26-030 Bijlage 1. Evaluatie burgeberaad bij raadsvoorstel

Evaluatie burgerberaad Inleiding In 2025 organiseerden we een burgerberaad over de toekomst van de oud- en nieuwviering. We hadden daarvoor een light versie gehad voor het vinden van woningbouwlocaties. Light versie omdat het een kleinere groep inwoners was en minder bijeenkomsten. We wilden graag ervaring opdoen met een “echt” burgerberaad. Daarom hebben we bij de raad en in de gemeentelijke organisatie uitvraag gedaan naar mogelijke onderwerpen. Uiteindelijk is daar de viering van oud en nieuw uitgekomen. Er is voor de viering van oud & nieuw gekozen, omdat dit een onderwerp is waar iedereen een beeld en ideeën bij heeft. De vraag die centraal stond: Hoe vieren we oud en nieuw in de gemeente Middelburg in 2025/2026 en daarna? Dit is de evaluatie van het burgerberaad. Hiervoor hebben we gebruik gemaakt van de input van deelnemers, begeleidend bureau en gemeente. Toen de raad het besluit nam om een burgerberaad te organiseren, hebben ze ook gevraagd om na afloop met een advies te komen of het burgerberaad opgekomen moet worden in de gereedschapskist met participatieinstrumenten. Deze evaluatie is niet alleen om te weten wat goed ging en wat verbeterpunten zijn, maar ook input voor of we het vaker willen inzetten. Wat is er gebeurd? De feiten en cijfers. De gemeente Middelburg organiseerde het burgerberaad. Bureau EMMA begeleidde ons daarbij en leidde de bijeenkomsten.

8.000 inwoners uit onze gemeente waren random geselecteerd uit onze basisregistratie. Zij zijn geselecteerd op basis van leeftijd, gender en spreiding over onze gemeente (uit alle wijken en kernen). 583 mensen hebben gereageerd dat ze mee wilden doen. Daarvan hebben we 120 inwoners ingeloot om daadwerkelijk deel te nemen. In totaal hebben 87 inwoners deelgenomen aan het burgerberaad. De deelnemers waren zowel bij de loting als tijdens de eerste bijeenkomst van het burgerberaad evenwichtig verdeeld over de drie criteria die door de raad waren vastgesteld (leeftijd, gender en verdeeld over de gemeente). Het burgerberaad kwam vijf keer bij elkaar. De bijeenkomsten waren op drie avonden en twee zaterdagen. Het burgerberaad stelde 13 adviezen op. Er werden 9 adviezen door het burgerberaad aangenomen. Een voorstel werd aangenomen als het 2/3 van de stemmen haalde. Bij de eerste bijeenkomst overhandigde wethouder Willemien Treurniet, namens het college van B en W, de vraag aan het burgerberaad. Voor dat moment was de gemeenteraad ook uitgenodigd. Tijdens de laatste bijeenkomst nam zij de adviezen in ontvangst. Dat deed zij in aanwezigheid van een aantal raadsleden. Daarna is een schrijfgroep, bestaande uit een aantal deelnemers, onder leiding van EMMA en de gemeentelijk projectleider aan de slag gegaan met het schrijven van het eindrapport.

Het eindrapport is net na het zomerreces door het college aan de gemeenteraad aangeboden. Begin september was er een bijeenkomst van de raad met deelnemers aan het burgerberaad. Tijdens dat gesprek vertelden de deelnemers wat hun ervaringen waren en stelden de raadsleden hen vragen. Het college is gelijk aan de slag gegaan met het uitvoeren van vier van de negen adviezen. Deze adviezen konden voor de afgelopen jaarwisseling uitgevoerd worden. De overige adviezen vragen meer tijd, afstemming en geld om ze georganiseerd te krijgen.

1

In de periode van het burgerberaad, is de gemeenteraad via het weekbericht van de griffier op hoofdlijnen geïnformeerd over de bijeenkomsten. Op MiddelburgOntmoet zijn ook tussentijds voortgangsberichten geplaatst. Voor de laatste bijeenkomst is de pers uitgenodigd. Lokale media hebben daar verslag van gedaan. En voorafgaand aan het burgerberaad hebben ze ook aandacht besteed aan het feit dat we een burgerberaad gingen doen. Meer feiten, cijfers en informatie over het burgerberaad staat in het eindrapport dat is opgesteld. Waardering Na afloop van iedere bijeenkomst vulden de deelnemers een evaluatieformulier in. Dit was een evaluatieformulier van EMMA en ging vooral over de organisatie van de bijeenkomsten. Dit is gebruikt om bij te sturen voor de volgende bijeenkomst. Aan het einde van de laatste bijeenkomst hebben de deelnemers een vragenlijst ingevuld. Hiervoor is gebruik gemaakt van de “Standaard vragenlijst voor deelnemers aan een burgerberaad” van de VNG. In totaal hebben 70 deelnemers dit formulier ingevuld. Zij waarderen het burgerberaad gemiddeld met een 7,9. De meest voorkomende score is een 8, met een spreiding van 2 tot 10. Het burgerberaad wordt dus positief beoordeeld. Ervaringen Positieve aspecten die de deelnemers aangeven: • De organisatie en structuur waren goed verzorgd. • De communicatie vooraf en achteraf werd ervaren als duidelijk en volledig.

• Ze voelden zich welkom, veilig en serieus genomen. • De rol van gespreksbegeleiders en voorzitter zagen zij als professioneel en zorgvuldig. • Het beraad heeft ze nieuwe inzichten gegeven in de gemeentelijke processen en in de perspectieven van medebewoners. • De samenwerking met mensen met verschillende achtergronden werd als verrijkend ervaren. Deze waardering komt breed en consequent terug in de evaluaties. De verbeterpunten die uit de evaluatieformulieren naar voren komen zijn: • De tijdsinvestering (lange sessies, vooral op zaterdagen). • Het tempo van de bijeenkomsten, dat soms als traag of juist als gehaast werd ervaren. • De groepsdynamiek, een enkele deelnemer voelde zich beperkt door dominante stemmen. • Het tussentijds afhaken van deelnemers, waardoor groepen kleiner werden. • De wens voor kortere bijeenkomsten, meer avonden en minder herhaling in de uitleg. Er waren ook een aantal internationale deelnemers. Zij vonden het waardevol en fijn om deel te nemen. Ze hebben veel geleerd over hoe lokale politiek werkt en mensen leren kennen. Wel was het soms moeilijk om alles te kunnen volgen. We hadden Engelstalige tolken, dat was goed. Het nadeel was dat de internationale deelnemers geen individuele tolk hadden. Dus ze moesten een aantal keer als groep bij een groep aansluiten.

Daardoor kon niet iedereen aansluiten bij het onderwerp dat hem of haar het meeste interesseerde. Een ruime meerderheid van de deelnemers geeft aan in de toekomst opnieuw te willen deelnemen aan een burgerberaad, mits het onderwerp relevant is. Slechts een beperkt aantal respondenten is hier terughoudend in, meestal vanwege tijdsbelasting.

2

Deelnemers geven aan dat: • door deelname hun inzicht in de gemeente vergroot is. • het hun vertrouwen in het lokale bestuur heeft versterkt. • ze zich meer betrokkenheid voelen bij het onderwerp oud & nieuw. • deelname ze heeft gestimuleerd om buiten het beraad met anderen over het onderwerp te spreken. Voor enkele deelnemers was de belasting (tijdsdruk) juist een reden voor negatieve impact. Belangrijkste lessen uit het burgerberaad door EMMA • Kantelpunt in eigenaarschap: Het moment waarop deelnemers zelf toelichting gaven op hun adviezen werd gezien als cruciaal. Dit markeerde de overgang van “organisatiegedreven” naar “deelnemersgedreven”. • Urgentie en vraagstuk: Het onderwerp (viering van oud en nieuw) werd niet als urgent ervaren. Dit had invloed op de opkomst en betrokkenheid. Een duidelijker urgentiegevoel is essentieel voor toekomstige burgerberaden. • Communicatie en verwachtingen: Onzekerheid over het landelijke vuurwerkverbod zorgde voor verwarring. Heldere kaders en context aan het begin zijn belangrijk. Aspecten waar EMMA tevreden over is • Sfeer en respect: Deelnemers gingen respectvol met elkaar om, zelfs bij tegengestelde meningen. Er ontstonden nieuwe verbindingen en blijvende betrokkenheid. • Procesbegeleiding: De begeleiding werd als professioneel en natuurlijk ervaren. Ook de samenwerking met de gemeente verliep beter dan bij eerdere trajecten.

• Vertrouwen in het proces: Zelfs deelnemers van wie adviezen niet werden overgenomen, gaven aan vertrouwen te hebben in het proces. Zaken die beter hadden gekund • Opkomst: Het aantal deelnemers bleef achter bij de verwachting. Factoren zoals timing (voorjaar, vlak voor zomervakantie) en urgentie speelden mee. • Eerste bijeenkomst: Deze bood te weinig inspiratie, waardoor deelnemers verward weggingen. Een sterkere start kan motivatie verhogen. • Vraagstuk en kaders: Het onderwerp werd top-down gekozen, wat mogelijk bijdroeg aan een gebrek aan urgentie en focus in de adviezen. • Tijdsplanning: De korte doorlooptijd en opeenvolgende bijeenkomsten waren belastend voor deelnemers. Positieve verrassingen • Zelforganisatie: Deelnemers namen gaandeweg eigenaarschap en werkten goed samen. • Blijvende betrokkenheid: Ook kritische deelnemers bleven tot het einde actief. • Gemeentelijke betrokkenheid: De inzet van gemeentelijke gespreksbegeleiders pakte positief uit, ondanks eerdere zorgen over onafhankelijkheid. Evaluatie vanuit de gemeente: We herkennen ons in wat de deelnemers en EMMA aangegeven hebben. Aanvullend hierop hebben wij nog een punt over de begroting. De gemeenteraad had € 200.000 ter beschikking gesteld. Het burgerberaad is voor € 150.000 uitgevoerd. De kosten zijn wat lager uitgevallen omdat er minder deelnemers waren.

Daardoor hoefde er minder aan vergoedingen uitbetaald te worden. En het merendeel van de experts was werkzaam bij overheden waardoor ook aan de experts minder is uitgegeven dan wanneer het allemaal experts van niet-overheden zijn.

3

De intern projectleider van het burgerberaad kon door het burgerberaad haar eigenlijke werkzaamheden niet doen. Hiervoor is capaciteit ingehuurd. De kosten daarvan zijn niet meegenomen in de totale kosten. Om goed inzichtelijk te hebben wat een burgerberaad kost, zou het zuiver zijn om dit soort kosten ook mee te nemen in de begroting. Conclusies Het burgerberaad over de viering van oud en nieuw in de gemeente Middelburg kan als geslaagd worden beschouwd: deelnemers waardeerden het proces hoog, voelden zich serieus genomen en ontwikkelden meer inzicht en vertrouwen in het lokale bestuur. De organisatie, begeleiding en onderlinge sfeer werden breed geprezen. Tegelijkertijd laat de evaluatie zien dat er verbeterpunten zijn voor toekomstige burgerberaden. Vooral de ervaren tijdsbelasting, de beperkte urgentie van het onderwerp, de matige opkomst en de behoefte aan heldere kaders en een sterkere start beïnvloedden de betrokkenheid. Ondanks deze knelpunten toont het proces aan dat een goed georganiseerd burgerberaad waardevolle adviezen oplevert, deelnemers verbindt en hun betrokkenheid vergroot. En dat de kosten van € 200.000 goed ingeschat waren. Het instrument heeft dus potentie om een vaste plek te krijgen in de participatiegereedschapskist, mits inhoudelijke keuzes, planning en procesinrichting zorgvuldig worden aangescherpt.

Vervolg De uitkomsten geven aanleiding om te concluderen dat het burgerberaad als instrument goed inzetbaar is en dus in de toekomst bij andere vraagstukken ingezet kan worden. Wel zijn er een paar aandachtspunten: de leerpunten mee te nemen in een kader voor toekomstige burgerberaden: • Het moet een urgent onderwerp zijn en relevant zijn voor inwoners. Urgent in die zin dat we niet een burgerberaad organiseren om er een te organiseren, maar inzetten als de politiek er echt niet uitkomt. o De criteria voor een geschikt onderwerp zijn: ▪ Het onderwerp moet er toe doen: relevant en met impact (betekenisvol en voor een grote groep mensen); ▪ Er moet (nog) voldoende ruimte zijn om advies op te kunnen geven; ▪ Er moet politieke bereidheid en ambtelijke capaciteit zijn om met de adviezen aan de slag te gaan. • Het aantal bijeenkomsten en vooral de lengte van de bijeenkomsten heroverwegen zodat het voor deelnemers minder belastend is; • Nadenken over hoe de groep deelnemers behouden kan blijven gedurende het traject (minder uitval).

4