Bijlage 1 Definitieve rapportage aspectinspectie informatiebeheer Jeugdwet

ZEEUWSARCHIEF Hofplein

- Postbus 7o, 433O AB Middclburg

(oi 18) 67 88 00 • info@zccuwsarchicf. nl . www.zccuwsarchicf. ri I

[(7 )1znaknr.: .

---_ —

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Middelburg Postbus 6000 4330 LA Middelburg

"J .1) cai9noric: e-1 j

-

2 6 SEP. 2023

(.21r,„1,,,ïe

nauln fcco:

Datum

: 22-09-2023

Onderwerp

: Rapportage Aspectinspectie informatiebeheer Jeugdwet

Ons kenmerk

: A-255/2023

Behandeld door : Tom van Slooten Bijlage :1 Geacht college, Het Zeeuws Archief heeft, in overleg met uw gemeente, ervoor gekozen om naast de reguliere kpi-onderzoeken naar de informatiehuishouding van uw gemeente, ook aspectinspecties uit te voeren waarbij één onderdeel van het informatiebeheer bijzondere aandacht krijgt. Een dergelijke inspectie is in uw gemeente uitgevoerd op het informatiebeheer met betrekking tot de Jeugdwet. ln bijgaand rapport zijn de resultaten van het onderzoek beschreven. Een conceptversie van het rapport is met medewerkers van uw gemeente besproken. Desgewenst geeft het Zeeuws Archief graag een toelichting op het onderzoek, de bevindingen en de aanbevelingen. Met vriencle /

-,,~ e roeten,

Dr. J.L. Kool-Blokland Directeur Zeeuws Archief

n / / //

/

roz

ZEEUWSARCHIEF , • --~

Definitieve rapport aspectinspectie gemeente Middelburg Inleiding Het Zeeuws Archief heeft ervoor gekozen om naast de reguliere kpi-onderzoeken ook aspectinspecties uit te voeren waarbij één onderdeel van het informatiebeheer bijzondere aandacht krijgt. Voor alle gemeenten uit het werkingsgebied van het Zeeuws Archief werd in 2023 een dergelijke inspecfie uitgevoerd op het informatiebeheer binnen het sociaal domein. Het sociaal domein omvat alle inspanningen die de gemeente verricht rond werk, participatie en zelfredzaamheid, zorg en jeugd, op basis van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) 2015, de Participatiewet, de Jeugdwet en de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening en de Nieuwe Wet inburgering. Omdat het sociaal domein zo'n breed taakveld is van de gemeente, is ervoor gekozen om een deelaspect van dit brede domein te onderzoeken. Er is gekozen voor de Jeugdwet. De Jeugdwet definieert heel duidelijk de gemeentelijke taken en regelt verantwoordelijkheden rond preventie, ondersteuning, hulp en zorg. De focus van het onderzoek in deze aspectinspectie bij de gemeente Middelburg lag op het informatiebeheer rond de Jeugdwet. Informatie met betrekking tot de Jeugdwet moet door de gemeente Middelburg conform wet- en regelgeving worden beheerd.

Dat houdt onder andere in dat informatie in `goede, geordende en toegankelijke staat en duurzaam' binnen de gemeente moet worden beheerd. De gemeentearchivaris ziet daarop toe en voert hiertoe inspecties uit. Doel van de aspectinspectie was dan ook inzicht te krijgen in alle aspecten van het beheer van de procesgebonden informatie in het kader van de Jeugdwet, het toetsen van de information governance en het signaleren van risico's die de gemeente loopt als gevolg van het gevoerde informatiebeheer. Op 31 juli 2023 heeft Tom van Slooten, inspecteur informatiebeheer van het Zeeuws Archief een gesprek gehad met mevrouw Marika Sanderse, medewerker informatiebeheer, mevrouw Karina de Pagter, cotirdinatorJeugd en mevrouw Liesbeth Roosen, applicatiebeheerder ZorgNed. Het gesprek en het bureauonderzoek zijn de basis geweest voor de rapportage over de aspectinspectie Jeugdwet bij de gemeente Middelburg. Het rapport is in concept besproken met de gemeente voor een check op feitelijke onjuistheden.

Conclusie van de inspectie ln de periode 2015 tot en met 2020 is samengewerkt in de gemeenschappelijke regeling Porthos. Een samenwerking van de gemeenten Middelburg, Veere en Vlissingen, waarin de jeugdhulp werd uitgevoerd. De gemeente Middelburg heeft anno 2023 de jeugdhulp georganiseerd middels `Toegang in Middelburg' (TIM). Aandachtspunt is de migratie van informatie vanuit oude naar nieuwe Pagina 1 van 6

ZEEUWSARCH I EF ^

systemen. Het is niet duidelijk of bij de migratie de authenticiteit en volledigheid van informatie zijn geborgd. De gemeente werkt samen in de inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland. Hoe het informatiebeheer hier is georganiseerd is onduidelijk. De gemeente Middelburg werkt niet met een vastgesteld metadataschema. Het gebruikte zaaksysteem voldoet aan de normen voor duurzame toegankelijke informatie wordt gesteld, terwijl er geen metadataschema is vastgesteld in de gemeente; van de vakapplicatie is onduidelijk of aan deze normen wordt voldaan. Het proces rondom de waardering en selectie van informatie rondom de jeugdhulpverlening is niet vastgesteld. Daardoor kan de gemeente zich niet verantwoorden hoe en op basis waarvan vernietiging van informatie heeft plaatsgevonden. Hieronder volgt een aantal aanbevelingen om de information governance en het informatiebeheer van de gemeente Middelburg te verbeteren.

Constateringen en aanbevelingen Migratie van informatie moet zorgvuldig gebeuren ln de periode 2015 tot en met 2020 is samengewerkt in de gemeenschappelijke regeling Porthos. Een samenwerking van de gemeenten Middelburg, Veere en Vlissingen, waarin de jeugdhulp werd uitgevoerd. Het proces jeugdhulp werd volledig digitaal uitgevoerd. Onderdelen van het proces werden analoog verwerkt, waarna de analoge stukken werden vervangen door digitale reproducties (vervanging op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995). De gemeente Veere fungeerde als centrumgemeente van Porthos en was verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de uitvoeringsorganisatie. ln 2020 is de gemeente Middelburg weer zelf de jeugdhulp gaan vormgeven. Informatie uit de systemen van Porthos is gemigreerd naar de systemen van de gemeente Middelburg, te weten CiVision en iSamenleving van Pink Roccade. Vanaf 12 december 2022 is alle informatie opgenomen in ZorgNed. Een migratie van informatie vanuit twee vakapplicaties van Pink Roccade naar de nieuwe vakapplicatie ZorgNed. Het is onbekend of de migratie van informatie naar ZorgNed probleemloos is verlopen. Migratie van informatie moet namelijk zorgvuldig gebeuren. De authenticiteit en volledigheid dienen geborgd te zijn, maar ook mag er bijvoorbeeld geen informatie in de oude applicatie achterblijven als deze applicatie wordt afgesloten.

De gemeente loopt het risico dat informatie onvolledig wordt gemigreerd naar het nieuwe systeem. Het informatieverlies leidt tot onvolledige dossiers en het niet goed kunnen reconstrueren van een zaak. Aanbeveling 1: Stel vast of de migratie(s) probleemloos is (zijn) uitgevoerd en stuur het verslag van de evaluatie van de implementatie, de verklaringen van migratie en de reactie van ZorgNed Automatisering met betrekking tot de norm NEN-lSO 13008 naar het Zeeuws Archief.

Pagtna 2 van 6

ZEEUWSARCHIEF --• •

Archiveer de website van de gemeente De gemeente Middelburg heeft een gemeentelijke website waar informatie wordt gegeven over jeugdhulp en hoe je toegang krijgt tot jeugdhulp (zie www.middelburg.nl/de-jeugdwet). Overheidsinformatie moet in goede, geordende en toegankelijke staat verkeren zolang als nodig. Dat geldt ook voor overheidswebsites. Inwoners van de gemeente Middelburg kunnen rechten ontlenen aan de informatie die de gemeentelijke overheid geeft, ook informatie op een website. Het is een risico als informatie van een gemeentelijke website niet goed wordt gearchiveerd. lk heb niet kunnen constateren of de website van de gemeente wordt gearchiveerd en zo ja, of de archivering voldoet aan de norm voor het archiveren van websites (zie: nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/richtlijn-archiveren-overheidswebsites). ln 2017 heeft de gemeente Middelburg samen met het Zeeuws Archief een pilot webarchivering uitgevoerd. Op 27 juni 2017 is het eindrapport van deze pilot verschenen. ln dit rapport worden aanbevelingen gedaan. Het is onbekend of de gemeente deze heeft opgevolgd. Aanbeveling 2: Stel vast of de website van de gemeente wordt gearchiveerd en zo ja, of de archivering voldoet aan de richtlijn archiveren overheidswebsites.

De inrichting van het informatiebeheer bij de Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland is onbekend Voor de uitvoering van de jeugdhulp wordt samengewerkt met diverse partijen zoals zorgaanbieders, de GGD Zeeland, Justitie, jeugdgezondheidszorg, huisartsen, onderwijs en met de Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland (IJZ). De Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland is opgericht door de 13 Zeeuwse gemeenten en ondergebracht bij de gemeenschappelijke regeling GGD-Zeeland, met een eigen bestuurlijke aansturing (een bestuurscommissie). Voor de gemeente Middelburg verzorgt zij de inkoop van de zorg bij zorgaanbieders en de betaling van die zorg aan zorgaanbieders. Hoe het informatiebeheer bij inkooporganisatie is geregeld is bij de gemeente niet bekend. Slecht informatiebeheer is een risico zijn voor het informatiebeheer in de keten van de gemeente, maar ook voor de cliënten die het betreft. Wanneer informatie niet op een goede manier wordt beheerd, kan het zijn dat informatie niet op het juiste moment bij de juiste persoon beschikbaar is en kan de gemeente geen verantwoording afleggen over de werkwijze en gemaakte keuzes. Om zicht te krijgen op het informatiebeheer bij IJZ kunt u informeren bij de directie of bij de bestuurscommissie van de Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland. Aanbeveling 3: Zorg ervoor dat u zicht krijgt in het informatiebeheer bij Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland.

Voer het Besluit vervanging 2017 goed uit De jeugdconsulenten of de medewerkers van de administratie jeugdzorg zijn verantwoordelijk voor het aanmaken van dossiers (ingevolge art. 2, lid 4 van het Besluit Informatiebeheer 2016 gemeente Middelburg) en gebruiken hiervoor als vakapplicatie ZorgNed van ZorgNed. In de vakapplicatie wordt de cliëntgebonden informatie opgeslagen. Dat is de informatie die voor de behandeling van de jeugdige van belang is (voorbeelden hiervan zijn de beschikking van de gemeente, het ondersteuningsplan).

Pagina 3 van 6

ZEEUWSARCH I EF

.

Beleidsinformatie over jeugdhulp, bezwaar- en beroepszaken en klachten worden opgenomen in het zaaksysteem van de gemeente Middelburg. De gemeente gebruikt hiervoor het zaaksysteem Djuma van Visma Circle. De gemeente werkt ernaar toe om geheel digitaal te gaan werken per 1 oktober 2023. Het digitaal ondertekenen van ondersteuningsplannen is het eerste waarmee TIM (TIM is de toegang tot Jeugdhulp in de gemeente Middelburg) de stap naar digitaal werken wil zetten. Op dit moment werkt de gemeente hybride. Er is een analoge poststroom van ondersteuningsplannen, die ondertekend door een cliënt naar de gemeente worden teruggestuurd. De analoge post wordt gescand, de scans worden in scanmappen opgeslagen in Djuma en de originelen worden bewaard in het archiefdepot van de gemeente. Er vindt geen vervanging plaats ingevolge artikel 7 van de Archiefwet 1995. ln mijn bureauonderzoek heb ik geconstateerd dat het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Middelburg op 11 april 2017 een besluit tot vervanging van archiefbescheiden hebben genomen (zie Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Middelburg 2017). ln afwijking van het vervangingsbesluit wordt er een analoge poststroom van TIM gehandhaafd. Dat is in strijd met het vastgestelde beleid inzake vervanging.

Aanbeveling 4: Stel vast of de analoge poststroom van de Jeugdhulpverlening ingevolge het vervangingsbesluit 2017 wordt vervangen. Informatie onderbrengen bij een externe partij moet voldoen aan voorwaarden De vakafdeling is voornemens om de uitgaande post-processen digitaal te gaan regelen, als onderdeel van het klantportaal. Dit moet per oktober 2023 ingevoerd worden. Daartoe is er een externe partij die op een eigen locatie het printen van uitgaande informatie verzorgt. Informatie wordt daar dan (digitaal) naartoe gestuurd en door de externe partij als analoge post verstuurd. Ingevolge artikel 6 van het Besluit Informatiebeheer 2016 gemeente Middelburg dient uw College tijdig het advies van de archivaris te betrekken. Aanbeveling 5: Zorg dat in de overeenkomst met de externe partij afspraken zijn opgenomen over duurzame toegankelijkheid van informatie en betrek het advies van de gemeentearchivaris bij het elders onderbrengen van informatiestromen. Voldoe aan de eisen voor duurzame toegankelijkheid van informatie De gebruikte applicaties ZorgNed en Djuma moeten voldoen aan de eisen van duurzame toegankelijkheid, zoals vastgelegd in de wet- en regelgeving en verwoord in de DUTO-eisen (Duurzame Toegankelijkheid van Overheidsinformatie).

Informatie is duurzaam toegankelijk als die gedurende de vastgestelde bewaartermijnen vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig is. Deze eisen zijn van toepassing op alle informatiesystemen die een overheidsorganisatie gebruikt en op alle informatie die zij ontvangt of opmaakt bij het uitvoeren van taken.

Pagina 4 van 6

-••

ZEEUWSARCHIEF

-

Van de vakapplicatie ZorgNed is niet duidelijk of deze aan de eisen voor duurzame toegankelijkheid voldoet. Dat kan een risico opleveren voor het duurzaam beheer van informatie. Ook van het zaaksysteem Djuma moet worden vastgesteld of het voldoet aan deze eisen. Afgesloten zaken blijven in de vakapplicatie ZorgNed zitten. Omdat de bewaartermijnen van sommige documenten kan oplopen tot meer dan 20 jaar, moet te zijner tijd deze informatie naar een volgend informatiesysteem kunnen worden gebracht. Van belang is dat daarbij de informatie leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig blijft. De bruikbaarheid van informatie na lange tijd kan onder andere worden geborgd door ZorgNed te toetsen aan de DUTO-eisen. Aanbeveling 6: Neem maatregelen om ervoor te zorgen dat de vakapplicatie ZorgNed en het zaaksysteem Djuma voldoen aan de eisen voor duurzame toegankelijkheid. Er is geen metadataschema Metadata zijn gegevens die de karakteristieken van informatieobjecten beschrijven. Voorbeelden van karakteristieken zijn naam, moment van creatie, gebruikte taal en het bestandsformaat. Metadata beschrijven niet alleen het informatieobject zelf, maar ook de context waarbinnen de informatieobjecten zijn ontstaan of ontvangen en wat er vanaf het moment van ontstaan of ontvangst met die informatieobjecten is gebeurd. Zo dragen metadata bij aan de authenticiteit van de informatie.

Een metadataschema legt de structuur vast waarin metagegevens zijn vastgelegd. De gemeente Middelburg heeft geen vastgesteld metadataschema. ln eerdere inspecties is dit ook al vastgesteld. Het niet werken met een vastgesteld metadataschema maakt de informatievoorziening kwetsbaar en zorgt voor risico's. Als informatie niet op een uniforme manier wordt vastgelegd, kan die informatie minder snel vindbaar zijn, onvolledig zijn en daardoor minder betrouwbaar zijn. Ook kan hierdoor de juiste context ontbreken waardoor informatie niet goed te duiden is. ln de vakapplicatie wordt gewerkt met vaste velden die moeten worden ingevuld. Als niet alle velden zijn ingevuld, kan een zaak niet worden afgesloten. Dit is kwetsbaar vanuit het oogpunt van informatievoorziening. Door het invullen van een willekeurige tekst wordt het veld gevuld en kan de zaak alsnog worden afgesloten. Hierdoor wordt de opgeslagen informatie onbetrouwbaar. Een andere consequentie is dat bij de formele overbrenging van te bewaren digitaal archief (denk hierbij aan de beleidsinformatie) een reparatieslag nodig is als informatie slecht of niet is gemetadateerd Aanbeveling 7: Stel voor de gemeente Middelburg een metadataschema vast en leg metadata op een uniforme wijze vast aan de hand van dit schema.

Er is geen Kwaliteitssysteem Informatiebeheer ln het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer wordt onder andere beschreven hoe het archiefsysteem in elkaar zit: het zaaksysteem, de verschillende vakapplicaties, wie is waarvoor verantwoordelijk, welke werkafspraken over het vastleggen en beheren van informatie zijn er gemaakt. Samen met de lokale regelgeving Informatieverordening, Besluit Informatiebeheer en Mandaatregeling is het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer van groot belang voor de information governance van de

Pagina 5 van 6

ZEEUWSARCH1EF ~.,... • _—~

gemeente. Er is geen Kwaliteitssysteem Informatiebeheer bij de gemeente Middelburg. ln eerdere inspecties is dit ook vastgesteld. Medewerkers van TIM zijn zelf verantwoordelijk voor het vastleggen van de juiste informatie. Hier is geen toezicht op door medewerkers van DIV. Er zijn inmiddels drie kwaliteitsmedewerkers, maar die richten zich op de processen en op het juridische deel. De cobrdinatoren Wmo en Jeugd kijken steekproefsgewijs of medewerkers informatie goed invoeren in de systemen. Wel is er een check op de ondersteuningsplannen en de beschikkingen, doordat deze ook door een collega worden gelezen en geaccordeerd. Er zijn werkinstructies, maar de gemeente geeft aan dat deze nader uitgewerkt dienen te worden. Het vastleggen van informatie in de vakapplicatie en het toezicht op het vastleggen van de juiste informatie gebeurt buiten het zicht van de medewerkers van DIV, waardoor zij geen compleet beeld hebben van het informatiebeheer omtrent de jeugdhulp. Dit is een risico omdat de medewerkers van DIV in hun rol van informatiebeheerder, concernbreed verantwoordelijk zijn voor de werkprocesgebonden informatie.

Aanbeveling 8: Stel een Kwaliteitssysteem Informatiebeheer vast conform artikel 16 van de Archiefregeling. Geen procedure voor selectie en waardering Er wordt gebruik gemaakt van de 'Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020'. ln ZorgNed wordt de bewaartermijn gekoppeld aan de afsluitreden van de zaak. ZorgNed heeft de mogelijkheid om vernietigingslijsten op te stellen. Dat gebeurt nu nog niet, maar is voorzien in het najaar van 2023. Informatie met betrekking tot de uitvoering van de jeugdhulpverlening wordt beheerd in de vakapplicatie ZorgNed (inclusief het berichtenverkeer). E-mailverkeer via MsOutlook (ZorgNed zelf heeft niet de mogelijkheid om te e-mailen) vindt plaats via berichtenboxen van medewerkers. Emailberichten worden bewaard in de vakapplicatie in het dossier van de betreffende cliënt, niet in MsOutlook. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het opnemen van e-mailberichten uit in MsOutlook in de vakapplicatie. Wordt e-mailverkeer uit MsOutlook gekopieerd naar de vakapplicatie of wordt het verplaatst? Wordt e-mailverkeer in MsOutlook geselecteerd voor vernietiging? Het is onduidelijk wie verantwoordelijk is voor het selecteren en vernietigen van informatie. Ook is onduidelijk hoe het proces van selectie en waardering er precies uitziet. Wie doet wat en wanneer?

Aanbeveling 9: Stel het proces van waardering en selectie van informatie, inclusief een procedure voor het opstellen van vernietigingslijsten, rondom de jeugdhulpverlening vast. *****

Definitieve rapportage aspectinspectie gemeente Middelburg i v03 l TvS — 20 september 2023

Pagma 6 van 6