26-036 rvs Herinrichting raadzaal

raadsvoorstel datum vergadering

12 maart 2026

volgnummer

26-036

onderwerp

Herinrichting raadzaal

behandelen in raadscommissie

Algemeen Bestuur

portefeuillehouder

Jeroen Louws

programma

Bestuur en ondersteuning

behandeld door

Chris Ramstijn

e-mail

c.ramstijn@middelburg.nl 0118 675306

telefoon

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. In te stemmen met het voorstel om de raadzaal opnieuw in te richten en de aanbesteding hiervoor op te starten; 2. Het benodigde krediet ad € 1.100.000 beschikbaar te stellen voor herinrichting van de raadzaal van het stadskantoor; 3. De dekking vindt plaats via de jaarlijkse (kapitaal)lasten die in de begroting voor dit doel zijn opgenomen. Aanleiding

De inrichting van de raadzaal stamt grotendeels uit 2004. In 2022 zijn de voorbereidingen begonnen voor vervanging van de audiovisuele middelen in de raadzaal. Parallel hieraan is het adviestraject voor herinrichting van de raadzaal gestart, omdat deze al een aantal jaar qua akoestiek, sfeer en comfort als onprettig werd ervaren door de gebruikers. Op 26 september 2023 heeft het college positief besloten op het vervangen van de audiovisuele middelen omdat het risico op uitval aanzienlijk was. Bij de vervanging is rekening gehouden met een mogelijke herinrichting van de raadzaal. In het najaar van 2025 is het definitieve ontwerpplan voor de herinrichting opgeleverd en met deze nota wordt de volgende stap gezet in het proces om te komen tot de uitvoering van dit plan. In november 2025 heeft het college uw raad geïnformeerd over de gevolgen van de ontwikkelingen met betrekking tot Collectiecentrum Zeeland en Zeeuws Museum voor het project ‘Visie op Werken’. Hoewel er op dit moment nog geen concrete keuzes kunnen worden gemaakt over de huisvesting van de gemeenteraad en de gemeentelijke organisatie, is er wel een duidelijke ambitie. De besluitvorming, planvorming en uitvoering kosten namelijk veel tijd. Ook als wordt gekozen voor de realisatie van een Zeeuws Collectiecentrum duurt dit nog minimaal vijf jaar.

Tegelijkertijd bestaat de wens om in de komende jaren te zorgen voor een prettige en toekomstbestendige werkomgeving. Deze werkomgeving dient de werkzaamheden van gemeenteraad en organisatie optimaal te ondersteunen. Daarbij wordt als uitgangspunt gehanteerd dat desinvesteringen, als gevolg van toekomstige definitieve beslissingen over het huidige stadskantoor, zoveel mogelijk worden voorkomen. Effect

Met dit raadsvoorstel wordt beoogd een raadzaal te realiseren die toekomstbestendig, gastvrij en transparant is en optimaal aansluit bij de wijze waarop de gemeenteraad zijn werkzaamheden uitvoert. De inrichting en uitstraling dragen bij aan een open en toegankelijke bestuurscultuur, waarbij de identiteit en het karakter van de gemeente Middelburg op herkenbare wijze tot uiting komen. Argumenten

1.1 De huidige raadzaal draagt onvoldoende bij aan efficiënte en professionele uitvoering van het raadswerk. De akoestiek, sfeer en het comfort wordt door herinrichting verbeterd, wat bijdraagt aan een betere ondersteuning van de gemeenteraad.

1

1.2 Een heringerichte raadzaal bevordert transparantie en toegankelijkheid voor inwoners, bezoekers en andere betrokkenen. De inrichting en uitstraling ondersteunen een open bestuurscultuur en maken de raadzaal tot een herkenbare en representatieve plek voor het lokale democratische proces, waarin de identiteit van de gemeente Middelburg zichtbaar tot uitdrukking komt. 1.3 De herinrichting biedt de mogelijkheid om invulling te geven aan het gemeentelijk beleid op het gebied van duurzaamheid, energiebesparing en circulair werken. Door hergebruik van materialen, duurzame en circulaire inkoop (MVOI) en energiezuinige oplossingen wordt desinvestering voorkomen en geeft de gemeente het goede voorbeeld in haar eigen huisvesting. 1.4 Het college heeft de ambitie om binnen de financiële mogelijkheden de werkomgeving voor de gemeentelijke organisatie zo aantrekkelijk mogelijk te maken en te houden. Dit voorstel voor de herinrichting van de raadzaal beoogt een representatieve en functionele (werk)omgeving voor het bestuur en de inwoners van de gemeente Middelburg en is in lijn met deze ambitie. Kanttekeningen

1.1 Het college is zich bewust van het gevoel dat bij werknemers kan ontstaan dat voor hen niets wordt gedaan, maar het managementteam heeft besloten in Q1 van 2026 zogenoemde geen-spijt maatregelen te laten formuleren. Dat zijn maatregelen die in alle denkbare toekomstige huisvestingsscenario’s meerwaarde hebben en geen nadelige gevolgen kennen bij gewijzigde omstandigheden. Er is ruimte in de reguliere budgetten en bestaande vervangingskredieten om algemene faciliteiten die flexibel werken ondersteunen, te realiseren. Voor overige geen-spijt maatregelen, waarvoor een extra investering noodzakelijk is, zal indien nodig een voorstel aan uw raad worden gedaan. Dit staat ook vermeld in de memo actieve informatie van 4 november 2025 over Visie op werken’ in relatie tot actuele ontwikkelingen Collectiecentrum Zeeland en Zeeuws Museum: ”Ook laat het onverlet dat wij in het kader van ‘Visie op Werken’ ambitie hebben en in de tussentijd stappen willen zetten. Dat geldt zowel voor de publiekshal in relatie tot de dienstverlening naar onze inwoners, als een ontmoetingsgerichte werkomgeving voor de gemeentelijke organisatie. Dit vraagt ook in de tussentijd om passende investeringen waarvoor we zo nodig een voorstel zullen doen.” Uw raad zou kunnen besluiten af te zien van een mogelijke desinvestering, zoals maatwerk meubilair en interieur.

Hoewel een deel van de voorzieningen en de nieuwe inrichting van de raadzaal, zoals het vergadermeubilair, bij een eventuele verhuizing hergebruikt kan worden, geldt dat een aanzienlijk deel van de investering locatie gebonden is en bij verplaatsing niet volledig kan worden meegenomen. Dit betekent dat een deel van de investering voor de gemeente Middelburg niet opnieuw inzetbaar is. 1.2 Daar staat tegenover dat in elk toekomstscenario een kwalitatief afgewerkte, multifunctionele zaal achterblijft, die ook voor toekomstige gebruikers geschikt is voor uiteenlopende functies. Zo wordt bijvoorbeeld de publiekstribune als maatwerk gerealiseerd en is deze niet demontabel of verplaatsbaar. Een dergelijke vaste tribune kan echter juist een meerwaarde vormen voor een toekomstige bestemming van de ruimte, bijvoorbeeld voor educatieve, culturele of andere publieke functies. U zou ervoor kunnen kiezen de huidige gelijkvloerse publieksopstelling te handhaven. In dat geval wordt geen gebruikgemaakt van de beschikbare hoogte van de zaal, waardoor de ruimte minder efficiënt wordt benut. Daarnaast heeft het publiek bij een gelijkvloerse opstelling minder goed zicht op de raadsleden, stemmingen, onderlinge interactie en het verloop van het debat. Dit kan ertoe leiden dat het democratisch proces voor aanwezige toehoorders minder goed te volgen is.

1.3 Bij een positief besluit op dit raadsvoorstel beschouwt het college de op 25 september in uw raad aangenomen motie v.w.b. het onderzoeken of het oude stadhuis weer kan worden ingezet voor politieke vergaderingen, als afgedaan. Er zijn te veel praktische uitvoeringsproblemen, het past niet binnen de huidige afspraken met de UCR én de aanstaande renovatie van de buitenzijde van het stadhuis de komende jaren, maken het op dit moment niet gewenst daarvoor te kiezen. Financiën

Wat zijn de kosten? De kosten voor de herinrichting van de raadzaal zijn geraamd op € 1.100.000.

2

Hoe worden de kosten gedekt? In de Kadernota 2024-2027 is € 1.150.000 opgenomen voor de herinrichting van de raadzaal en hiermee verwerkt in de begroting. De kosten kunnen dus worden gedekt door het benodigde krediet volledig beschikbaar te stellen. Verhoging Boekwaarde Deze investering verhoogt de boekwaarde van het stadskantoor met 1 miljoen euro. Hierdoor kan de boekwaarde van het gebouw een groter belemmerend effect hebben op het moment dat het een nieuwe bestemming krijgt of aan een andere partij wordt verkocht. Btw-risico Wanneer een onroerende zaak wordt verbouwd, moet worden beoordeeld of het recht op aftrek van btw in stand blijft. Deze beoordeling vindt plaats zodra de facturen binnenkomen en de verbouwde raadszaal in gebruik wordt genomen. Zijn er significante gevolgen voor het weerstandsvermogen? n.v.t. Duurzaamheid

De herinrichting van de raadzaal sluit aan bij het bestaande beleid en de ambities van de gemeente Middelburg op het gebied van duurzaamheid en circulaire economie. Met dit voorstel wordt invulling gegeven aan de gemeentelijke doelstelling om het eigen vastgoed en de bedrijfsvoering toekomstbestendig in te richten en daarin als organisatie het goede voorbeeld te geven. In lijn met het Middelburgse duurzaamheidsbeleid wordt ingezet op duurzaam omgaan met de leefomgeving, met aandacht voor de kwaliteit van bodem, water en lucht. Bij de herinrichting wordt waar mogelijk gebruikgemaakt van natuurlijke en milieuvriendelijke materialen en voldoende beplanting. Hiermee draagt de raadzaal bij aan een gezonde en toekomstbestendige leefomgeving. Daarnaast wordt uitvoering gegeven aan het gemeentelijke beleid voor circulair werken en Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Dit betekent dat bij de herinrichting nadrukkelijk wordt gekozen voor hergebruik van bestaand meubilair en materialen, duurzame en circulaire inkoop en het toepassen van materialen van natuurlijke oorsprong en bij voorkeur uit de regio. Hiermee wordt het gebruik van nieuwe grondstoffen beperkt, de milieu-impact van transport verminderd en de levensduur van producten verlengd.

Daarnaast wordt meubilair, waar mogelijk, demontabel uitgevoerd, zodat het verplaatsbaar is bij een mogelijke verhuizing naar een andere locatie. Met deze aanpak draagt het voorstel niet alleen bij aan een functionele en representatieve raadzaal, maar ook aan de realisatie van de bredere beleidsdoelen van de gemeente Middelburg op het gebied van duurzaamheid en verantwoord gemeentelijk handelen. Communicatie en participatie

Als uw raad instemt met dit voorstel zal de aanbestedingsprocedure verder opgestart worden. Bij alle fases van de aanbesteding zijn de leden van de werkgroep herinrichting raadzaal betrokken. Ook nemen zij deel aan de selectie voor procesbegeleiding en voor de bouwkundige werkzaamheden. De griffie draagt zorg voor tijdige interne en externe communicatie over de werkzaamheden aan de raadzaal. Uitvoering

Bij akkoord zal eerst een projectleider worden aangesteld. De projectleider coördineert het proces en stuurt de uitvoering van de verschillende onderdelen van de herinrichting aan. Na aanstelling van de projectleider zal zo spoedig mogelijk daarna de aanbestedingsprocedure starten voor het uitvoeren van de bouwkundige en overige werkzaamheden ten behoeve van de herinrichting van de raadzaal. Voor de voorbereiding en de aanbestedingsprocedure moet met minimaal 4 maanden rekening gehouden worden. Op zijn vroegst zou met de uitvoering gestart kunnen worden tijdens het zomerreces van 2026. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

Beleef Interieurontwerp heeft, in opdracht van Wuestman, in samenwerking met de interne werkgroep het ontwerpplan uitgewerkt en vormgegeven. 3

Bijlagen 1. Definitief ontwerp herinrichting raadzaal

Middelburg, 3 februari 2026 Burgemeester en wethouders van Middelburg de secretaris,

Garmt Kolhorn de burgemeester,

Yvonne van Mastrigt

4