AB 2022.05.31 Memo actieve informatie KPI-rapportage Zeeuws Archief
Tekst van het document
memo - actieve informatie aan
commissie
portefeuillehouder
datum
Gemeenteraad
Algemeen bestuur
Chris Dekker
12 april 2022
steller
afdeling
telefoon
Edwin Israël
Bedrijfsvoering
+31118675432
e.israel@middelburg.nl
onderwerp
KPI-rapportage Zeeuws Archief
Geachte leden van de raad, aanleiding
Het Zeeuws Archief heeft een KPI-rapportage uitgebracht naar de kwaliteit van het informatiebeheer van de gemeente Middelburg. Raadsleden hebben dit rapport naar aanleiding van berichtgeving in de media opgevraagd. Het leek ons daarom correct om de rapportage aan de hele raad beschikbaar te stellen. informatie
Het Zeeuws Archief onderzoekt, als toezichthouder, periodiek de kwaliteit van het informatiebeheer van de bij het archief aangesloten organisaties. Eind 2021 is het rapport opgeleverd over de gemeente Middelburg. In het rapport wordt geconcludeerd dat de Gemeente Middelburg nog onvoldoende in control is op het gebied van informatiebeheer. Wij herkennen ons in het rapport en zijn blij met de duidelijke handvatten voor verdere verbetering. Naar aanleiding van de aanbeveling van het Zeeuws Archief zijn eerste stappen gezet om een verbeterplan op te stellen. Uit het rapport wordt duidelijk dat de complexiteit van het informatiebeheer is toegenomen, mede door de hybride situatie van analoge en digitale informatiekanalen en archieven. Wij hanteren het principe van zaakgericht werken, waarbij alle informatie in een centraal systeem gebundeld is. Zo kunnen archivering en vernietiging volgens de richtlijnen plaatsvinden. Maar de nieuwe informatiestromen brengen nieuwe uitdagingen met zich mee. Helaas is de betrokken medewerker uitgevallen, waardoor het proces vertraging heeft opgelopen. Normaal gesproken worden doelmatigheidsonderzoeken beschikbaar gesteld aan de gemeenteraad, inclusief een verbeterplan. Vanwege de berichtgeving in de media sturen wij u het rapport nu toe. Het verbeterplan volgt later. Nadere informatie over de planning krijgt u nog van ons.
Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris de burgemeester
mr. A. van den Brink
mr. H.M. Bergmann