25-146 rvs doorontwikkeling griffie

raadsvoorstel volgnummer

13 november 2025 25-146

onderwerp

Doorontwikkeling griffie

behandelen in raadscommissie

Algemeen Bestuur Yvonne van Mastrigt Bestuur en ondersteuning Alex Rijpert a.rijpert@middelburg.nl 0118 675566

datum vergadering

portefeuillehouder programma behandeld door e-mail telefoon

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. In te stemmen met de doorontwikkeling naar een strategischer griffie zoals in het rapport GriffieFIT aanbevolen: a. Zet in op een stapsgewijze ontwikkeling van de griffie, op het gebied van; o Informatiemanagement en advisering o Advisering op raadsvoorstellen en termijnkalender o Steviger commissiegriffierschap b. Zet in op een toekomstbestendig team op de griffie; o Breidt de griffie uit: ▪ Maak tijdelijke uitbreiding van 0,2 fte van de raadsadviseur structureel (vanaf 1 juli 2026) ▪ Voeg een griffiemedewerker toe voor 28 uur (0,78 fte) (z.s.m.) o Zet in op strakkere taakverdeling binnen de griffie o Stel functieprofielen vast o Herijk gevraagd niveau en bijbehorende inschaling van de functies en zorg daarbij voor een logische opbouw c. Verstevig de positie van de griffie(r) ten opzichte van de organisatie; o Breng alle griffiemedewerkers officieel in dienst van de gemeenteraad o Breng de griffier in positie om leidinggevende te zijn van het griffieteam d. Speerpunt komende raadsperiode: gun jezelf als raad de best haalbare ondersteuning; o Blijf in gesprek over de ontwikkeling van de raad en de ondersteuning die daar bij hoort e. Professionaliseer het werkgeverschap van de raad; o Vul werkgeverschap structureel en planmatig in o Stuur mee op doorontwikkeling griffie o Leg als werkgeverscommissie verantwoording af aan de raad f.

Investeer in de nieuwe raad 2026-2030, waarbij met de nieuwe raad in gesprek wordt gegaan over de ambities op langere termijn. 2.

De kosten voor het structureel maken van de formatieuitbreiding voor de raadsadviseur met 0.2 fte (€ 25.000) en die van de toe te voegen griffiemedewerker met 0.78 fte (€ 50.000) structureel op te nemen in de kadernota 2027-2030 en de kosten voor begrotingsjaar 2026 als incidenteel tekort te verwerken in de Bestuurlijke tussenrapportage 2026;

3.

De griffier en werkgeverscommissie te vragen de hiertoe benodigde voorbereidingen te treffen, zoals het opstellen van functieprofielen, en daarna een raadsvoorstel met verdere financiële consequenties ter vaststelling voor te leggen;

1

Aanleiding

Begin 2025 is op initiatief van de werkgeverscommissie in de aanloop naar de verkiezingen in 2026 een traject gestart om te bepalen wat de gemeenteraad wenst aan ondersteuning van de griffie en in hoeverre de huidige inrichting van de griffie daarop aansluit. In dat traject is in het voorjaar een enquête gehouden en hebben interviews plaatsgevonden. Net voor de zomer is bijgevoegd rapport opgeleverd door het bureau (Necker) dat hiervoor is ingezet. Begin september heeft de werkgeverscommissie het rapport besproken met fractievoorzitters. Omdat de werkgeverscommissie daar steun ondervond om met de aanbevelingen aan de slag te gaan is dit voorstel opgesteld, zodat de raad de ontwikkelrichting vastlegt. Effect

Uit het onderzoek blijkt dat er enkele ontwikkelambities zijn bij de raad die gelegen zijn op het gebied van informatiemanagement, kwaliteit van raadsvoorstellen en doorontwikkeling van de termijnagenda. Met het uitvoeren van de aanbevelingen worden de voorwaarden geschapen om daar invulling aan te geven. Daarnaast geeft het de mogelijkheid om op termijn te groeien naar een strategischer griffie, passend bij de nog te bepalen specifieke ambities. Argumenten

1. De raad staat open voor een bescheiden, stapsgewijze ontwikkeling van de griffie Uit het onderzoek (enquête en gesprekken) blijkt dat de raad tevreden is over de griffie, maar dat men open staat voor stapsgewijze ontwikkeling, waarmee de griffie zich kan blijven aanpassen aan toekomstige behoeften. Hierbij zijn als voorbeelden genoemd: informatiemanagement, kwaliteit raadsvoorstellen en termijnkalender, steviger commissiegriffierschap. 2. Om de ontwikkeling mogelijk te maken is uitbreiding van capaciteit nodig Binnen de huidige formatie is weinig ruimte voor doorontwikkeling en uitbreiding van taken. 3. Een zelfstandige positie van de griffie is gebaat bij werkgeverschap door de raad Deze huidige werkwijze met het werkgeverschap voor de griffiemedewerkers door het college doet af aan de zelfstandige positie van de griffie en beperkt daarmee de onafhankelijkheid van het college en de ambtelijke organisatie die de griffie hoort te hebben. De griffier krijgt hiermee leidinggevende taken in het pakket. 4. Aanpassingen in de functies kan leiden tot aangepaste of nieuwe functieprofielen Belangrijk advies betreft het verstevigen van het commissiegriffierschap. Dit advies moet worden vertaald naar een functieprofiel dat past bij die ambitie. De huidige inschaling past volgens het advies niet bij een doorontwikkeld commissiegriffierschap.

Ook wordt geadviseerd de functie van raadsadviseur/plaatsvervangend griffier op termijn te herijken evenals die van de griffier. Allen afhankelijk van de daadwerkelijke doorontwikkeling. Als bijlage bij het rapport is een inschalingsadvies meegegeven voor de functies zoals die worden geadviseerd naar aanleiding van het onderzoek. Voor dit advies is een benchmark gebruikt van vergelijkbare gemeentes qua grootte maar ook een vergelijking met de Zeeuwse gemeenten, in het kader van de regionale arbeidsmarkt. Kanttekeningen

1. Doorontwikkeling vraagt tijd Met dit besluit zet de raad een ontwikkeling in gang die de komende jaren zal worden doorgevoerd. Stapsgewijs zullen de aanpassingen worden doorgevoerd. Via het griffieplan en verantwoording over dat plan kan hier door de werkgeverscommissie invulling aan gegeven worden. 2. Doorontwikkeling gaat gepaard met kosten Omdat er sprake is van extra capaciteit vraagt de doorontwikkeling om middelen. Nog niet alles is in beeld maar ook de eventuele aanpassingen in de profielen of herwaardering, als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan, heeft financiële gevolgen.

2

Financiën

Omdat enkele posten voorwaardelijk zijn en moeten landen in de functieprofielen is op dit moment nog niet duidelijk hoeveel kosten de opvolging van de aanbevelingen met zich meebrengen. De eventuele kosten worden later aan u voorgelegd. Wel is al een inschatting te geven van twee concrete punten, zijnde structurele uitbreiding met 0,2 fte van de raadsadviseur/plaatsvervangend griffier: € 25.000 en voor de toe te voegen griffiemedewerker: € 50.000. Per saldo stijgen de salarislasten hierdoor met € 75.000 op jaarbasis. Voorgesteld wordt deze additionele salarislasten mee te nemen in de kadernota 2027-2030 en de kosten in 2026 incidenteel als tekort te verwerken in de Bestuurlijke tussenrapportage 2026. Duurzaamheid

Niet van toepasing. Communicatie en participatie

Niet van toepassing. Uitvoering

De werkgeverscommissie en de griffie werken de aanbevelingen uit de rapport GriffieFIT uit en komen met een voorstel naar de raad. Dit zal in het griffieplan 2026 verder uitwerking krijgen. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

Niet van toepassing. Bijlagen

1.

Adviesrapport: Een fitte griffie voor de Zeeuwse provinciehoofdstad;

Middelburg, 9 oktober 2025 De werkgeverscommissie

Bas van der Reest Martin Bos Mehmet Kavsitli

3