AB 2021.06.29 Memo actieve informatie over gemeentelijke informatie

memo - actieve informatie aan

commissie

portefeuillehouder

datum

Gemeenteraad

Algemeen bestuur

Carla Doorn

1 juni 2021

steller

afdeling

telefoon

e-mail

Yfke Semeijn

Wijk en Bestuur

+31118675782

y.semeijn@middelburg.nl

onderwerp

CU, CDA, GL, SP, LPM, Onderdijk - Gemeentelijke informatie (20-150) - vervolg

Geachte leden van de raad, aanleiding In april heeft u memo actieve informatie ontvangen over het publiceren van gemeentelijke informatie. Dit als antwoord op de ingediende motie hierover. Dit memo is daar een vervolg op en geeft inzicht in de stappen die wij zetten om met onze inwoners te communiceren. informatie Het is een open deur om te zeggen dat communicatie de laatste jaren enorm is veranderd. Er zijn steeds meer manieren om met elkaar te communiceren. En dat zal de komende jaren nog wel meer veranderen. Dat geldt zowel voor onze inwoners om met ons in contact te komen. Als voor ons om onze inwoners te informeren. Landelijk wordt steeds meer ingezet om digitale communicatie. Het verbeteren van de digitale dienstverlening geldt voor alle gemeenten als speerpunt. Dat is onder meer vastgelegd in landelijke programma’s als De Nationale Digitaliseringsstrategie (Nederland Digitaal) en de agenda Digitale Overheid (NL DIGIBeter). Daarin wordt het digitale kanaal aangewezen als het voorkeurskanaal. Het uitgangspunt is: digitaal waar het kan, persoonlijk waar het moet. Medio 2022 wordt bovendien De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV) van kracht. Met deze nieuwe wet krijgen inwoners en ondernemers het recht om ieder formeel bericht elektronisch aan de overheid te zenden. Dat geldt dus ook voor de Middelburgers.

Het wordt dus vanzelfsprekender om digitaal diensten te verlenen. En dus ook om digitaal met onze inwoners te communiceren. Waarbij het nooit de enige manier mag zijn. Bovenstaand programma’s, agenda en wet nemen we uiteraard mee in onze Visie op Dienstverlening en onze communicatie. We gaan de komende maanden aan de slag met het opzetten van een kanalenstrategie. We houden er rekening mee dat onze inwoners zich van verschillende kanalen bedient. Een inwoner kan in Google beginnen met zoeken en via de website en de telefoon uiteindelijk aan de balie komen. Een kanaaloverstijgende visie is dan ook belangrijk: we willen onze inwoners vlot leiden naar het kanaal met de hoogste klanttevredenheid en de meest efficiënte afhandeling. Daarbij realiseren we ons dat niet iedere taak zich leent voor digitale afhandeling. En dat het digitale kanaal niet voor alle klanten het optimale kanaal is. Ook inwoners die – om wat voor reden dan ook – hun taak niet online kunnen of willen afronden, mogen op

blad

2 van 3 onderwerp

CU, CDA, GL, SP, LPM, Onderdijk - Gemeentelijke informatie (raad 20-150) - vervolg

persoonlijke ondersteuning via een ander kanaal rekenen. Dit houdt in dat alle kanalen beschikbaar blijven; het is uiteindelijk aan de klant om een keuze te maken op welke manier ze met de gemeente in contact komen. Mensen worden hoe langer hoe meer vaardig op de digitale snelweg. We hebben echter nog meer middelen die we (blijven) inzetten om onze inwoners te informeren over zaken die in onze gemeente spelen en voor hun van belang kunnen zijn: 1. Brieven. Bijvoorbeeld over werkzaamheden die in een straat plaatsvinden, Diftar en cybercriminaliteit. Dat zijn onderwerpen die zo belangrijk zijn dat we niet afhankelijk willen zijn van een derde partij om die informatie bij onze inwoners te krijgen. Daarover ontvangen onze inwoners van ons een brief in hun brievenbus. Dat geldt ook voor het verlopen van een paspoort etc. Op heel korte termijn gaan we mensen een beeldbrief sturen om ze te attenderen op het verlopen van hun paspoort. We denken daarmee een goede stap te zetten in de dienstverlening aan mensen die wat moeite hebben met lezen. De uitkomsten van die proef nemen we mee in de ontwikkeling van beeldbrieven over andere onderwerpen. Daarbij moeten we wel opmerken dat bijvoorbeeld een brief over het verlengen van een rijbewijs door de RDW aan onze inwoners wordt verstuurd. De inhoud daarvan kunnen wij dus niet aanpassen of omzetten naar een beeldbrief. 2. Via onze website.

Als we inzoomen op het gebruik van de gemeentelijke website als kanaal, dan zien we dat bezoekers voor een beperkt aantal onderwerpen naar de website komen. In voorbereiding op de nieuwe website, die in december live ging, hebben we een toptakenonderzoek gedaan. Daar kwam uit naar voren dat vijf onderwerpen goed zijn voor ruim vijftig procent van alle websitebezoeken. We blijven het gebruik van de site monitoren om deze te optimaliseren voor onze bezoekers. 3. De Faam. Hierin hebben wij wekelijks een pagina, met daarin column van de raadsleden, artikelen over o.a. wijziging ophaaldata huisvuil en officiële publicaties. Deze verschijnt 30 juni 2021 voor het laatst. 4. De Middelburger. Vorige week bereikte ons het bericht dat de Faam overgaat naar een andere uitgever. DPG Media stoot haar huis-aan-huis kranten af aan Trainews uit Yerseke. Wij zijn nu met ze in gesprek over wat dit betekent voor ons. Ook in het kader van het publiceren van officiële publicaties. Want De Middelburger verschijnt tweewekelijks in plaats van wekelijks. Zij hebben ons wel al laten weten dat de bezorging goed zal verlopen. Zij doen dat in eigen beheer en hadden al gehoord van DPG Media dat wij daar erg veel waarde aanhechten en nauwlettend in de gaten houden. 5. Via de Middelburgse en Veerse Bode. Daarin hebben burgemeester en wethouders bij toerbeurt tweewekelijks een column.

Zij publiceren ook persberichten die wij sturen, publiceren regelmatig over collegebesluiten die wij nemen en zijn aanwezig bij persgesprekken die wij organiseren. 6. Door berichten in andere (lokale) media. Over zaken die spelen, besluiten die genomen worden etc. versturen wij persberichten naar onze lokale media. En uiteraard gaan zij ook zelf achter nieuws aan. 7. Via onze sociale media: Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram. Vooral Facebook en Twitter gebruiken we om informatie met onze inwoners te delen. LinkedIn zetten we in voor het plaatsen van vacatures. In de tweede helft van dit jaar gaan we ook kijken of we LinkedIn beter kunnen inzetten voor onze arbeidsmarktcommunicatie. En Instragram leent zich meer voor beeld en heel korte teksten. Dus dat medium is minder geschikt om informatie te delen. Maar kan wel een goed beeld geven van (de gemeente) Middelburg. De komende maanden gaan we een social media plan maken om de sociale media beter in te zetten. 8. Youtube. Het blijkt dat steeds meer mensen, met name jongeren, YouTube gebruiken voor het vinden van informatie. Eind dit jaar gaan we ook kijken in hoeverre we YouTube meer kunnen gebruiken om in

blad

3 van 3 onderwerp

CU, CDA, GL, SP, LPM, Onderdijk - Gemeentelijke informatie (raad 20-150) - vervolg

9.

te zetten als informatiekanaal. Dit zou mooi aansluiten bij het communicatiebeleidsplan waarin we aangeven meer met beeld te willen werken. Whatsapp. Deze app is niet meer weg te denken uit onze samenleving. In het kader van het verbeteren van de dienstverlening kijken we er ook naar hoe we dit voor onze gemeente kunnen inzetten.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris de burgemeester

mr. A. van den Brink

mr. H.M. Bergmann