AB 2023.02.28 Memo actieve informatie Verbeterplan KPI rapportage Zeeuws Archief

memo - actieve informatie aan

commissie

portefeuillehouder

datum

Gemeenteraad

Algemeen bestuur

Eduard Smit

17 januari 2023

steller

afdeling

telefoon

e-mail

Astrid Faassen

Facilitaire Zaken

+31118675119

A.Faassen@middelburg.nl

onderwerp

Verbeterplan KPI rapportage Zeeuws Archief

Geachte leden van de raad, aanleiding

Het Zeeuws Archief heeft een KPI-rapportage (KPI betekent: Kritische Prestatie Indicator) uitgebracht naar de kwaliteit van het informatiebeheer van de gemeente Middelburg. Raadsleden hebben dit rapport naar aanleiding van berichtgeving in de media opgevraagd. De raad is in april 2022 geïnformeerd over de rapportage en het wachten was op het verbeterplan KPI rapportage Zeeuws Archief. Bij deze wordt u dit aangeboden. informatie

Het Zeeuws Archief onderzoekt, als toezichthouder, periodiek de kwaliteit van het informatiebeheer van de bij het archief aangesloten organisaties. Eind 2021 is het rapport opgeleverd over de gemeente Middelburg. In het rapport wordt geconcludeerd dat de Gemeente Middelburg nog onvoldoende in control is op het gebied van informatiebeheer. Het verbeterplan is uitgewerkt aan de hand van 6 onderdelen: 1. De basis op orde 2. Organisatie 3. Integraal informatiebeheer 4. Kwaliteitssysteem 5. Kennis en ontwikkelingen 6. Informatiebeheer in de keten Wij herkennen ons in het rapport en zijn blij met de duidelijke handvatten voor verdere verbetering. Naar aanleiding van de aanbeveling van het Zeeuws Archief is ingezet op een extern adviesbureau dat het verbeterplan verder heeft vormgegeven. De volgende stap is nu uitvoering geven aan het verbeterplan. Een globale planning hiervan staat in het verbeterplan omschreven. Er is in de KPI-rapportage ook aangegeven dat de snelle ontwikkelingen in het informatiedomein vragen om een omslag die, veel meer dan in het verleden, gericht is op ontwikkeling. Dit betekent dat een aanpassing en invulling van functies nodig is. Er wordt op dit moment dan ook kritisch gekeken naar de beschikbare formatie om van hieruit te starten met een adviseur als projectleider en een beleidsmedewerker die uitvoering gaan geven aan het verbeterplan.

Zodra deze projectleider is geworven, zal gestart worden met de uitvoering. We zetten in op het werven van deze projectleider binnen drie maanden, omdat er een noodzaak is om uitvoering te geven aan het verbeterplan om mogelijke financiële en

blad

2 van 2 onderwerp

Collegenota verbeterplan KPI rapportage

juridische risico's en kans op imagoschade voor de gemeente te beperken. De voortgang van het verbeterplan wordt gemonitord via het managementteam plan en het programma digitalisering. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris de burgemeester

mr. A. van den Brink

mr. H.M. Bergmann