AB 2025.09.16 Memo actieve informatie Verbeterplan archiefwet

memo - actieve informatie aan

commissie

portefeuillehouder

datum

Gemeenteraad

Algemeen bestuur

Carla Doorn

9 september 2025

steller

afdeling

telefoon

e-mail

Melvin Muller

Facilitaire Zaken

+31118675451

M.Muller@middelburg.nl

onderwerp

Verbeterplan Archief & Informatie n.a.v. Interbestuurlijk Toezicht (IBT) 2025

Geachte leden van de raad, Aanleiding

Op 15 april jl. is uw raad geïnformeerd over de in het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT) door DOCFactory namens Provincie Zeeland in 2024 uitgevoerde nulmeting. Welke heeft plaatsgevonden op basis van het raamwerk Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de VNG. Deze beoordeling richtte zich op de naleving van de Archiefwet 1995 en de bijbehorende regelgeving. Op basis van de bevindingen is een verbeterplan opgesteld, met als doel het structureel verhogen van de kwaliteit en betrouwbaarheid van de gemeentelijke informatiehuishouding en het borgen van duurzame toegankelijkheid van gemeentelijke informatie. Dit verbeterplan is inmiddels door het college vastgesteld en vormt de leidraad voor de verdere ontwikkeling en versterking van het gemeentelijk informatiebeheer. Informatie

Het verbeterplan volgt de opbouw van het KPI-raamwerk van de VNG en bevat gerichte acties die aansluiten op de acht kritische prestatie indicatoren. Per KPI zijn concrete actiepunten opgenomen, elk voorzien van eigen prioriteit en tijdpad. De hoofdlijnen zijn als volgt: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Lokale regelingen Middelen en mensen Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Interne kwaliteitszorg en toezicht Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

De uitvoering is gefaseerd en afhankelijk van interne capaciteit, prioriteit en, waar nodig, bestuurlijke besluitvorming. Met dit verbeterplan zet de gemeente gerichte stappen om de kwaliteit en duurzaamheid van het informatiebeheer verder te versterken. Het college heeft het plan vastgesteld als uitvoeringskader en neemt de uitvoering mee in de reguliere sturing. Uw raad wordt periodiek geïnformeerd over de voortgang.

blad

2 van 2 onderwerp

Verbeterplan Archief & Informatie n.a.v. Interbestuurlijk Toezicht (IBT) 2025

Wij vertrouwen erop u hiermee adequaat geïnformeerd te hebben. Mocht besluitvorming nodig zijn over onderdelen van het plan, dan wordt u daar tijdig bij betrokken.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de waarnemend secretaris, de burgemeester,

Garmt Kolhorn

Yvonne van Mastrigt