AB 2022.01.18 Memo actieve informatie Motie SP en ChristenUnie - leesbaarheid jaarverslag

memo - actieve informatie aan

commissie

portefeuillehouder

datum

Gemeenteraad

Algemeen bestuur

Carla Doorn

21 december 2021

steller

afdeling

telefoon

e-mail

Yfke Semeijn

Wijk en Bestuur

+31118675782

y.semeijn@middelburg.nl

onderwerp

Motie SP en ChristenUnie - leesbaarheid jaarverslag

Geachte leden van de raad, aanleiding De ChristenUnie en SP hebben een motie (4.m.8) ingediend waarin het college wordt verzocht om: 1. binnen de huidige formatie een aandachtsfunctionaris / versimpelteam aan te wijzen die een vraagbaak is voor medewerkers en medewerkers stimuleert; 2. aan de raad jaarlijks verslag te doen over de metingen van “klinkende taal’; 3. te onderzoeken of het in Middelburg mogelijk is om over te gaan op beeldbrieven en hierover de raad te informeren. Deze motie is unaniem aangenomen. informatie We zetten de tool Klinkende Taal nu een tijdje in. Alle medewerkers kunnen met deze tool in Word hun teksten analyseren op het taalniveau (B1). Klinkende Taal geeft onder andere aan of zinnen en alinea’s te lang zijn. Of dat er vaktermen gebruikt worden. En geeft ook suggesties voor alternatieve woorden om de tekst makkelijker te maken. De teksten van de jaarstukken 2021 zijn ook voor een groot gedeelte op B1 leesniveau geschreven. In december 2020 was onze nieuwe website klaar. Hiervoor zijn de 25 meest bezochte pagina's op B1 niveau geschreven. De website bestaat echter uit zo ontzettend veel pagina's. We kunnen deze echt niet allemaal in een keer herschrijven. Bij alle aanpassingen die we op de website doen, kijken we kritisch naar het leesniveau. En passen het indien nodig aan.

Zowel de communicatieadviseurs als de redactionele medewerkers hebben continu aandacht voor het op B1 niveau schrijven van teksten. Zowel op de website als op de gemeentelijke pagina in de Bode. We hebben ondertussen ook verschillende brieven die in grote hoeveelheden verstuurd worden op dit leesniveau herschreven. Een recent voorbeeld is de brief voor het verlengen van parkeervergunningen. We gaan ook brieven van belastingen en TIM tegen het licht houden. Binnen het cluster communicatie is een persoon verantwoordelijk voor de tool Klinkende Taal. Deze tool hebben alle gemeentelijke medewerkers tot hun beschikking. Dit is echter geen meetinstrument. Het is een tool die evalueert wat het leesniveau van een tekst is. En geeft suggesties voor verbeteringen.

blad

2 van 4 onderwerp

Motie SP en ChristenUnie - leesbaarheid jaarverslag Klinkende Taal is geen goed meetinstrument. Daarom kunnen we geen goed verslag doen van hoe vaak wijzigingen met deze tool zijn aangebracht. De tool geeft wel aan hoe vaak deze gebruikt is. En wat het gemeten niveau is. Het heeft echter bijvoorbeeld geen inzicht in welke brief van een hoger naar een lager leesniveau is gegaan. En iedere keer dat een stuk tekst geëvalueerd wordt, wordt deze opgenomen in het overzicht. Dus onderstaand overzicht is niet helemaal eerlijk qua cijfers. Het laat wel een daling zien van het aantal teksten dat afgelopen jaar op C1 niveau is geschreven. De meeste teksten zijn nu op B2 niveau.

Niet alle brieven die verstuurd worden, gaan langs het cluster communicatie. We brengen op korte termijn de tool Klinkende Taal nogmaals onder de aandacht van alle medewerkers. En we motiveren ze om dit te gebruiken om onze brieven, voorstellen en teksten nog duidelijker te schrijven. In de motie is het genoemd. Maar we hadden het al in de Visie op Dienstverlening staan om beeldbrieven te versturen. De eerste beeldbrief is er een voor het aanvragen van een paspoort. We hebben deze verstuurd naar:  de Adviesraad sociaal domein  Welzijn Middelburg  Stichting Lezen & Schrijven  Stichting Werkgroep Gehandicapten Walcheren  AZC Middelburg We zijn deze organisaties nu aan het bellen om te vragen wat ze van de beeldbrief vinden. En om te horen of er suggesties voor verbeteringen zijn. Deze verwerken we. Waarna we de beeldbrief verder uitrollen door hem te versturen aan mensen die een nieuw paspoort nodig hebben. Dezelfde organisaties gaan we benaderen om mee te lezen met brieven die in grote getale verstuurd worden.

blad

3 van 4 onderwerp

Motie SP en ChristenUnie - leesbaarheid jaarverslag Door het contact met Stichting Lezen & Schrijven hebben we een document van ze ontvangen. Hierin staan tips over hoe brieven etc. opgemaakt kunnen worden zodat ze voor laaggeletterden makkelijker te begrijpen zijn. Daarnaast heeft een van de communicatieadviseurs kort geleden deelgenomen aan een workshop “Hoe bereik ik laaggeletterden?”. De informatie die zij daar heeft gekregen, heeft zij met haar collega’s gedeeld. Deze workshop ging vooral in op hoe je deze groep kan bereiken. En over hoe documenten er uit moeten zien. Denk dan aan bijvoorbeeld lettertype en regelafstand. We gaan zeker kijken hoe we dat kunnen toepassen. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris de burgemeester

mr. A. van den Brink

mr. H.M. Bergmann

blad

4 van 4 onderwerp

Motie SP en ChristenUnie - leesbaarheid jaarverslag