Bijlage 1 Brief reactie rekenkamercommissie Project Herijking Subsidies

Gemeente Middelburg Samenleving Kanaalweg 3 Postbus 6000 4330 LA Middelburg Tel 14 0118 Fax (0118) 623 717 info@middelburg.nl www.middelburg.nl Rekenkamer Middelburg De heer S.M. Hoven Postbus 6001 4330 LA Middelburg (hoven@rekenkamerkvm.nl)

uw kenmerk

uw brief van

ons kenmerk

bijlage(n)

154076

contactpersoon

doorkiesnummer

datum

Bianca Jansen-Buscop

+31118675489

4 december 2023

datum verzending

onderwerp

Project herijking subsidies

Geachte heer Hoven, Op 18 januari 2019 hebben wij uw rapport over het subsidiebeleid ontvangen. Op dit rapport hebben wij, voordat het definitief werd, per brief van 11 januari 2019 een reactie gegeven. In deze brief willen we u inzicht geven in wat we met uw aanbevelingen hebben gedaan en welke acties we nog meer hebben ondernomen. Inleiding Op 1 februari 2021 heeft de gemeente Middelburg een nieuwe projectleider geworven voor het project herijking subsidies. De projectleider heeft de opdracht gekregen aan de slag te gaan met de aanbevelingen uit uw rapport 'Helpt het subsidiebeleid om de doelen te bereiken?' van 18 januari 2019. In 2021 heeft de gemeenteraad subsidiebeleidskaders vastgesteld en een nieuwe Algemene subsidieverordening (hierna: Asv). Na de vaststelling van de subsidiebeleidskaders en de Asv, was de fase bereikt om de uitgangspunten uit het beleid en de verordening verder te vertalen binnen de organisatie. Die vertaling vindt, met name, op beleidsterreinen plaats binnen de afdeling Samenleving, maar zijn daartoe niet beperkt. Met ingang van 2022 is het project herijking subsidies voortgezet en verbreed. Er is binnen de afdeling Samenleving hard gewerkt om de basis op orde te brengen. Uw aanbevelingen maken daar ook een belangrijk onderdeel van uit. Hieronder zijn uw aanbevelingen in een tabel verwerkt.

Daarbij is per onderdeel aangegeven wat er met de aanbeveling is gedaan.

Bankrelatie: N.V. Bank voor Ned. Gemeenten (BNG) te Den Haag, banknr. NL14BNGH0285005502 (IBAN) / BNGHNL2G (BIC/SWIFT). Wij verzoeken u bij beantwoording het onderwerp en ons kenmerk te vermelden.

pagina

2 van 3 onderwerp

Aanbevelingen Actualiseer ASV en kadernota subsidiebeleid

a. Actualiseer Asv b. Maak nieuw subsidiebeleid c. Juiste bekendmaking en publiekscommunicatie

Heroverweeg de termijn van subsidieverlening

a. Meerjaren subsidies mogelijk maken

Zet de ingezette verbeteringen t.a.v. subsidies door

a. Laat raad kaders aangeven. b. Voer integraliteit van beleid door. c. Voeren van goed dossier d. Gebruik hardheidclausule juridisch juist. e. Citymarketingplan en beleidsnota voor evenementen. f. Alle subsidies meenemen in interne controle en constateringen en aanbevelingen uit controle opvolgen. g. Stuur op uitvoering college -en raadsbesluiten h. Raad moet toezien dat tot uitvoering aanbevelingen rekenkamer wordt overgegaan.

Verbeter de informatievoorziening aan de gemeenteraad

a. Inzichtelijk maken welke subsidies worden verleend. b. Meer actief betrekken gemeenteraad c. Verbeter overzichten die naar de raad gaan. d. In subsidiebundel aangeven wie voor het eerst in bundel zijn opgenomen en welk bedrag afwijkt van vorig jaar. e. College publiceert tenminste eenmaal in de 5 jaar een verslag over doeltreffendheid en effecten van subsidie.

Stand van zaken a. Gereed: januari 2022 nieuwe Asv in werking getreden. b. Gereed: september 2021 door raad vastgesteld c. Gereed: aanpassing website, bekendmaking Gereed: In nieuwe nadere regels (subsidieregelingen) is de mogelijkheid voor meerjaren subsidie opgenomen. a. Gereed: raad heeft subsidiebeleid vastgesteld. b. Gereed: voor algemene voorzieningen is een Beleidsplan vastgesteld. De vertaling is in de subsidieregeling Sociaal Domein doorgevoerd. Ook voor andere beleidsterreinen is een subsidieregeling vastgesteld die gebaseerd is op beleid. c. Gereed: Djuma (zaaksysteem) gekoppeld aan juiste medewerker en er zijn standaarden gemaakt. d. Gereed: bij toepassing hardheidclausule is controle door jurist voorafgaand. e. Nog niet opgepakt. Dit onderdeel is gekoppeld aan evenementen. Een nieuwe beleidsmedewerker gaat met dit onderwerp aan de slag. f. Gereed: interne controle maakt onderdeel uit van verbeter-cyclus. g. Dit gebeurt en is een voortdurende actie. h. Dit is gebeurd binnen het project herijking subsidies a. Deels gereed: nu voor afdeling Samenleving via subsidiebundel, in 2024 via subsidieregister. Voor andere afdelingen wordt dit in 2024 opgepakt. b. Gereed: dit gebeurt via memo’s. c. Deels gereed: in 2024 nieuw subsidieregister die hieraan gaat voldoen, voor afdeling Samenleving. Voor overige afdelingen is dit nog niet geregeld. d.

Gereed: wordt zichtbaar in nieuw subsidieregister. e. Wordt met college afgestemd op welke wijze dit gedaan gaat worden.

Overige acties De acties die zijn uitgevoerd en voortkomen uit de aanbevelingen van uw commissie moeten in samenhang gezien worden met andere acties die zijn uitgevoerd. Kort samengevat zijn dit de volgende acties: • Er is geïnvesteerd in het beschrijven van het primaire subsidieproces. Ook zijn er subprocessen opgesteld zoals bijvoorbeeld een beschrijving van het proces van intrekken van een subsidie. • Medewerkers van de afdeling Samenleving hebben diverse trainingen gehad om hun kennis over het subsidierecht te verhogen. Er is ook een kennisbank ingevoerd en een vakgroep. • Er zijn standaarden ontwikkeld: brieven en beschikkingen. • De mandatering van subsidiebesluiten is aangepast aan de huidige regelgeving en werkwijze. • Er is een subsidiebureau in lichte vorm ingericht. Medewerkers van dit bureau toetsen alle binnengekomen aanvragen op tijdigheid en compleetheid. • Het controleprotocol is aangepast aan de huidige regelgeving en werkwijze.

pagina

3 van 3 onderwerp

•

Er zijn verschillende nieuwe subsidieregelingen door het college vastgesteld zodat er kaders zijn. Op deze manier wordt subsidie rechtmatig en doelmatig ingezet. • Er is een digitaliseringsslag gemaakt: aanvragen voor subsidie kunnen nu ook online ingediend worden. Daarbij is de website aangepast om de communicatie voor aanvragers overzichtelijk bij elkaar te hebben. De afgelopen jaren is flink geïnvesteerd in het project herijking subsidies. De tijd is nu gekomen om de ingezette kwaliteitsverbetering vast te houden en de rest van de organisatie van de gemeente Middelburg hierin mee te nemen. In 2024 zal hiermee aan de slag gegaan worden. We hopen u een goed beeld heeft gekregen van de stappen die de afgelopen jaren zijn gezet. We zijn er nog niet helemaal, maar we zijn ervan overtuigd dat in 2024 de kwaliteitsverbetering wordt voortgezet.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris,

de burgemeester,

mr. A. van den Brink

mr. H.M. Bergmann