AB 2025.06.24 Memo actieve informatie Vaststellen privacybeleid en geactualiseerde privacyverklaring

memo - actieve informatie aan

commissie

portefeuillehouder

datum

Gemeenteraad

Algemeen bestuur

Carla Doorn

10 juni 2025

steller

afdeling

telefoon

e-mail

Hazel McGovern

Wijk en Bestuur

+31118675249

h.mcgovern@middelburg.nl

onderwerp

Vaststellen privacybeleid en geactualiseerde privacyverklaring

Geachte leden van de raad, aanleiding

Informeren over vast te stellen privacybeleid en privacyverklaring gemeente Middelburg. informatie

Momenteel wordt door de Privacy Officers (PO’s) en Functionaris Gegevensbescherming (FG) gewerkt aan het borgen van privacy binnen de gemeente Middelburg en naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Onderdeel hiervan is het opstellen van een privacybeleid en het actualiseren van de privacyverklaring. Een privacybeleid is geen expliciete verplichting uit de AVG, maar vloeit voort uit het verantwoordingsbeginsel (artikel 5 lid 2 AVG): de gemeente moet kunnen aantonen dat zij aan de AVG voldoet. Het privacybeleid vormt het intern fundament voor zorgvuldige en rechtmatige verwerking van persoonsgegevens en biedt een kader voor intern beheer en naleving van de AVG. De privacyverklaring is wél een directe verplichting uit de AVG. De AVG verplicht overheidsorganisaties transparant te zijn over de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt (artikelen 12 t/m 14 AVG). De privacyverklaring is het instrument om aan deze verplichting te voldoen. De gemeente had reeds een privacyverklaring. Deze is nu geactualiseerd. In onze vergadering van 10 juni 2025 hebben wij besloten het eerste privacybeleid van de gemeente Middelburg voor de jaren 2025-2028 vast te stellen. Tevens hebben wij besloten om de privacyverklaring van onze gemeente te actualiseren. Het effect hiervan is dat wij als gemeente voldoen aan de verantwoordings- en informatieplicht op grond van de AVG.

Tevens zorgt het privacybeleid voor interne duidelijkheid en borging en laten wij middels publicatie van beide documenten zien dat de gemeente Middelburg zorgvuldig en transparant met persoonsgegevens omgaat, hetgeen het vertrouwen in de gemeente kan versterken. Daarnaast wordt het risico op klachten, incidenten, datalekken en de mogelijk hieruit voortvloeiende financiële, operationele- en juridische risico’s hiermee verkleind.

blad

2 van 2 onderwerp

Vaststellen privacybeleid en geactualiseerde privacyverklaring

Beide documenten zijn voor u ter kennisname bijgevoegd. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris, de burgemeester,

Aart van den Brink

Yvonne van Mastrigt