Bijlage 1. Bestuurscultuur gemeente Middelburg december 2021

Notitie bestuurscultuur Gemeente Middelburg

Werkgroep bestuurscultuur Ella Poppe, Piet Kraan, Rob van Eijkelenburg december 2021 (definitief)

Inleiding De discussie over de bestuurscultuur in onze gemeente speelt al enige tijd. In 2018 en 2019 zijn enige schriftelijke stukken met het college gewisseld over mogelijke maatregelen om de bestuurscultuur te verbeteren. Beide partijen vinden het belangrijk dat aandacht uitgaat naar: a. De onderlinge samenwerking. Hoe kunnen we ons samenspel verbeteren? Welke taken zijn voor de raad en welke voor het college? Hoe bewaken we een goede uitvoering van die taken? b. Verbeteren externe focus c. Verbeteren van de kwaliteit van de informatievoorziening. Tot afronding van de discussie in de vorm van een aantal besluiten is het echter niet gekomen. Als werkgroep ‘Bestuurscultuur’ van de gemeente hebben wij de handschoen weer opgepakt. Wij hebben de oorspronkelijke actielijst langsgelopen, gewogen en een aantal nieuwe invalshoeken op tafel gelegd. Op de raadsbijeenkomst van 15 juni jl. is ons voorwerk besproken. In onderstaande notitie is de opbrengst van de discussie verwerkt. Naar ons inzicht was daarmee een voldoende basis voorhanden om het gesprek met het college aan te gaan en afspraken te maken over hoe we de bestuurscultuur in onze stad kunnen verbeteren. Dat gesprek met het college heeft plaatsgevonden op 21 september jl. Het college heeft toen aangegeven de notitie op hoofdlijnen te ondersteunen. Daarnaast is het college gevraagd een zienswijze te geven op dit voorstel.

Deze zienswijze heeft de werkgroep op 6 december 2021 ontvangen en is vervolgens besproken met een afvaardiging van het college. Dat heeft geleid tot enkele tekstuele aanpassingen in deze notitie. U herkent ze aan een doorhaling van de oude tekst en de nieuwe tekst in vet. Doel Ons doel is een zo groot mogelijk draagvlak en betrokkenheid te verkrijgen voor de besluiten die stad en inwoners in maatschappelijk opzicht verder moeten brengen. Een bestuurscultuur gekenmerkt door duidelijke verhoudingen, goede omgangsvormen en heldere besluiten draagt daaraan bij. Indeling We hebben ordening aangebracht aan de hand van wat we als Raad zelf kunnen doen, wat we met het college moeten afspreken, wat we met het college moeten afspreken over de betrokkenheid en rol van de organisatie en tot slot wat we kunnen en moeten doen om de inbreng en betrokkenheid van partijen uit de Middelburgse gemeenschap te vergroten. We brengen met deze benadering tot uitdrukking dat verandering van de bestuurscultuur in de gemeente een aangelegenheid is waar niet alleen Raad en college mee te maken hebben, maar waaraan ook de organisatie en partijen uit de stad een positieve bijdrage kunnen leveren. Langs deze weg geven wij ook invulling aan de beoogde externe oriëntatie van onze Raad.

Wat kan de raad zelf oppakken Tijdige indiening van moties en amendementen. Het is aan het college om de gevolgen aan te geven van de besluiten die wij als raad nemen. Dat geldt voor raadsvoorstellen, maar ook voor de besluitvorming over moties en amendementen. Dit vraagt discipline van de raad: moties en amendementen moeten tijdig ingediend worden, zodat het college schriftelijk kan aangeven wat de gevolgen kunnen zijn van instemming met een motie of amendement. We willen met het college afspraken maken hoe we dit proces van indiening en afdoening zo goed mogelijk kunnen inrichten.

Pagina 2 van 6

Raadswerkgroepen Raadsleden kunnen met raadswerkgroepen meer aan de voorkant van een proces meesturen. We omarmen het instrument van de raadswerkgroepen, of het college instelling wenselijk vindt voorstelt of wanneer we daar zelf toe besluiten. In alle gevallen stelt de raad de opdracht vast. De raad stelt ook vooraf vast voor hoe zij de betrokkenheid van het college (en ambtelijke organisatie) ziet bij een raadswerkgroep ziet. De raadswerkgroepen kunnen besluiten tot inschakeling van externe deskundigen. Inrichting van de commissievergaderingen In de beoogde bestuurscultuur zijn duidelijke keuzes, de mogelijkheid van goede discussie daarover en het kunnen nemen van heldere besluiten belangrijke ingrediënten. In de commissievergaderingen is normaal gesproken de ruimte voor beeldvorming en oordeelsvorming, waarna besluitvorming in de raad plaatsvindt. Anders gezegd, in de commissievergaderingen moet het politieke debat plaatsvinden. In onze optiek functioneert dat goed, met kanttekening dat commissievergaderingen soms te technisch en informerend van karakter zijn. We willen daarom een technisch ‘vragenuurtje’ inlassen, waarbij ambtenaren tekst en uitleg geven over de voorstellen die op tafel liggen. Ook is het denkbaar dat naast de wethouder ook een ambtenaar aanwezig is die eventuele technische vragen kan beantwoorden.

De wethouder heeft dan meer ruimte om zich te mengen in het debat. Bij wijze van experiment valt ook te overwegen de duur van de vergaderingen te beperken, zodat raadsleden ook gehouden zijn zich tot de hoofdlijnen te beperken. Onderdeel van de beoogde bestuurscultuur is ook dat we slagvaardig tot besluitvorming weten te komen. Trainingen in de sfeer van debat – en gesprekleidingvaardigheden dragen daaraan ten zeerste bij. Versterking van onze controlerende taak Een actieve invulling van onze controlerende functie van de gemeenteraad draagt naar ons inzicht in belangrijke mate bij aan een open en transparante bestuurscultuur. Een belangrijk instrument om deze rol in te vullen is de gemeentelijke Rekenkamer. We willen bevorderen dat de Rekenkamer meer opdrachten kan oppakken, waarmee we laten zien dat we een onafhankelijke blik en toets op gemeentelijke (beleids-) processen omarmen als middel om de beoogde cultuur te bevorderen. We willen ook bevorderen dat we als raad zelfstandig expertise kunnen inzetten bij het voorbereiden van raadsvoorstellen. Dat vraagt om ad-hoc inzet van experts, adviesbureaus, etc. Het daarvoor benodigde budget – we denken aan een bedrag van 100.000 euro - willen we aan de orde stellen bij de begrotingsvoorbereiding voor 2022.

De bijdrage van het college aan de beoogde bestuurscultuur Het college kan op een aantal manieren bijdragen aan een goede discussie in en heldere besluiten van de raad. Schriftelijke reactie op ingediende moties en amendementen Dat is allereerst door ervoor te zorgen dat alle raadsleden over dezelfde informatie beschikken voorafgaand aan een debat. Dat komt het debat en de kwaliteit van de besluitvorming ten goede. Belangrijk element daarin is de schriftelijke reactie van het college op ingediende moties en amendementen. Raadsleden moeten zorgen voor een tijdige indiening, dat geeft het college de mogelijkheid om een reactie te formuleren, waarbij het vooral van belang is om in te gaan op de uitvoerbaarheid en wenselijkheid van wat is voorgesteld.

Pagina 3 van 6

Het dictum Wat in de tweede plaats ook bijdraagt aan heldere besluitvorming is het opnemen van een duidelijk dictum in raadsvoorstellen, een tijdspad en hoe de participatie is geweest. Met een dictum wordt duidelijk welke besluit wordt gevraagd. Door dit expliciet in het raadsvoorstel op te nemen kan daar geen misverstand over bestaan. We willen ook voorkomen dat besluiten in bijlagen zijn verstopt. Met een tijdspad wordt duidelijk wat eerder al is besloten en wanneer het onderwerp in de toekomst weer aan de orde komt op de raadsagenda. Het is nu al een afspraak om bij raadsvoorstellen te laten zien hoe de participatie is verlopen. Wij vinden dat een belangrijk element. Door aan te geven hoe de participatie is verlopen hebben we als raad een beter overzicht van ingebrachte commentaren wat onze discussie ten goede komt. Scenario’s Opnemen van scenario’s in raadsvoorstellen helpt de raad bij het afwegen. Een raadsvoorstel bevat over het algemeen de voorkeur van het college. Vaak zijn er ook andere mogelijkheden om een probleem op te lossen. Het college voorziet het voorgelegde voorstel van argumenten en kanttekeningen waardoor die optie over het algemeen voldoende duidelijk is. Andere opties worden te vaak nog niet opgenomen.

Indien dat wel gebeurt, is het voor ons als volksvertegenwoordigers mogelijk om af te wegen of het voorstel van het college ook de voorkeur heeft boven de eventuele alternatieven. Het is aan het college om aan te geven waarom geen alternatieven zijn ontwikkeld.

Vergroten van de betrokkenheid van de organisatie. De ambtelijke organisatie is een belangrijke drager van de bestuurscultuur binnen onze gemeente. Wij willen de organisatie dan ook betrekken bij onze initiatieven om de bestuurscultuur binnen onze gemeente te verbeteren. Dat kan uiteraard alleen na tussenkomt van het college. Wij willen twee ideeën uitproberen die bij gebleken succes na de verkiezingen in 2022 duurzaam hun beslag kunnen krijgen. Informatievoorziening Heldere voorstellen vanuit het college helpen de raad in het besluitvormingsproces. Wat daar ook aan kan bijdragen is een ambtelijke toelichting voorafgaand aan de commissiebehandeling van complexere voorstellen. Dat kan in onze ogen bij gebleken succes standaard bijvoorbeeld plaatsvinden voorafgaand aan een bij elke commissievergadering. Wij willen dat het college het in principe mogelijk maakt dat ambtenaren beschikbaar zijn voor een toelichting aan commissieleden; een soort van technisch vragenuurtje waarin verduidelijking kan worden verkregen over het voorstel. Wij verwachten met instelling van dit ‘technisch vragenuurtje’ te bereiken dat de discussies in commissies en raad meer op hoofdlijnen kunnen plaatsvinden. Voorts verwachten we dat hiermee alle raadsleden bij het nemen van de besluiten over dezelfde informatie beschikken.

Bestuurlijke en politieke sensitiviteit Het ambtelijk apparaat werkt voor een politiek-bestuurlijke organisatie. Dat vergt enige sensitiviteit bij de ambtenaren voor politiek-bestuurlijke processen. Daarom is het gewenst dat ambtenaren kennis nemen van het perspectief van een raadslid. Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van een korte cursus over bijvoorbeeld het schrijven van raadsvoorstellen. Hoe leest een raadslid een voorstel, wat voor informatie heeft die nodig om te kunnen besluiten, etc. Wij verwachten dat dit de kwaliteit van de raadsstukken ten goede komt.

Pagina 4 van 6

We vinden het ook een goed idee wanneer de gemeentesecretaris jaarlijks een rondje langs alle fracties maakt over de vraag hoe fracties de voorbereidingen van de kant van de organisatie ervaren. Allicht dat dit van de kant van het college ook leidt tot formulering van nieuwe initiatieven waarmee het samenspel van Raad, college en organisatie kan worden verbeterd.

Goed partnerschap. Vergroten van de betrokkenheid van de maatschappelijke partners uit stad en regio Het besturen van een stad is formeel voorbehouden aan de gemeente, maar is gezien de complexiteit van de maatschappelijke opgaven onmogelijk zonder de actieve betrokkenheid van maatschappelijke partners en burgerorganisaties. We kunnen het niet alleen. Hun inbreng is hard nodig. Wij vinden dat we als gemeente al het mogelijke moeten doen om hun inbreng te bevorderen. We moeten onze formele verantwoordelijkheid zien te combineren met onze rol als partner in de aanpak van tal van maatschappelijke opgaven. Onderdeel van bevordering van onze bestuurscultuur is dan ook ‘goed partnerschap’, of het nu gaat om onze betrokkenheid bij burgerinitiatieven, onze deelname aan netwerken in stad en regio of samenwerking met de andere gemeenten in onze regio en Provincie. Betrokkenheid bij burgerinitiatieven We zien dit nadrukkelijk als een tweerichtingsverkeer. Niet alleen moeten inwoners hun inbreng kunnen hebben bij ontwikkeling van beleid en voorgenomen besluiten over beleid, ook moeten wij ons als gemeente actief willen verhouden tot wat mensen zelf tot stand willen brengen. Het is niet voor niets dat het begrip ‘overheidsparticipatie’ daarvoor is gemunt. Wij willen dat betrokkenheid van burgers bij onze besluitvorming meer body krijgt.

We moeten nadenken over hoe inbreng en verantwoordelijkheid voor – groepen van – inwoners zich verhoudt tot de verantwoordelijkheden van de raad. Een voorstel gebaseerd op een gedegen en tevoren overeengekomen participatietraject kun je als raad niet goed instemming onthouden. Dat vraagt wel om nadere spelregels, wat we kunnen meenemen in het traject van opstellen van een nieuwe participatieverordening. Ten aanzien van de overheidsparticipatie willen we graag dat het college met voorstellen komt hoe wij als gemeente ons kunnen en willen verhouden tot maatschappelijk initiatief, dat niet met steun van de gemeente is opgestart. Wij willen bevorderen dat dit thema veel aandacht krijgt bij de formatiebesprekingen van een nieuw college Goed partnerschap. Samenspel met maatschappelijke partners en andere overheden. Wij willen dat goed partnerschap onderdeel is van onze bestuurscultuur. Het college is namens de raad drager van dit partnerschap in de vele verbanden en netwerken waarmee stad en regio worden bestuurd. Wij willen met het college in gesprek over hoe we als gemeente dit partnerschap invullen, kunnen invullen en hoe we als raad erop kunnen toezien hoe dit feitelijk plaatsvindt.

Daar past bijvoorbeeld bij dat we belangrijke partijen uitnodigen om een toelichting te geven op hun zienswijzen, dat kan ook door op te nemen in de raadsvoorstellen hoe de onderliggende samenwerking verloopt en welke gezichtspunten zoal aan de orde zijn gekomen. Ook is optie om – bijvoorbeeld bij complexe dossiers – hoorzittingen te organiseren waar we als Raad ons laten informeren over het verkregen draagvlak bij de voorstellen die voorliggen. Dit zijn voorbeelden waarbij we in het kader van onze controlerende rol toetsen hoe de gemeente dit partnerschap vormgeeft. Onderdeel van de verkenning met het college is ook hoe we dat kunnen doen vanuit onze kaderstellende rol

Pagina 5 van 6

Wat gaan we regelen bij de komende gemeenteraadsverkiezingen Wij willen op elk van de hiervoor genoemde punten stappen zetten om het doel van een zo groot mogelijke betrokkenheid van inwoners en bedrijven bij onze stad dichterbij te brengen. Bij de komende gemeenteraadsverkiezingen is het moment om af te wegen wat we op al deze punten duurzaam willen verankeren. Onderdeel van de afweging is ook hoe we willen dat coalitie en oppositie in de raad zich tot elkaar verhouden en wat voor akkoord dat met zich mee moet brengen. Wij willen dat ‘vangen’ in een set uitgangspunten, die, bij gebleken instemming, als leidraad kunnen gelden voor wat voor akkoord uiteindelijk wordt afgesloten. We zien weinig heil in het reguleren van welke partijen het nieuwe bestuur gaan vormen. Dat is en blijft mensenwerk, waarbij persoonlijke verhoudingen, programmatische verwantschap en of een meerderheid te verkrijgen is een rol spelen. We zien wel heil in: We besturen samen de stad; het moet niet uitmaken of een partij in de oppositie ziet of onderdeel is van de coalitie.

Dat vraagt om een akkoord op hoofdlijnen, sporend met verkiezingsprogramma’s, wat de ruimte biedt om voorstellen op de eigen merites te beoordelen in plaats van dat sprake is van voorgekookte besluitvorming We willen zoveel mogelijk mensen betrekken bij de politieke besluitvorming; Raadsakkoord Met een raadsakkoord doen wij recht aan deze uitgangspunten. Dat gaat alleen in op thema’s waarover in verkiezingsprogramma’s al overeenstemming zichtbaar was. Op andere punten moeten wisselende meerderheden in de raad gehaald worden. Zo voorkom je ook onmogelijke constructies waarbij partijen punten verdedigen waar ze in de campagne tegen waren. Om een raadsakkoord mogelijk te maken is het zaak voorafgaand aan de verkiezingen de verkiezingsprogramma’s te vergelijken. De overeenkomsten zijn bekend als ook de verschillen. De overeenkomsten vormen de kern van een akkoord. Over de verschillen worden geen afspraken gemaakt in een akkoord. Het akkoord bevat ook een financiële paragraaf waarin een duidelijke link is tussen het akkoord en de financiële consequenties.

Tot besluit We willen de gesprekken met eerst de raad en vervolgens het college nazomer 2021 afronden. ronden. Uitkomst van deze bespreking is dat we afspraken maken met welke voorstellen we aan de slag gaan. Dat geeft ons nog beperkt de tijd om ervaring op te doen en richting de komende gemeenteraadsverkiezingen te kijken welke voorstellen we willen continueren. Dat is het eerste moment van toetsing. Een tweede moment van toetsing is in onze optiek 2025, wederom een jaar voorafgaand aan de verkiezingen van de raad in 2026. Onze opvolgers moeten dan op basis van een gedegen evaluatie van de vernieuwde verhoudingen tussen raad, college, organisatie en partijen uit de samenleving kunnen beslissen over de verdere verbetering van de bestuurscultuur in onze stad. De werkgroep bestuurscultuur, Ella Poppe, Piet Kraan, Rob van Eijkelenburg (voorzitter)

Pagina 6 van 6