AB 2024.01.23 Memo actieve informatie Aanbieden rapporten Zeeuws Archief (aspectinspecties)

memo - actieve informatie aan

commissie

portefeuillehouder

datum

Gemeenteraad

Algemeen bestuur

Eduard Smit

5 december 2023

steller

afdeling

telefoon

e-mail

Astrid Faassen

Facilitaire Zaken

+31118675119

A.Faassen@middelburg.nl

onderwerp

Aanbieden rapporten Zeeuws Archief (aspectinspecties)

Geachte leden van de raad, aanleiding

Het Zeeuws Archief heeft in 2022 en 2023 aspectinspecties uitgevoerd op een drietal onderdelen van het informatiebeheer van de gemeente Middelburg. informatie

Het Zeeuws Archief onderzoekt periodiek de aangesloten organisaties op de kwaliteit van de informatievoorziening. Eerder bent u op de hoogte gesteld van de door het Zeeuws Archief opgestelde KPI rapportage (mei 2022). Begin van dit jaar is het verbeterplan KPI rapportage aangeboden aan het college en is de raad hier vervolgens ook over geïnformeerd. Destijds was al aangekondigd dat een audit op de reguliere vervanging uitgevoerd werd en dat een audit Djuma (zaaksysteem) op de planning stond. In juli van dit jaar is daar nog een aspectinspectie informatiebeheer Jeugdwet aan toegevoegd. Hierbij krijgt u deze drie rapporten aangeboden. Het verbeterplan bestaat uit de volgende zes punten: 1. De basis op orde: Het focussen op het verstevigen en optimaliseren van de fundamentele aspecten van de (informatie)organisatie. 2. Organisatie: Het verbeteren van de organisatiestructuur en -processen om efficiëntie en effectiviteit te verhogen. 3. Integraal informatiebeheer: Het realiseren van een samenhangend systeem voor het beheren van informatie, waarbij verschillende informatiebronnen en -stromen geïntegreerd worden. 4. Kwaliteitssysteem: Het ontwikkelen en implementeren van een systeem om de kwaliteit van werkprocessen en dienstverlening continu te bewaken en verbeteren. 5.

Kennis & Ontwikkelingen: Het stimuleren van kennisopbouw, het borgen van kennis en het bijblijven bij relevante ontwikkelingen in het vakgebied. 6. Informatiebeheer in de keten: De regie voeren op het beheer van informatie bij externe ketenpartners.

In de afgelopen periode is er voor elk van deze thema's een hoofdproject gestart. Deze hoofdprojecten zijn opgedeeld in meerdere deelprojecten, die zich elk richten op specifieke aspecten binnen het hoofdthema. De meeste aanbevelingen uit de rapporten hebben een direct verband en zijn opgenomen in deze deelprojecten. Echter, voor de aanbevelingen die niet direct binnen de scope van de bestaande deelprojecten vallen, zijn er twee mogelijke benaderingen: ze worden ofwel geïntegreerd in een bestaand deelproject indien dit relevant

blad

2 van 2 onderwerp

Aanbieden rapporten Zeeuws Archief (aspectinspecties)

en haalbaar is, of er wordt een apart (deel)project opgezet. Deze benadering zorgt ervoor dat alle aanbevelingen de aandacht krijgen die ze verdienen en bijdragen aan de algehele verbetering van de organisatie volgens het opgestelde Verbeterplan Informatiebeheer. Daarnaast wordt de voortgang van het verbeterplan gemonitord via het managementteam plan en het programma digitalisering. Over nieuwe of aanvullende informatie wordt, indien nodig, de raad uiteraard geïnformeerd.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris de burgemeester

mr. A. van den Brink

mr. H.M. Bergmann