Bijlage 1 bij memo over aansluiting bij Zeeuws Archief

MEMO Informatie over aansluiting bij Zeeuws Archief Aan:

Provinciale staten van Zeeland, Algemene vergadering Waterschap Scheldestromen, en de gemeenteraden van Terneuzen, Vlissingen, SchouwenDuiveland, Middelburg en Veere. Datum: 30 augustus 2023

Het Zeeuws Archief is voor de bovengenoemde gemeenten, provincie en waterschap de wettelijke archiefdienst (conform de Archiefwet ) voor analoge en digitale documenten. Veere en Middelburg zijn aangesloten in de GR, de andere overheden zijn aangesloten in de vorm van een dienstverleningsovereenkomst. Achtergrond Het Zeeuws Archief is een Regionaal Historisch Centrum (RHC) en is een gemeenschappelijke regeling (GR) waarvan de minister van OCW en de gemeente Middelburg en Veere sinds het jaar 2000 lid zijn. Daarnaast heeft het Zeeuws Archief dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) voor analoge archieven met de provincie Zeeland, Waterschap Scheldestromen, Vlissingen, Schouwen-Duiveland, Terneuzen en Kapelle. Voor de digitale archieven heeft het Zeeuws Archief dienstverleningsovereenkomsten met Terneuzen, Tholen Schouwen-Duiveland, Provincie Zeeland, per 1 juli aanstaande met Waterschap Scheldestromen en per 1 januari aanstaande ook met Vlissingen. Uiteraard zijn ook Middelburg en Veere aansloten op het e-Depot. Voor digitale archieven geldt de afspraak dat alle overheden in Zeeland stapsgewijs zullen aansluiten bij het e-Depot van het Zeeuws Archief. Dit betreft de langdurige bewaring, beschikbaarstelling en toegankelijkheid van de digitale informatie van de Zeeuwse overheden.

Aanleiding De minister van OCW heeft in 2018 aangekondigd dat hij voornemens is in 2024 uit de gemeenschappelijke regelingen van alle Regionale Historische Centra (RHC’s) in Nederland te treden. Dit heeft als reden dat de RHC’s beter dan het NA (Nationaal Archief) maatwerk kunnen leveren ten behoeve van de bewaring van digitale informatie van decentrale overheden. Voor burgers is het tevens belangrijk dat de uitgebreide

papieren rijkscollecties – naast de collecties van decentrale overheden - dichtbij en op locatie beschikbaar blijven. De doorlopende informatielijn van papier en digitale informatie van overheden is dan geborgd. OCW heeft aangegeven dat de onderlinge samenwerking tussen OCW en de RHC’s ook na het formele uittreden, langdurig wordt voortgezet. Dit doet zowel recht aan de over de afgelopen jaren opgebouwde, hechte relatie, als aan de belangen die hiermee worden gediend inzake informatiebeheer. In een Bestuursconvenant tussen OCW (staatssecretaris Uslu) en de besturen van de RHC’s, wordt deze hechte, langdurige relatie nogmaals bevestigd. De gesprekken van de RHC’s met OCW zijn sinds de eerste aankondiging gestart, met als doel een goede juridische basis te vinden voor de nieuwe betrokkenheid en delegatie van de taak en verantwoordelijkheid van de minister voor de rijksarchieven in de provincies. Ook wil de minister zekerheid bieden voor een lange (financiële en inhoudelijke) betrokkenheid met de RHC’s in de provincies. De minister heeft aangegeven sterke RHC’s te willen, die de waarde van de historische informatie van de provincies en hun publieksbereik uitdragen. Ook heeft hij benoemd dat de bewaring van digitale informatie in de e-Depots van de RHC’s een nieuwe en essentiële ontwikkeling is voor een goede betrouwbare toegang tot informatie.

Ook dat is een kerntaak voor de RHC’s. De basis van de nieuwe betrokkenheid (juridisch en financieel) van de minister bij de RHC’s wordt opgenomen in de Archiefwet 2021. Die gaat naar verwachting in op 1 juli 2024, dan wel 1 januari 2025. Vervolgens kan de minister uit de GR treden. Die stap wordt beoogd op of kort na 1 januari 2025. Perspectief Het gevolg van de uittreding van OCW voor het Zeeuws Archief (en overigens ook voor andere RHC’s in Nederland) is dat de bestuurlijke samenstelling erg smal wordt. Slechts twee partners blijven over. Dat maakt dat het Zeeuws Archief uitbreiding van de GR onderzoekt. Ook OCW ondersteunt die richting van harte. Het is voor Zeeland dan ook een belangrijke ontwikkeling dat de bestuurskracht van het Zeeuws Archief vergroot wordt door meer partners te betrekken bij deze publiekrechtelijke taak, om zo in de regio meer draagvlak, bestuurlijke uitvoeringskracht en betrokkenheid te krijgen. Een belangrijk argument van decentrale overheden om toetreding tot de GR te onderzoeken, is dat de organisatie van archief-wettelijke taken en verantwoordelijkheden publiekrechtelijk moet worden geregeld. Niet in een private omgeving, of met private overeenkomsten, maar publiekrechtelijk. In de Archiefwet is

het belang van overheidsdocumenten vastgelegd ten aanzien van de uitvoering van de publieke taken, voor het afleggen van verantwoording en voor het belang van archieven als onderdeel van het cultureel erfgoed. Daarvoor zijn robuuste organisaties nodig die in staat zijn de digitale en analoge overheidsdocumenten duurzaam toegankelijk te houden en beschikbaar te stellen. Daarvoor is een uitbreiding van de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuw Archief nodig met partners die zowel hun analoge als hun digitale archieven bij het Zeeuws Archief en het Zeeuws e-Depot hebben ondergebracht. De stap naar uitvoering van de publieke verantwoordelijkheid van decentrale overheden in een breed gedragen gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief, is dan ook een belangrijke stap voorwaarts. Het gezamenlijk nemen van verantwoordelijkheid voor het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van informatie in Zeeland, is een noodzakelijke en zeer gewenste ontwikkeling om te komen tot een beter informatiebeheer van de Zeeuwse overheden. Daarin zijn samenwerking en ambtelijke afstemming essentieel. Dit draagt bij aan de noodzakelijke kwaliteitsontwikkeling in archief/informatieverantwoordelijkheid van overheden. Financiën Voor overheden die een dienstverleningsovereenkomst met het Zeeuws Archief hebben, betekent aansluiting aan de GR geen verhoging van de financiële bijdrage. Die blijft gelijk.

Dat geldt ook voor de bijdrage van de huidige partners in de gemeenschappelijke regeling. De deelname aan de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief betekent voor de nieuwe en de bestaande partners dus geen wijziging in de bestaande bijdragen. Tevens blijft de rijksbijdrage gelijk. Alle bijdragen worden geïndexeerd, zoals gebruikelijk.

Partners Enkele overheden in Zeeland hebben aangegeven dat zij aansluiting bij de GR Zeeuws Archief willen onderzoeken. De provincie Zeeland, waterschap Scheldestromen en de gemeenten Terneuzen, Vlissingen en Schouwen-Duiveland hebben uitgesproken dat zij hierin een positieve grondhouding hebben. Voorbereiding en tijdpad Een ambtelijke werkgroep is gevormd om de financiële, juridische, bestuurlijke en communicatieve aspecten door te nemen.

De ambtelijke werkgroep zal het voorstel voorbereiden voor raden, staten en Algemene vergadering. Daarvoor wordt een aanpassing van de tekst Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief voorbereid, waarin de nieuwe partners zijn opgenomen, de financiële bijdragen van de GR-partners, de bestuurlijke vertegenwoordiging en waarin de wijziging van de WGR is verwerkt. Tevens worden de termijnen voor indiening van begroting, begrotingswijzigingen en jaarverantwoording afgestemd met de VZG. In het eerste half jaar van 2023 is de ambtelijke werkgroep een aantal keer bijeen geweest. Dat traject loopt ook in het tweede half jaar door. In oktober 2023 worden raden, staten en Algemene vergadering geïnformeerd over dit traject. In januari 2024 zal een besluitvormingsstuk aan de betreffende colleges, gedeputeerde staten en dagelijks bestuur worden voorgelegd, inclusief overzicht van de financiële verplichtingen en de tekst van de Gemeenschappelijke Regeling. De colleges, gedeputeerde staten en het dagelijks bestuur leiden dit voorstel vervolgens door aan raden, staten en Algemene vergadering. Beoogd wordt de besluitvorming in juli 2024 te hebben afgerond. In 2024 zullen tevens uittreding van OCW en de aanpassing van de GR-tekst in de Tweede Kamer worden voorgelegd.

Onder voorbehoud van landelijke politieke ontwikkelingen is het tijdpad van OCW op dit moment: • Ondertekenen bestuursconvenant huidige besturen RHC’s met staatssecretaris OCW: beoogd in het najaar van 2023. • Invoering nieuwe Archiefwet 2021: 1 januari 2025 • Uittreding OCW: op of kort na 1 januari 2025