AB 2025.09.16 Memo actieve informatie rapport Integrale Archiefinspectie 2024 Zeeuws Archief
Tekst van het document
memo - actieve informatie aan
commissie
portefeuillehouder
datum
Gemeenteraad
Algemeen bestuur
Carla Doorn
1 juli 2025
steller
afdeling
telefoon
Melvin Muller
Facilitaire Zaken
+31118675451
M.Muller@middelburg.nl
onderwerp
Rapport Integrale Archiefinspectie 2024 Zeeuws Archief
Geachte leden van de raad, aanleiding
In het vierde kwartaal van 2024 heeft het Zeeuws Archief, als gemeentearchivaris van de gemeente Middelburg, een integrale archiefinspectie uitgevoerd. Deze inspectie is onderdeel van een driejarige cyclus en vindt plaats op grond van de Archiefwet en de Informatieverordening Middelburg 2016. Het doel van deze inspectie is om het informatiebeheer van de gemeente te toetsen en waar nodig aanbevelingen te doen om te verbeteren. Daarbij is gebruikgemaakt van landelijke kwaliteitscriteria, dossieronderzoek en gesprekken met betrokkenen binnen de organisatie. informatie
Uit de inspectie blijkt dat er een positieve ontwikkeling zichtbaar is sinds het cluster informatiebeheer is versterkt door twee adviseurs en een kwaliteitsmedewerker. Toch zijn er nog verschillende aandachtspunten. Het rapport bevat vier aanbevelingen die de gemeente kunnen helpen verdere stappen te zetten. 1.
Voer het Verbeterplan Informatiebeheer 2022 met urgentie uit na actualisatie Gemeente Middelburg heeft met het opstellen van het Verbeterplan Informatiebeheer 2022 een waardevolle eerste stap gezet richting een toekomstbestendig informatiebeheer. Tegelijkertijd laat de huidige stand van zaken zien dat de uitvoering van dit plan gebaat is bij versnelling en herijking. Door het plan te actualiseren met de aanbevelingen uit recente inspecties en dit vervolgens met meer urgentie uit te rollen, ontstaat de nodige basis om het informatiebeheer structureel te verbeteren. Dit draagt bij aan meer overzicht, betere sturing en verkleining van juridische en organisatorische risico’s.
2.
Werk integraal samen om duurzame toegankelijkheid van informatie te bevorderen Een sterk informatiebeheer vraagt om een gezamenlijke aanpak, waarbij alle betrokken disciplines elkaar weten te vinden en versterken. Hoewel er zeker bewustzijn is van het belang van samenwerking, laat de huidige praktijk zien dat de onderlinge afstemming nog verbeterd kan worden. Door samenwerking op strategisch, tactisch en operationeel niveau steviger te verankeren, kunnen de verschillende onderdelen van het I-domein beter op elkaar aansluiten. Zo ontstaat meer samenhang en efficiëntie, en wordt de duurzame toegankelijkheid van informatie beter gewaarborgd.
3.
Zorg dat medewerkers hun verantwoordelijkheid kunnen nemen bij het archiveren van informatie Het informeren en ondersteunen van medewerkers bij hun rol in het informatiebeheer is een belangrijk onderdeel van een goed functionerende informatiehuishouding. Hoewel de basis hierin aanwezig is, kan
blad
2 van 2 onderwerp
Aanbieden rapportage Integrale archiefinspectie 2024
de aandacht voor dit onderwerp verder versterkt worden. Gerichte trainingen, vooral bij de aanvang van het dienstverband, bieden medewerkers handvatten om direct een bijdrage te leveren aan duurzaam toegankelijke informatie. Tegelijkertijd kunnen de informatieconsulenten binnen de organisatie hun verbindende rol verder uitbouwen door zichtbaar te zijn en actief te ondersteunen. Zo wordt het informatiebewustzijn versterkt en ontstaat een bredere gedeelde verantwoordelijkheid binnen de organisatie. 4.
Verbeter de archiefruimte De archiefruimte van de gemeente voldoet in de basis, maar biedt nog ruimte voor optimalisatie om risico’s verder te beperken en te voldoen aan actuele eisen. Het actualiseren van het calamiteitenplan, het verbeteren van de orde en netheid, en het verwijderen van niet aan het archief gerelateerde materialen zijn hierin belangrijke aandachtspunten. Daarnaast is het wenselijk om de werking van technische voorzieningen zoals ventilatie, elektriciteit en klimaatbeheersing nader te onderzoeken en waar nodig aan te passen. Met deze verbeteringen wordt een veilige, duurzame en goed beheersbare bewaaromgeving gecreëerd die aansluit bij de eisen van deze tijd.
Deze aanbevelingen sluiten aan bij de reeds ingezette ontwikkeling binnen Gemeente Middelburg en bieden concrete handvatten om de informatievoorziening verder te versterken. Door voort te bouwen op wat er al staat en gerichte verbeteringen door te voeren, kan de gemeente met vertrouwen de volgende stappen nemen naar een volwassen informatiehuishouding. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris, de burgemeester,
Aart van den Brink
Yvonne van Mastrigt