AB 2025.01.21 Memo actieve informatie Evaluatie participatie Churchilllaan

memo - actieve informatie aan

commissie

portefeuillehouder

datum

Gemeenteraad

Algemeen bestuur

Rutger Schonis

10 december 2024

steller

afdeling

telefoon

e-mail

Yfke Semeijn

Wijk en Bestuur

+31118675782

y.semeijn@middelburg.nl

onderwerp

Evaluatie participatie Churchilllaan

Geachte leden van de raad, aanleiding

In de systematiek van het werken in projecten hebben we vastgelegd dat we projecten evalueren. Een onderdeel van die evaluatie is ook hoe de participatie is geweest. We hebben onlangs een participatietraject doorlopen in verband met sloop en nieuwbouw aan de Churchilllaan. Op 12 december 2023 bent u middels een memo actieve informatie geïnformeerd over de laatste stand van zaken. In het kort komt het er op neer dat de plannen voor de ontwikkeling van deze locatie gewijzigd zijn doordat Zorgstroom1 het door haar geambieerde woonzorgcentrum niet mag langer ontwikkelen in de vorm zoals zij die voor zich zag. Dit naar aanleiding van een besluit van toenmalig minister Helder. Dit besluit leidde ertoe dat Zorgstroom het woonzorgcentrum niet kon ontwikkelen in de vorm die zij voorzag. Het project is nog niet gerealiseerd, toch doen we nu al een evaluatie van de participatie. Dit doen we omdat het participatietraject in het kader van de ruimtelijke planvorming wel al is afgerond. Omdat Woongoed ook voor andere bouwprojecten de komende jaren een belangrijke partner voor de gemeente is, nemen we dit project nu alvast mee in de evaluatie. De andere projecten die we geëvalueerd hebben zijn het inwonerberaad (voorloper van burgerberaad) en de skatebaan (o.a. vanwege de jongerenparticipatie). informatie

De allereerste plannen voor de herontwikkeling van de locatie van het schoolgebouw aan de Churchilllaan waren een nieuwe Jumbo-supermarkt met daarboven appartementen. Toen na een paar jaar bleek dat dat toch niet doorging, zijn de huidige plannen ontwikkeld. Het idee was de bouw van een zorgeenheid en appartementen met een ontmoetingsplek van respectievelijk Zorgstroom en Woongoed Middelburg. De gemeente was verantwoordelijk voor de sloop van het schoolgebouw. Woongoed was de ontwikkelaar voor de nieuwbouw. Zorgstroom was verantwoordelijk voor de invulling van een deel van de locatie. Door de verandering van het rijksbeleid zou Zorgstroom niet meer mee kunnen doen in deze ontwikkeling. We hebben gekeken naar een mogelijk om dat toch te kunnen doen in dit project. Daar bleek echt niet mogelijk vanwege het Didam-arrest. Zie memo actieve informatie van 11 april 2023.

1

Anno april 2024 is de naam Zorgstroom veranderd in Amarijn. Dit door het samengaan met WVO Zorg. Omdat dit memo gaat

over de periode voor de naamsverandering noemen we de organisatie hier nog Zorgstroom.

blad

2 van 4 onderwerp

Evaluatie participatie Churchilllaan

tijdlijn

16 april 2020 28 februari 2022 31 mei 2022 11 april 2023 17 april 2023 13 juli 2023 20 juli 2023 28 november 2023 12 december 2023 21 december 2023

raadsvoorstel vaststellen kaders participatie bijeenkomst met omwonenden – presentatie van het plan gesprek met omwonenden n.a.v. bijeenkomst 28 februari memo actieve informatie over de gevolgen van de besluit minister Helder wijktafel Klarenbeek – Veersepoort over sloop schoolgebouw brief naar omwonenden over sloop schoolgebouw inloopmoment voor informatie over de sloop van het schoolgebouw, die kort daarna daadwerkelijk begon memo actieve informatie over sloop van de gymzalen memo actieve informatie over het ontwerpbestemmingsplan Churchilllaan ontwerpbestemmingsplan ligt ter inzage (t/m 31 januari 2024)

evaluatie

Voor de evaluatie is door middel van gesprekken informatie opgehaald bij Woongoed Middelburg, leden van de projectgroep, de portefeuillehouder, het wijkteam Klarenbeek – Veersepoort en omwonenden van de locatie. ervaringen

De projectgroep en betrokken partijen zijn een aantal jaar bezig geweest met het ontwikkelen van plannen voor deze locatie. Op het moment dat we (Gemeente, Woongoed en Zorgstroom) in grote lijnen het huidige plan rond hadden, is een informatieavond georganiseerd. We wilden van de aanwezigen een reactie op het plan. Die konden zij niet gelijk geven omdat het voor de inwoners compleet nieuwe informatie was. Leerpunt: geef omwonenden de tijd om aan de ontwikkeling te wennen en calculeer daarom een tweede bijeenkomst in. Dan hebben mensen de tijd om de eerste informatie tot zich te nemen, zich er een mening over te vormen en mee te denken over de ontwikkeling. Daarom is toen besloten om op een later moment een extra avond te beleggen op de locatie zelf. Tijdens deze avond konden de aanwezigen over verschillende onderdelen van het plan meedenken. Het was duidelijk waar ze over konden meepraten en wat de uitgangspunten / kaders waren én dat niet alles in beton gegoten was. Eén van de thema’s was de inrichting van het terrein. Met blokjes konden zij zelf de inrichting vormgeven. Tijdens deze bijeenkomst kwamen de aanwezigen tot het besef dat het plan complex was en dat het altijd ergens schuurt. Er ontstond begrip, zowel voor standpunten van andere aanwezigen als voor Woongoed en Gemeente. Het waren goede gesprekken in kleinere groepen.

Mensen reageerden op elkaar, spraken elkaar aan en dachten echt met elkaar na over oplossingen en mogelijkheden. Het plan is door deze bijeenkomst echt aangepast en verbeterd. De aanwezigen voelden zich gehoord, er werd goed naar ze geluisterd door onder andere de architect. Leerpunt: geef een bijeenkomst zo vorm dat de aanwezigen goed met elkaar in gesprek kunnen gaan. Dus niet een zendbijeenkomst in een grote zaal, maar kies voor de vorm van thematafels of iets dergelijks. En zorg dat duidelijk is waar mensen over mee kunnen praten, waar de schuifruimte zit. Het is belangrijk dat leden van een klankbordgroep willen meebewegen. Ze moeten niet in een klankbordgroep plaatsnemen om plannen tegen te houden en daarmee het proces te frustreren. Dat is ook niet fijn voor de mensen die er inzitten om een plan anders / beter te maken. De mensen die pertinent tegen een plan of ontwikkeling zijn, hebben uiteraard de mogelijkheid om dit via bijvoorbeeld zienswijzen, inspreken

blad

3 van 4 onderwerp

Evaluatie participatie Churchilllaan

en juridische procedures te proberen hun gelijk te halen. Dat pad is altijd te bewandelen en loopt parallel / volgtijdelijk aan het participatieproces. Leerpunt: een klankbordgroep is er om een plan beter te maken, niet om het plan tegen te houden. Een van de partijen tijdens de bijeenkomsten was het wijkteam. Zij vertegenwoordigen niet de wijk of direct omwonenden. Zij kunnen dan ook niet gezien worden als officiële spreekbuis, maar als een van de partijen die je betrekt bij een project of planontwikkeling, net zo goed als dat je omwonenden of andere groepen betrekt bij de verdere uitwerking van een plan. Leerpunt: een wijkteam is een van de partijen om een mee te praten, zij zijn geen officiële vertegenwoordiging van een wijk. Een aantal omwonenden is in 2022 en 2023 bij de bijeenkomsten geweest om mee te denken over de planontwikkeling. Zij geven aan dat ze het gewaardeerd zou hebben om geïnformeerd te worden over officiële publicaties over dit plan. Leerpunt: informeer betrokkenen ook over officiële momenten in het proces, zoals het kunnen indienen van zienswijzen en wanneer plannen ter inzage liggen. Het is een lang proces, dat nu nog steeds niet helemaal klaar is. Het is belangrijk om tussentijds wel te (blijven) communiceren met omwonenden / klankbordgroep. De boodschap kan ook zijn dat er niets te melden is.

Belangrijk is dat betrokkenen weten dat ze niet vergeten worden. Dus is en blijft het zaak om van te voren afspraken te maken over de frequentie van de communicatie, zodat omwonenden / klankbordgroep weten wanneer ze informatie kunnen verwachten. Op dit moment is het al een tijdje stil qua communicatie. Zo is er bijvoorbeeld nog geen opvolging gegeven aan de toezegging dat er een landschapsarchitect wordt gezocht en dat deze samen met de klankbordgroep het groen verder uitwerkt. De uitkomsten daarvan en de definitieve tekening van de appartementen vormen samen het DO (definitief ontwerp) van het plan en moet nog wel goedgekeurd worden door de gemeente. Leerpunt: maak van te voren afspraken over communicatie en wie verantwoordelijk is voor de communicatie. Communiceer tijdens het proces ook als er niets te melden is, maar hou je wel aan de afgesproken frequentie van communicatie. samenvattend

-

-

-

Het is goed om te beginnen met een algemene informatiebijeenkomst waarvoor je breed uitnodigt. Mensen kunnen dan kennis nemen van de plannen. Tijdens deze bijeenkomst uitleg geven over het proces, vertellen over hoe informatie wordt opgehaald en verwerkt, etc. Daarna een terugkoppeling geven aan de mensen die uitgenodigd waren en ze informeren over hoe ze hun inbreng kunnen geven. Dit punt nemen we mee bij volgende projecten. Organiseer daarna laagdrempelige bijeenkomsten (klankbordgroep) waarbij mensen aan de hand van thema’s in groepjes met elkaar in gesprek gaan. Het is belangrijk dat tijdens die bijeenkomst duidelijk is wat de schuifruimte in het plan is, waar de mensen over kunnen meepraten. Zo richten we het proces in bij volgende projecten. Geef een bijeenkomst zo vorm dat de aanwezigen goed met elkaar in gesprek kunnen gaan. Dus niet een zendbijeenkomst in een grote zaal, maar kies voor de vorm van thematafels of iets dergelijks. En zorg dat duidelijk is waar mensen over mee kunnen praten, waar de schuifruimte zit. Zo geven we bijeenkomst van toekomstige projecten vorm.

blad

4 van 4 onderwerp

Evaluatie participatie Churchilllaan

-

-

-

Een wijkteam is een van de partijen om een mee te praten, zij zijn geen officiële vertegenwoordiging van een wijk. Geef aan dat deelname aan een klankbordgroep erop gericht is om de ideeën voor de ontwikkeling (het voornemen om te bouwen) te veranderen of te verbeteren, niet om het tegen te houden. Naast deze participatie hebben belanghebbenden natuurlijk altijd de mogelijkheid om officiële bestemmingsplanprocedures te doorlopen. Dit vermelden we bij volgende projecten duidelijk aan het begin van het traject. Houdt de bijeenkomsten het liefst op de locatie zelf, of in ieder geval in de buurt. Dit is altijd ons uitgangspunt, maar is niet altijd mogelijk. Informeer betrokkenen ook over officiële momenten in het proces, zoals het kunnen indienen van zienswijzen en wanneer plannen ter inzage liggen. Dit punt nemen we mee bij volgende projecten. Maak aan het begin van het proces afspraken over de communicatie en ook over de frequentie daarvan. Dan weten omwonenden, klankbordgroep etc. ook wanneer ze informatie kunnen verwachten. Hou je daaraan en als er niets inhoudelijks te melden is kan dat ook de boodschap zijn. Dit punt nemen we mee bij volgende projecten en zullen we ook kenbaar maken aan andere partijen als zij het voortouw nemen in de participatie. Het gaat niet alleen om participatie, ook om communicatie.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris de burgemeester

Aart van den Brink

Yvonne van Mastrigt