AB 2025.04.08 Memo actieve informatie Huisvestingsstrategie als onderdeel van het project Visie op Werken

memo - actieve informatie aan

commissie

portefeuillehouder

datum

Gemeenteraad

Algemeen Bestuur

Willemien Treurniet

1 april 2025

steller

afdeling

telefoon

e-mail

Evelien Koppejan

Wijk en Bestuur

0118 67 51 93

E.koppejan@middelburg.nl

onderwerp

Huisvestingsstrategie als onderdeel van het project Visie op Werken

Geachte leden van de raad, aanleiding

Op 10 december heeft uw raad het raadsvoorstel ‘Besluitvorming samenwerkmodel ontmoetingsgericht’ besproken in de commissie Algemeen Bestuur. Dit raadsvoorstel is niet op de agenda van de gemeenteraadsvergadering gezet, omdat uw raad meer informatie nodig heeft voor besluitvorming over onder andere de aanleiding en urgentie van het huisvestingsvraagstuk en de beweging die we in de organisatie met het samenwerkmodel ontmoetingsgericht willen maken. De keuze van het college voor dit samenwerkmodel is een aanleiding om het huisvestingsvraagstuk voor te leggen, maar is op zichzelf geen onderwerp waar uw raad zich over hoeft uit te spreken. Dit is ook zo door uw raad benoemd bij de bespreking van het raadsvoorstel. Wel hechten wij eraan uw raad te informeren dat het gekozen samenwerkmodel er ook op gericht is de ontmoeting met ‘buiten’, inwoners en bedrijven/organisaties, verder te ontwikkelen, waarmee wij verwachten bij te dragen aan een toegankelijke en benaderbare overheid. Informatie

Aanleiding en urgentie huisvestingsvraagstuk De samenleving verandert voortdurend. Het is belangrijk dat onze gemeentelijke organisatie ook mee blijft ontwikkelen met de veranderingen in de samenleving. Een voorbeeld van een grote verandering is het hybride werken dat sinds de coronaperiode niet meer weg te denken is. Verder worden opgaven steeds dynamischer en complexer wat vraagt om aanpassingsvermogen en blijvende alertheid om de juiste dienstverlening te blijven bieden. De ontwikkelingen vragen ons om na te denken hoe we het werk toekomstbestendig organiseren waarbij de ontmoeting en samenwerking tussen collega’s en met ‘buiten’ wordt gestimuleerd. Hierbij blijft de dienstverlening aan de inwoner centraal staan. Daarom is de keuze gemaakt om te gaan werken volgens het samenwerkmodel ‘ontmoetingsgericht’. Het model sluit aan op onze visie op dienstverlening. De huisvesting is een middel om het samenwerkmodel optimaal te ondersteunen. Het stadskantoor is verouderd en sluit niet meer aan op de wensen en eisen van deze tijd om het werk goed en efficiënt te organiseren en een optimale dienstverlening te bieden aan onze inwoners. De functie van een kantoor is na de coronaperiode veranderd. Dit blijkt ook uit het werkstijlonderzoek dat onder medewerkers is gedaan.

Er zijn bijvoorbeeld veel kleine kamers en geen grotere samenwerkruimtes waar medewerkers elkaar kunnen ontmoeten en flexibeler met elkaar kunnen werken. Er is behoefte aan betere faciliteiten en een meer inspirerende werkomgeving. Daar komt bij de noodzaak tot grootschalig onderhoud. Het onderhoud en beheer is de afgelopen jaren sober geweest wat bijvoorbeeld tot lekkages heeft geleid.

blad

2 van 2 onderwerp

Huisvestingsstrategie als onderdeel van het project Visie op Werken

Daarnaast is het belangrijk dat het stadskantoor voldoet aan de wettelijke eisen en de Middelburgse ambities op het gebied van duurzaamheid. Dit leidt ertoe dat keuzes gemaakt moeten worden met betrekking tot de huisvesting. Om dit te kunnen doen, werken we verschillende scenario’s uit voor verhuizen en verbouwen. Het doel is een stadskantoor waar iedereen zich thuis en welkom voelt en waar de ontmoeting en samenwerking optimaal wordt gefaciliteerd. Criteria om scenario's te toetsen Om keuzes te kunnen maken, formuleren we criteria waaraan we verschillende scenario's voor verbouwen en verhuizen kunnen toetsen. Als toetsingscriteria denken we nu aan financiën, duurzaamheid, dienstverlening aan de inwoner en goed en efficiënt werken volgens het samenwerkmodel ‘ontmoetingsgericht’. De verschillende scenario's worden met elkaar vergeleken waarna het college bij uw raad terugkomt met een voorkeursscenario. Te onderzoeken scenario's De volgende scenario's worden onderzocht: 1. Huidige huisvesting behouden. Alleen regulier onderhoud en voldoen aan reguliere eisen die gesteld worden aan huisvesting. 2. Verbouwen van het huidige stadskantoor. Hier kijken we naar een minimale variant en uitgebreidere varianten. Daarbij worden de mogelijkheden voor verhuur meegenomen. 3. Verhuizen naar een andere locatie (inclusief verkoop/verhuur huidig stadskantoor).

Daarbij worden de mogelijkheden onderzocht voor kopen en huren van nieuwbouw en bestaande bouw. Vervolg In het najaar komen we bij uw raad terug over het vraagstuk rondom de huisvesting.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris de burgemeester

Aart van den Brink

Yvonne van Mastrigt