AB 2021 03 02 Bijlage 1 Jaarverslag Samenwerking Belastingen Walcheren en Schouwen Duiveland 2020

Jaarverslag Samenwerking belastingen Walcheren en Schouwen-Duiveland 2020

Inleiding Hieronder vindt u het jaarverslag van de samenwerking belastingen Walcheren en Schouwen-Duiveland. In dit verslag zijn opgenomen de financiële resultaten over 2020, een verantwoording over de doelstellingen en een verantwoording over de kwaliteitsnormen zoals opgenomen in de dienstverleningsovereenkomst. Financiële resultaten 2020 Omschrijving salarissen afd belastingen afdelingskosten belastingen afdelingskosten belastingen afdelingskosten belastingen afdelingskosten belastingen afdelingskosten belastingen afdelingskosten belastingen afdelingskosten belastingen receptie en jubilea belastingen tractie belastingen tractie belastingen tractie belastingen tractie belastingen tractie belastingen tractie belastingen tractie belastingen uitvoeringskosten wtg uitvoeringskosten wtg uitvoeringskosten wtg uitvoeringskosten wtg uitv.kst ondersteuning belastingen uitvoeringskosten heffen/innen uitvoeringskosten heffen/innen uitvoeringskosten heffen/innen uitvoeringskosten heffen/innen uitvoeringskosten heffen/innen uitvoeringskosten heffen/innen uitvoeringskosten heffen/innen

Omschrijving salarissen en sociale lasten opleiding en training reis- en verblijfkosten representatiekosten vergoedingen overige diensten van derden gebruiksgoederen inkomensoverdr (oa schadeverg) werkkostenregeling afschrijvingen motorbrandstoffen overige belastingen contributies, lidmaatschappen, abonn verzekeringen onderhoud rentekosten personeel van derden opleiding en training onderhoud software overige diensten van derden overige diensten van derden afschrijvingen leasekosten onderhoud software overige diensten van derden uitbestede werkzaamheden rentekosten Controle honden Controleur toeristenbelasting Extra kosten Diftar

Begroting 2.419.868,08 0 0 0 3.376,40 0 1.521,32 0 1.530,00 1.350,24 2.836,56 1.031,47 0 876,75 1.031,47 135,02 236.997,35 0 100.568,82 71.221,74 51.573,75 10.921,95 31.703,42 164.115,45 98.734,72 46.416,38 441,24 3.393,71 3.249.645,84 60.000,00 30.000,00 3.339.645,84

Realisatie 2.412.135,91 30.018,21 46.123,88 23,50 4.686,82 836,77 167,78 -14.156,35 0,00 1.350,24 1.166,97 948,00 1.309,12 1.111,90 2.271,32 101,27 210.236,89 12.387,45 0,00 26.729,34 68.173,75 10.943,78 23.440,00 212.901,44 62.746,18 53.405,93 330,78 0,00 3.169.390,88 58.023,92 30.000,00 3.257.414,80 82.231,04

De financiële kaders die naar aanleiding van de business case zijn vastgesteld, zoals hierboven zijn opgenomen ad € 3.339.646,-, zijn ook in 2020 behaald. De belangrijkste oorzaken die gerealiseerd zijn om dit resultaat te halen zijn: - niet alle vacature ruimte is ingevuld. De bezetting was gemiddeld inclusief de inhuur 38,2 fte. Dit aantal is 0,7 fte minder dan de formatie ad. 38,9 fte die wij hebben meegekregen vanuit de business case. - De afrekening is gebaseerd op de werkzaamheden voor heffen-innen en WOZtaxatie-gegevensverwerking. Op grond hiervan bedraagt de afrekening voor Middelburg € 960.786,16 (2019 ad. € 949.159,-), voor Vlissingen € 892.814,42 (2019 € 884.762,-) Schouwen-Duiveland € 852.229,- (2018 € 819.117,-) en Veere €

-

-

-

-

-

551.585,- (2018 € 527.220,-). Op grond van de geraamde bijdragen betekent dit voor Middelburg een terug te ontvangen bedrag van € 46.264,-, voor Vlissingen een terug te ontvangen bedrag van € 31.929,-, voor Schouwen-Duiveland een nog te betalen bedrag van € 3.937,- en voor Veere een nog te ontvangen bedrag van € 7.974,-. De verschillen in de afrekening ten opzichte van de raming worden veroorzaakt door de maatstaven voor de afrekening, namelijk de aanslagregels en de objecten die jaarlijks in verhouding tot elkaar wijzigen. Het financiële voordeel ten opzichte van de begroting is € 82.231,- voordelig. De belangrijkste oorzaak is lagere automatiseringskosten mede omdat de nieuwe facturatiemodule helaas nog niet in productie is genomen (voordeel € 50.000,-). De kosten voor invordering zijn lager dan geraamd € 36.000,- onder andere omdat de invordering lange tijd heeft stilgelegen vanwege de corona maatregelen. Daar staat tegenover dat de invorderingsbaten ook lager zijn (zie bestuursrapportages). Tenslotte is een opvallend nadeel de hogere lasten van de proceskostenvergoedingen ad. € 16.600,- . Deze vergoedingen aan no cure-no pay bureau’s nemen ieder jaar (fors) toe dus ook de werkzaamheden die hier aan verbonden zijn. Binnenkort zullen we dan ook een vacature voor een extra juridisch medewerker openstellen.

Deze extra lasten worden deels gedekt uit de lagere lasten van een coördinator die minder gaat werken. Naast de afrekening van de werkzaamheden zoals deze zijn benoemd in de business case, zijn er een aantal extra werkzaamheden uitgevoerd die verschillen per gemeente, in 2020 betrof dit alleen extra juridische ondersteuning voor de gemeente Veere. In 2018 is in Schouwen-Duiveland de heffingsgrondslag voor de afvalstoffenheffing omgezet naar Diftar. Er wordt een vast bedrag geheven per object naast een vast bedrag per lediging voor zowel rolcontainers als voor ondergrondse ledigingen. Deze omzetting heeft een behoorlijke impact op de werkdruk ook omdat er veel meer bezwaren zijn binnengekomen. Diftar leidt ook tot extra aanslagregels waardoor Schouwen-Duiveland als gevolg hiervan een hoger aandeel heeft in de afrekening. In Middelburg is Diftar ingevoerd in 2021 Het aandeel van Middelburg in de afrekening zal dus ook groter worden maar dit zal pas in 2022 merkbaar zijn omdat dan de ledigingen in rekening worden gebracht. Omdat ook de andere twee gemeenten overwegen Diftar in te voeren, zal dit naar verwachting een tijdelijke situatie zijn. Wel zal de samenwerking belastingen nog ongeveer een 0,5 fte extra nodig hebben als de andere twee gemeenten besluiten Diftar in te voeren (dit betekent € 15.000,- per gemeente).

In 2020 hebben wij zoveel als mogelijk contact gezocht (rekening houdend met de corona maatregelen) met de (mini)campings in verband met de nieuwe verordening toeristenbelasting. De campingexploitanten zijn geïnformeerd over de wijzigingen in de beroepsmatige verhuur. Ook zijn afspraken gemaakt met de Vekabo en de Recron over de particuliere eigenaren van (sta)caravans en chalets die (onder)verhuren aan toeristen. Ook in 2021 zullen (mini)campings bezocht worden om te controleren of de nieuwe verordening correct wordt nageleefd en de particuliere eigenaren die onderverhuren zich hebben aangemeld. Ook in Veere zal de focus liggen op een goede naleving van de verordening als gevolg van de ingevoerde tariefdifferentiatie. Om de stijging van het aantal verhuurders goed in beeld te houden is een controleur toeristenbelasting in dienst genomen in 2019 die betaald wordt door de gemeenten Veere en Schouwen-Duiveland. In de ogen van veel beroepsmatige verhuurders, zijn websites zoals AirBNB een doorn in het oog, onder andere vanwege de oneerlijke concurrentie. Omdat niet alle verhuurders via AirBNB zich ook melden als verhuurder, hebben wij software laten ontwikkelen in samenwerking met het Kenniscentrum Kusttoerisme die dagelijks de verhuursites analyseert en de nieuwe verhuurders voor ons “geautomatiseerd klaar zet”.

Op deze manier verwachten wij iedereen in beeld te houden die verhuurt en hiervoor ook de belasting te kunnen innen. Daarnaast is vanuit belastingoogpunt het wenselijk dat de gemeenten uitvoering gaan geven aan de Wet toeristische verhuur van woonruimten. Het invoeren van het registratienummer helpt ons bij het volledig

-

-

-

-

-

houden van onze administratie waarin de objecten zijn opgenomen waar verhuur plaats vindt. De vernieuwing van de belastingsoftware naar de nieuwe 7 lijn van GouwIT blijft moeizaam gaan. Dit jaar hebben wij niet alle nieuwe modules in productie kunnen nemen omdat GouwIT niet de afgesproken deadlines heeft gehaald voor het opleveren van het zaakgericht werken en de facturatie module. Dit is inmiddels buitengewoon vervelend en hierdoor kunnen wij onze dienstverlening aan de inwoners maar ook aan de (vakafdelingen van de) deelnemende gemeenten voor het aanleveren van facturen, (nog) niet op alle gewenste onderdelen verbeteren. Wij testen onophoudelijk met GouwIT maar steeds worden weer softwarefouten gevonden of voldoet de software niet aan de eisen die wij met de collega’s samen hebben gedefinieerd. We komen wel steeds een aantal stappen verder en de verwachting is toch dat we het eerste half jaar 2021 de nieuwe facturatiemodule in gebruik kunnen gaan nemen. Het afhandelen van de kwijtscheldingsverzoeken door Sabewa Zeeland is voor het belastingjaar 2020 goed verlopen. De termijnen zijn voor 2020 gehaald en er zijn duidelijk minder beroepschriften en klachten binnen gekomen. Daarnaast vraagt Sabewa Zeeland een evenredige bijdrage in de kosten van de kwijtschelding die de komende twee jaar tot een verhoging van de lasten leidt ad. € 10.000,-.

Het jaar 2020 is natuurlijk een heel bijzonder jaar geweest waarin we vrijwel volledig thuis hebben gewerkt. Desondanks zijn de werkzaamheden voorspoedig verlopen mede door het beschikbaar hebben van digitale telefonie en het volledig digitaal kunnen werken met digitale dossiers. Ondanks dat we 300 meer bezwaren hebben ontvangen in 2020 (5900) dan in 2019 (5600) zijn alle bezwaren grotendeels binnen het kalenderjaar afgedaan. Binnen dit aantal is 92,4% van de bezwaren op het grote kohier afgedaan voor 1 juli, een belangrijke graadmeter in onze dienstverlening naar de inwoners. In het afgelopen jaar is onze software die gedeeltelijk gehost werd bij GouwIT geheel gemigreerd naar de IenA samenwerking in Vlissingen. Hierdoor staat onze volledige software omgeving nu in Vlissingen bij de IenAsamenwerking. Dit heeft zeker geleid tot de gewenste verbetering in de performance. Daarnaast zijn nieuwe beheerafspraken gemaakt met GouwIT en de IenAsamenwerking. De Waarderingskamer intensiveert landelijk haar controles op de WOZ waarderingen. De intensievere controles van de Waarderingskamer leiden wel tot een aanzienlijke werkdruk bij de taxateurs, ook omdat zij bezig zijn met het grote en intensieve project om te gaan waarderen op gebruiksoppervlakte met ingang van 2022. In 2020 zijn ook de gemeenten Veere en Schouwen-Duiveland gestart met dit omvangrijke project.

De verwachting is wel dat we voor deze gemeenten het project niet tijdig kunnen afronden voor de WOZ waardering 2022 die de gebruiksoppervlakte als grondslag moet hebben. Wat dit betekent voor onze goede waardering door de Waarderingskamer zal de toekomst uit moeten wijzen. In de berekening van de overhead is rekening gehouden met 37 fte -1 fte afdelingshoofd. Conform de afspraken uit de werkgroep overhead worden voor 2020 de afdelingshoofden buiten de berekening van de overhead gehouden. Omdat Porthos is opgeheven wordt voor Veere met ingang van 2020 weer 50% van de overheadkosten in rekening gebracht. Begroting 2021 De begrotingsbedragen 2021 is vastgesteld. De salarislasten 2021 zijn gebaseerd op de geraamde cao verhoging van 2,9 %. Op basis van deze uitgangspunten zijn de volgende bijdragen voor de 4 gemeenten geraamd voor 2021: Middelburg € 1.035.911,-Schouwen-Duiveland € 871.662,-Vlissingen € 951.646,-Veere € 574.966,-Totaal € 3.434.185,--

De raming voor de overheadkosten voor 2021 is gebaseerd op tarieven uit de Handleiding Overheidstarieven 2017 met een indexatie voor 2021 en bedragen voor 2021 € 33.099,- per fte. € 149.502,-€ 342.679,-€ 99.108,--

Schouwen-Duiveland (50%) Vlissingen (100%) Veere (50%) Definitieve afrekening kosten Totaal

Heffen / Innen

WOZ / taxatie /gegevensverwe rking

Kosten Afdelingkosten belastingen Overige kosten Totaal Diftar (Middelburg en Schouwen-Duiveland) Controleur toeristenbelasting (Veere en S-D) Totaal Productie

€ € € € € €

kosten 2.442.136 727.255 3.169.391 30.000 58.024 3.257.415

Aantal inwoners Middelburg Vlissingen Veere Schouwen-Duiveland Totaal

€ € € € € €

kosten 1.133.378 € 421.753 € 1.555.131 € 30.000 58.024 € 1.643.155 €

kosten 1.308.758 305.502 1.614.260 1.614.260

aanslagregels + aantal publiekrechtelijke facturen + aantal privaatrechtelijke facturen 139.738 130.494 85.694 129.033 484.959

Aantal woningen + aantal niet woningen 38.507 36.702 19.171 30.519 124.899

€ / stuk 3,21

€ / stuk 12,92

Kosten / productie 4 gemeenten Kosten per deelnemer Middelburg Vlissingen Veere Schouwen-Duiveland Totaal Bijdrage samenwerking Bijdrage Middelburg Bijdrage Vlissingen Bijdrage Veere Bijdrage Schouwen-Duiveland Overheadkosten Overhead Vlissingen 100% Overhead Veere 50% Overhead Schouwen-Duiveland 50%

€ € € € €

kosten 945.786 892.814 522.573 808.217 3.169.391 Raming € 1.007.050,58 € 924.743,56 € 559.559,59 € 848.292,11 € 3.339.645,84 Raming € 337.609,80 € 97.642,05 € 147.290,55 € 582.542,40

€ € € € €

kosten 448.102 418.459 274.797 413.774 1.555.131 Werkelijk € 945.786,16 € 892.814,42 € 522.573,25 € 808.217,06 € 3.169.390,88 Werkelijk € 334.299,90 € 97.642,05 € 152.255,40 € 584.197,35

€ € € € €

kosten 497.685 474.356 247.776 394.444 1.614.260 Extra Diftar Controle toeristen € 15.000,00

€ 15.000,00 € 30.000,00

€ 29.011,96 € 29.011,96 € 58.023,92

Verschil -€ 46.264,42 -€ 31.929,14 -€ 7.974,38 € 3.936,91 -€ 82.231,04 Verschil -€ 3.309,90 € 0,00 € 4.964,85 € 1.654,95

Specifieke kosten Hieronder zijn de specifieke kosten per gemeente opgenomen die afzonderlijk zullen worden doorberekend: Extra werkzaamheden Veere: Extra juridische werkzaamheden

36.195

Verantwoording kwaliteitsnormen Hieronder volgen de kwaliteitsnormen zoals deze in de dienstverleningsovereenkomst zijn opgenomen met daarachter de verantwoording zoals deze normen gerealiseerd zijn in 2020. Het managementinformatiesysteem op basis van de afspraken tussen de samenwerking belastingen Walcheren en Schouwen-Duiveland is voor iedere gemeente operationeel. De hieronder gedefinieerde normen kunnen inmiddels real time door de vier gemeenten worden gevolgd.

1

2

3

4

Activiteit

Kwaliteitskenmerk

Doelstelling

Realisatie

Beleidsadvies en voorbereiding waaronder tariefsbepaling en verordeningen

Advisering voor 1 oktober, zodat de gemeentes voor 1 januari de belastingverordeningen kunnen vaststellen.

Tevreden bestuur met betrekking tot kwaliteit en actualiteit.

Advisering gerealiseerd voor de afgesproken data, belastingverordeningen zijn tijdig vastgesteld.

Bestandsbeheer, belastingaanslagen en privaatrechtelijk vorderingen a. Bestanden

Bestanden dienen juist, actueel en volledig te zijn

Uit onze interne beheersing blijkt dit voor de belangrijkste processen, de accountant zal dit voor de jaarrekening ook toetsen.

b. Belastingaanslagen en privaatrechtelijke vorderingen

De aanslagen en privaatrechtelijke vorderingen dienen juist en volledig te zijn en tijdig te worden uitgebracht.

Conform de planning (zie ook artikel 3)

Uit onze interne beheersing blijkt dit, de accountant zal dit voor de jaarrekening ook toetsen.

Verzoek-, bezwaar- en beroepschriften

De bezwaar- en beroepschriften dienen binnen de gestelde termijnen te worden afgewerkt. De termijn voor beroepsschrift gaat lopen na besluit op de bezwaartermijn.

De bezwaarschriften tegen de aanslagen van het grote kohier dienen op 1 juli voor 95% te zijn afgehandeld (exclusief gemachtigden).

Het percentage is dit jaar net niet gehaald. We hebben een percentage van 92,4% gehaald. De beroepen zijn tijdig ingediend of er is tijdig uitstel gevraagd.

Verweerschriften worden binnen de termijn ingediend bij de rechtbank of het gerechtshof.

Betalingsverwerking aanslagen en privaatrechtelijke vorderingen

a. Betalingen

5

6

Betalingen dienen tijdig en correct te worden verwerkt.

95% binnen 5 dagen

b. Betalingsregelingen

Betalingsregelingen moeten in het geautomatiseerd systeem worden vastgelegd en bewaakt.

Correcte vastlegging en signalering van afwijkingen binnen 1 maand

Afwijkingen zijn binnen 1 maand verwerkt.

Kwijtscheldingen

Verzoeken om kwijtschelding van belastingen moeten conform het beleid binnen de gestelde termijnen worden afgehandeld.

Geautomatiseerd kwijtschelden op het aanslagbiljet.

Deze termijn is gehaald

De invorderingsmaatregelen worden binnen de afgesproken termijnen uitgevoerd.

Aanmaning/herinnering binnen 25 dagen na de vervaldatum

Invorderingsmaatregelen

100% binnen twee weken

Overige verzoeken dienen conform het convenant met Sabewa Zeeland voor 90% voor 30 september te worden afgehandeld.

Dwangbevel/gerechtsdeurwaarder binnen 45 dagen na de vervaldatum aanmaning Herhaald bevel voor openstaande bedragen groter dan € 5.000,-binnen 1 maand na de vervaldatum dwangbevel, overige openstaande posten binnen het kalenderjaar.

7

Oninbaar verklaren van aanslagen

Altijd onderbouwing aanwezig.

Gerealiseerd

Conform vaste richtlijnen. (de kosten van oninbaarheid komen voor rekening van de individuele gemeente)

Deze termijnen zijn in 2020 gehaald voor de aanmaningen maar niet voor de dwangbevelen. De aanmaningen zijn gemiddeld na 19 dagen verzonden (2019 20 dagen), de dwangbevelen gemiddeld na 50 dagen (2019 50 dagen) . In het kader van de corona-crisis zijn er Zeeuws breed belastingmaatregelen getroffen. Er is uitstel van betaling verleend tot 1 september 2020. In september 2020 is de dwanginvordering opnieuw opgestart. De aanmaningen zijn verzonden op 10 september 2020. De dwangbevelen zijn op 1 oktober 2020 verstuurd. Uit onze interne beheersing blijkt dit.

8

Restituties

Binnen 2 weken na correctie van de aanslag moet deze worden verwerkt.

Conform vaste richtlijnen.

Gerealiseerd voor 99% van de gevallen (2019 98% van de gevallen)

Afspraak

Realisatie

De WOZ-beschikkingen en de aanslagen voor de onroerende zaakbelastingen worden voor minimaal 98 procent voor 1 maart van het betreffende belastingjaar verzonden. De aanslagen afvalstoffenheffing, reinigingsrechten, rioolheffing, precariobelasting (jaarlijkse heffingen) reclamebelasting en hondenbelasting worden voor minimaal 95% voor 1 maart verzonden.

Gerealiseerd voor alle vier de gemeenten.

11

Per kwartaal worden tussentijds de aanvullende kohieren opgelegd.

In overleg zijn de tussentijdse kohieren vanwege de corona maatregelen uitgesteld tot het vierde kwartaal 2020

12

Per 31 december is minimaal 99% van alle aanslagen voor dat betreffende jaar verzonden.

Met de aanvullende kohieren van november 2020 is deze norm gehaald voor alle vier de gemeenten.

13

De aanslagen forensenbelasting worden verzonden voor 1 juli van het betreffende belastingjaar.

14

De voorlopige aanslagen toeristenbelasting worden verzonden voor 1 oktober voor aanslagen hoger dan 1000 overnachtingen; De definitieve aanslagen toeristenbelasting worden verzonden voor 30 april in het jaar volgend op het belastingjaar;

15

De overige aanslagen en privaatrechtelijke vorderingen worden verzonden binnen 10 werkdagen na aanlevering van de gegevens door de deelnemende gemeente.

16

Het oordeel van de Waarderingskamer mbt de uitvoering van de Wet Waardering Onroerende Zaken is “goed”, zie rapport Waarderingskamer d.d. 20 juni 2019.

In overleg zijn de kohieren uitgesteld tot het vierde kwartaal 2020. Gerealiseerd voor de definitieve aanslagen 2019. In verband met de corona maatregelen zijn er geen voorlopige aanslagen 2020 opgelegd. Uit de interne controle blijkt dat deze afspraak gemiddeld wordt nagekomen. De accountant zal dit voor de jaarrekening ook toetsen. Gerealiseerd voor alle vier de gemeenten.

9

10

Uit de analyse van de opbrengsten over 2020 blijkt dat deze normen gehaald zijn. Precariobelasting is eind 2020 nog niet opgelegd vanwege de besluitvorming omtrent COVID-19. Deze aanslagen worden in overleg met de gemeenten opgelegd in 2021.