Bijlage 1 Handreiking Participatie intern def versie 1 nov 2023

Handreiking participatie (Intern) Zo doen we het in Middelburg:

Processtappen A

We betrekken belanghebbenden op tijd

Vooraf stellen we duidelijke kaders vast voor de participatie

We managen verwachtingen over het doel en de mate van invloed

We geven iedereen de gelegenheid om mee te kunnen doen

We luisteren en onderzoeken wat er speelt

We communiceren duidelijk en zorgvuldig over de inhoud, het proces, en de uitkomst

1. Impactscan

Bij oranje en rood ligt de nadruk op participatie (zie 3a). Bij groen ligt de nadruk op communicatie (zie 3b).

1

Vul de impactscan in. Aan de hand van de uitkomst, bepaal je de mate van participatie. Wel/niet, hoe omvangrijk?

2. Is de participatie (als onderdeel van een opgave of project) een bestuurlijke en/of ambtelijke opdracht?

2

Opdracht bestuur Opdracht ambtelijk Geen opdracht? Haal een opdracht!

3 3.a. Participatiekaders Bij omvangrijke, complexe of politiek gevoelige trajecten stellen we participatiekaders op in een college- of raadsvoorstel. Eventueel vooraf gegaan door een ‘startgesprek’ met de gemeenteraad. Pas wanneer de kaders helder en vastgesteld zijn, gaan we van start.

Bepaal de rol van het college van B&W en de gemeenteraad

Bepaal het doel en de reikwijdte van de participatie

Bepaal de mijlpalen in het proces

Houd rekening met wetgeving, bestaand beleid, geld, tijd en menskracht

Formeer een kernteam van projectleider, communicatieadviseur en wijkmanager

Onderzoek wat er speelt (belangen en dilemma’s)

Breng de verschillende beelden en belangen in beeld (intern en extern)

Bepaal de stip aan de horizon

Vul de ringen van invloed in

Formuleer een duidelijke vraagstelling

Stem vorm af op de de doelgroep(en)

Gebruik data die al beschikbaar is

Nodig belanghebbenden op tijd uit

Gebruik duidelijke taal en beelden

Zet dillemmalogica of andere gesprekstechnieken in voor het goede gesprek

Creëer een gelijkwaardig speelveld met dezelfde info

Maak gebruik van (externe) gespreksleiders

Blijf communiceren over inhoud én proces

6. Evaluatie participatietraject

Doe dit samen met de deelnemers

Aan het einde van het participatietraject evalueren we het proces. Hierbij onderscheiden we 3 fasen: input, throughput en output. Uit de evaluatie formuleren we succesen verbeterpunten. “Participeren: doen en leren!”

Breng verslag uit

3 3.b. Participatie- en communicatieplan Ga aan de slag met het participatie- en/of communicatieplan. Hierin worden de kaders, de processtappen, de verschillende participanten, rollen en het kernverhaal (verder) uitgewerkt. Benader het vraagstuk integraal en betrek je collega’s in een vroeg stadium.

4 4. Uitvoeren van participatie Tijd om aan de slag te gaan met de participatie. Zorg voor een uitnodigende en duidelijke uitnodiging. Waarover gaat het en wat is het doel van de participatie?

5 5. Uitkomst participatie Maak een samenvatting van de uitkomst van het participatieproces en geef aan wat we met de input hebben gedaan. In deze stap valideren we de inbreng.

Weeg de inbreng van de deelnemers

Kies en gebruik deze inbreng aan de hand van criteria

6

Verantwoord de keuzen en laat zien wat je gehoord hebt

Participatie, dat doen we samen!

Formuleer succesen verbeterpunten

Mail naar communicatie@middelburg.nl. Bekijk ook onze participatie- en inspraakverordening, de Toolkit Factor P en schrijf je in voor de Training Factor P. Versie 1 | november 2023