AB 2021 12 07 Bijlage 1 Verslag bijeenkomst Grip op participatie 8 september 2021

Verslag

Aanwezigen Carla Doorn, Johan Aalberts, Chris Dekker, Harald Bergmann, Aart van den Brink, Hilde Onderdijk, Wim Steketee, Petra de Ruiter, Paul Moens, Jeroen Louws, Marc Overbeeke, Eduard Smit, Arjan Beekman, Ella Poppe, Rob van Eijkelenburg, Rene Romijn, Huib Ghijsen, Ad van der Kreeke, Bianca de Vlieger, Cor Helmendach, Michel Joosse, Wilbert Dingemanse, Jeroen Sakko, Marleen de Voogd, Marianne Meedendorp, Janneke Haarhuis, Renske Brandhoff, Evelien de Schipper, Winnie Versol, Otto Recourt, Alex Rijpert, Wendy Westerlaken, Manon Veroude, Guido Enthoven (dagvoorzitter), Frederik van Dalfsen (Berenschot). Inleiding In Middelburg vinden we participatie belangrijk. In de praktijk blijkt het lastig te zijn om participatie op een effectieve manier te organiseren. Dat zit hem met name in de start van participatietrajecten, waarbij kaders, rollen en verantwoordelijkheden niet altijd duidelijk zijn. We kennen een aantal trajecten in Middelburg waarbij tijdens en na afloop van het traject ‘gedoe’ ontstond en betrokkenen teleurgesteld waren over de uitkomst en het proces en hun vertrouwen in de gemeente afnam. Tijdens deze avond zijn we samen aan de slag gegaan met het stellen van kaders en rollen & verantwoordelijkheden bij participatie. Het doel was om meer grip te krijgen op de participatie en met name de start, want een goed begin is het halve werk!

Op deze prachtige nazomerdag verzamelden we om half 6 in het stadspark Molenwater voor een frietje met een snack. Het was een prettig en ongedwongen weerzien, zo na het zomerreces. Een prima plek en setting om in korte broek te verschijnen! Na het eten verplaatsten we ons naar de ‘muziektent’ voor een korte opwarmer voor de rest van het programma: Stemmen met de voeten.

Stemmen met de voeten Aan de hand van 7 stellingen, hebben we een gesprek gevoerd over verschillende facetten van participatie. Rollen en verantwoordelijkheden, maar ook thema’s die terug kunnen komen in onze participatieverordening, zoals een initiatievenfonds en het uitdaagrecht. Hieronder een overzicht van de stellingen en de uitkomst.* 1.

Het is wenselijk dat er in Middelburg een Initiatievenfonds komt. Daarmee geeft de gemeente het signaal af dat initiatieven waardevol zijn.

Eens 20 Kun je voortvarend en snel dienen. Dient als stimulans.

2.

Niet eens 8 Raad is laagdrempelig. Daar kun je terecht en dat is een prima route. Organisatie moet er wel klaar voor zijn. Is nog best uitdaging.

Als Middelburgers naar links willen en de raad naar rechts, dan gaan we naar rechts.

Eens 16 In een representatieve democratie heeft de raad het laatste woord. De raad weegt het algemeen belang.

3.

Neutraal 2 Niet het geld mist, maar de capaciteit om iets te realiseren.

Neutraal 4

Oneens 10 Geloof in representatieve democratie, maar ook in directe. De wijsheid van de inwoners moet je omarmen. Het algemeen belang: dat zíjn de inwoners. Inwoners zijn ook in staat om algemeen belang te wegen.

Wie gaat erover? Bij zaken die tot de bevoegdheid van de raad behoren, ligt het voortouw voor participatie bij de raad. Bij zaken die tot de bevoegdheid van het college behoren, ligt het voortouw voor participatie bij het college.

Eens 28 Er lijken soms 29 wethouders te zijn. Raadsleden die te veel op detail sturen en op de stoel van de wethouder zitten. Je moet aan voorkant kaders stellen. Raad kan aangeven waar zij over wil gaan; belangrijk om deze discussie aan de voorkant te voeren. Soms wil het college toch iets (tussentijds) aan de raad voorleggen Voortschrijdend inzicht. Raad kan zich altijd beroepen op hoogste orgaan.

Neutraal 2

Oneens

4.

Raadsleden kunnen ook gewoon als bewoner meedoen in gemeentelijke participatietrajecten.

Eens 2 Als raadslid kun je ook met die pet meedoen, en de bewoners ideeën aanreiken waar ze nog niet aan hebben gedacht. Je mag verwachten dat raadsleden hun rollen kunnen scheiden. 5.

Neutraal 1

Wie formuleert de kaders? Bij kaderstelling door de raad dient het college een voorstel te doen voor de kaders, waarna bespreking en besluitvorming door de raad plaatsvindt.

Raad 2 In strijd met het dualisme Wij krijgen ook ambtelijke ondersteuning.

6.

College 28 De kennis zit bij het college en het ambtelijk apparaat. Het is in sommige gevallen verstandig om eerst in overleg te gaan met de raad, voordat het college kaders opstelt / op laat stellen. Vraag: wie gaat er nog meer over de kaders? Kunnen (belanghebbende) inwoners / andere stakeholders ook meedenken?

Indien de raad kaders vaststelt, en de uitkomsten van het participatieproces vallen binnen die kaders, dan is de raad gehouden om de uitkomst te honoreren met een raadsbesluit.

Eens 20 Anders is het frustrerend. Bij bestemmingsplannen doen we dit ook. Dan wel aan de voorkant financieel kader.

7.

Oneens 27 Lastig, je bent immers ook een inwoner met een mening. Maar beter om het niet te doen en afstand te bewaren. Je moet alle schijn voorkomen.

Neutraal 6

Oneens 4 Ligt aan de aard van het traject en de trede van de ladder die je hebt afgesproken. Moet voor de representativiteit. Hier kan ook voortschrijdend inzicht zijn.

Het is wenselijk dat Middelburg het ‘Uitdaagrecht’ (Right to Challenge) gaat invoeren. Bewoners, organisaties en lokale bedrijven kunnen dan gemeentelijke taken overnemen.

Eens 25 Ja, maar twijfel. Maakt uit of je wettelijke taken ook doet, of alleen andere taken.

*Dit is een indicatie van de stemmen.

Oneens 5 Leuk idee, maar continuïteit is risico. Te zwart wit. Borgen is lastig.

Inleiding Carla Doorn Het vervolg van de avond vond plaats in de bovenzaal van de Stadsschouwburg. Carla Doorn luidde het tweede deel van het programma in als portefeuillehouder participatie. Ze blikte terug op het werkprogramma van het college waarin participatie als belangrijk speerpunt is meegenomen. Een aantal punten die genoemd worden in het werkprogramma van 2018 - 2022 zijn: • • • • •

Invloed van inwoners vergroten om legitieme besluiten te kunnen nemen; Meer zeggenschap voor wijkteams / dorpsverenigingen; Ruimte voor initiatieven, ondersteund met raad en daad; Een participatiefonds voor initiatieven; Helderheid over rollen en bevoegdheden van raad, college, medewerkers en initiatiefnemers.

De afgelopen jaren hebben we al heel wat participatie-ervaring opgedaan in Middelburg. De wil is er, veel gaat goed, maar er is ook nog ruimte voor verbetering. Dat onderschrijven ook de rapporten van de rekenkamer en Berenschot. De aanbevelingen uit rapport van Berenschot waren als volgt: 1. Ga als gemeente gezamenlijk aan de slag (dus met raad, college en ambtenaren) om meer grip op de startfase van participatieprocessen te krijgen. 2. Ga gelijktijdig aan de slag met de participatieverordening, in samenspraak met raad, college én inwoners. Dat traject loopt. (Zie presentatie) 3. Werk de Participatiecode verder uit in duidelijkere handvatten / uitvoeringskaders voor participatietrajecten. Manon Veroude gaf uitleg over deze twee laatste aanbevelingen. Het (participatief) opstellen van deze verordening is in volle gang. Voor de zomer hebben verschillende groepen ambtenaren, inwoners en raadsleden meegedacht over een aantal bepalingen in de verordening. De conceptverordening is in de maak. Naar verwachting krijgt de gemeenteraad deze verordening in december van dit jaar aangeboden. Daarop volgt ook een handreiking participatie voor zowel onszelf als initiatiefnemers van projecten. Van het laatste woord naar het eerste woord Frederik van Dalfsen van Berenschot nam ons mee in de rol van de raad en sprak hen aan op hun collectieve verantwoordelijkheid.

Bij participatie is het van belang dat de raad van het laatste woord naar het eerste woord gaat. Daarmee bedoelt hij dat de raad aan de voorkant van een proces duidelijke kaders moet vaststellen waarover en met welk doel geparticipeerd kan worden. Welke beïnvloedingsruimte is er? Dat betekent dat de discussie naar voren gehaald wordt. Maar ook dat je aan de achterkant moet committeren aan de uitkomst, ook als die niet helemaal past bij je politieke kleur. Sometimes you win, sometimes you loose, was zijn stelling. Dat vraagt om discipline van de raad, hoe moeilijk dat ook is. Frederik lichtte het stellen van kaders toe. Hij maakte daarbij onderscheid tussen type kaders:  Kaders op doel (effect)  Kaders op resultaat (uitkomst)  Kaders op werkwijze (proces)  Kaders op middelen (input) Na zijn verhaal gingen we aan de slag met 3 verschillende casussen om te oefenen met het stellen van kaders. Dat bleek nog niet zo eenvoudig te zijn, met name de kaders op doel en resultaat. Dit zijn tegelijkertijd ook de meest interessante kaders voor de raad.

Conclusies & aanbevelingen  

 





 

 

Het is lastig om tot kaders te komen. Dat vraagt om meer oefening. In de verschillende werkgroepen was de focus op de kaders heel verschillend (financiële kaders, legitimiteit, proces, …) Dat vraagt bij de voorbereiding om goed gemixte groepen, om te voorkomen dat de kaders te eenzijdig gesteld worden. De formulering van een kader komt nauw. Zo kunnen bepaalde woorden ruimte overlaten voor verschillende interpretaties. Er zijn verschillende opvattingen in de raad. Dat betekent in de meeste gevallen dat we ons moeten committeren aan de meerderheid. Laat ons niet weglopen voor het politieke debat. In de gemeente Meijerijstad werken ze met startgesprekken, waarbij raad, college, ambtenaren én belanghebbenden aan de voorkant het politieke debat voeren en samen een aanzet maken tot kaderstelling. Is dat een aanpak die Middelburg past? Het samenstellen van de groep met participanten is lastig en moet op voorhand specifiek gemaakt worden. Tegenstanders bereik je gemakkelijk. Voorstanders laten zich minder horen. Het is juist ook belangrijk om de zwijgende massa een stem geven. De timing van participatie is belangrijk. Wanneer en wie ga je bijvoorbeeld betrekken bij een locatieonderzoek? Doe je dat als de locatie al gekozen is of als er nog te kiezen valt? Advies is in ieder geval om inwoners mee te nemen in de dilemma’s van de locatiekeuze. Participatie vraagt om tijdsinvestering.

We kunnen niet voor alles uitgebreid participeren. Raad / college: maak keuzes hierin! Deelnemers vonden het prettig om met elkaar te delen wat hun dilemma’s zijn. Hierdoor ontstond meer begrip voor elkaars rol. Als er veelvuldiger contact is, wordt het gemakkelijker om elkaar aan te spreken. Dit moeten we veel meer doen. Enerzijds om kennis en vaardigheden op te bouwen. Anderzijds ook om de samenwerking tussen de raad en de organisatie te bevorderen. Start niet met participatie als het niet helder is. Als je als ambtenaar met een onduidelijke opdracht op pad gestuurd wordt, ga dan terug naar college / raad.

Wat zou de volgende stap zijn?  Op korte termijn aan de slag met een echte casus, die we in verschillende groepen uitwerken. Aan het einde van de sessie leggen we alles bij elkaar en proberen we tot één geheel te komen.  Gesprek of excursie naar Meijerijstad om te onderzoeken of het werken met startgesprekken bij Middelburg past.  Experimenteren met een burgerberaad, bijvoorbeeld bij een thema als klimaat.  Afronding met huidige raad om belangrijkste leerpunten te borgen.  Training democratisch vakmanschap voor nieuwe raad (vervolg van de sessie op 8 september 2021).  Gesprek met (nieuwe) raad / college om keuzes te maken in wanneer je participatie breed optuigt en wanneer niet.  …  …