26-018 Bijlage 1. Middelburg maken we samen beleidskader

Middelburg maken we samen Beleidskader participatie 2026 - 2030

1. Inleiding Participatie betekent dat inwoners en organisaties meeweten, meedenken, meepraten of meedoen aan plannen en activiteiten van de gemeente. Dat kan gaan over het maken van beleid, het uitvoeren ervan, of over hoe de leefomgeving eruitziet en beter kan worden. Daarnaast hebben we ook te maken met participatie in planontwikkeling door initiatiefnemers, zoals een woningcorporatie of projectontwikkelaar. Onder de omgevingswet zijn zij verplicht om aan participatie te doen. En met initiatieven van onze inwoners waarvoor ze aan de gemeente vragen om mee te denken of te doen. De afgelopen jaren is er veel verschenen aan documenten die te maken hebben met participatie. Denk aan memo’s actieve informatie, de participatie- en inspraakverordening en handreikingen. Dit beleidskader bundelt deze documenten tot één geheel en vormt het uitgangspunt voor onze participatie. Het biedt houvast voor de gemeentelijke organisatie én voor inwoners, en vormt een basis voor verdere ontwikkeling van participatie. 2. Visie op participatie De missie van Gemeente Middelburg is “Samen met betrokkenen voegen we waarde toe aan de Middelburgse samenleving om zo een mooie, prettige en duurzame leefomgeving te realiseren waarin iedereen fijn kan wonen, werken, leren en recreëren.” Daaraan zijn de kernwaarden Verbonden, Ontwikkelen en Flexibel gekoppeld. Participatie past helemaal in de lijn.

We verbinden ons met de betrokkenen. We ontwikkelen ons, met betrokkenen ontwikkelen we plannen, en we zijn flexibel in het bijsturen van de plannen. We vinden het belangrijk dat inwoners en (belangen)organisaties op tijd betrokken worden bij onze (beleids)plannen en dat hun inbreng een plaats heeft in de 1

besluitvorming. Maar ook dat (groepen) inwoners ruimte en zonodig hulp krijgen bij eigen initiatieven om hun leefomgeving mooier te maken. We zien participatie dan ook als tweerichtingsverkeer: inwoners worden betrokken bij gemeentelijke plannen én krijgen ruimte voor eigen initiatieven. We willen inwoners en organisaties zoveel mogelijk ruimte geven om invloed uit te oefenen op besluiten die hen direct raken. En we willen ruimte bieden om hun perspectief, zorgen, wensen en ideeën te delen. Tegelijkertijd blijft de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid bij de gemeente. Het is de verantwoordelijkheid van de gemeente om alle belangen zorgvuldig in kaart te brengen en op basis daarvan een afweging te maken. Daarnaast willen we inwoners aanmoedigen en inspireren om eigen initiatieven te ontplooien en daar waar nodig met de gemeente samen te werken. Participatie over een project / proces / beleid gebeurt binnen vooraf vastgestelde kaders. Deze kaders zijn door de gemeenteraad of het college van burgemeester en wethouders vastgesteld, afhankelijk van wie het eindproduct vaststelt. Dus als de gemeenteraad verantwoordelijk is (bijvoorbeeld voor beleid) dan stelt die raad ook de kaders vast. En wanneer het de verantwoordelijkheid van het college van B en W is, stelt het college de kaders vast. Kortom, er zijn vier belangrijke redenen om te participeren: 1.

Inwoners en (belangen)organisaties kunnen met hun kennis, ervaring en kunde bijdragen aan de kwaliteit van beleid en projecten; 2. Door samen mee te denken en mee te doen, voelen mensen zich meer betrokken en verantwoordelijk. Zo komen we samen tot oplossingen die door meer mensen worden gedragen. 3. Participatie stelt ons als gemeente in staat beter te weten wat er speelt en waarvoor de gemeente nodig is. 4. Creëren van draagvlak voor het proces en het stimuleren van inwoners om zelf actief mee te denken en mee te doen.

2

Het is uiteindelijk de verantwoordelijkheid van gemeente om een besluit te nemen waarin een goede afweging van alle (soms tegenstrijdige) belangen zorgvuldig is meegenomen. 3. Vormen van participatie Participeren betekent actief deelnemen. Inwoners en gemeente hebben hier op twee manieren mee te maken: ✓ De gemeente bedenkt een plan en wil dit met inwoners verder afmaken • De gemeente is initiatiefnemer en betrekt inwoners. We nodigen andere (maatschappelijke) organisaties, ondernemers, belangenorganisaties en/of individuele personen uit om mee te denken of mee te doen. • We spreken dan van overheidsinitiatieven / burgerparticipatie. ✓ Inwoners bedenken een plan en willen dit met de gemeente verder afmaken •

Middelburg heeft veel actieve inwoners en organisaties. Zij maken plannen en vragen de gemeente om mee te denken of te doen. Hoe wij hiermee omgaan staat in de “Handreiking maatschappelijke initiatieven”.

•

Een vorm waarin dat kan is dat inwoners gebruik maken van het uitdaagrecht. Bij uitdaagrecht kunnen inwoners of maatschappelijke organisaties de gemeente vragen taken aan hen over te dragen als zij denken die beter of goedkoper te kunnen uitvoeren. Bijvoorbeeld dat inwoners het beheer van een plantsoen overnemen.

•

We spreken dan van burgerinitiatieven / overheidsparticipatie.

4. Doel van participatie Participatie heeft als doel om inwoners en belanghebbenden tijdig te betrekken bij beleid, plannen en projecten die invloed hebben op hun leefomgeving. Door samen te werken en kennis en ervaring uit de samenleving te benutten, vergroten we de kwaliteit en het draagvlak van onze besluiten. Daarnaast biedt participatie ruimte voor eigen initiatieven van inwoners, zodat zij actief kunnen bijdragen aan een aantrekkelijke en leefbare gemeente. Het gaat om een open en transparant proces. Dat houdt in dat we, indien nodig / wenselijk, zorgen voor onafhankelijke procesbegeleiding. Open en transparant houdt

3

ook in dat participanten alle stappen kunnen volgen. Zij krijgen tussentijds teruggekoppeld én uitgelegd wat we met hun inbreng hebben gedaan. En achteraf leggen we verantwoording af over wat we gedaan hebben. 5. Participatie en inspraak Naast participatie kennen we ook inspraak. Dit is een andere juridische vorm waarin organisaties en inwoners hun mening kunnen geven. ✓ Participatie vindt plaats in een vroeg stadium van de planvorming en is erop gericht om meningen en inzichten uit te wisselen en zo draagvlak voor het proces en kwaliteit te vergroten. ✓ Inspraak is wettelijk geregeld, kent een vaste vorm en vindt plaats op het moment dat een beleidsstuk klaar is voor besluitvorming. Participatie is voorafgaand en aanvullend aan de inspraak. Idealiter zijn de zienswijzen van belanghebbenden al ter sprake gekomen in het participatieproces en zijn deze meegewogen bij de definitieve planvorming. Het staat participanten en andere belanghebbenden die niet meegedaan hebben in het participatietraject vrij om in de officiële inspraakprocedure (alsnog) hun zienswijze kenbaar te maken. Burgerparticipatie vervangt inspraak dus niet. Soms vragen we inwoners niet om mee te denken.

Voorbeelden hiervan zijn als de wet het verbiedt, als de gemeente geen eigen keuzes kan maken omdat regels van hogere overheden gevolgd moeten worden, of als het gaat om kleine aanpassingen die weinig invloed hebben.

6. Uitgangspunten Als het gaat om participatie hebben we een aantal uitgangspunten om het eerlijk en open te laten verlopen: ✓

Transparantie. Het proces is inzichtelijk en de informatie is toegankelijk voor alle participanten. Wat we kunnen delen, delen we ook. Wat we opgehaald hebben koppelen we terug aan de participanten. We geven ook aan wat we wel en niet verwerkt hebben. Hun inbreng wegen we zorgvuldig af. En gemaakte keuzes leggen we goed uit. 4

✓

Legitimiteit. Zonder goede opdracht en kaders gaan we niet aan de slag.

✓

Inclusiviteit. Alle belanghebbenden worden uitgenodigd en er is oog voor bijvoorbeeld mensen die minder snel meepraten of meedoen. We doen ons uiterste best om alle belangen in kaart te brengen. En de mensen en organisaties met die belangen uit te nodigen om te participeren.

✓

Maatwerk. Niet voor ieder project / proces / beleid is de participatie hetzelfde. Het is altijd maatwerk. De vorm van participatie stemmen we af op het onderwerp.

7. Wanneer participatie? Participatie wordt ingezet om draagvlak voor het proces te creëren, kennis van onze inwoners te benutten en samenwerking te bevorderen tussen gemeente, inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Gemeente Middelburg participeert met degene op wie het besluit impact heeft. De gemeente Middelburg kiest ervoor om participatie in te zetten wanneer er meerdere oplossingsrichtingen / opties / alternatieven zijn op momenten dat: ✓ Er beleidsmatige ruimte is voor invloed. Participatie is zinvol wanneer inwoners en belanghebbenden daadwerkelijk invloed kunnen uitoefenen op het besluitvormingsproces. Dit betekent dat participatie niet plaatsvindt bij besluiten die al juridisch of bestuurlijk vastliggen. ✓ Er sprake is van maatschappelijke impact. Bij projecten of plannen die ingrijpen in de directe leefomgeving, zoals woningbouwlocaties, wegen of voorzieningen, wordt participatie ingezet om belangen, zorgen en ideeën vroegtijdig te horen en mee te nemen. ✓ Er sprake is van een wettelijke verplichting. De Omgevingswet verplicht participatie bij bepaalde ruimtelijke plannen. De gemeente Middelburg volgt deze kaders en heeft ze aangevuld met eigen ambities voor het vroegtijdig betrekken van inwoners en andere belanghebbenden.

Participatie is geen doel op zich, maar een middel om betere besluiten te nemen, vertrouwen te versterken en samen te werken aan een toekomstbestendig Middelburg. De mate en vorm van participatie worden per project afgestemd op de aard van het onderwerp, de fase van besluitvorming en de betrokken belangen. Met

5

participatie willen we alle belangen in kaart brengen. Zodat gemeenteraad, college of de burgemeester voor het uiteindelijke besluit een goede afweging kan maken van alle belangen die er zijn.

8. Werkwijze We maken een inschatting van wat de impact op de omgeving is van het project / proces / beleid dat vormgegeven wordt. Op basis daarvan richten we ons proces in, brengen we in kaart wat de belangen zijn, wat onderwerpen zijn waarop geparticipeerd kan worden en wie we dus uitnodigen voor participatie. Voor de onderwerpen waarop geparticipeerd kan worden, stellen we de kaders op. Deze kaders stellen we op voor onderwerpen waarbij sprake is van keuzemogelijkheden of verschillende manieren van invulling. Het gaat dus om thema’s waar participatie daadwerkelijk invloed kan hebben op het resultaat. Er zijn drie mogelijkheden: •

Wanneer de gemeenteraad het eindproduct vaststelt, stelt zij ook de participatiekaders vast. Voorbeelden van eindproducten zijn een beleid en een omgevingsplan.

•

Als het college verantwoordelijk is voor het eindproduct, stelt het college de participatiekaders vast. Voorbeelden van eindproducten van het college zijn uitvoeringsprogramma’s en beleidsregels.

•

Dat geldt ook voor de burgemeester. Denk dan aan het aanwijzen van gebieden voor alcoholverboden en evenementenvergunningen.

In onze participatie- en inspraakverordening staat wat raad of college moet besluiten over op welke manier burgerparticipatie wordt toegepast. Denk daarbij een doel, intentie en niveau van participatie, maar ook over de beïnvloedingsruimte, de te betrekken inwoners, het proces en de kosten. Nadat het participatieproces is doorlopen, wordt aan degene die de kaders heeft vastgesteld verantwoording afgelegd. Dit gebeurt door een eindverslag van het participatieproces op te stellen en dit vast te stellen door raad, college of burgemeester.

6

9. Participatie bij ruimtelijke plannen Met de inwerkingtreding van de Omgevingswet is participatie een verplicht en essentieel onderdeel geworden van het proces rondom ruimtelijke initiatieven die anderen nemen. Het doel is om belangen, kennis en ideeën uit de omgeving vroegtijdig op te halen en mee te wegen in de besluitvorming. De gemeenteraad heeft een aantal onderwerpen vastgelegd waarin participatie vóór het indienen van een omgevingsvergunning verplicht is. Bij deze gevallen moet het participatievoorstel vooraf worden afgestemd met de gemeente. Deze onderwerpen zijn gepubliceerd op overheid.nl. Participatie is maatwerk. Hoe groter de impact van een initiatief, hoe intensiever het participatieproces moet zijn. De gemeente beoordeelt participatie op basis van transparantie, volledigheid en de mate waarin belangen zijn meegewogen. Wat we daarin verwachten van initiatiefnemers werken we uit in de “Handreiking participatie bij ruimtelijke plannen”.

10. Evaluatie en leren Participatie is een leerproces. Om de kwaliteit van participatie te verbeteren en het vertrouwen van inwoners te versterken, is het van belang om participatietrajecten te evalueren. Evaluatie helpt ons om te leren van ervaringen, om processen beter in te richten en om de raad goed te informeren over het verloop en de opbrengst van participatie.

11. Slot Dit beleidskader vormt de basis voor verdere uitwerking in beleidsregels en uitvoeringskaders. Het wordt periodiek geëvalueerd en aangepast op basis van ervaringen, maatschappelijke ontwikkelingen en wettelijke verplichtingen. In het totale proces hebben verschillende partijen een rol (inwoners en andere belanghebbenden, gemeenteraad, college van B en W en de ambtelijke organisatie). Met dit beleidskader, de participatie- en inspraakverordening en beleidsregels geven we helderheid over die rol.

7