AB 2023.10.31 Memo actieve informatie inzake motie vreemd burgerberaad
Tekst van het document
memo - actieve informatie aan
commissie
portefeuillehouder
datum
Gemeenteraad
Algemeen bestuur
Willemien Treurniet
3 oktober 2023
steller
afdeling
telefoon
Manon Veroude
Wijk en Bestuur
+31118675529
M.Veroude@middelburg.nl
onderwerp
Memo actief raad inzake motie vreemd burgerberaad
Geachte leden van de raad, Aanleiding
Op 15 december 2022 dienden D66, ChristenUnie, GroenLinks/PvdA en SP een motie vreemd in over het instrument burgerberaad, die ook is aangenomen. Deze motie vreemd bestaat uit de volgende punten: 1. Een raadsvoorstel aan de raad voor te leggen. In dit raadsvoorstel een procesvoorstel ter voorbereiding van een eerste burgerberaad te doen; 2. In dit procesvoorstel aandacht te geven aan: - Een goede uitvoering van de methodiek, onder meer met betrekking tot de manier waarop een correcte afspiegeling wordt bereikt, de organisatie van het beraad zelf en de communicatie naar alle inwoners van Middelburg; - Voorstellen voor minimaal 3 onderwerpen voor het burgerberaad; - Voorstellen te doen over de rol van de raad bij het stellen van kaders voor de uitvoering van een burgerberaad bijvoorbeeld over de vraagstelling, de inhoudelijke ruimte en commitment aan de uitkomst; - De wijze waarop de evaluatie plaats kan vinden na afronding van een eerste burgerberaad; 3. Dit procesvoorstel uiterlijk voor te leggen in juni 2023, richtend op uitvoering na het zomerreces; In mei van dit jaar informeerden we u eerder over de stand van zaken en middels deze memo actief informeren we u graag weer. Achtergrond
In Middelburg hebben we participatie al enige tijd hoog in het vaandel staan. Het credo is 'participeren: doen en leren!'. Tijdens de vorige bestuursperiode hebben we veel geleerd over participatieve democratie. Deze leerlessen zijn geborgd in onze participatie- en inspraakverordening (2021) en worden sindsdien ter hand genomen bij nieuwe besluitvormingstrajecten. Een van de belangrijkste leerpunten was dat de raad goed in positie moet komen bij participatieprocessen. Dat wil zeggen dat de raad aan de voorkant de kaders vaststelt waarbinnen geparticipeerd kan worden. Dat hebben we al een aantal keer in praktijk gebracht bij omvangrijke projecten / opgaven (o.a. Omgevingsvisie, Skatebaan en Woningbouwopgave) en ook voor het instrument burgerberaad brengen we u graag eerst in positie door de kaders vast te laten stellen. Een burgerberaad is een serieus democratisch instrument dat de representatieve democratie raakt. Proces besluitvorming instrument burgerberaad
blad
2 van 4 onderwerp
Memo actief raad inzake motie vreemd burgerberaad
In 2023 doen we ervaring op met elementen uit het instrument burgerberaad (doen & leren) bij het Inwonerberaad Woningbouw Middelburg. Dit is een afgeleide van het instrument burgerberaad. Begin 2024 wordt de kansenkaart – het resultaat van het inwonerberaad - ter besluitvorming aangeboden aan de gemeenteraad. Tussentijds en daarna wordt het proces van het inwonerberaad breed geëvalueerd. Het voorstel is om: • In het laatste kwartaal van 2023 al in gesprek te gaan met de gemeenteraad (het zogenaamde ‘startgesprek’) over de inzet van het instrument burgerberaad. Vooraf stellen we een (concept) startnotitie op, zodat we dit gesprek niet blanco ingaan. De (tussentijdse) evaluatie van het Inwonerberaad Woningbouw Middelburg is belangrijke input hiervoor. • Na de besluitvorming van de kansenkaart evalueren we het proces van het inwonerberaad met u. • De inbreng uit beide gesprekken vertalen we naar een definitieve startnotitie die we vervolgens ter besluitvorming voorleggen aan de gemeenteraad (voorjaar 2024). Inwonerberaad Woningbouw Middelburg
Op dit moment loopt het Inwonerberaad Woningbouw Middelburg. Op zaterdag 16 september kwam de gelote groep inwoners voor de eerste keer bij elkaar. Hieraan ging een zorgvuldig proces vooraf, waarbij we de raad aan de voorkant in positie hebben gebracht: •
• •
•
Op 30 januari 2023 hadden we onder begeleiding van Berenschot een ‘startgesprek’ met de gemeenteraad om kaders voor het participatieproces voor onze woningbouwopgave op te halen. Tijdens deze sessie kwam in de verschillende werkgroepen de wens naar voren om inwoners door middel van loting te betrekken bij deze opgave. Dit is één van de kenmerken van het instrument burgerberaad. Op 1 februari praatten we door over de participatiekaders én de inhoudelijke kaders van onze woningbouwopgave met de raadswerkgroep van de Omgevingswet. De input van beide avonden is vervolgens verwerkt in een startnotitie. In dit voorstel staat beschreven hoe we inwoners door middel van loting betrekken bij de locatiekeuze van onze woningbouwopgave. Deze startnotitie is op 1 juni 2023 vastgesteld door de gemeenteraad.
Eerste proeve
Het Inwonerberaad Woningbouw Middelburg is een eerste proeve van een burgerberaad. Deelnemers worden geloot en de uitkomst is een zwaarwegend advies. Een andere afspraak was dat we gebruik maken van een extern deskundige op het gebied van ruimtelijke ontwikkeling en van externe gespreksleiding. Voor het inwonerberaad Woningbouw hebben we bureau EMMA in de arm genomen. Zij hebben ruime ervaring met participatie en burgerberaden. Zij geven advies in de voorbereiding, hebben de loting verzorgd en begeleiden de bijeenkomsten. Een stand van zaken: • • •
In totaal hebben 7000 willekeurige huishoudens een brief op de deurmat gekregen met de uitnodiging om mee te doen; Aan deze oproep gaven 400 (!) mensen gehoor; Uit deze groep zijn 70 mensen geloot die mee mogen doen, bewust meer dan het streefaantal van 50 deelnemers, omdat de ervaring is dat een deel alsnog niet deelneemt;
blad
3 van 4 onderwerp
Memo actief raad inzake motie vreemd burgerberaad
• • • •
Om een goede afspiegeling van de samenleving te hebben, is bij deze loting rekening gehouden met leeftijd, geslacht, opleidingsniveau en postcodegebied; In totaal hebben 57 mensen deelname bevestigd; De wijkteams kregen ieder één wildcard. Vanuit deze teams kregen we 9 aanmeldingen; Tijdens de eerste bijeenkomst waren 59 personen aanwezig.
Evaluatie inwonerberaad
Het credo is 'participeren: doen en leren!’. Vandaar dat ook (tussentijds) evalueren een belangrijk aspect is van het inwonerberaad. Voor de evaluatie van het Inwonerberaad Woningbouw hebben we het volgende proces uitgestippeld: • • •
• •
Vooraf een vragenlijst over de reden van deelname en verwachtingen; Na beide sessies een vragenlijst over de ervaringen van het inwonerberaad; Na besluitvorming: o Een vragenlijst over hoe er met de input is omgegaan in het uiteindelijke besluit + communicatie over proces en inhoud; o Een groepsgesprek met afvaardiging uit de groep; Reflectie van ambtelijk betrokkenen op het proces, waarbij ook ambtelijke inzet en het kostenplaatje wordt betrokken; Na besluitvorming een evaluatie met de raad over het proces en het uiteindelijke resultaat.
Bouwstenen proces
Al doende tijdens het inwonerberaad hebben we een beeld gekregen uit welke bouwstenen het proces voor een burgerberaad bestaat. We maken daarbij onderscheid tussen verschillende fasen. In het ‘startgesprek’ komen we hier op terug.
Voor welke onderwerpen?
Het burgerberaad word vaak ingezet voor juist complexere problemen of opgaven, waar de politiek (nog) geen antwoord op heeft gevonden. Ieder burgerberaad begint bij een open vraag die aan de burgers wordt
blad
4 van 4 onderwerp
Memo actief raad inzake motie vreemd burgerberaad
voorgelegd. Een burgerberaad geeft vaak snellere en maatschappelijk gedragen adviezen. Inmiddels hebben we al verschillende onderwerpen aangedragen gekregen vanuit de samenleving. Te denken valt aan: • Parkeren en verkeer (o.a. autoluwe binnenstad) • Groen en biodiversiteit • Leefbaarheid • Zorg • (Positieve) gezondheid In het startgesprek met de gemeenteraad komt ook aan bod voor welke onderwerpen de gemeenteraad een inwonerberaad kansrijk acht en welke afwegingscriteria van belang zijn bij de keuze.
Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris de burgemeester
mr. A. van den Brink
mr. H.M. Bergmann