AB 2025.02.25 Memo actieve informatie burgerberaad oud- en nieuwviering - na startgesprek van 10 februari 2025

memo - actieve informatie aan

commissie

portefeuillehouder

datum

Gemeenteraad

Algemeen bestuur

Willemien Treurniet

18 februari 2025

steller

afdeling

telefoon

e-mail

Yfke Semeijn / Kate Schaap

Wijk en Bestuur

+31118675782 / +31118675481

y.semeijn@middelburg.nl / k.schaap@middelburg.nl

onderwerp

Burgerberaad oud- en nieuwviering - na startgesprek van 10 februari 2025

Geachte leden van de raad, aanleiding

In de gemeenteraadsvergadering op 14 november 2024 heeft uw raad het besluit genomen voor de uitvoering van een burgerberaad over de oud- en nieuwviering. Op 10 februari heeft het startgesprek met de raad plaatsgevonden. Tijdens deze bijeenkomst is gesproken over de vraagstelling, het mandaat van de burgerraad, het proces en de communicatie. Ook is er een eerste verkenning gedaan naar de kaders en uitgangspunten die we mee willen geven aan het burgerberaad. Daarnaast is besproken hoe de raad gedurende het traject betrokken blijft en hoe de adviezen uit het beraad geborgd kunnen worden. Omdat het raadsvoorstel pas in april op de agenda staat en de werving en eerste loting vóór die tijd plaatsvinden, lichten we in dit memo een aantal punten toe die we tijdens het startgesprek met de aanwezige raadsleden besproken hebben. informatie

Bureau EMMA voert het burgerberaad voor ons uit. EMMA heeft ook het inwonerberaad over de woningbouwlocaties voor ons uitgevoerd. Op 10 februari heeft EMMA een presentatie gegeven over waaraan een burgerberaad moet voldoen, hoe de werving en loting verloopt en hoe het proces in Middelburg eruitziet. De presentatie treft u aan bij dit memo. Werving en loting van deelnemers De werving van deelnemers start in week 10. Het is wenselijk om de bijeenkomsten van het burgerberaad niet te lang te onderbreken door bijvoorbeeld een zomerreces. Daarom en om dit jaar nog uitvoering te kunnen geven aan adviezen uit het burgerberaad, plannen we alle vijf bijeenkomsten van het burgerberaad voor het zomerreces. EMMA verzorgt de werving en de loting van de deelnemers. Een groep van enkele duizenden Middelburgers wordt uitgenodigd om mee te doen aan het burgerberaad. Zij ontvangen een brief en aanmeldformulier op naam. Deelname staat open voor inwoners vanaf 16 jaar. De loting vindt plaats op basis van een evenwichtige verdeling naar gender, leeftijd en geografische spreiding zodat een representatieve afspiegeling van de Middelburgse samenleving wordt gewaarborgd. Geïnteresseerde inwoners kunnen zich aanmelden via een QR-code. Minder digitaal vaardige inwoners kunnen een beroep doen op een medewerker, die dat voor hen verzorgt.

blad

2 van 3 onderwerp

Burgerberaad oud- en nieuwviering - na startgesprek van 10 februari 2025

Na de aanmeldingen voert EMMA een tweede loting uit, waarna er een definitieve selectie van de deelnemers is. We streven naar honderd deelnemers. De loting en selectie gebeuren volledig AVG-proof. Raads- en commissieleden, collegeleden en ambtenaren zijn uitgesloten van deelname. Vraagstelling burgerberaad De centrale vraag waarmee het burgerberaad aan de slag gaat is: ‘Hoe vieren we oud en nieuw in de gemeente Middelburg vanaf 2025/2026 en verder?’ Betrokkenheid van de raad Tijdens het startgesprek is aangegeven dat de aanwezige raadsleden gedurende het proces graag betrokken blijven, met name over het proces en de thema's op hoofdlijnen. Het voorstel is om de gemeenteraad op de volgende momenten/manieren te betrekken: • Aanwezigheid van raadsleden alleen bij de aftrap van het burgerberaad; • Aanwezigheid raadsleden bij oplevering advies; • Korte updates na elke bijeenkomst via de weekberichten van de griffier. Kaders voor het burgerberaad Op basis van het startgesprek zijn de volgende indicatieve kaders richtinggevend: • Uitvoerbaarheid - adviezen moeten praktisch uitvoerbaar zijn en indien nodig binnen de bevoegdheden van de gemeenten vallen. • Financiële haalbaarheid - er wordt geen vast budget meegegeven, maar adviezen moeten realistisch en binnen een billijk financieel kader passen.

(Geen blanco cheque) • Wettelijke kaders - adviezen moeten passen binnen bestaande wet- en regelgeving. Communicatie In de communicatie maken we onderscheid tussen het mini publiek en het maxi publiek.1 De communicatie richting het maxipubliek start vroeg, om bekendheid te creëren over het burgerberaad. Tijdens de eerste bijeenkomst van het burgerberaad spreken de deelnemers over de wijze en frequentie van communiceren naar buiten. Dat zal gaan over het proces en niet over de inhoud en wordt uitgevoerd door de gemeente. EMMA is verantwoordelijk voor de communicatie met het mini publiek, de deelnemers. Zij doen dit in overleg met de gemeente. De gemeente is verantwoordelijk voor de communicatie met het maxi publiek. Dat begint voordat de uitnodigingen aan de geselecteerde inwoners van de gemeente verstuurd worden. Wanneer de uitnodigingen de deur uit zijn, richt de communicatie zich op het creëren van bewustwording over het burgerberaad. Tijdens het proces van het burgerberaad bestaat de communicatie vooral uit procesinformatie (niet over specifieke bespreekpunten of ideeën). Na de oplevering van de adviezen gaat de communicatie uiteraard over de uitkomsten en wat er door college en gemeenteraad verder mee gedaan wordt en hoe de samenleving hier verder bij betrokken wordt.

1 Bij burgerberaden spreken we vaak van een maxi- en mini-publiek. Binnen de context van het burgerberaad bestaat het mini-

publiek uit de gelote groep deelnemers. Het maxi-publiek bestaat uit de rest van de inwoners van het gebied die niet deelnemen aan het burgerberaad. (VNG, 2024)

blad

3 van 3 onderwerp

Burgerberaad oud- en nieuwviering - na startgesprek van 10 februari 2025

De brieven en alle verdere communicatie zijn zo laagdrempelig mogelijk. Uiteraard kan het zijn dat mensen vragen hebben. Daarom openen we een apart telefoonnummer en mailadres dat mensen kunnen gebruiken als ze vragen hebben. Dat telefoonnummer en mailadres nemen we mee in alle communicatie. Bijeenkomsten Voor de bijeenkomsten van het burgerberaad kiezen we ook voor een locatie, die voor iedereen goed toegankelijk is. De deelnemers krijgen een vergoeding. In de uitnodiging staat ook dat men kan aangeven wanneer er drempels zijn om mee te doen (fysieke beperking, tolk, dieetwensen, opvang voor kinderen, etc.). Dat lossen we indien mogelijk op, zodat het burgerberaad inclusief is. Procescontouren Het proces verloopt volgens de volgende globale planning: • Week 10: Uitnodiging verzenden + werving van de deelnemers • Week 11-13: Werving + aanmeldingen inwoners Middelburg • Week 14-15: Loting • Week 16: Raadsvergadering: kaders vaststellen + start deelnemerscommunicatie • Week 19: Bijeenkomst #1: Kennismaken + vraagstuk (week van 6 mei) • Week 21: Bijeenkomst #2: Experts • Week 23: Bijeenkomst #3: Deliberatie, start adviezen • Week 25: Bijeenkomst #4: Uitwerken adviezen • Week 27: Bijeenkomst #5: Stemmen en afronding In de raadsvergadering van 17 april 2025 wordt het raadsvoorstel voor de vaststelling van de kaders voor het burgerberaad geagendeerd.

Hiermee worden de randvoorwaarden en uitgangspunten definitief vastgesteld, zodat het beraad binnen heldere kaders aan de slag kan. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris, de burgemeester,

Aart van den Brink

Yvonne van Mastrigt

Bijlage 1. Presentatie EMMA startgesprek 10 februari 2025