AB 2021 12 07 Bijlage 2 Verbeterplan Functioneel beheer 20210803

Verbeterplan functioneel beheer gemeente Middelburg Versie 20210803

Verbeterpunt 1 Rollen- en functiebeschrijvingen Het verdient aanbeveling aan te geven wat het FB inhoudt en wat het onderscheid is met de twee andere beheertaken (TB en AB). Gericht op het FB TVB formuleren die samenhangen met de zienswijze van het FB in de organisatie. Tot slot dient een duidelijke verdeling gemaakt te worden van de domeinactiviteiten tussen het FB en het TB en hiervoor in gesprek gaan met TB.

Verbeterplan  Deskresearch naar modelfunctie- en taakbeschrijving functioneel applicatiebeheer.  Opvragen functiebeschrijving technisch (I&A) en functioneelbeheer gemeente Vlissingen.  Organisatie-uitgangspunten functioneel applicatiebeheer beschrijven. - Bespreken met Vlissingen en I&A.  Opstellen nieuwe taakinventarisatie functioneel applicatiebeheerders en daarop gebaseerde functiebeschrijving.  Bespreken met betrokken afdelingshoofden en medewerkers.  Bespreken met Vlissingen en I&A. - Besluit Mt / college over definitieve Ti’s / functiebeschrijvingen. - Advies vragen aan Buitenhek+, inpassingsvoorstel functiehuis. Aandacht voor:  voldoende concrete beschrijvingen, maar ook voldoende ruimte voor “overige werkzaamheden”.  functioneel applicatiebeheer als functie of als taak in een andere functie.

Eigenaar en tijdspad Eigenaar: Projectleider Wie is er bij nodig? P&O Coördinator FB Afdelingshoofden Betrokken medewerkers

Datum gereed: Maart 2022

2 Capaciteit Het verdient aanbeveling de beschikbare capaciteit voor het FB te inventariseren en gebaseerd hierop de lijst met applicaties en functioneel beheerders te actualiseren. Dit dient organisatiebreed gedeeld te worden, zodat dit voor alle berokken actoren inzichtelijk is wie en wat het FB omvat. Daarnaast dient het vervangbaarheidsrisico gereduceerd te worden door kleinere applicaties te bundelen binnen het FB.

3 Kennis, competenties en opleiding Het verdient aanbeveling om de TVB volgend uit de functiebeschrijvingen voor te leggen aan het FB en de dialoog aan te gaan om de motivatie en potentie in kaart te brengen. Vervolgens actief in te zetten op het aanbieden van opleidingen en trainingen gericht op het FB en specifieke applicaties. Daarnaast is het van belang om voor het aantrekken van nieuwe

 Inventarisatie formatie functioneel beheerders in de organisatie (functies).  Inventarisatie tijdsbesteding functioneel beheerders als neventaak.  Actuele lijst met applicaties maken.  Opstellen/inrichten procedure/borging voor up-todate houden lijst.  Daaraan de functioneel beheerders toevoegen.  Bestaande afspraken / contracten over onderlinge vervanging / achtervang / waarnemen inventariseren (met Vlissingen, Orionis, andere partijen).  Logische clusters van applicaties samenstellen.  Deskresearch naar capaciteit functioneel beheer bij vergelijkbare organisaties (Vlissingen, Goes (GR De Bevelanden), Bergen op Zoom, Terneuzen). Aandacht voor:  Inventarisatie opleidingen, trainingen en cursussen die aansluiten op organisatiedoelen en functiespecifieke eisen.  Bepalen per medewerker welke aanvullende kennis, competenties en vaardigheden kan worden aangeboden. Aandacht voor:

Eigenaar: Projectleider Wie is er bij nodig? P&O Afdelingshoofden Stagiaire Niek I&A Coördinator FB Informatiemanager

Datum gereed: Januari 2022

Eigenaar: Personeelsadviseurs Wie is er bij nodig: Coördinator FB FB-ers I&A Informatiemanager

functioneel beheerders een uniforme vacaturetekst, incl. opleidingsvereisten en competentieprofiel te hanteren. 4 Communicatie en overleg Het verdient aanbeveling om voor het FB een communicatiekanaal te creëren waar voor het FB relevante berichten op gedeeld kunnen worden, zodat het gehele FB hiervan op de hoogte is. Ook is het zaak dat het FB periodiek overleg voert met I&A samenwerking en zaken als bijvoorbeeld wijzigingenbeheer afstemt, zodat het FB op een uniforme wijze gaat werken. Tot slot is het goed om bij I&A samenwerking vaste contactpersonen te selecteren per (set) applicaties.

 Scheiding Technisch-, applicatie- en functioneel beheer.  (Deel van) scholing gezamenlijk volgen?  Leverancierssturing  Coördinatie versterken door de coördinator in positie te brengen.  De communicatielijn met I&A organiseren  Mailgroep voor functioneel beheer inrichten t.b.v. communicatie  Intervisie tussen FB-er onderling  Relatie met I-adviseurs en A-medewerkers versterken. Bijeenkomsten, wekelijkse informatiemails, Q&A via @M verbeteren, verwachtingen over en weer bespreken en vastleggen.  Communicatie over voortgang project

Aandacht voor: 5 Beleid  Uitvoeringsplan I-visie opstellen. Het verdient aanbeveling de I-visie te vertalen naar  Onderdeel laten uitmaken van het Programma het operationeel niveau, een notitie gericht op het FB. Digitalisering Hierin dienen de zaken van de topics rollen- en functiebeschrijvingen en kennis, competenties en Aandacht voor: opleiding te worden verwerkt. Centraal hierin is de De organisatie moet het belang van goed functioneel driehoek: FB, TB en de leverancier. Van belang is de beheer onderkennen. notitie op te stellen met betrokkenheid van het FB

Datum gereed: Maart 2022 Eigenaar: Projectleider Wie is er nodig? Coördinator FB Communicatieadviseur I&A FB-ers P&O

Datum gereed: Maart 2022

Eigenaar: Informatiemanager Wie is er bij nodig? I&A Afdelingshoofd BVR Datum gereed:

(bottum-up benadering). Vervolgens dient de notitie gedeeld te worden met alle betrokken actoren. 6 Inrichting Het verdient aanbeveling een centraal aanspreekpunt aan te stellen voor het FB, zodat er sturing kan plaatsvinden op de kwaliteit en werking van het FB. Zoals aangegeven bij het topic capaciteit, is het van belang vervangbaarheidsrisico’s te reduceren door kleinere applicaties te bundelen binnen het FB. In relatie tot deze ontwikkeling is het benoemen van key-users binnen de gebruikersorganisatie van belang.

7 Beschikbaarheid van informatie Het verdient aanbeveling om het FB duidelijk als functie te positioneren binnen de organisatie. Vervolgens dient GB bewust te zijn van de functie van het FB als aanspreekpunt en het FB vroegtijdig te betrekken bij eventuele projecten. Ook is het zaak

December 2021

 Coördinator in positie brengen.  Evalueren of dit goed werkt.  Kleine applicaties inventariseren die in aanmerking komen voor bundeling.  Voorstellen maken hoe dit kan worden georganiseerd (met minder kwetsbaarheid, tegen zo laag mogelijke kosten, in samenwerking met de samenwerkings-partners Vlissingen en Orionis).  Onderzoeken wijziging in aansturing; hiërarchisch of alleen functioneel  Organisatorische aanpassing nodig?  Afspraken vastleggen over sturing (waarop, waarom, wanneer en wie).  Formatie overhevelen op basis van efficiënte organisatie (bij FZ/BVR of bij de afdelingen?). Aandacht voor:  Administratie centraal beleggen en opzetten.  Procedures afspreken.  Sturing op procedures versterken.  Procedures in samenwerking met andere partijen afstemmen (eenduidig richting I&A)

Eigenaar: Projectleider Wie is er bij nodig? Afdelingshoofd FZ Afdelingshoofd BVR Coördinator FB OR P&O Samenwerkingspartners Informatiemanager Datum gereed: Juni 2022

Eigenaar: Coördinator FB Wie is er bij nodig? FB-ers Informatiemanager

autorisaties vast te leggen met een autorisatietabel. Tot slot is het van belang gezamenlijke procedures te ontwikkelen omtrent wijzigingen, updates en storingen. Dit zorgt ervoor dat de applicaties intact blijft. 8 Juistheid van informatie Het verdient aanbeveling om actief gebruikerswensen en -behoeften te inventariseren met behulp van registratie-tooling en actief in te spelen op ontwikkelingen en de mogelijkheden van de applicaties door middel van periodiek overleg met de leverancier en I&A samenwerking evenals het volgen van informatiebijeenkomsten en cursussen.

Aandacht voor: Call management (bijvoorbeeld Topdesk) en sturing hierop.

I&A

 TopDesk inregelen.  Informatie uit TopDesk benutten voor overleg met I&A en leveranciers.  Opleidingswensen op basis daarvan in beeld brengen.

Eigenaar: Coördinator FB

Aandacht voor: Incidentmanagement en wijzigingsmanagement

Datum gereed: Juni 2022

Wie is er bij nodig? Functioneel beheer topdesk Datum gereed: Juni 2022