AB 2024.06.25 Memo actieve informatie Project Wet open overheid (Woo)

memo - actieve informatie aan

commissie

portefeuillehouder

datum

Gemeenteraad

Algemeen bestuur

Eduard Smit

4 juni 2024

steller

afdeling

telefoon

e-mail

Betty Lokerse

Facilitaire Zaken

+31118675514

B.Lokerse@middelburg.nl

onderwerp

Project Wet open overheid (Woo)

Geachte leden van de raad, Via deze memo informeert het college u over de voortgang van de invoering van de Woo. Ook treft u in deze memo nadere informatie aan met betrekking tot het vervolgproces van de implementatie van deze wet. aanleiding

De Wet open overheid (Woo) is per 1 mei 2022 landelijk ingevoerd. De Woo in Nederland is een wet die de transparantie en openheid van de overheid bevordert. De Woo vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en is bedoeld om de toegang tot overheidsinformatie te verbeteren. De belangrijkste doelstellingen van de Woo zijn: 1. Vergroten van de transparantie: Overheidsinformatie moet gemakkelijker toegankelijk zijn voor burgers, bedrijven en instellingen. Dit helpt om de overheid meer controleerbaar en verantwoordelijk te maken. 2. Actief openbaar maken van informatie: Overheidsinstanties zijn verplicht om proactief bepaalde informatie openbaar te maken, zonder dat daar eerst een verzoek voor hoeft te worden ingediend. Dit omvat onder andere beleidsinformatie, besluiten en documenten met betrekking tot financiën. 3. Verbeteren van de informatiehuishouding: De wet stelt eisen aan de manier waarop overheidsinstanties hun informatie beheren, bewaren en beschikbaar stellen. Dit zorgt ervoor dat informatie beter vindbaar en toegankelijk is. 4. Faciliteren van de dialoog tussen overheid en burgers: Door meer openheid te creëren, hoopt de wet de interactie tussen burgers en de overheid te bevorderen en bij te dragen aan een beter geïnformeerde samenleving. 5.

Uitzonderingen en beperkingen: Hoewel de Woo streeft naar maximale openheid, blijven er uitzonderingen van kracht om bepaalde belangen te beschermen, zoals de privacy van individuen, nationale veiligheid en bedrijfsgeheimen. Overheidsinstanties moeten duidelijk aangeven waarom bepaalde informatie niet openbaar wordt gemaakt. Samenvattend is de Woo ontworpen om de transparantie van de overheid te vergroten, de toegang tot informatie te verbeteren en de informatiehuishouding te optimaliseren, terwijl het tegelijkertijd rekening houdt met de noodzaak om bepaalde informatie te beschermen.

blad

2 van 5 onderwerp

Project Woo

De implementatie van de Woo is gepland over een periode van 2021 tot 2026. Voor gemeenten zijn 11 categorieën vastgesteld die in 3 fasen openbaar moeten worden gemaakt. Deze 11 categorieën zijn: 1. Wet- en regelgeving 2. Organisatiegegevens 3. Raadsstukken 4. Bestuursstukken 5. Stukken van adviescolleges 6. Convenanten 7. Jaarplannen en verslagen 8. Woo verzoeken 9. Onderzoeken 10. Beschikkingen 11. Klachten Via een Koninklijk Besluit wordt bepaald welke categorie actief openbaar gemaakt moet gaan worden. De implementatie van de eerste fase betreft in elk geval de volgende categorieën: 1. Wet- en regelgeving 2. Organisatiegegevens 3. Raadsstukken 4. Bestuursstukken 5. Woo verzoeken De gemeente Middelburg heeft zich door een extern bureau, KBenP, nader laten adviseren over de impact van de Woo op de organisatie. Op basis van dit rapport is in juli 2023 door het college besloten de Woo projectmatig te gaan implementeren op het basisniveau. Dit houdt in dat de gemeente minimaal de wettelijke fasering van de Woo volgt. informatie

Start project Alvorens de projectgroep van start is gegaan, is er gewerkt aan bepaalde zaken, zoals het aanpassen van de gegevens op de website over hoe men een Woo aanvraag kan doen. Daarnaast is aangegeven welke informatie waar beschikbaar is. Ook is er een anonimiseringstool (bekende zwartlakken) aangeschaft en een tool voor het zaaksysteem (Djuma). In dit kader is de projectgroep gestart met de implementatie van de eerste fase. Het streven is erop gericht om in het 3e kwartaal te voldoen aan het implementeren van de 4 informatiecategorieën uit fase 1. De projectroep werkt conform de door de VNG opgestelde criteria en handreikingen. Daarbij wordt aangetekend dat op dit moment in het project gewerkt wordt in perioden van ongeveer 4 weken, waarin prioriteiten worden vastgesteld en ook wordt bepaald wat in deze periode gerealiseerd moet worden. Er is voor deze werkwijze gekozen omdat vanuit de VNG, maar ook vanuit de landelijke politiek nog steeds wijzigingen op de interpretatie van de wet komen. Maar ook om goed in te kunnen spelen op de implementatie van een aantal wetten die verband houden met elkaar. Om de diverse wetten efficiënt en overzichtelijk te kunnen implementeren is gekozen dit vanuit een koepelproject in samenhang aan te pakken. Te denken valt dan aan o.a.

de volgende wetten: “wet elektronische publicaties”, “wet digitale overheid”, “digitaal stelsel omgevingswet”, “de nieuwe archiefwet” en de wet elektronisch bestuurlijk verkeer”.

blad

3 van 5 onderwerp

Project Woo

Dit laat zich vertalen in de volgende (huidige) planning:

Enkele resultaten uit vorenstaand overzicht lichten wij nader aan u toe. Woo-index In de Woo-index vindt men van alle overheidsorganisaties die onder de Wet open overheid (Woo) vallen de contactgegevens voor vragen omtrent de Woo en Woo-verzoeken. Ook vindt men er per organisatie de locaties van de documenten die die organisatie volgens de wet (nu al) verplicht zijn om te publiceren. Voor de huidige stand van zaken voor Middelburg zie: Woo-index Gemeente Middelburg | Overheid.nl. Stappenplan afhandeling Woo-verzoeken Er is een werkproces afhandeling Woo-verzoeken gemaakt dat momenteel geïmplementeerd wordt in ons geautomatiseerde zaaksysteem (Djuma). Dit werkproces moet ervoor zorgen dat gemeente breed uniform Woo-verzoeken afgehandeld en (actief) gepubliceerd worden. Het streven is Woo-verzoeken digitaal via een webformulier in te dienen, dit naast de mogelijkheid dit per brief te kunnen doen. De formele aanwijsbesluiten worden voorbereid. Daarnaast wordt het cluster Informatiebeheer per 1 juni uitgebreid met een functionaris die de wettelijk vereiste rollen van Woo-functionaris en Roo-redacteur gaat uitvoeren. Voor (complexe) Woo-verzoeken is een anonimiseringstool (XXLLNC voorheen Datamask) aangeschaft. Deze tool lakt met kunstmatige intelligentie documenten zwart gelet op de privacygegevens en Wooweigeringsgronden.

blad

4 van 5 onderwerp

Project Woo

Woo-functionaris De Woo-functionaris heeft als taak om burgers op een laagdrempelige wijze te informeren over de beschikbaarheid van overheidsinformatie. Het idee is dat men als buitenstaander met behulp van de contactfunctionaris Woo snel kan overzien welke informatie reeds openbaar is gemaakt en waarvoor eventueel nog een informatieverzoek moet worden ingediend. De Woo-functionaris fungeert daarnaast als vraagbaak en verstrekt in gevallen die zich daartoe lenen ook documenten. Van de Woo-functionaris wordt verwacht dat hij/zij de persoon is waar burgers terecht kunnen voor vragen over toegankelijkheid van informatie bij de gemeente Middelburg. Roo-redacteur De Roo-redacteur voert de URL’s van de openbare documenten die al op de eigen website staan in bij het Register van Overheidsorganisaties (ROO), waarmee deze centraal vindbaar en straks dus ook doorzoekbaar worden voor de burger. Kopgroep ‘actief publiceren’ De gemeente Middelburg heeft deelgenomen aan een zogenaamde kopgroep vanuit de leverancier van ons zaakssysteem (Djuma). Hierdoor voldoen wij dit jaar nog aan het actief openbaar maken van Woo verzoeken. Aan de overige eisen voor actief openbaar maken voldoen we door de Woo index gevuld te hebben en bij te houden.

Daarnaast biedt dit ons de kans om voor de overige categorieën, zoals bijvoorbeeld klachten, gebruik te maken van de reeds opgedane kennis en daarmee efficiënt bepaalde onderdelen van de Woo te kunnen implementeren. Samenwerking De projectleden hebben de verdieping gezocht door deel te nemen aan sessies met de Zeeuwse gemeenten, de provincie en het waterschap. Hierin wordt veel kennis en ervaring met elkaar uitgewisseld. Ook heeft de projectgroep deelgenomen aan diverse VNG kennis- en uitwisselingsmomenten. Dit bespaart niet alleen tijd, maar wordt daarnaast efficiënt op Zeeuws niveau samengewerkt aan de invoering van de Woo. Tevens heeft vanuit de VNG de Woo ambassadeur een bezoek gebracht aan onze gemeente en is hierbij in gesprek gegaan met o.a. de wethouder en burgemeester om ervaringen met elkaar uit te wisselen. Financiën De gemeente ontvangt vanuit het Rijk sinds 2022 jaarlijks een bijdrage voor de implementatie van de Woo. Het project blijft (ruim) binnen het genoemde budget. Samengevat Aan de opdracht om te voldoen aan het voor de Woo gestelde “niveau basis” wordt voldaan. Door in kortcyclische doelen te implementeren volgen we de actualiteiten en sluiten we steeds aan bij voortschrijdende inzichten waardoor we wendbaar en flexibel zijn en hierdoor efficiënt blijven werken.

In de toekomst informeren wij u nogmaals over behaalde resultaten en aanvullende plannen voor de implementatie voor de vervolgfases.

blad

5 van 5 onderwerp

Project Woo

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris de burgemeester

mr. A. van den Brink

M.A. Fränzel MSc