25-149 rvs Opheffing geheimhouding documenten

raadsvoorstel volgnummer

13 november 2025 25-149

onderwerp

Opheffing geheimhouding documenten

behandelen in raadscommissie

Algemeen Bestuur

portefeuillehouder

Yvonne van Mastrigt Bestuur en ondersteuning Jeanette van der Weele j.van.der.weele@middelburg.nl 0118-675204

datum vergadering

programma behandeld door e-mail telefoon

Conceptbesluit

De raad besluit: De geheimhouding van de documenten in de bijlage ‘Lijst met stukken waarvan de geheimhouding opgeheven mag worden’ op te heffen. Aanleiding

De raad stelt als beleidsregel dat het aantal geheime stukken zoveel mogelijk wordt beperkt en dat het register van stukken waarvoor nog geheimhouding geldt actueel wordt gehouden. Dit conform de motie van 16 april 2020, het raadsvoorstel van augustus 2020 en het Protocol geheimhouding Middelburg 2023. Daarin is vastgelegd dat de raad tweemaal per jaar een besloten vergadering houdt waarin wordt beoordeeld of de bekrachtigde geheimhouding kan worden opgeheven. Ter uitvoering van dit beleid en het Protocol is de totale lijst met bekrachtigde documenten (van 7 november 2016 t/m 2 juli 2025) ambtelijk doorgenomen en daarbij is bezien of geheimhouding nog actueel is. Dit heeft geresulteerd in het overzicht in de bijlage van documenten waarvan de geheimhouding kan worden opgeheven. N.b. hierbij is van belang dat bij de stukken van de raadsvergadering van 29 september 2022 enkel bijlage 1b openbaar mag worden, bijlage 3 dient geheim te blijven. Bij de stukken van de raadsvergadering van 15 december 2022 bijlage 1 en 2 openbaar mogen worden, het raadsvoorstel dient geheim te blijven. Met dit raadsvoorstel leggen wij de opheffing van de geheimhouding van de documenten op dit overzicht dan ook aan de raad voor. Effect

Door tweemaal per jaar te beoordelen of geheimhouding nog actueel is, wordt bereikt dat de lijst van geheime documenten actueel blijft en beperkt blijft tot van belang zijnde documenten. Argumenten

1.1 Het actueel houden van de lijst met geheime documenten. Door periodiek de lijst te bezien worden documenten niet langer dan gewenst als geheim gekwalificeerd. 2.1 Voorkomen van het ontstaan van een grote lijst met geheime stukken. Door het screenen van de op de lijst staande documenten wordt de lijst beperkt gehouden tot de daadwerkelijke van belang zijnde documenten en wordt voorkomen dat er documenten zijn die vrijwel onbeperkt geheim blijven. 3.1 Uitvoering geven aan het Protocol geheimhouding gemeenteraad Middelburg 2023. Aan het punt van het tweemaal per jaar beoordelen of geheimhouding nog actueel is, dat is opgenomen in het door de gemeenteraad vastgestelde Protocol, wordt hiermee uitvoering gegeven 1

Kanttekeningen

Geen.

Financiën

Aan deze actualisatie zijn geen kosten verbonden.

Duurzaamheid

N.v.t. Communicatie en participatie

N.v.t. Uitvoering

Tweemaal per jaar wordt in de gemeenteraad de geheimhouding beoordeeld. De geheimhouding van de documenten op de lijst in de bijlage wordt opgeheven. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

N.v.t. Bijlagen

Lijst met stukken waarvan de geheimhouding opgeheven mag worden.

Middelburg, 9 september 2025 Burgemeester en wethouders van Middelburg de secretaris,

Garmt Kolhorn de burgemeester,

Yvonne van Mastrigt

2