Advies aanpassing proces aanbesteding jeugdhulp Zeeland 2026.pdf 19 september 2024

Bijlage: 5a.1

Voorstel Onderwerp/Titel voorstel: Aanpassen proces aanbesteding jeugdhulp Zeeland 2026 Stellers: Bart Lamers, Annet van der Reest en Cora Schout Gevraagd besluit De bestuurscommissie besluit: 1. Het inkoopproces jeugdhulp Zeeland 2026 aan te passen door voor de segmenten 1 (jeugdhulp vanuit de lokale teams) en 3 (specialistisch meervoudig/complex) te kiezen voor een Europese openbare aanbesteding in plaats van een dialooggerichte aanbesteding; 2. Het projectteam Inkoop jeugdhulp Zeeland 2026 opdracht te geven om: a. de Inkoopstrategie aan te passen op basis van het besluit van de bestuurscommissie van 19 september 2024 en deze vervolgens ter besluitvorming voor te leggen in oktober 2024; b. de noodzakelijke concretisering van de inkoopopdracht voor de aanbesteding uit te werken en ter besluitvorming voor te leggen in december 2024; 3. De dertien Zeeuwse colleges voor te stellen de gemeenteraden te informeren middels een raadsinformatiebrief. Voorgeschiedenis Maandelijks is de Bestuurscommissie Inkoop Jeugdhulp Zeeland (IJZ) geïnformeerd over de voortgang van het inkooptraject, zo ook op 27 juni 2024. Op vijf onderwerpen (herdefiniëring jeugdhulpaanbod, inrichting landschap, samenwerking, kostprijsonderzoek en bepaling benodigd volume) zijn de voortgang, knelpunten en maatregelen inzichtelijk gemaakt.

Tevens is inzicht gegeven in de sturingsmaatregelen via inkoop, waarbij is opgemerkt dat taakgerichte bekostiging een heroverweging nodig heeft. Tijdens de zomerperiode is door het projectteam geconstateerd dat een aantal knelpunten dusdanig effect heeft, dat bijsturing van het inkoopproces onvermijdelijk is. Deze knelpunten zijn als volgt: 

Berenschot voert momenteel een kostprijsonderzoek uit, waarvan de oplevering in september 2024 was voorzien. Berenschot ging in eerste instantie uit van het bepalen van kostprijzen op basis van een conversie van oude naar nieuwe producten. De Zeeuwse gemeenten hadden immers aangegeven behoefte te hebben aan een andere productcatalogus waarbij combinatie-producten en de tijdelijkheid van jeugdhulp uitgangspunten zijn. In overleg met de gemeenten is een nieuwe productencatalogus tot stand gebracht. Tijdens de voorbereiding constateerde Berenschot dat alsnog een volledige beschrijving van nieuwe producten nodig was, de conversietabel onvoldoende houvast bood en daarmee een risico vormde voor een kostprijsonderzoek. De productencatalogus is in de afgelopen maanden met prioriteit gedefinieerd, waarbij de gemeenten betrokken zijn. De vertraagde voorbereiding en definiëring van de nieuwe productencatalogus hebben geleid tot een vertraging van 3 maanden. Het kostprijsonderzoek wordt naar verwachting medio december 2024 opgeleverd. Op basis van deze uitkomsten, in combinatie met het benodigd volume, wordt in januari 2025 duidelijk wat het financiële plaatje is dat in de markt wordt gezet. In januari/februari wordt besproken met de Bestuurscommissie

Bijlage: 5a.1





wat de consequenties zijn van de kostprijzen uit het Berenschot-onderzoek in relatie tot het volume en hoe we tot de gewenste sturing op de kosten kunnen komen. Het blijkt lastig te zijn om tot een eenduidige vertaling te komen van beleidsvoornemens en afspraken over wat dit vraagt van aanbieders. Begrippen als samenwerking/partnerschap, normaliseren, innovatie en regievoeren behoeven nog verdere concretisering. Daarbij zijn tijdens de contractduur ontwikkelingen voorzien, die een zo concreet mogelijke omschrijving nodig hebben. De belangrijkste ontwikkelingen zijn de Hervormingsagenda Jeugd en het Toekomstscenario kind- en gezinsbescherming. Concreet gaat het dan over de af- en ombouw van de gesloten jeugdhulp en de inrichting van sterke lokale teams. Beide ontwikkelopgaven hebben invloed op regionaal in te kopen jeugdhulp. Na afloop van de marktconsultatie van 2 juli 2024 bleek ook dat marktpartijen behoefte hebben aan concretisering. Er zijn veel vragen gesteld over de gewenste ontwikkelingen en afspraken van en met de Zeeuwse gemeenten. Om de grip op de processen te kunnen verwezenlijken en een vermindering in de kosten te kunnen realiseren is het een vereiste om vanuit de dertien gemeenten en IJZ duidelijk te hebben wat we willen om hier naar de aanbieders toe met één mond over te kunnen praten. Uit de voorbereidingen blijkt dat deze eenduidigheid er nog niet is.

Verder blijkt uit de enquête en diverse bijeenkomsten met gemeenten in de periode april tot en met juni 2024 over het vormgeven van samenwerking/ partnerschap dat een stevig fundament van wederzijds vertrouwen tussen gemeenten en aanbieders ontbreekt. Dit inzicht heeft gevolgen voor enkele voornemens die eerder geformuleerd zijn. Vertrouwen in elkaar is een voorwaarde voor een dialooggerichte aanbesteding die voor de segmenten 1 en 3 beoogd was. Aanpassing van de vorm van aanbesteding vraagt ook om een herbezinning van het bekostigingsmodel per segment. Deze discussie heeft nog niet plaatsgehad. De uitkomst hiervan moet landen in de inkoopstrategie, hetgeen maakt dat de inkoopstrategie niet in september, maar niet eerder dan oktober 2024 ter besluitvorming kan worden voorgelegd.

Een dialooggerichte aanbesteding, zoals die eerder voor de segmenten 1 (jeugdhulp vanuit de lokale teams) en 3 (specialistisch meervoudig/complex) is voorgesteld, vraagt randvoorwaardelijk om voldoende tijd voor een dialoogfase en eenduidige uitgangspunten die we gezamenlijk kunnen uitdragen en vastgelegd zijn. Nu de inkoopdocumenten1 naar verwachting pas in februari 2025 kunnen worden vastgesteld, is er onvoldoende tijd beschikbaar voor een dialooggerichte aanbesteding voor de segmenten 1 en 3. De gunning moet namelijk vóór de zomer van 2025 plaatsvinden om vanaf 1 januari 2026 de nieuwe overeenkomsten uit te kunnen voeren, rekening houdend met een implementatieperiode van september tot en met december 2025. Het projectteam heeft, naar aanleiding van de conclusie dat de geplande dialooggerichte aanbesteding voor de segmenten 1 en 3 niet langer mogelijk lijkt te zijn, vier scenario’s opgesteld: 1. Het onderzoeken van mogelijkheden om tóch een dialooggerichte aanbesteding te doorlopen voor de segmenten 1 en 3, in een zeer kort tijdbestek;

1 Inkoopdocumenten: inkoopleidraad met daarin de inkoopopdracht, selectie- en gunningscriteria en

als bijlagen: programma van eisen, (concept)overeenkomsten, etc.

Bijlage: 5a.1

2. Voor de segmenten 1 en 3 te kiezen voor een Europese openbare aanbesteding (volgens SAS-regime), conform de segmenten 2 en 4, in plaats van een dialooggerichte aanbesteding. 3. Het inkoopdocument van de huidige overeenkomsten met lichte aanpassingen publiceren (‘aanbesteding light’) en contracteren voor 4 jaar. De contractperiode wordt gebruikt om alle ontwikkelingen te definiëren/duiden, een dialooggerichte aanbesteding voor de segmenten 1 en 3 te doorlopen en deze segmenten per 2030 te contracteren; 4. De huidige overeenkomsten, zonder wijzigingen, opnieuw in de markt zetten voor een beperkte periode (2 jaar). Argumenten Ongeacht het te kiezen scenario wordt de urgentie om meer grip te krijgen op jeugdhulp en de bijbehorende uitgaven sterk gevoeld. De vier scenario’s kennen elk hun voordelen en risico’s. In de bijgevoegde presentatie zijn deze toegelicht. De urgentie om het vraagstuk zowel inhoudelijk als financieel beheersbaar te krijgen, vraagt het maken van keuzes, een vertaling daarvan naar concrete afspraken die uitvoerbaar en te handhaven zijn. In de eerste twee scenario’s wordt deze urgentie het meest waargemaakt; in de laatste twee is minder of geen sprake om deze urgentie om te zetten naar uitvoering.

Het projectteam ziet de scenario’s 3 en 4 als noodscenario’s waarvoor op verschillende momenten op teruggevallen kan worden als blijkt dat scenario 2 niet haalbaar blijkt. In december 2024 wordt de geconcretiseerde inkoopopdracht (incl. uitwerking beheersmaatregelen toegang) voorgelegd ter besluitvorming. Mocht dan blijken dat draagvlak vanuit de 13 gemeenten ontbreekt, dan ligt de keuze voor over te gaan naar scenario 3 of 4. Als in februari 2025 blijkt dat er geen consensus is over het financieel kader, gebaseerd op de uitkomsten van het kostprijsonderzoek in december 2024, dan blijft alleen scenario 4 als alternatief over. Alles overwegend adviseren we te kiezen voor scenario 2. De planning van dit scenario met daarin de mijlpalen is terug te vinden op sheet 14 van de bijgevoegde presentatie. Consequenties, inclusief risico’s Hoewel de bestuurscommissie nog geen besluit had genomen over het doorlopen van een dialooggerichte aanbesteding voor de segmenten 1 en 3, zijn hierover wel verwachtingen gewekt bij jeugdhulpaanbieders en wellicht gemeenteraden. De communicatie verdient daarom nog (en voortdurend) de nodige aandacht. Om uitvoering te kunnen geven aan scenario 2, wordt de projectstructuur versterkt.

Vanuit de 13 gemeenten zal de beleidsmedewerker Jeugd van de gemeente Vlissingen kartrekker zijn op de inhoud van de inkoopopdracht en samen met de projectleider vorm en inhoud te geven aan het inkoopproces. De programmasecretaris zal daarnaast een aanjaagrol gaan spelen om de beleidsvoornemens om te zetten in concrete (uitvoerings)afspraken. Financiën

Bijlage: 5a.1

N.v.t. Uitvoering/Planning Actie Bespreken aanpassen inkoopproces en -procedures Informeren jeugdhulpaanbieders via TenderNed Besluit aanpassen inkoopproces en procedures Verzenden aangepaste raadsinformatiebrief Organiseren webinar voor jeugdhulpaanbieders Vaststellen inkoopstrategie Opleveren uitwerking inkoopopdracht/beheersmaatregelen Opleveren kostprijsonderzoek Vaststellen inkoopdocumenten, incl. financieel kader

Wanneer? 5 september 2024

Wie? Bestuurscommissie IJZ

Z.s.m. na 5 Projectteam Aanbesteding september 2024 jeugdhulp 2026 19 september 2024 Bestuurscommissie IJZ Z.s.m. na 19 september 2024 Z.s.m. na 19 september 2024 31 oktober 2024 December 2024

December 2024 Januari/februari 2025

Colleges 13 gemeenten Projectteam Aanbesteding jeugdhulp 2026 Bestuurscommissie IJZ Bestuurscommissie IJZ/portefeuillehoudersoverleg Jeugd (afhankelijk van bevoegdheden) Berenschot Bestuurscommissie IJZ

Communicatie We informeren jeugdhulpaanbieders schriftelijk via TenderNed over het later publiceren van de inkoopdocumenten (maart 2025 in plaats van oktober 2024) en over de wijziging van een dialooggerichte aanbesteding naar een Europese openbare aanbesteding voor de segmenten 1 en 3. Daarbij geven we aan dat de bestuurscommissie hierover op 19 september 2024 een besluit neemt. Daarnaast organiseren we een webinar voor jeugdhulpaanbieders na 19 september 2024. De raadsinformatiebrief die na de bestuurscommissie van 27 juni 2024 zou worden verzonden, is aangehouden en niet verspreid. Er is een aangepaste brief opgesteld (zie bijlage bij dit voorstel). Die wordt zo snel mogelijk na het besluit van de bestuurscommissie van 19 september 2024 verzonden. Hierop volgend zal een webinar worden georganiseerd voor raadsleden. Bijlagen 1. Presentatie met voordelen en risico’s per scenario en planning 2. Aangepaste raadsinformatiebrief aanbesteding jeugdhulp 2026 Proces rondom dit voorstel Hier aangeven hoe het proces rondom dit advies moet lopen: X besluit bestuurscommissie 0 standpunt portefeuillehoudersoverleg 0 besluit college 0 besluit gemeenteraad 0 betrekken/advies vragen adviesraden

Bijlage: 5a.1

Bespreking Transformatieoverleg Datum Transformatieoverleg: 9 september 2024 (extra overleg). Wijzigingen n.a.v. bespreking in Transformatieoverleg: N.v.t. Advies vanuit Transformatieoverleg: Het Transformatieoverleg kan zich vinden in het voorstel dat op 19 september 2024 wordt voorgelegd aan de bestuurscommissie. Het Transformatieoverleg vraagt het projectteam daarbij om tijdig op ambtelijk niveau aan te geven wat van de gemeenten verwacht wordt in het kader van het kostprijsonderzoek van Berenschot/het bepalen van de financiële omvang van de aanbesteding. Daarnaast zou het Transformatieoverleg graag op ambtelijk niveau een meer gedetailleerde planning ontvangen, zodat het proces beter kan worden gevolgd.