AB 2021.12.07 Memo actieve informatie vervolg sessie 8 september Grip op participatie

memo - actieve informatie aan

commissie

portefeuillehouder

datum

Gemeenteraad

Algemeen bestuur

Carla Doorn en Harald Bergmann

16 november 2021

steller

afdeling

telefoon

e-mail

Manon Veroude

Wijk en Bestuur

+31118675529

M.Veroude@middelburg.nl

onderwerp

Memo actieve informatie raad - vervolg sessie 8 september Grip op participatie

Geachte leden van de raad, aanleiding

Vervolg op de sessie van 8 september j.l. 'Grip op participatie' informatie

Op woensdag 8 september kwam een aantal van u - samen met collegeleden en ambtenaren - bijeen in het stadspark Molenwater en de schouwburg voor een sessie over participatie. Het thema van deze sessie was ‘grip op participatie’, waarbij we inzoomden op rollen, verantwoordelijkheden en het stellen van kaders aan de voorkant van een proces. Na een presentatie van Berenschot gingen aanwezigen zelf aan de slag met het oefenen hiermee. Ook spraken we open over de samenwerking tussen raad, college en het ambtelijk apparaat. “‘Kunnen we dit niet vaker doen?”, was een veelgehoorde vraag na afloop. Aanvullend daarop is een aantal concrete vervolgstappen genoemd door de aanwezigen. In deze memo nemen we u mee in deze vervolgstappen. Aanleiding In het werkprogramma van het college is participatie als speerpunt benoemd. Een aantal van de punten die genoemd worden in het werkprogramma van 2018 - 2022 zijn: • • • • •

Invloed van inwoners vergroten om legitieme besluiten te kunnen nemen; Meer zeggenschap voor wijkteams / dorpsverenigingen; Ruimte voor initiatieven, ondersteund met raad en daad; Een participatiefonds voor initiatieven; Helderheid over rollen en bevoegdheden van raad, college, medewerkers en initiatiefnemers.

Dat laatste punt kwam ook uit de evaluatie van Berenschot. Andere twee aanbevelingen waren het opstellen van een participatieverordening en het maken van een vertaalslag van onze participatiecode tot een nieuwe handreiking. Daar wordt hard aan gewerkt en in december van dit jaar wordt de participatieverordening ter besluitvorming aan u aangeboden. Deze verordening is breed ingestoken en gaat in op alle bovengenoemde punten uit het werkprogramma. Op 8 september j.l. gaven we uitvoering aan een nieuwe stap in het verkrijgen van helderheid over rollen en bevoegdheden.

blad

2 van 4 onderwerp

Memo actieve informatie raad - vervolg sessie 8 september Grip op participatie

Conclusies van deze avond Van het laatste woord, naar het eerste woord Berenschot nam de aanwezigen mee in de rol van de raad en sprak raadsleden aan op hun collectieve verantwoordelijkheid. Bij participatie is het van belang dat de raad van het laatste woord naar het eerste woord gaat: aan de voorkant van een participatieproces duidelijke kaders vaststellen waarover en met welk doel geparticipeerd kan worden en welke beïnvloedingsruimte er is voor participanten. De discussie wordt daarmee naar voren gehaald. Dit vraagt ook om commitment aan de achterkant, ook als de uitkomst niet helemaal past bij de politieke kleur. “Sometimes you win, sometimes you loose”, was de stelling van Frederik van Dalfsen van Berenschot. Dat vraagt om discipline. Aan de hand van drie fictieve casussen oefenden de aanwezigen in gemixte groepen met het stellen van kaders. Dat bleek nog niet zo eenvoudig te zijn. De leidraad van Berenschot was daarbij een fijn hulpmiddel. In de verschillende werkgroepen was de focus op de kaders heel verschillend (financiële kaders, legitimiteit, proces, …). Dat vraagt bij de voorbereiding om goed gemixte groepen, om te voorkomen dat de kaders te eenzijdig gesteld worden. Aan het einde van de avond werd voorgesteld om deze raadsperiode nog een keer te oefenen, maar dan met een echte casus.

Samenwerking Als laatste onderdeel van de sessie op 8 september vroegen we aanwezigen om met elkaar in gesprek te gaan over de samenwerking. Welke problemen of dilemma’s ervaart u? En wat hebt u van elkaar nodig in de samenwerking tussen raad, college, ambtelijke organisatie en de samenleving? Er was een goede sfeer, waar een open dialoog plaats kon vinden. Aan het einde van de avond werd de behoefte uitgesproken om vaker het gesprek met elkaar aan te gaan. Binnen het programma Omgevingswet hebben we op 12 oktober al een open gesprek met aanwezige raadsleden gevoerd over wat de komst van de Omgevingswet voor u als raad betekent. Op 23 en 25 november staan er nog twee avonden op het programma om het over o.a. (veranderende) rollen en verantwoordelijkheden in het kader van de Omgevingswet te hebben. Overig Tijdens de avond is nog een aantal zaken de revue gepasseerd: In de gemeente Meijerijstad werkt de gemeenteraad met startgesprekken, waarbij raad, college, ambtenaren én belanghebbenden aan de voorkant het politieke debat voeren en samen een aanzet maken tot kaderstelling. Is dat een aanpak die Middelburg past? Steeds meer gemeenten zetten het instrument burgerberaad in als een nieuwe vorm van participatie. In een van de groepen werd geopperd om hier ervaring mee op te doen in onze gemeente, met bijvoorbeeld een vraagstuk als klimaat of energietransitie.

Participatie vraagt om tijdsinvestering. We kunnen niet voor alles uitgebreid participeren. Raad en college: maak keuzes hierin! En: zonder heldere kaders kunnen ambtenaren niet starten met het participatieproces. Dat vraagt ook om discipline en loyaliteit van ons allen: ambtenaren, college en gemeenteraad.

blad

3 van 4 onderwerp

Memo actieve informatie raad - vervolg sessie 8 september Grip op participatie

Vervolgstappen 1. Aan de slag met een echte casus Op korte termijn aan de slag met een echte casus, die we in verschillende groepen uitwerken. Aan het einde van de sessie leggen we alles bij elkaar en proberen we tot één geheel te komen. Devies is om niet met een heel ingewikkelde casus te oefenen. Casussen die genoemd zijn: woonvisie, cultureel erfgoed, deelproject van de skatebaan. 2. Verkenning startgesprek Gesprek of excursie naar Meijerijstad om te onderzoeken of het werken met startgesprekken bij Middelburg past. 3. Verkenning burgerberaad Is het instrument burgerberaad een instrument dat Middelburg past, voor bijvoorbeeld thema’s als klimaatopgaven of de energietransitie. Kunnen we met een werkgroep vanuit de gemeenteraad en een aantal betrokken inwoners het instrument burgerberaad verder verkennen en onderzoeken welke thema’s zich de komende tijd lenen voor het opdoen van ervaring met dit instrument? N.B.: Op 1 november heeft de heer Nico Landsman ingesproken over het instrument burgerberaad bij de commissie AB. 4. Afronding met huidige raad Een interactieve sessie met de huidige gemeenteraad om de belangrijkste leerpunten op te halen en te borgen. Tijdens deze sessie kunnen ook de uitkomsten / conclusies van bovenstaande drie punten gegeven worden. 5.

Inwerkperiode / start nieuwe raad Een sessie over participatie voor nieuwe gemeenteraadsleden (vervolg van de sessie op 8 september 2021) in combinatie met uitleg over ons participatie-instrumentarium en samen in gesprek over duidelijke keuzes tijdens de volgende raadsperiode.

Uitnodiging / vraag Veel raadsleden voelen zich betrokken bij het thema participatie. Dat werkt heel prettig. Welke raadsleden zouden ook de komende periode mee willen denken om bovenstaande acties verder vorm te geven? Bijlagen  Verslag van 8 september 2021  Presentatie 8 september

blad

4 van 4 onderwerp

Memo actieve informatie raad - vervolg sessie 8 september Grip op participatie

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris de burgemeester

mr. A. van den Brink

mr. H.M. Bergmann