26-096 Bijlage 3. Ingekomen stukken AB

8

gerestaureerd. Deze objecten werden gecombineerd met hedendaags werk van de Zeeuwse kunstenaars Sylvia Radius en Juliette Dieudonné. Voor de stadsgidsen van Middelburg is in het Middelburgse stadhuis een presentatie gehouden over 675 jaar gebruik van dit gebouw. Een lezing werd gegeven over 500 jaar trouwen in Zeeland tijdens een bijeenkomst van Zeeuwse Babsen (Buitengewoon Ambtenaar van de Burgerlijke Stand). Meegewerkt is aan een podcast over Napoleon in Veere, een aflevering van het tv-programma 'Verborgen Verleden' over het Veerse voorgeslacht van de actrice Malou Gorter, de Nationale Archeologiedag en het radioprogramma ‘het Theater van het Sentiment’ over de geschiedenis van de goudschat van Serooskerke Schriftelijke informatie werd onder andere gegeven over bouwhistorie stadhuis Veere, de Belgische schilder Lucien Frank (1857-1920), ansichtkaarten, ets van Eugene Lücker van het stadhuis Middelburg, aquarel van Jan (Johannes) de Jong, 1864-1901, het 5e bataljon van Spaanse krijgsgevangen op Walcheren in 1809-1813. Met medewerking van vrijwilligers van het Nationaal Archief van Schotland wordt een register uit het archief van de Schotse kerk van Veere ontsloten. Contact werd onderhouden met een werkgroep die zich bezighoudt met de geschiedenis van de rederijkers van Veere.

Collectiebeheer In 2025 is de langdurige bruikleen van objecten die eigendom zijn van de Stichting Buitenplaats Westhove, het Instituut Collectie Nederland, het Koninklijk Zeeuws Genootschap der Wetenschappen, de Confrérie van Sint Sebastiaan te Middelburg, het Rijksmuseum Amsterdam en enkele particulieren en instellingen voortgezet. Langdurige uitlening van objecten aan de gemeente Middelburg en Veere, de Stichting Delta Cultureel te Veere, de Oudheidkamer Oostkapelle, de Stichting Polderhuis te Westkapelle, het historisch museum te Arnemuiden, de Grote kerk Veere, het Zeeuws Archief, Stichting Streekmuseum IJzendijke en Stichting ‘het oude brandspuithuis’ zijn voortgezet. Ten behoeve van tijdelijke exposities en manifestaties zijn objecten in kortdurende bruikleen gegeven aan de Walcherse Archeologische Dienst. Schilderijenrestaurator Ronald Lutz uit Middelburg en metaalrestaurator Michiel Langeveld uit Weesp hebben restauraties aan objecten uit de collecties van Middelburg en Veere verricht

Zeeuws e-Depot In 2025 zijn er meer dan 5.1 miljoen bestanden aan het e-Depot toegevoegd, met een totale omvang van 13.75 Terabyte. Dit is mogelijk gemaakt door de in 2024 gerealiseerde upgrade van de licentie en daarnaast door de investeringen in de infrastructuur binnen het Zeeuws Archief en nieuwe medewerkers. De e-Depot applicatie van Preservica is uitgebreid met een 2e opslaglocatie voor het duurzaam bewaren van onze eigen digitale collecties. Deze “Cold Storage” is gebruikt in 2025 om van een aantal digitale collecties die lokaal bewaard werden een duurzame back-up te maken. Op deze manier zorgen we voor een kortere doorlooptijd en minder lokale back-ups die voor extra kosten zorgen. Sinds November 2025 is het team van het e-Depot uitgebreid met een Medewerker Digitaal Informatiebeheer. Deze medewerker voert ondersteunende werkzaamheden uit voor de teams e9

Depot en Collectiebeheer & Digitalisering. Hierdoor versterken we de kennis binnen het team en de onderlinge samenwerking tussen beide afdelingen. In maart 2025 heeft de Woo-match plaatsgevonden bij het Zeeuws Archief in samenwerking met de VNG. Alle Zeeuwse overheden waren hiervoor uitgenodigd. De Woo-match brengt het proces van actieve openbaarmaking in kaart voor 1 van de 17 verplichte informatiecategorieën. Van het aanmaken van een document tot en met het openbaar maken en houden van dat document. Aan de hand van een stappenplan met vragen, kaartjes en een poster loop je samen met je team en de belangrijkste betrokkenen door het hele proces – en zie je waar het nog niet matcht. Vervolgens schets je de gewenste situatie en formuleer je met behulp de belangrijkste en meest urgente acties. Na afloop van de Woo-match heb je een helder overzicht van de acties die nodig zijn ter verbetering van het proces voor de actieve openbaarmaking van de informatiecategorie. Een ander belangrijk resultaat is dat daarbij alle belangrijke betrokkenen hebben meegedacht. Het team eDepot heeft tijdens deze bijeenkomst getoetst of er behoefte was aan een centraal Woo-platform vanuit het Zeeuws Archief. Veel overheden hebben zelf een publicatieplatform aangeschaft. Enkele Zeeuwse overheden waren nieuwsgierig naar de toekomstige mogelijkheden.

Aangezien het Zeeuws Archief als GR ook moet voldoen aan de Woo, is er in 2025 gestart met het onderzoeken hoe het e-Depot ingezet kan worden voor de te publiceren stukken op de website van het Zeeuws Archief. In 2026 zal dit verder uitgerold worden zodat we medio zomer 2026 kunnen blijven voldoen aan de gestelde eisen. Digitaal atelier Nadat op 5 december 2023 het MDTO is vastgesteld, is er in 2025 gewerkt aan de Zeeuws Archief MDTO-fundering. Hierin is naast het verplicht stellen van een aantal velden binnen het MDTO, ook gekeken naar het vastleggen van een ondersteunende begrippenlijst. Deze fundering ondersteunt het beheer en de realisatie van een toegankelijke zoekfunctie. Het op orde brengen voor duurzame toegankelijkheid van born digital archieven vraagt om nieuwe methoden en technieken. In 2025 is het Zeeuws Archief gestart met het ontwerpen van applicaties om deze werkzaamheden te automatiseren. Hierdoor kunnen eerder verwerkte ongestructureerde archieven nu verder in goede en geordende staat worden gebracht en worden ze beter toegankelijk voor zorgdragers en toekomstige onderzoekers. Het Zeeuws Archief is in 2023 een onderzoek gestart naar de inzet van data science. Een aanzienlijk deel van het takenpakket van een data scientist draait om het op orde brengen van data en metadata.

Sinds 2025 heeft het Zeeuws Archief daarom een eigen pre-ingest tool, waarmee metadata semi-automatisch wordt getransformeerd naar de juiste format. Ook is er veel werk gezet op het gebied van videotulen en preservering. Hierbij is onder andere actief deelgenomen aan de ORI-A werkgroep. ORI-A is een archiefstandaard voor het duurzaam bewaren van raadsinformatie. Naast deze vormen van metadatering zijn er ontwikkelingen geweest op het gebied van persoonsnaamherkenning en gezichtsherkenning. Vooralsnog worden deze alleen toegepast in het project nader toegankelijk maken Indisch Erfgoed Digitaal. Ditzelfde project wordt ook gebruikt voor een Linked Open Data pilot. In deze pilot gaan meerdere archiefmedewerkers, van verschillende afdelingen, hands-on aan de slag met het maken van Linked Open Data met IIIF. Het doel is om dit na de pilot zelf in de vingers te hebben, zodat de opgedane kennis gebruikt kan worden voor andere projecten. Het Project Archive Text Miner van 2023 is ook nieuw leven ingeblazen. Momenteel is het mogelijk om afbeeldingen, video's, pdf's, microsoft-office en tekst-bestanden automatisch van MDTO-

10

metadata te voorzien. Hiervoor wordt o.a. op een veilige manier, gebruik gemaakt van generatieve AI. De Records Management Tool (RMTool) van VHIC is een digitale gereedschapskist die het Zeeuws Archief gebruikt en waarin verschillende functies voor databewerking zijn gecombineerd: structuur aanbrengen, bestandsformaten controleren, beveiligde documenten detecteren, enz. Ook in 2025 is gebleken dat de RMTool een belangrijke tool is voor het digitaal atelier. De aansluittrajecten Met de gemeenten Reimerswaal en Hulst en met de Veiligheidsregio Zeeland zijn gesprekken gevoerd over de start van een aansluittraject. Gemeente Borsele In januari 2025 heeft het startgesprek met gemeente Borsele plaats gevonden. In 2025 is verder gewerkt aan de QuickScan: samen met collega’s van de GR de Bevelanden heeft dit geleid tot een goed overzicht van de alle applicaties van de gemeente. Tot slot hebben we eind 2025 een eerste proef uitgevoerd met een export uit het zaaksysteem Join van Decos. In 2026 wordt dit systeem één van de drie applicaties waaraan verder wordt gewerkt om tot een goede export te komen die opgenomen kan worden in het e-Depot. Gemeente Kapelle In oktober 2025 is de DVO e-Depot getekend met de gemeente Kapelle. In november 2025 heeft het startgesprek plaats gevonden, daarna zijn de werkzaamheden gestart i.h.k.v. het aansluittraject eDepot.

Samen met gemeente Kapelle wordt gewerkt aan de QuickScan. Gemeente Middelburg Het aansluittraject van gemeente Middelburg heeft hernieuwde aandacht gekregen. Met een nieuw startgesprek is het aansluittraject weer opgepakt en worden er stappen gezet in de Quickscan. Het uitgeplaatste archief van Alfresco staat inmiddels in het Zeeuws e-Depot en is weg bij het nationaal archief. Door werkzaamheden van de specialisten e-Depot is het archief beter doorzoekbaar gemaakt. Er is in 2025 een training Preservica gegeven aan de afdeling Informatiebeheer zodat de gemeente Middelburg zelf Preservica kan bevragen. Dit heeft ervoor gezorgd dat de informatievragen niet meer bij de studiezaal van het Zeeuws Archief komen; Gemeente Middelburg haalt deze informatie nu zelf uit Preservica. In 2025 is gestart met het opschonen van het uitgeplaatste Alfresco Archief. Na een bijeenkomst waarbij de e-Depot specialist gezamenlijk met de projectleider en de gemeente afspraken hebben gemaakt over de hoe vraag, is de gemeente begonnen met het identificeren van zaaktypen die vernietigd mogen worden. Gemeente Tholen In 2025 is met de gemeente Tholen verder gewerkt aan de doorontwikkeling van het e-Depot en de verdere invulling van de QuickScan verder uitgevoerd. Ook zijn er nog enkele aanvullingen m.b.t. bodem dossiers opgenomen in het e-Depot.

In samenwerking met de gemeente Tholen is een bewerkingsplan opgesteld voor de eerder opgenomen Corsa archieven. In dit bewerkingsplan staat beschreven welke gezamenlijke stappen ondernomen gaan worden voordat deze informatie op termijn kan worden overgebracht. Tot slot hebben we ook nog een herhaling van de gebruikerstraining gegeven voor huidige en nieuwe collega’s van het team documentaire informatievoorziening. Waterschap Scheldestromen Waterschap Scheldestromen zit in een vervangingstraject voor het zaaksysteem Corsa. In 2025 heeft het team e-Depot ondersteuning verleend aan mapping van metadata m.b.t. het nieuwe systeem dat

11

moet worden ingericht binnen MS365 in 2026. Ten gevolge hiervan ligt het aansluittraject stil, maar blijft het team e-Depot in overleg met het Waterschap Scheldestromen. Gemeente Schouwen-Duiveland Met de gemeente Schouwen-Duiveland is intensief samengewerkt in twee langer lopende trajecten voor de realisatie van een exportmodule in Notubiz en het realiseren van een export vanuit het zaaksysteem zaaksysteem.nl. Deze projecten zijn verderop meer in detail beschreven. Daarnaast is een start gemaakt met de voorbereiding van de opname van een grote collectie luchtfoto’s. Gemeente Terneuzen In 2025 is de QuickScan afgerond; er wordt momenteel geschreven aan het aansluitplan. Gemeente Terneuzen is aangesloten bij het gezamenlijke traject van Xxllnc (Zaaksysteem.nl). Ook heeft de gemeente de exportmodule van RX. Mission aangeschaft en zal op dat gebied de samenwerking gezocht worden met andere gemeenten en de RUD. Het uitgeplaatste archief van Alfresco staat inmiddels in het Zeeuws e-Depot. Door werkzaamheden van de specialisten e-Depot is het archief beter doorzoekbaar gemaakt. Er is een training Preservica gegeven aan de afdeling DIV.

Ook is gestart met het opschonen van het uitgeplaatste Alfresco Archief, na een bijeenkomst waarbij de e-Depot specialist gezamenlijk met de projectleider en de gemeente afspraken hebben gemaakt over de “hoe” vraag is de gemeente begonnen met het identificeren van zaaktype die vernietigd mogen worden en wordt er een lijst gemaakt van “te bewaren” zaaktypen. Gemeente Veere In 2025 is de QuickScan afgerond en is het aansluitplan geschreven en door de stuurgroep goedgekeurd. Er is een begin gemaakt met het mappen van de Squid-documenten die naar Corsa zijn gemigreerd. Veere is aangesloten bij het gezamenlijke traject NotuBiz wat verder op in de tekst wordt beschreven. Gemeente Vlissingen In 2025 is hard gewerkt aan de QuickScan, deze is opnieuw uitgezet binnen de organisatie en tevens is er iemand belast met deze taak. De QuickScan komt langzaam tot afronding. Dit proces neemt meer tijd in beslag dan bij andere zorgdragers vanwege de complexe organisatie van het functioneel beheer bij de gemeente Vlissingen. Elke afdeling met eigen applicaties heeft een eigen functioneel beheerder, waardoor er met heel veel afdelingen moet worden samengewerkt om de QuickScan te voltooien. Vlissingen is in staat geweest om de database van Djuma te bevragen om inzicht te krijgen in de aanwezige metadatavelden binnen Djuma.

Deze zijn in een sessie met Vlissingen gemapt naar het standaard MDTO schema van het Zeeuws E-Depot. Met Djuma wordt gesproken om de ontbrekende metadata velden aan te maken binnen Djuma en een werkende exportmodule te creëren. Vlissingen is aangesloten bij het gezamenlijke traject NotuBiz wat verder op in de tekst wordt beschreven. Provincie Zeeland De Provincie Zeeland heeft in 2025 gewerkt aan twee grote trajecten. Traject één is de uitfasering van het DMS Corsa. Vanuit het DMS Corsa is het gelukt om met de hulp van de expertise vanuit de database specialisten van de Provincie Zeeland exports te maken die voldoen aan de structuren voor het opnemen van archieven in het e-Depot. Het andere grote traject is het opnemen van de vergaderinformatie van de Provinciale Staten van Zeeland. Dit betreft in fase 1 de volledige vergaderdossiers, inclusief agendapunten, sprekersinformatie, ondertiteling en videobestanden. De verwachting is dat deze fase in Q1 van 2026 wordt afgerond. Daarna wordt van start gegaan met fase 2, nl. het opnemen van de agendabijlagen. 12