AB 2023.12.06 Memo actieve informatie Handreiking Participatie voor intern gebruik

memo - actieve informatie aan

commissie

portefeuillehouder

datum

Gemeenteraad

Algemeen bestuur

Willemien Treurniet

22 november 2023

steller

afdeling

telefoon

e-mail

Manon Veroude

Wijk en Bestuur

+31118675529

M.Veroude@middelburg.nl

onderwerp

Handreiking Participatie voor intern gebruik en doorkijkje naar de verdere doorontwikkeling participatie

Geachte leden van de raad, aanleiding De gemeente Middelburg heeft de lat hoog liggen op het gebied van participatie. Al sinds 2016 geven we uitvoering aan 'Participeren: doen & leren!'. Dat gaat niet altijd zonder slag of stoot, maar wel met de ambitie om van ieder traject te leren en verder te verbeteren. Deze week heeft het college van B&W de Handreiking Participatie voor intern gebruik vastgesteld. Een nieuwe mijlpaal in onze doorontwikkeling. informatie In de bijlage vindt u de Handreiking Participatie (intern). In deze handreiking staan onze uitgangspunten en de verschillende processtappen die we als gemeente zelf doorlopen bij participatieprocessen (binnen onze bestaande opgaven en projecten). We hebben het dan over burgerparticipatie. Deze handreiking is tot stand gekomen op basis van: • • • •

de leerlessen uit de evaluatie van Berenschot en de Rekenkamer (maart 2021) de afspraken uit onze participatie- en inspraakverordening (december 2021) de training FactorP (2021 – heden) en onze eigen ervaringen op het gebied van participatie van de afgelopen jaren.

Uitleg over de 6 processtappen 1. Impactscan: op basis van de impactscan (Middelburgse versie) wordt de impact bepaald. De uitkomst is bepalend voor het vervolg van het traject. Bij oranje en rood gaat men (na stap 2) door naar 3a. Bij groen ligt de nadruk op communicatie en gaat men (na stap 2) door naar 3b. 2. Is er een opdracht voor de participatie: waar komt de opdracht voor de participatie vandaan? Is dit een opdracht vanuit het bestuur (college of raad) of is het een ambtelijke opdracht (MT of ambtelijk opdrachtgever). Als er geen opdracht is, maar een advies vanuit de communicatie/participatieadviseur en/of projectmanager of beleidsmedewerker is het van belang dat dit afgestemd wordt met de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever. 3. a.) Participatiekaders: een van de belangrijkste leerlessen van de afgelopen jaren is het vaststellen van kaders voor de participatie voordat men van start gaat met de participatie. Bij omvangrijke, complexe of politiek gevoelige trajecten, worden deze bekrachtigd door een college- of raadsbesluit. Soms is het nodig om de kaders voor de participatie in een 'startgesprek' met de raad (instrument dat we meer en meer inzetten) te bespreken. Soms gebeurt dat ook in een raadswerkgroep.

blad

2 van 5 onderwerp

Stand van zaken participatie

4. 5. 6.

Voorbeelden hiervan zijn het participatietraject Woningbouwopgave en de Omgevingsvisie. In deze stap brengen we de raad of het college in positie. b.) Participatie- en communicatieplan: Nadat de kaders helder zijn, kan men aan de slag met de invulling van de participatie en/of communicatie. Dit is een verdere uitwerking van stap 3a. Uitvoeren van participatie: In deze fase gaat men concreet aan de slag met de uitvoering van de participatie. Uitkomst van de participatie: Het is belangrijk dat deelnemers zien wat er met hun inbreng is gedaan. Deze stap is daarom van groot belang. Evaluatie van de participatie: onder het moto Participeren: doen en leren! is deze stap ook belangrijk. Doe dit samen met de participanten. Door het formuleren en delen van succes- en verbeterpunten kunnen we verder doorontwikkelen.

Door deze handreiking hebben het bestuur en de organisatie een handvat in handen, waarmee zij participatietrajecten op een eenduidige en zorgvuldige wijze kunnen vormgeven. Drieluik Deze handreiking is voor intern gebruik en is de eerste handreiking in een ‘drieluik'. In het eerste kwartaal 2024 volgen nog: • Een Handreiking Participatie voor initiatiefnemers. Onder initiatiefnemers verstaan we inwoners, instellingen of commerciële partijen die iets willen realiseren op ruimtelijk gebied. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe woningbouw of bedrijven. Deze handreiking wordt samen met de (nog aan te stellen) casemanagers gemaakt. Zij zijn straks bij de inwerkingtreding van de Omgevingswet het eerste aanspreekpunt bij dergelijke initiatieven. Hiermee voldoen we straks ook aan de verplichting in onze participatie- en inspraakverordening (hoofdstuk 8, artikel 14, lid 2) en de motie van 3-6-2021 om initiatiefnemers op weg te helpen door middel van een handreiking om de participatie vorm te geven (infographic). • Een Handreiking Maatschappelijke Initiatieven*. Hieronder verstaan we initiatieven van inwoners, maatschappelijke organisaties of bedrijven, of een combinatie daarvan met een maatschappelijk doel. Denk bijvoorbeeld aan het vergroenen van de openbare ruimte of initiatieven op het gebied van zorg en welzijn (lokaal preventieakkoord).

In deze handreiking staat een afwegingskader en de processtappen die we doorlopen bij deze initiatieven vanuit de samenleving. Het loket voor maatschappelijke initiatieven is belegd bij het cluster wijkgericht werken. Hier wordt komende maanden verder invulling aan gegeven. *bij de benaming hebben we aansluiting gezocht bij de begrippen in onze participatie- en inspraakverordening. Wat er verder nog op stapel staat Naast de twee andere handreikingen wordt volgend jaar ingezet op de evaluatie van het Inwonerberaad Woningbouw en het raadsvoorstel voor het instrument Burgerberaad. Voor het nieuwe AZC worden ook om diverse processtappen doorlopen om tot heldere participatiekaders te komen. Voor het eerste half jaar staan in ieder geval de volgende zaken op de planning: 12 dec. 2023

Startgesprek met de gemeenteraad over instrument Burgerberaad

blad

3 van 5 onderwerp

Stand van zaken participatie

Jan en feb 2024

(Start)gesprekken met de gemeenteraad over kaders participatie AZC

Feb 2024

Evaluatie Inwonerberaad Woningbouw Middelburg

Maart 2024

Oplevering Handreiking Participatie Initiatiefnemers en Handreiking Maatschappelijke Initiatieven

April / mei 2024

Voorstel instrument Burgerberaad ter besluitvorming in gemeenteraad

Ook de evaluaties van diverse participatieprocessen (o.a. skatebaan) worden opgepakt en na de zomervakantie 2024 volgt de tweejaarlijkse evaluatie voor de gemeenteraad. Wat er allemaal aan vooraf ging Ondanks dat niet alles zonder slag of stoot gaat of dat het lijkt dat we sneller vooruitgang kunnen boeken, is Middelburg nog steeds een van de koplopers op het gebied van participatie in Nederland. Al langere tijd plegen we forse inzet op de verdere doorontwikkeling en heeft de gemeenteraad budgetten beschikbaar gesteld hiervoor. Hieronder een overzicht: 2016

Participatieproces met wijkteams geresulteerd in rapport "Participeren: doen en leren!”

2017

Participatiecode vastgesteld door de gemeenteraad (Middelburg was de eerste gemeente in Nederland met participatiespelregels!)

2019

Meegedaan aan VNG traject spelregels bij participatie; heeft geresulteerd in een model participatieverordening (landelijk)

Mrt. 2021

Evaluatierapport Berenschot en Rapport Rekenkamer in gemeenteraad

Sept. 2021

Sessie over de rol van de raad bij participatie o.l.v. Berenschot (“frietje in het park”)

Dec. 2021

Participatie- en inspraakverordening vastgesteld door de gemeenteraad

Feb. 2022

Terug- en vooruitblik op participatie in Middelburg met presentatie door gemeente Meijerijstad over het instrument startgesprek met de gemeenteraad

Juni 2022

Sessie met de gemeenteraad over Democratisch vakmanschap o.l.v. Berenschot

Jan. 2023

Startgesprek met gemeenteraad over Woningbouwopgave (heeft geresulteerd in een eerste inwonerberaad in Middelburg)

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris de burgemeester

mr. A. van den Brink

mr. H.M. Bergmann

blad

4 van 5 onderwerp

Stand van zaken participatie

blad

5 van 5 onderwerp

Stand van zaken participatie