25-169 Bijlage 5. Concept Reglement van Orde Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit Middelburg

Reglement van orde van de Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit (ARK) Gemeente Middelburg (2025) 1. Benoeming en samenstelling van de Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit Artikel 17.9 van de omgevingswet bepaalt dat de gemeenteraad een commissie instelt die in ieder geval tot taak heeft te adviseren over de aanvragen om een omgevingsvergunning voor een rijksmonumentenactiviteit met betrekking tot een monument. Binnen deze commissie zijn enkele leden deskundig op het gebied van de monumentenzorg, die in ieder geval worden betrokken bij de advisering over een rijksmonumentenactiviteit. Naast de gevallen waarin de commissie op grond van artikel 16.15, eerste of tweede lid, als adviseur wordt aangewezen, kan het college van burgemeester en wethouders de commissie advies vragen over het ontwikkelen van beleid voor de kwaliteit van de fysieke leefomgeving. De raad van de gemeente Middelburg benoemt op voordracht van het college van burgemeester en wethouders de leden van de Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit. De leden van de Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit leggen het college een lijst voor met de beoogde teamleden. Dit betreffen de leden als genoemd in artikel 12, lid 2 i van de Verordening adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit (ARK) gemeente Middelburg 2022 alsmede hun aan te wijzen plaatsvervangers.

Over de voordracht van kandidaten vindt nader overleg plaats tussen het college van burgemeester en wethouders en de zittende leden van de Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit. Bij afwezigheid van de voorzitter of het vaste lid/ de vaste leden van het adviesteam, treden plaatsvervangers op in de commissievergadering. Het gemandateerde teamlid kan zich door een collega laten vervangen. De voorzitter en de leden van de Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit zijn onafhankelijk ten opzichte van het gemeentebestuur. Het adviesteam streeft naar voortdurende afstemming met het beleid inzake de ruimtelijke ontwikkeling van de gemeente. In het kader van de “Kanbepaling” is ambtelijke toetsing van (concept)aanvragen omgevingsvergunning door daartoe ter zake deskundige medewerkers mogelijk. 2. Taakomschrijving Wettelijke taken adviseren over de aanvragen om een omgevingsvergunning voor een rijksmonumentenactiviteit met betrekking tot een monument. Binnen deze commissie zijn enkele leden deskundig op het gebied van de monumentenzorg, die in ieder geval worden betrokken bij de advisering over een rijksmonumentenactiviteit. Als termijn van advisering wordt verwezen naar het bepaalde in artikel 5 van de Verordening adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit (ARK) gemeente Middelburg 2022. Voor de afdoening van advisering onder verantwoordelijkheid wordt verwezen naar artikel 9 van de Verordening.

De Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit legt de gemeenteraad eenmaal per jaar een verslag voor van de door haar verrichte werkzaamheden. In het verslag wordt verantwoording afgelegd als bepaald in artikel 15van de Verordening. Niet wettelijke taken De Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit krijgt de opdracht om naast de reguliere taken de volgende (niet wettelijk verplichte) taken uit te voeren:

Taak en werkzaamheden De commissie heeft als taak de raad en burgemeester en wethouders te adviseren bij de uitoefening van hun taken en bevoegdheden op grond van de wet met het oog op het bereiken en in stand houden van een goede omgevingskwaliteit en al hetgeen daarmee verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn. Daaronder wordt in elk geval begrepen het geven van voorlichting over de doelstelling van een goede omgevingskwaliteit en over de werkzaamheden van de commissie.

Ter uitvoering van haar taak: een omgevingsplanactiviteit die betrekking heeft op een voorbeschermd gemeentelijk monument of een gemeentelijk monument; een omgevingsplanactiviteit in geval de commissie in het omgevingsplan als adviseur is aangewezen; een andere activiteit in geval burgemeester en wethouders een advies nodig achten met het oog op het bereiken en in stand houden van een goede omgevingskwaliteit; adviseert de commissie op verzoek van burgemeester en wethouders over het door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap aanwijzen van een onroerende zaak als rijksmonument ingevolge artikel 3.1, eerste lid, van de Erfgoedwet of over het aan een locatie geven van de functieaanduiding gemeentelijk monument op grond van artikel 4.2, eerste lid, van de wet; adviseert de commissie op verzoek van burgemeester en wethouders of uit eigen beweging over het ontwikkelen van beleid inclusief omgevingsvisie, omgevingsplan en maatwerkregels voor de omgevingskwaliteit; adviseert de commissie op verzoek van burgemeester en wethouders in een geval van een verkenning als bedoeld in artikel 5.48, tweede lid, van de wet en in andere gevallen waarin burgemeester en wethouders een advies nodig achten in verband met een verkenning van een mogelijk bestaande of toekomstige opgave in de fysieke leefomgeving; informeert de commissie op verzoek van burgemeester en wethouders planindieners

en ontwerpers gedurende het ontwerpproces; voert de commissie op verzoek van burgemeester en wethouders vooroverleg met planindieners over een in te dienen aanvraag om een omgevingsvergunning; adviseert de commissie op verzoek van burgemeester en wethouders over het stellen van maatwerkvoorschriften in verband met het uiterlijk van bouwwerken, de zorg voor cultureel erfgoed en andere zaken die de omgevingskwaliteit betreffen; adviseert de commissie op verzoek van burgemeester en wethouders over het geven van beschikkingen op grond van regels in verordeningen op grond van artikel 149 van de Gemeentewet die een eis ten aanzien van de omgevingskwaliteit bevatten, zoals regels over reclame in de openbare ruimte, voorwerpen op of aan de weg, standplaatsvergunning, exploitatievergunning horecabedrijven en ligplaatsvergunning. Aanwijzing van besluiten waarover verplicht advies moet worden gevraagd: Verplichte advisering Burgemeester en wethouders winnen advies van de commissie in omtrent een te nemen beslissing als bedoeld in artikel 2, tweede lid, onder a, onderdelen 1 ̊tot en met 3 ̊, en onder b van de verordening Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit gemeente Middelburg 2022 Taakomschrijving commissieleden De voorzitter De voorzitter is verantwoordelijk voor het functioneren van het team en de kwaliteit van de advisering.

Zij/hij let erop dat het team adviseert binnen de kaders van het gemeentelijk ruimtelijk beleid. Tijdens de openbare vergadering treedt de voorzitter op als gastheer/-vrouw voor alle aanwezigen. Zij/hij legt in het kort de vergaderprocedure uit en informeert wie van de aanwezigen bij een bepaald plan wil inspreken. De voorzitter leidt de discussie. Zij/Hij zorgt ervoor dat na een eventuele discussie over een advies aanvraag een voor alle aanwezigen korte en heldere samenvatting wordt gegeven. De voorzitter bewaakt de voortgang van de agenda. De voorzitter organiseert met het team een jaarlijkse inhoudelijke evaluatie van de werkzaamheden. De resultaten van deze evaluatie worden opgenomen in het jaarlijks verslag van het adviesteam. De secretaris De ambtelijke secretaris draagt er zorg voor dat de haar/hem (bijtijds) aangeboden (bouw)plannen op de agenda voor de vergadering van de Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit worden geplaatst. De secretaris

verzorgt de voorbereiding van de aanbieding van de ter advisering overgelegde plannen in de ruimste zin des woords (overleggen kleurmonsters, toe te passen materialen, ondersteunend fotomateriaal, etc.). Na de behandeling van de adviesaanvragen is de secretaris verantwoordelijk voor het opstellen van de notulen van de vergadering. De notulen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de voorzitter. Verder is de secretaris verantwoordelijk voor een snelle administratieve adviesverwerking door de ambtelijk ondersteuner(s) van de secretaris van de Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit. De adviezen worden door hem ondertekend en eventueel met de afgestempelde tekeningen retour gezonden naar de aanvragers. 3. Werkwijze Vergunningverlening en Handhaving (cluster vergunningverlening) De procedure begint met een selectie van (bouw)plannen bij het cluster Vergunningverlening in plannen die worden voorgelegd aan de Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit, aan het ambtelijke Sneltoetsteam. Vergunningverlening toetst een bouwplan eerst op de vereisten in het omgevingsplan. Ten behoeve van de toets aan ruimtelijke kwaliteit beoordeelt de ambtenaar of het (bouw)plan is voorzien van de nodige bescheiden om het te kunnen toetsen. Welke gegevens wettelijk nodig zijn, is vastgelegd in de Omgevingsregeling.

De ambtenaren verantwoordelijk voor het aanbieden van (bouw)plannen aan de secretaris voorzien zover mogelijk de plannen van een zogenaamd préadvies. 4. Werkwijze van de Adviescommissie Vooroverleg over (bouw)plannen De gemeente Middelburg biedt de aanvrager de mogelijkheid om een nog niet formeel aangevraagd (bouw)plan in het kader van het zogenaamde vooroverleg te laten behandelen. Het aanbieden van een dergelijk plan doorloopt analoog de hiervoor en de hierna nog te omschrijven behandeling van aanvragen ter verkrijging van een ruimtelijk advies in het kader van aanvragen om omgevingsvergunningen. Openbaarheid van vergaderen De behandeling geldt voor de beraadslaging over (bouw)plannen, de beoordeling daarvan en voor de adviezen. De commissievergadering of een gedeelte daarvan is niet openbaar in gevallen als bedoeld in art. 10, eerste lid, van de Wet openbaarheid van bestuur en in gevallen waarin het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de in art. 10, tweede lid, van die wet genoemde belangen. De Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit vergadert in de regel één keer per drie weken. De Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit beraadslaagt en besluit indien de voorzitter en de vaste leden of diens plaatsvervangers aanwezig zijn.

Naast de ambtelijke toetsing kunnen tevens één of meerdere externe adviseurs worden ingeschakeld voor het, buitenom de reguliere vergaderingen, toetsen van (onderdelen van) bouwplannen. Publicatie agenda Via het huis-aan-huis blad en de website van de gemeente worden burgers op de hoogte gehouden van het tijdstip en plaats van de commissievergaderingen. De agenda wordt gepubliceerd op de website van de gemeente. Toelichting opdrachtgever / ontwerper Indien de aanvrager van de omgevingsvergunning hierom bij het indienen van de aanvraag om omgevingsvergunning heeft verzocht wordt deze door of namens de Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit in staat gesteld tot het geven van een toelichting op het (bouw)plan (artikel 8, lid 2 Verordening). Opdrachtgevers en ontwerpers worden altijd in de gelegenheid gesteld om de behandeling van hun plan bij te wonen en toe te lichten. Indien zij bij de behandeling aanwezig willen zijn en gebruik willen maken van het spreekrecht vermelden ze dit rechtstreeks bij de secretaris van de Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit. De gemeente zorgt voor de uitnodigingen.

Het ruimtelijk advies De Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit brengt heldere en goed beargumenteerde adviezen uit aan burgemeester en wethouders over de vraag of ‘het uiterlijk en de plaatsing van een (bouw)werk of een standplaats, zowel op zichzelf als in verband met de omgeving of de te verwachten ontwikkeling daarvan, niet in strijd is met de redelijke eisen van welstand’ (in het omgevingsplan). Dit wordt beoordeeld aan de hand van de criteria zoals opgenomen in de nota Ruimtelijke Kwaliteit. Een ruimtelijk advies kan de volgende uitkomsten hebben: - Advies positief De Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit is van oordeel dat het plan volgens de van toepassing zijnde criteria voldoet aan/niet in strijd is met redelijke eisen van welstand. Het verkrijgt dan een positief advies. Desgewenst motiveert de commissie haar advies schriftelijk.

- Advies positief mits De Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit adviseert ‘iets positief’ met een mits aan het college van burgemeester en wethouders omdat het plan volgens de van kracht zijnde criteria niet strijdig is met de redelijke eisen van welstand maar er ontbreekt uit oogpunt van ruimtelijke kwaliteit nog een ondergeschikt onderdeel of meerdere ondergeschikte onderdelen. Formeel is het bouwplan daarmede ‘niet strijdig’. Het ‘mits’ wordt in de praktijk gehanteerd om bijvoorbeeld aanvullende bemonstering in een later stadium af te spreken of een nadere detailtekening te leveren. ‘Mits’ is bedoeld om de planprocedures niet onnodig op te houden. Burgemeester en wethouders kunnen deze om redenen van efficiëntie, als voorwaarde(n) opnemen in de omgevingsvergunning. - Advies negatief De Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit is van oordeel dat het (bouw)plan strijdig is met de redelijke eisen van welstand. Een ‘negatief’ welstandsadvies betekent dat een (bouw)plan ingrijpend moet worden gewijzigd. Adviseert het adviesteam ‘niet akkoord’, dan geeft ze een nauwkeurige schriftelijke motivering. Deze bevat een korte omschrijving van het ingediende plan, een verwijzing naar de van toepassing zijnde criteria en een samenvatting van de beoordeling van het plan op die punten.

- Advies negatief tenzij De Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit is van oordeel dat het (bouw)plan strijdig is met redelijke eisen van welstand en/of de criteria uit de gemeentelijke nota Ruimtelijke Kwaliteit. De ‘strijdigheid’ is beperkt. De strijdigheid wordt nauwkeurig geformuleerd. Het ‘mits’ kan niet als voorwaarde worden opgenomen in de omgevingsvergunning. - Uitgesteld Indien de Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit van oordeel is dat het (bouw)plan, met de voorliggende informatie en/of zonder bezoek ter plaatse, niet kan worden beoordeeld, wordt het formuleren van een definitief advies uitgesteld. Ook na een (oriënterend) gesprek met de architect/opdrachtgever over een nog te summier uitgewerkt (schets)plan kan het formuleren van een definitief advies worden uitgesteld. - Second opinion Alvorens een second opinion te vragen bieden burgemeester en wethouders eerst de Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit de mogelijkheid tot heroverweging van het eerder uitgebrachte advies. Indien alsnog om een second opinion wordt gevraagd wordt dit gemeld aan de Adviescommissie Ruimtelijke Kwaliteit. Voor een second opinion wordt gebruikt gemaakt van de procedure van de Federatie Ruimtelijke Kwaliteit. 5. Aanvulling, evaluatie en aanpassing van de nota Ruimtelijke Kwaliteit Jaarverslag Adviesteam Ruimtelijke Kwaliteit