

-113.004

-150.011

151.918

0 0 0 0 0 0 0 0

0 10.000 0 0 0 0 0 10.000

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 -10.004 -103.000 0 0 0 -113.004

0 0 -82.500 0 0 0 -48.072 -130.572

0 0 0 0 0 0 0 0

19.593

33.161

-19.439

141.918

RESULTAAT

GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING EN RESULTAATBEPALING ALGEMEEN Activiteiten Het openbaar lichaam Het Zeeuws archief heeft, conform artikel 2 lid 2 van de regeling Het Zeeuws Archief ten doel de belangen van de minister en de gemeenten Middelburg en Veere bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zeeland en in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van Middelburg en Veere in gezamenlijkheid te behartigen. Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening De jaarrekening is voor wat betreft de waardering van de activa en passiva opgemaakt op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten. De waardering en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het betreffende balanshoofd anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben. GRONDSLAGEN VOOR DE WAARDERING VAN ACTIVA EN PASSIVA Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs verminderd met per categorie vastgestelde lineaire afschrijvingen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met eventuele residuwaarde.

Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikname. Vorderingen De vorderingen worden opgenomen tegen een nominale waarde, onder aftrek van noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid. Liquide middelen De liquide middelen worden tegen nominale waarde opgenomen. Bestemmingsreserves Personeel Dit betreft een reserve ten behoeve van personeelskosten vanwege vervanging langdurig zieken, eventuele wachtgeldverplichtingen, organisatieverandering/reorganisaties, opleidingskosten, vervanging tijdens ouderschapsverlof, e.d. Behoud Jaarlijks ontvangt het Zeeuws Archief in de lumpsum een bedrag dat besteed dient te worden aan behoud. Het bedrag dat jaarlijks niet besteed wordt, wordt aan deze bestemming toegevoegd. Bedrijfsvoering Dit betreft een reserve ten behoeve van de algehele bedrijfsvoering van het Zeeuws Archief.

Programma’s Dit betreft een reserve ten behoeve van de diverse programma’s voor werkzaamheden die in een bepaald jaar niet zijn uitgevoerd, in een later stadium uit te laten voeren. Digitalisering De bestemmingsreserve digitalisering wordt aangehouden om digitaliseringsprojecten uit te kunnen voeren. Egalisatiereserve Dit betreft een fonds om schommelingen tussen het vastgestelde indexeringspercentage en het percentage waarmee het prijspeil van totale lasten van het Zeeuws Archief stijgt te kunnen opvangen. Voorziening beheer en onderhoud gebouw De voorziening beheer en onderhoud gebouw betreft nog niet volledig aangewende middelen ten behoeve van het beheer en onderhoud van het gebouw van het Zeeuws Archief.

GRONDSLAGEN VOOR DE BEPALING VAN HET RESULTAAT Algemeen De lasten en baten worden toegerekend aan het boekjaar, ongeacht of zij tot uitgaven en ontvangsten in het boekjaar hebben geleid. Winsten worden slechts opgenomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong hebben voor het einde van het boekjaar, worden in de jaarrekening verwerkt indien zij bekend zijn op het moment van opmaken van de jaarrekening. Baten Onder baten worden verstaan de opbrengst van de in het verslagjaar geleverde goederen en diensten, onder aftrek van kortingen en dergelijke. Tevens worden hieronder verstaan de over het verslagjaar verstrekte bijdragen van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, de gemeente Middelburg en de gemeente Veere. Bijzondere baten en lasten Bijzondere baten en lasten vloeien voort uit handelingen en gebeurtenissen die zich onderscheiden van de normale bedrijfsactiviteiten en derhalve van incidentele aard zijn. Pensioenen Het Zeeuws Archief heeft een pensioenregeling. Deze regeling wordt gefinancierd door afdrachten aan een pensioenuitvoerder (ABP). De pensioenverplichtingen worden gewaardeerd volgens de ‘verplichting aan de pensioenuitvoerder benadering’. In deze benadering wordt de aan de pensioenuitvoerder te betalen premie als last in de winst-en-verliesrekening verantwoord.

De dekkingsgraad van het betrokken bedrijfstakpensioenfonds bedraagt op 31 december 2021 volgens opgave van het fonds 110,2%. Op basis van het uitvoeringsreglement heeft de gemeenschappelijke regeling bij een tekort in het fonds geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen anders dan door hogere toekomstige premies.

TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 2021 ACTIVA VASTE ACTIVA Boekwaarde per 1 januari Aanschaffingswaarde Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen Mutaties Investeringen Afschrijvingen

Boekwaarde per 31 december Aanschaffingswaarde Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen

Materiële vaste activa 1.758.482 -1.159.617 598.865 92.133 -147.505 -55.372

1.781.562 -1.238.068 543.494

In de cumulatieve aanschafwaarden en afschrijvingen zijn geheel afgeschreven activa niet meer begrepen Afschrijvingspercentages Materiële activa

% 4-10-20

VLOTTENDE ACTIVA Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

31-12-2021 €

31-12-2020 €

155.642 155.642

247.052 247.052

5.492.826 5.492.826

4.236.835 4.236.835

166.516 317.763 90.207 201.753

190.797 209.113 169.609 211.279

5.850 0 5.850

165.721 0 165.721

a. Vorderingen op openbare lichamen Vorderingen op openbare lichamen

b. Uitzettingen in 's Rijks schatkist Schatkistrekening

Drempelbedrag is 1e hj € 250.000,- per kwartaal, 2e hj € 1.000.000,- per kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen: Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 c. Overige vorderingen Debiteuren Stand per 31 december Af: voorziening voor oninbaarheid

Overige vorderingen

3.194

31-12-2021 €

31-12-2020 €

27.668 0 -18 1.784 29.434

45.856 -51.213 0 1.657 -3.700

41.407 16.200 7.647 1.139 1.815 3.679 15.195 2.553 20.474 0 3.368 3.648 1.899 1.392 1.187 121.602

0 42.942 0 1.412 1.815 3.312 8.848 1.973 8.950 5.004 2.375 4.813 1.699 0 2.428 85.570

Eigen vermogen Algemene reserve Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

181.328 0 0 0 181.328

150.000 31.328 0 0 181.328

Bestemmingsreserve personeel Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

239.905 0 0 0 239.905

229.905 0 10.000 0 239.905

Bestemmingsreserve programma's Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

654.880 61.918 0 0 716.798

654.880 0 0 0 654.880

Bestemmingsreserve behoud Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

209.665 0 0 0 209.665

Liquide middelen ING betaalrekening Betalingen onderweg Creditcard Kas

Overlopende activa Nog te ontvangen bijdrage kosten PO en OMC 2021 Nog te ontvangen opdrachten zakelijke dienstverlening Nog te ontvangen depothuur Overig nog te ontvangen bedragen Archief 2020 Vooruitbetaald huur kopieerapparatuur Vooruitbetaald licenties Vooruitbetaald automatiseringskosten Vooruitbetaald verzekeringen Vooruitbetaald digitaliseringskosten Vooruitbetaald beveiliging Vooruitbetaald personeelskosten Vooruitbetaald arbo Vooruitbetaald abonnementen/contributie Overige vooruitbetaalde bedragen

31-12-2021 €

31-12-2020 €

Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

341.998 0 0 0 341.998

Bestemmingsreserve digitalisering Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

135.644 80.000 0 0 215.644

135.644 0 0 0 135.644

Egalisatiereserve Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Correctieboeking resultaatbestemming 2016 Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

198.495 0 0 0 0 198.495

Onverdeeld resultaat

19.593

141.918

Saldo Eigen vermogen

2.123.426

2.103.832

Voorziening Beheer en onderhoud Saldo per 1 januari Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

1.380.024 1.761.945 -1.340.383 1.801.587

996.110 1.727.023 -1.343.108 1.380.024

Saldo Voorzieningen

1.801.587

1.380.024

25-jarige annuïteitenlening, rentepercentage 6,02% Saldo per 1 januari Aflossing Saldo per 31 december

314.812 -55.824 258.988

367.466 -52.654 314.812

Totaal schulden op lange termijn

258.988

314.812

Voorzieningen

Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Schulden op lange termijn De annuïteitenlening is verstrekt door de nv Bank Nederlandse Gemeenten en is aangegaan op 1 juli 2000. Jaarlijks wordt per 1 juli afgelost.

De langlopende schuld van de 25-jarige lening bedraagt per 31 december 2021 € 258.988. De kortlopende schuld bedraagt per 31 december 2021 € 59.185. De resterende looptijd van de annuïteitenlening is 4 jaar De totale rentelast voor deze lening bedraagt over 2021 € 17.271.

31-12-2021 €

31-12-2020 €

0 0

739.236 739.236

614.353 614.353

209.151 13.352 0 7.796 104.491 10.893 4.657 3.467 0 9.370 0 0 9.444 3.808 4.147 3.398 383.973

179.672 17.407 2.461 9.476 0 10.376 0 4.417 11.807 14.001 1.406 1.246 13.899 4.837 0 3.604 274.607

336.881 336.881

375.847 375.847

6.228 612 98.124 78.886 241.962 88.103 185.843 5.000 704.758

6.313 612 0 22.670 0 102.869 137.597 0 270.062

VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden

Crediteuren Stand per 31 december

Overlopende passiva Nog te betalen omzetbelasting Nog te betalen vennootschapsbelasting Nog te betalen detacheringskosten Nog te betalen rentelasten annuïteitenlening Nog te betalen digitaliseringskosten Nog te betalen accountantskosten Nog te betalen automatiseringskosten Nog te betalen vacatiegeld Nog te betalen verhuiskosten Nog te betalen energiekosten december Nog te betalen arbokosten Nog te betalen schoonmaakkosten Nog te betalen inhuur externe bureaus Nog te betalen kosten archiefbank Nog te betalen salariskosten Diverse

De van het Rijk ontvangen voorschotbedragen met een specifiek bestedingsdoel (Werkzaamheden huisvesting)

Cultuur Historisch Fonds Middelburg Tentoonstelling Veere Vooruitontvangen projectgeld Metamorfoze Zeeuwse familie Archieven Vooruitontvangen projectgeld Metamorfoze Wilhelminapolder Vooruitontvangen projectgeld Lokaal besturen tussen bezetter en burger Vooruitontvangen salarisgaranties Vooruitontvangen zakelijke dienstverlening Vooruitontvangen bijdrage scans

Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen Meerjarige verplichting Het Zeeuws Archief heeft eind 2018 een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De overeenkomst heeft een looptijd van drie jaar en wordt stilzwijgend verlengd. De huur bedraagt € 379.533,- per jaar (prijspeil 2021). Het Zeeuws Archief heeft per 1 juli 2020 een overeenkomst afgesloten voor de huur van printers en kopieermachines. De huurovereenkomst heeft een looptijd van 72 maanden. De huur bedraagt € 14.193 per jaar inclusief btw.

TOELICHTING OP OVERZICHT BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING Realisatie 2021 €

2e wijziging begroting 2021 €

Begroting 2021 €

Realisatie 2020 €

52.072 35.881 0 40.202 128.154

52.650 36.054 500 49.210 138.414

42.392 70.512 500 126.750 240.154

58.746 26.217 0 48.781 133.744

Doorbelaste salariskosten

542.701

538.290

567.913

561.875

Totaal lasten programma beheer

670.856

676.704

808.067

695.619

-16.695 -41.737 0 -58.432

-16.517 -41.292 0 -57.809

-16.250 -40.500 0 -56.750

-16.314 -40.784 0 -57.097

-58.432

-57.809

-56.750

-57.097

Incidentele baten en lasten

Saldo programma beheer

612.423

618.895

751.317

638.522

4.732 51.408 43.229 190.689 144.448 209.320 643.827

11.055 54.555 47.932 184.057 137.012 207.819 642.430

14.279 55.237 22.869 254.349 82.317 136.980 566.031

13.396 51.482 30.765 7.755 90.323 59.055 252.775

Doorbelaste salariskosten

1.351.558

1.319.129

1.380.615

1.089.614

Totaal lasten programma informatie en kennis

1.995.385

1.961.559

1.946.646

1.342.389

-292.936 -292.936

-313.388 -313.388

-301.322 -301.322

-273.150 -273.150

-292.936

-313.388

-301.322

-273.150

1.702.449

1.648.171

1.645.324

1.069.238

Programma beheer Lasten Inrichting depot en klimaatbeheersing Conserveren en restaureren Stadhuiscollecties e-Depot

Baten Stadhuiscollectie gemeente Middelburg Stadhuiscollectie gemeente Veere e-Depot

Totaal baten programma beheer

Programma informatie en kennis Lasten Relatiebeheer, inspectie en acquisitie Primair toegankelijk maken Nader toegankelijk maken Digitalisering Dienstverleningsovereenkomsten Zakelijke dienstverlening

Baten Opbrengsten zakelijke dienstverlening

Totaal baten programma informatie en kennis Incidentele baten en lasten Saldo programma informatie en kennis

Programma publieksbereik Lasten programma publieksbereik Infocentrum Website Educatie Externe communicatie

Doorbelaste salariskosten Totaal lasten programma publieksbereik Baten programma publieksbereik Infocentrum Website Educatie Externe communicatie

Totaal baten programma publieksbereik Incidentele baten en lasten Saldo programma publieksbereik

Realisatie 2021 €

2e wijziging begroting 2021 €

Begroting 2021 €

Realisatie 2020 €

136.577 84.085 1.709 12.463 234.835

131.052 87.800 1.726 11.339 231.917

38.308 70.258 3.949 15.065 127.581

71.565 67.099 2.170 7.167 148.000

769.322

745.581

722.158

665.774

1.004.157

977.498

849.739

813.774

-14.398 0 -80 -522 -15.000

-11.007 0 0 0 -11.007

-6.000 0 -1.000 -1.250 -8.250

-8.829 0 -457 -213 -9.499

-15.000

-11.007

-8.250

-9.499

989.157

966.490

841.489

804.276

Realisatie 2021 €

2e wijziging begroting 2021 €

Begroting 2021 €

Realisatie 2020 €

-1.336.950 -1.761.945 -153.666 -500.785 -39.550 -144.290 -36.204 -657.743 -121.216 -330.630 -33.742 -383.994 -77.945 -250.363 -437.525 -64.020 -48.308 -6.378.875

-1.305.759 -1.727.023 -153.666 -489.383 -39.550 -141.005 -36.204 -657.743 -121.216 -330.630 -33.742 -383.994 -77.945 -250.363 -437.524 -64.020 -48.308 -6.298.074

-1.260.053 -1.699.512 -153.666 -472.241 0 -136.066 -36.204 -660.339 -121.216 -331.936 -33.874 -385.511 -77.945 -251.352 -439.252 -64.020 -48.308 -6.171.495

-1.305.759 -1.727.023 -153.666 -489.383 0 -141.005 -27.153 -649.302 -90.912 -326.387 -33.309 -379.067 -51.963 -247.150 0 -64.020 -36.231 -5.722.330

-9.445 -2.304 -691 -1.152 -229 -230 -856 -14.907

-9.445 -2.304 -691 -1.355 -229 -230 -987 -15.242

-9.482 -2.313 -694 -1.157 -230 -231 -991 -15.098

-9.324 -2.274 -682 -1.338 -226 -227 -975 -15.046

-11.541 -33.313 -7.647 -52.501

-11.575 -29.182 0 -40.758

-11.393 -11.956 0 -23.349

-53.053 0 -1.163 -54.216

-50.000 0 -700 -50.700

-30.000 0 0 -30.000

-66.787 -63.044 -7.358 -137.189

-6.500.500

-6.416.517

-6.257.350

-5.897.914

Overzicht algemene dekkingsmiddelen Bijdragen Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur/beheer en onderhoud Bijdrage DTR Bijdrage Middelburg Bijdrage Middelburg: e-Depot Bijdrage Veere Bijdrage Veere: e-Depot DVO Provincie Zeeland DVO Provincie Zeeland: e-Depot DVO Waterschap DVO Kapelle DVO Terneuzen DVO Terneuzen: e-Depot DVO Vlissingen DVO Schouwen-Duiveland DVO Schouwen-Duiveland: e-Depot DVO Tholen: e-Depot

Depotverhuur Gemeente Middelburg Gemeente Veere VZG Justid Suikerunie Zeeuwse Ombudsman Veiligheidsregio Zeeland

Verhuur kantoorruimte Walcherse archeologische dienst RIAS Art in Print

Rentebaten Rentebaten Overige baten Verrekening BTW Eindafrekening projecten Overige baten en lasten

Incidentele baten en lasten Totaal overzicht algemene dekkingsmiddelen

€

2e wijziging begroting 2021 €

Begroting 2021 €

Realisatie 2020 €

0 15.638 -18.395 -14.766 24.071 8.753 938 47.746 4.984 19.325 34.462 21.662 144.417

0 15.638 -18.395 -14.766 24.615 9.000 1.565 50.750 6.000 18.784 34.462 22.304 149.957

0 12.965 0 -15.135 23.205 9.000 1.565 42.500 3.800 38.000 0 16.347 132.247

51.974 12.782 -25.220 -14.406 21.908 14.137 72 36.594 4.139 34.130 17.167 17.283 170.559

379.533 379.533

388.908 388.908

380.247 380.247

4.934 5.124 844 68.450 58.076 932 103.340 19.297 260.997

5.000 4.345 900 70.000 58.000 950 102.450 20.000 261.645

4.577 8.187 700 60.000 55.000 800 99.862 18.922 248.047

4.261 5.272 859 57.986 57.757 755 103.599 22.985 253.475

821.488 2.087 11.791 6.776 1.761.945 -1.340.383 1.263.704

900.515 1.325 11.907 0 1.727.023 -1.286.827 1.353.943

1.006.961 0 0 0 221.117 0 1.228.078

880.763 0 0 0 1.727.023 -1.343.108 1.264.678

13.494 3.722 22.607 148.085 5.591 2.806 4.629 9.864 18.007 0 5.165 1.873 11.362 247.205

13.550 3.500 23.500 148.910 5.000 1.000 5.500 9.400 20.000 6.000 5.020 1.600 8.912 251.892

11.603 3.000 19.500 173.380 20.000 4.000 5.200 8.950 17.437 4.500 4.855 1.200 16.390 290.015

10.868 1.960 19.107 230.684 6.813 497 5.520 9.335 17.230 21.780 5.020 1.212 6.464 336.492

Realisatie 2021 Overzicht overhead Overige personeelskosten Uitzendkrachten Bovenwettelijke uitkering WIA/WAZO uitkering Doorbelaste kosten Verzorging salarisadministratie ARBO Ondernemingsraad Opleidingskosten, incl. reiskosten Bedrijfshulpverlening Reiskosten woon-werkverkeer Inhuur externe bureaus Overige Huur Huur aan Rijksgebouwdienst Huisvestingskosten Onderhoud tuin Onderhoud kantine Zakelijke lasten Gas Electra Water Schoonmaak Beveiliging Huisvestingskosten beheer en onderhoud Onderhoud gebouw en installaties Automatiserings- en licentiekosten Assurantiekosten Inhuur externe bureaus Dotatie voorziening beheer en onderhoud Onttrekking voorziening beheer en onderhoud Organisatiekosten Huur en onderhoud kantoormachines Kantoorbenodigdheden Telefoon- en portokosten Automatiserings-, internet- en licentiekosten Reisdeclaraties medewerkers Representatiekosten Kosten bestuur Zeeuws Archief Assurantiekosten Accountant Overige inhuur externe bureaus Cultuur historische activiteiten Middelburg Bankkosten Overige

€

2e wijziging begroting 2021 €

Begroting 2021 €

Realisatie 2020 €

17.271 17.271

17.217 17.217

17.271 17.271

20.537 20.537

13.442 893 42.703 2.773 807 60.618

14.000 893 43.397 2.784 807 61.881

9.148 615 39.649 2.510 551 52.472

7.914 745 33.153 3.260 650 45.722

Doorbelaste salariskosten

797.424

756.736

782.192

746.250

Totaal overzicht overhead

3.171.170

3.232.804

3.139.231

3.217.959

vennootschapsbelasting Vennootschapsbelasting

5.707 5.707

15.000 15.000

16.000 16.000

15.000

19.593

-79.843

-150.011

151.918

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -10.004 -103.000 0 0 0 0 -113.004

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -82.500 0 -48.072 0 0 0 -130.572

0 10.000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10.000

19.593

33.161

-19.439

141.918

Realisatie 2021 Rentelasten 25-jarige annuïteitenlening Overige afschrijvingskosten Kantoorinrichting Kantine inrichting Automatisering Software Diverse apparatuur

Onvoorzien Totaal saldo van baten en lasten Reserves Dotatie aan algemene reserve Dotatie aan bestemmingsreserve personeel Dotatie aan bestemmingsreserve programmagelden Dotatie aan bestemmingsreserve behoud Dotatie aan bestemmingsreserve digitalisering Dotatie aan bestemmingsreserve bedrijfsvoering Dotatie aan egalisatiereserve Dotatie aan bestemmingsfonds huurbijdrage Onttrekking algemene reserve Onttrekking aan bestemmingsreserve personeel Onttrekking aan bestemmingsreserve programmagelden Onttrekking aan bestemmingsreserve behoud Onttrekking aan bestemmingsreserve digitalisering Onttrekking aan bestemmingsreserve bedrijfsvoering Onttrekking egalisatiereserve ivm niet gecomp. huurverhoging Onttrekking aan bestemmingsfonds huurbijdrage

Resultaat

NADERE TOELICHTING OP OVERZICHT BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING In deze toelichting wordt nader ingegaan op de verschillen tussen de realisatie 2021 en de 2e wijziging begroting 2021. Voor alle programma’s en voor de overhead geldt dat de salarislasten hoger zijn bij de realisatie 2021 ten opzichte van de 2e wijziging begroting 2021. Het ophogingspercentage dat voor de begroting is gebruikt is lager dan bij de realisatie is gebleken. Programma beheer De lasten van het programma beheer zijn ten opzichte van het e-Depot lager omdat verdere inhuur van externe ondersteuning door is geschoven naar begin 2022. Programma informatie en kennis De lasten van het programma informatie en kennis zijn lager bij relatiebeheer, inspectie en acquisitie omdat externe begeleiding bij vervangingstrajecten te maken had met een DVO-partner. De kosten hiervan zijn geboekt op lasten Dienstverleningsovereenkomsten. Daarnaast heeft er geen inhuur plaatsgevonden voor het nakijken van de vernietigingslijsten van een van de partners. De lasten voor primair toegankelijk maken zijn lager omdat kosten voor een strippenkaart waarvoor de leverancier van het collectiebeheersysteem werkzaamheden verricht voor een van de DVOpartners zijn geboekt op lasten Dienstverleningsovereenkomsten.

De lasten voor digitalisering zijn hoger dan begroot omdat de inschatting van de hoeveelheid individuele gedigitaliseerde archiefstukken lager uitviel. Door de externe begeleiding bij vervangingstrajecten en de strippenkaart zijn de lasten voor Dienstverleningsovereenkomsten hoger dan begroot. De opbrengsten voor zakelijke dienstverlening zijn lager dan begroot omdat een gedeelte van de opbrengst van het metamorfozeproject Schepenbank reeds in 2020 is geboekt omdat er toen een begin is gemaakt met de werkzaamheden. Bij de 2e wijziging begroting 2021 is hier geen rekening mee gehouden. Programma publieksbereik De lasten van het programma publieksbereik zijn hoger voor het informatiecentrum in verband met inhuur coördinator publieksbereik op detacheringsbasis vanaf november 2021. De lasten voor de website zijn lager dan begroot door lagere kosten voor opslag en hosten scans en door lagere kosten voor werkzaamheden aan de website zelf. Algemene dekkingsmiddelen De algemene dekkingsmiddelen zijn hoger dan begroot omdat in de 2e wijziging nog geen rekening gehouden kon worden met de indexering van de bijdragen. Het door het rijk gehanteerde indexeringspercentage is pas bekend geworden na de vaststelling van de 2e wijziging begroting.

Huisvestingskosten beheer en onderhoud De huisvestingskosten voor beheer en onderhoud zijn lager dan begroot doordat vanwege de indexering van de bijdrage een hoger bedrag wordt gedoteerd aan de voorziening beheer en onderhoud. Daarnaast wordt er een groter deel onttrokken dan begroot omdat bij de begroting de salariskosten niet meegenomen waren. Daarnaast is een aantal projecten doorgeschoven naar 2022.

WET NORMERING TOPINKOMEN Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector in werking getreden. Bij het Zeeuws Archief is voor de topfunctionaris en overige medewerkers geen sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Hetzelfde geldt voor de leden van het algemeen en dagelijks bestuur:

naam

functie

beloning plus beloningen belastbare betaalbaar onkostenvergoedingen op termijn* 2021

Totaal

2021

Individueel toepasselijke beloning plus beloningen bezoldigingsmaximum belastbare betaalbaar onkostenvergoedingen op termijn*

2021

2020

Totaal

2020

J.J. Aalberts

penningmeester AB en DB

n.v.t.

n.v.t

€

20.900

n.v.t.

Chr. Dekker

lid AB

n.v.t.

n.v.t

€

20.900

n.v.t.

n.v.t

R.J. van der Zwaag

lid AB en DB

n.v.t.

€

20.900

n.v.t.

A.J. Koppejan

lid AB

€

2.407

n.v.t.

€

2.407

€

20.900

€

2.071

n.v.t.

€

2.071

F.W. Weisglas

lid AB

€

705

n.v.t.

€

705

€

20.900

€

1.435

n.v.t.

€

1.435

G.W. van Montfrans-Hartman

voorzitter AB en DB

€

1.531

n.v.t.

€

1.531

€

31.350

€

2.014

n.v.t.

€

2.014

J.L. Kool Blokland

directeur

€

111.930

€ 134.572

€

209.000

€

110.864

€

22.642

€

21.170

n.v.t

€ 132.034

*Betreft werkgeversdeel pensioenvoorziening

De duur en omvang van het dienstverband van de directeur was van 1-1-2021 t/m 31-12-2021 o.b.v. 1,0 fte. De leden van het algemeen bestuur hebben van 1-1-2021 t/m 31-12-2021 zitting gehad in het algemeen bestuur. De leden van het dagelijks bestuur hebben van 1-1-2021 t/m 31-12-2021 zitting gehad in het dagelijks bestuur.

VASTSTELLING VAN DE JAARREKENING Deze jaarrekening is opgesteld door het dagelijks bestuur van het Zeeuws Archief en wordt vergezeld van een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het dagelijks bestuur van het Zeeuws Archief heeft de jaarverantwoording tijdens de vergadering 31 maart 2022 behandeld en naar de partners van de regeling gestuurd.

RESULTAATBESTEMMING Regeling resultaatbestemming Artikel 22 van de gemeenschappelijke regeling van het Zeeuws Archief bepaalt dat een batig saldo kan worden bestemd voor vorming of toevoeging aan de reserve. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de raden van de gemeenten en de minister. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdragen uitgekeerd aan de gemeenten en de minister. In de gewijzigde regeling het Zeeuws Archief staat in artikel 22 lid 1 dat de reserve in enig jaar niet meer bedraagt dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen en in artikel 22 lid 3 dat het negatief eigen vermogen in enig jaar niet meer bedraagt dan vijf procent van de gezamenlijke bijdragen van de minister en de gemeenten van dat jaar. Voorstel bestemming van het resultaat 2021 Het dagelijks bestuur stelt voor het positieve saldo van € 19.593,- als volgt te verdelen: • Toevoegen aan de bestemmingsreserve digitalisering een bedrag van € 19.593 t.b.v. digitalisering archieven.

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan het algemeen bestuur van het Zeeuws Archief A. Verklaring over de jaarrekening 2021 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2021, op pagina 50 tot en met pagina 69, van het Zeeuws Archief te Middelburg gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van het Zeeuws Archief per 31 december 2021 en van het resultaat over 2021 in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 2021 in alle van materieel belang zijnde aspecten voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling tot stand zijn gekomen. De jaarrekening bestaat uit: 1. de balans per 31 december 2021; 2. de staat van baten en lasten over 2021; en 3. de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.

De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden vallen, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening van het Zeeuws Archief (vastgesteld op 14 december 2012) en het controleprotocol WNT 2021. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie “Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening”. Wij zijn onafhankelijk van het Zeeuws Archief zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags-en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Materialiteit De bij de controle toegepaste materialiteit bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale kosten inclusief toevoegingen aan reserves. Deze materialiteit is ontleend aan het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening van het Zeeuws Archief (vastgesteld op 14 december 2012).

Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. MIDDELBURG T: (0118) 678900

GOES T: (0113) 242628

SEROOSKERKE T: (0118) 592610

TERNEUZEN T: (0115) 683449

VLISSINGEN T: (0118) 419192

ZIERIKZEE

BARENDRECHT

T: (0111) 420344

T: (0180) 647155

Op alle opdrachten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Deze algemene voorwaarden, gedeponeerd onder nummer 4081496 bij de Kamer van Koophandel te Utrecht, liggen ter inzage op ons kantoor en worden op verzoek toegezonden.

Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2021 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub j Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT- plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. B. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvat het jaarverslag andere informatie, die onder andere bestaat uit: - de programmaverantwoording - andere informatie zoals vereist door het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de informatie in het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijking bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720.

Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van het jaarverslag in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur voor de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met de in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT), alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Het dagelijks bestuur is tevens verantwoordelijk voor de Financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde bedragen. Dit houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en de met de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling. In dit kader is het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het dagelijks bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het dagelijks bestuur afwegen of de organisatie in staat is om haar werkzaamheden in continuïteit voort te zetten. Op grond van genoemd verslaggevingsstelsel

moet het dagelijks bestuur de jaarrekening opmaken op basis van de continuïteitsveronderstelling, tenzij het dagelijks bestuur het voornemen heeft om de organisatie te liquideren of de bedrijfsactiviteiten te beëindigen of als beëindiging het enige realistische alternatief is. Het dagelijks bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de Organisatie haar bedrijfsactiviteiten in continuïteit kan voortzetten, toelichten in de jaarrekening. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen.

De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: -

het identificeren en inschatten van de risico's dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico's bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing;

het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling;

het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door de directie en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan;

het vaststellen dat de door het dagelijks bestuur gehanteerde continuïteitsveronderstelling aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de organisatie haar bedrijfsactiviteiten in continuïteit kan voortzetten. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies

zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat een organisatie haar continuïteit niet langer kan handhaven; -

het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen.

Wij communiceren met de met governance belaste personen onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Middelburg, 31 maart 2022

Rijkse accountants & adviseurs M. Baas MSc RA

SPEFICIATIE MATERIËLE VACTE ACTIVA SPECIFICATIE MATERIELE VASTE ACTIVA aanschafw aarde

investeringen

afboeking volledige afschrijving

aanschafw aarde

afschrijvings cum ulatieve afschrijving % afschrijving

afboeking volledige afschrijving

cum ulatieve afschrijving

1-1-2021

2021

31-12-2021

1-1-2021

2021

31-12-2021

2021

boekw aarde boekw aarde

1-1-2021

31-12-2021

M ateriële vaste activa Inrichting kantoor

€

177.412 €

14.650 €

-46.248

€

145.814

€

68.363

€

13.867 €

-46.248

€

35.982 €

109.049

€

109.831

Depotinrichting

€ 1.008.915 €

8.569 €

€

1.017.484

€

839.114

€

40.642 €

€

879.755 €

169.801

€

137.729

Apparatuur diversen

€

4.751 €

15.103 €

-716

€

19.139

€

1.366

€

807 €

-716

€

1.459 €

3.385

€

17.680

Inrichting restauratie en behoud

€

7.050 €

€

7.050

€

764

€

705 €

€

1.469 €

6.286

€

5.581

Apparatuur studiezaal en kantoor

€

47.757 €

€

-6.349

€

41.408

€

7.508

€

8.282 €

-6.349

€

9.440 €

40.249

€

31.967

Inrichting kantine

€

8.930 €

€

8.930

€

2.078

€

893 €

€

2.971 €

6.852

€

5.959

Inrichting front-office

€

14.919 €

12.083 €

€

27.002

€

2.328

€

2.700 €

€

5.028 €

12.590

€

21.973

Expositieruimte

€

772 €

€

772

€

753

€

19 €

€

772 €

€

Apparatuur restauratie en behoud

€

32.720 €

€

32.720

€

23.935

€

2.940 €

€

26.875 €

8.785

€

5.846

Digitaliseren bestanden BS

€

77.550 €

€

Hardw are 5 jaar

€

296.846 €

13.162 €

Softw are 5 jaar

€

80.861 €

Totaal m ateriële vaste activa

€ 1.758.482 €

€

77.550

€

75.201

€

2.349 €

€

77.550 €

2.349

€

-10.118

€

299.890

€

100.212

€

57.619 €

-10.118

€

147.713 €

196.634

€

152.178

28.565 €

-5.623

€

103.803

€

37.995

€

16.683 €

-5.623

€

49.055 €

42.866

€

54.748

92.133 €

-69.053

€

1.781.562

€ 1.159.617

€

147.505 €

-69.053

€

1.238.068 €

598.865

€

543.494

← Vorig deel

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/11567784/1