AB 2024.12.10 Memo actieve informatie Participatie tot nu toe

memo - actieve informatie aan

commissie

portefeuillehouder

datum

Gemeenteraad

Algemeen bestuur

Willemien Treurniet

3 december 2024

steller

afdeling

telefoon

e-mail

Yfke Semeijn

Wijk en Bestuur

+31118675782

y.semeijn@middelburg.nl

onderwerp

Participatie tot nu toe

Geachte leden van de raad, aanleiding

In Middelburg vinden we participatie belangrijk. We zijn een dienstbare overheid. Dat betekent dat we er zijn voor onze inwoners. Participatie wordt toegepast wanneer we verwachten dat er belanghebbenden zijn die te maken krijgen met het beleid, plannen, projecten en programma’s. Of wanneer te verwachten is dat betrokken inwoners of experts over relevante ervaringskennis of inzichten beschikken die bruikbaar zijn bij de ontwikkeling hiervan. Onze visie is dus dat we het belangrijk vinden dat inwoners op tijd betrokken worden bij onze (beleids)plannen. Maar ook dat inwoners ruimte - en soms zelfs hulp - krijgen bij eigen initiatieven om hun leefomgeving mooier te maken. De afgelopen jaren hebben college en gemeenteraad meerdere besluiten genomen op het gebied van participatie. Maar wat is nu eigenlijk de kapstok waar we al deze documenten vanaf gehaald hebben? In deze memo actieve informatie staan de uitgangspunten en de vastgestelde documenten die met participatie te maken hebben. Het leek ons goed om u dit overzicht te geven. We gaan in de eerste helft van 2025 onze participatie evalueren. Dit doen wij niet vanachter ons bureau, maar pakken we breder op. We zouden hiervoor bijvoorbeeld gebruik kunnen maken van de kennis en ervaring van de VNG. Zij bieden onder de noemer Lokale Democratie (vervolg op Democratie in Actie) een Quick Scan Lokale Democratie aan.

Deze geeft direct inzicht en verbeterpunten. Het is een snelle online peiling bij inwoners, raadsleden, collegeleden en ambtenaren en een instrument dat naadloos past bij een (nieuwe) participatieverordening. Aan de hand van de uitkomsten actualiseren we ons beleid en de participatie- en inspraakverordening. Deze worden uiteraard aan uw raad ter besluitvorming aangeboden. Op het moment dat deze vastgesteld zijn, stellen we als college beleidsregels op. Dit is gebruikelijk na het vaststellen van een verordening. informatie

Wat is er tot nu toe door uw raad vastgesteld als het gaat om participatie. En waarover hebben wij u met memo’s actieve informatie geïnformeerd als het gaat om participatie. In 2017 is door uw raad het rapport ‘Participeren: Doen en leren’ aangenomen. Dit lag voor naar aanleiding van het project Actualisatie wijkgericht werken, bewonersparticipatie en overheidsparticipatie. Dit proces leidde tot snelle verbeterpunten, pilots en experimenten en aanbevelingen. De doorontwikkeling is organisch.

blad

2 van 4 onderwerp

Participatie tot nu toe

Door participatieprocessen te monitoren en te evalueren, sturen we continu bij, verbreden we en voeren we verbeteringen door. In juni 2018 is door uw raad de participatiecode vastgesteld. Het komt erop neer dat we ons inzetten voor optimale participatie door een aantal spelregels te hanteren die betrokkenheid en samenwerking bevorderen. Het proces is opgebouwd rond zes thema's: 1. Vooraf: De gemeenteraad stelt een open beleidskader op, stimuleert de vaststelling van procesdoelen met betrokkenen en bewaakt de uitvoering. 2. Inleving: Betrokkenen onderzoeken wat leeft in de samenleving, maken behoeften en signalen herkenbaar en bespreekbaar. 3. Ontdekking: Er wordt gezocht naar talenten, kwaliteiten en mogelijkheden binnen de samenleving en naar de beste partners om projecten succesvol te maken. 4. Dialoog: Maximale ontmoetingskansen en duidelijke communicatie worden gecreëerd, met middelen die aansluiten bij de doelgroep. 5. Samen waarde scheppen: Afstemming over doelen en processtappen, waarbij monitoring en aanpassingen leiden tot het beoogde resultaat. 6. Samen uitvoeren: Acties worden gezamenlijk uitgevoerd, waarbij aandacht is voor organisatie, afstemming en het inzetten van talenten. Deze aanpak legt nadruk op samenwerken, helder communiceren, en het benutten van de capaciteiten binnen de lokale gemeenschap.

April 2019 bent u met een memo actieve informatie op de hoogte gesteld van het communicatiebeleidsplan. Het communicatiebeleidsplan is in de maanden daarvoor participatief tot stand gekomen. Het plan geeft richting aan de manier waarop de gemeente communiceert en participeert. De visie is als volgt omschreven: Inwoners worden gehoord, kunnen hun mening geven, participeren, weten waarom bepaalde keuzes worden gemaakt en zien dat de gemeente zorgvuldig omgaat met hun belangen. De gemeente participeert op haar beurt in de initiatieven uit de samenleving. De medewerkers van de gemeente spelen hierin samen met college- en raadsleden een essentiële rol en zijn een belangrijke succesfactor. Betrokken ambtenaren en bestuurders onderhouden contacten met onze inwoners en dragen de cultuur van de professionele gemeente uit. Zij maken het verschil. Op 13 november 2019 heeft de raad een motie aangenomen. Met deze motie verzoekt de raad het college het huidige versneld te evalueren (leren van) en voorstellen aan de Raad te doen hoe dit te verbeteren. Daaropvolgend heeft uw raad op 17 maart 2020 een memo actieve informatie ontvangen met daarin een plan van aanpak evaluatie participatiebeleid. In dit memo is aangegeven welke drie participatietrajecten geëvalueerd worden. Het gaat om Trekdijk, Cleene Hooge en de Cultuurnota.

Omdat er intern nog weinig ervaring is met evaluatie van participatie wordt Berenschot ingeschakeld om het proces te begeleiden en de organisatie te leren zelf evaluaties uit te voeren. Berenschot is gekozen vanwege hun expertise en ervaring met participatietrajecten bij andere gemeenten. Het doel van de evaluatie is dat we leren om zelfstandig evaluaties uit te kunnen doen. Op 7 april 2020 heeft u een memo actieve informatie ontvangen over het moeten uitstellen van de evaluatie door Berenschot. Dit had te maken met corona en het verbod om met grotere groepen mensen bij elkaar te

blad

3 van 4 onderwerp

Participatie tot nu toe

komen. Een belangrijk onderdeel van de evaluatie volgens de methode van Berenschot is een groepsgesprek. Een aantal maanden later volgde een memo over het opstellen van onze participatie- en inspraakverordening. Dit was op 8 december 2020 en had te maken met een verandering in de gemeentewet die aangaf dat alle gemeenten een dergelijke verordening moesten opstellen. Twee maanden later, 9 februari 2021, bleek dat het plan van aanpak voor het opstelling van de participatieen inspraakverordening iets bijgesteld moest worden. Daarover bent u ook met een memo actieve informatie op de hoogte gebracht. De wijziging betrof het niet gaan werken met een regiegroep met daarin een aantal raadsleden. Vanuit de raadswerkgroep Omgevingswet was namelijk de suggestie gekomen om alles ambtelijk voor te bereiden, en dan de plannen te toetsen bij de raadsleden. Ook werd koppeling met de commissie AB geadviseerd. Het college neemt deze wens over. Donderdag 15 april 2021 stond een raadsvoorstel, incl. het rapport van de Rekenkamer op de agenda van de raad. De Rekenkamer heeft onderzocht hoe het veranderende samenspel tussen inwoners en de gemeente is georganiseerd. Zij constateerde dat de gemeenteraad en het ambtelijk apparaat voortvarend zijn gestart met beleid en doelstellingen. Hoe dat alles handen en voeten en vooral financiering krijgt, vond de Rekenkamer minder helder.

De Rekenkamer gaf de aanbeveling om een uitvoeringskader te realiseren. In dit uitvoeringskader is tenminste aandacht voor: proces, financiën en de formatie. In diezelfde raadsvergadering stond ook een raadsvoorstel en het rapport van Berenschot op de agenda. Zij hebben de eerste drie grote participatietrajecten die we doorlopen hebben geëvalueerd. Zij kwamen met de aanbeveling voor drie concrete uitwerkingen: • Ga als gemeente gezamenlijk aan de slag (dus met raad, college én ambtenaren) om meer grip op de startfase van participatieprocessen te krijgen (type vraagstukken, instrumentarium, kaders stellen). Dit hebben we sindsdien onder andere gedaan door met de gemeenteraad diverse keer startgesprekken te voeren om de inhoudelijke en/of participatiekaders te bepalen. • Ga gelijktijdig aan de slag met de participatieverordening, in samenspraak met raad, college én inwoners. Dit hebben we gedaan en leidde tot het vaststellen van onze eerste participatie- en inspraakverordening. • Werk de Participatiecode verder uit in duidelijkere handvatten / uitvoeringskaders voor participatietrajecten. Dit hebben we gedaan door onder ander handreikingen op te stellen. Op 16 november 2021 ontving u een memo actieve informatie in vervolg op een bijeenkomst die in september plaatsvond. Het thema van die bijeenkomst was ‘grip op participatie’.

Daarin werd ingezoomd op rollen, verantwoordelijkheden en het stellen van kaders aan de voorkant van een proces. Bij dat memo actieve informatie zat ook het verslag van de raadsbijeenkomst van 8 september. 16 december 2021 was de raadsvergadering waarin u de participatie- en inspraakverordening vaststelde: inspraakverordening. Deze verordening werd vergezeld van dit raadsvoorstel. Aan het einde van de vorige collegeperiode heeft uw raad een memo actieve informatie met daarbij een bijlage ontvangen. Dit is een terug- en vooruitblik op het gebied van participatie.

blad

4 van 4 onderwerp

Participatie tot nu toe

In 2023 ontving u twee keer een memo actieve informatie over het instrument burgerberaad. Dit was op 9 mei als eerste reactie op de aangenomen motie. En op 31 oktober 2023 was het tweede memo actieve informatie over dit onderwerp en ging vooral over het proces van het inwonerberaad over de woningbouwlocaties en de opzet voor het burgerberaad. Een paar weken later, op 23 november 2023 ontving u van ons een memo actieve informatie met daarbij een handreiking participatie en impactscan. De documenten hebben wij u ter informatie gestuurd omdat het interne documenten zijn voor het opzetten van participatie. Op 14 mei ontving u twee memo’s actieve informatie over de evaluatie van de participatie van skatebaan en het inwonerberaad over de woningbouwlocaties. 6 november 2024 leverde Rekenkamer Middelburg het rapport “Locatiekeuze asielzoekerscentrum” op. Dit rapport staat voor de raad van december op de agenda. Conclusie van de Rekenkamer als het om participatie gaat is “Voor participatie is ruimschoots aandacht geweest. Toch valt het te overwegen of er in de aanloop naar een dergelijk proces niet meer ruimte kan worden gevonden voor (burger)participatie.” In uw vergadering van 21 november jl. stemde u in met het geamendeerde raadsvoorstel om in 2025 een eerste burgerberaad te organiseren.

De kernvraag is “Hoe willen we dat de jaarwisseling verloopt in de gemeente Middelburg vanaf 2025 - 2026 en daarna?” Tot zover dit overzicht. U ontvangt in het eerste kwartaal van 2025 van ons een memo actieve informatie waarin we u het proces schetsen hoe we het proces is om het participatiebeleid en de participatie- en inspraakverordening aan te passen. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris, de burgemeester,

Aart van den Brink

Yvonne van Mastrigt