25-139 rvs Definitief gewijzigde gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief - vervallen

Raadsvoorstel - vervallen volgnummer

13 november 2025 25-139

onderwerp

Definitief gewijzigde gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief 2026 en 2027

behandelen in raadscommissie

Algemeen Bestuur

portefeuillehouder

Carla Doorn Sport, cultuur en recreatie Tjitske Houkes t.houkes@middelburg.nl (0118) 67 51 70

datum vergadering

programma behandeld door e-mail telefoon

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. In te stemmen met de wijziging gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief ingaande per 1-1-2026. 2. In te stemmen met de wijziging gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief ingaande per 1-1-2027. 3. Het college van B&W te mandateren om beide regelingen namens de gemeente te ondertekenen. Aanleiding

In GR Zeeuws Archief zitten nu de deelnemende partijen gemeente Middelburg, gemeente Veere en het Rijk (de minister van OCW). Zij vormen het bestuur van de GR Zeeuws Archief. Een gewijzigde GR is noodzakelijk vanwege de uitbreiding van de deelnemende partners per 1-1-2026 en de uittreding van het Rijk per 1-1-2027. In de raadsvergadering van 2 juli (bijlagen 3 en 4) heeft u besloten geen zienswijze in te dienen over de voorgestelde wijziging van de gemeenschappelijke regeling. De bestaande partners en de nieuw toe te treden partners hebben ook de mogelijkheid gehad om een zienswijze in te dienen. Deze zienswijzen zijn verwerkt in de definitieve tekst Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief per 1-12026 en per 1-1-2027. Volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen volgt na de zienswijzeronde de formele besluitvorming over de definitieve regeling. Op dit moment kunt u uitsluitend besluiten om al dan niet in te stemmen met de voorliggende definitieve tekst van de gemeenschappelijke regeling. Het indienen van een nieuwe zienswijze is niet meer mogelijk. Effect

Een gezonde, toekomstbestendige en (bestuurs)krachtige gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief. Argumenten

1.1 en 2.1 Een wijziging in de GR is noodzakelijk vanwege toetreding van nieuwe GR partners en de uittreding van het Rijk (OCW) De aangepaste definitieve GR teksten (bijlage 1 en 2) is ambtelijk financieel, procesmatig en juridisch beoordeeld. Alle ingediende zienswijzen zijn meegenomen in de definitieve GR. De definitieve regeling is ook, net als de eerder ingestemde concepttekst, voorgelegd aan de werkgroep Verbonden Partijen van de Vereniging Zeeuwse Gemeenten (VZG). Deze werkgroep begeleidt de aanpassingen van de gemeenschappelijke regelingen aan de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr 2022) en heeft de geactualiseerde afspraken vastgelegd in het document Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland. De analyse van de wetswijziging is door de werkgroep Verbonden Partijen vastgelegd in het document Samen kom je verder. Tot slot is de tekst nog voorgelegd aan een externe jurist van kantoor Boels Zanders, welk kantoor ten behoeve van de RHC’s in Nederland het proces heeft begeleid. 1

1.2 Wij kunnen ons vinden in de definitieve gewijzigde Gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief 2026 Na de zienswijzeronde heeft de nu voorliggende definitieve regeling een aantal wijzigingen ten opzichte van de eerder ingestemde concepttekst. De wijzigingen ten opzichte van de eerdere concepttekst zijn terug te vinden in bijlage 5. 1.3 In 2026 treden de nieuwe partners toe aan de GR Dit is nog met alle bestaande partners er bij (gemeente Middelburg, OCW en gemeente Veere). De nieuwe partners zijn: Provincie Zeeland, Waterschap Scheldestromen, en de gemeenten Schouwen-Duiveland, Terneuzen en Vlissingen. 1.4 Uitbreiding van de GR partners is belangrijk vanwege bestuurskracht Het is voor Zeeland belangrijk dat de bestuurskracht van het Zeeuws Archief vergroot wordt door meer partners te betrekken bij de publiekrechtelijke archief-wettelijke taak, om daarmee in de regio meer draagvlak, bestuurlijke uitvoeringskracht en betrokkenheid te krijgen. Hierdoor wordt het Zeeuws Archief gezonder, toekomstbestendiger en wordt het (bestuurs)krachtiger. Op deze manier is de publiekrechtelijke taak op een juiste en toekomstgerichte manier georganiseerd. 1.5 De wijziging van de GR betekent een andere stemverhouding in 2026 binnen het algemeen bestuur Gemeente Veere heeft in de gewijzigde GR 2026 2/52 stem. In de huidige GR is dit 1/6 stem.

De deelnemers hebben een gewogen stem toegekend gekregen naar rato van de financiële bijdrage, die gerelateerd is aan het aantal meters archief van de desbetreffende overheid, specifieke afspraken omtrent overnemen depotruimte en personeel, en de eDepot-bijdrage. Voor de digitale archieven geldt een landelijke formule, waarvan het inwoneraantal van de overheid deel uitmaakt. 2.2 Wij kunnen ons vinden in de definitieve gewijzigde Gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief 2027 Na de zienswijzeronde heeft de nu voorliggende definitieve regeling een aantal wijzigingen ten opzichte van de eerder ingestemde concepttekst. De wijzigingen ten opzichte van de eerdere concepttekst zijn terug te vinden in bijlage 5. 2.3 De wijziging van de GR betekent een andere stemverhouding in 2027 binnen het algemeen bestuur Gemeente Veere heeft in de gewijzigde GR 2027 1/19 stem. In de huidige GR is dit 1/6 stem en in de GR van 2026 is dit 2/52 stem. De deelnemers hebben een gewogen stem toegekend gekregen naar rato van de financiële bijdrage, die gerelateerd is aan het aantal meters archief van de desbetreffende overheid, specifieke afspraken omtrent overnemen depotruimte en personeel, en de e-Depot-bijdrage. Voor de digitale archieven geldt een landelijke formule, waarvan het inwoneraantal van de overheid deel uitmaakt.

3.1 Het is gebruikelijk dat het college van B&W wordt gemandateerd Het is gebruikelijk dat, nadat de gemeenteraad heeft ingestemd met de inhoud van de gemeenschappelijke regeling, het college wordt gemandateerd om de regeling namens de gemeente te ondertekenen. Hiermee wordt de formele uitvoering van het raadsbesluit gewaarborgd en wordt voorkomen dat de regeling nogmaals terug naar de gemeenteraad moet voor een handeling van administratieve aard. Kanttekeningen

1.1 en 2.1 Wanneer er niet ingestemd wordt met de definitieve gewijzigde definitieve regelingen treden we uit de Gemeenschappelijke Regeling Volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen volgt na de zienswijzeronde de formele besluitvorming over de definitieve regeling. Op dit moment kan de gemeenteraad uitsluitend besluiten om al dan niet in te stemmen met de voorliggende definitieve tekst van de gemeenschappelijke regeling. Het indienen van een nieuwe zienswijze is niet meer mogelijk. Bij niet instemmen op de definitieve gewijzigde gemeenschappelijke regelingen nemen we dus geen deel maar aan deze regeling. 1.2 Uitbreiding van de GR partners brengt geen financiële consequenties met zich mee voor de huidige partners Voor overheden die een dienstverleningsovereenkomst met het Zeeuws Archief hebben, betekent toetreding tot de GR geen verhoging van de financiële bijdrage. Die blijft gelijk. Dat geldt ook voor de bijdrage van de huidige 2

partners in de gemeenschappelijke regeling. De deelname aan de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief betekent voor de nieuwe en de bestaande partners dus geen wijziging in de bestaande bijdragen. Ook blijft de rijksbijdrage gelijk. Alle bijdragen worden geïndexeerd, zoals gebruikelijk. Voor een overzicht zie bijlage 6. 2.2 Het Rijk blijft haar jaarlijkse vergoeding verlenen Hiervoor is voor onbepaalde tijd een bestuursconvenant afgesloten met alle RHC’s. Dit houdt in dat de vergoeding geen eindtijdstip heeft. Reden hiervoor is het bewerkstelligen van een duurzame samenwerking.

Financiën

De wijziging heeft geen financiële consequenties.

Duurzaamheid

Niet van toepassing Communicatie en participatie

Er wordt pas extern gecommuniceerd nadat ook de andere (nieuwe) GR partijen een besluit hebben genomen. Uitvoering

Na besluitvorming brengen we het Zeeuws Archief op de hoogte. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

Niet van toepassing Bijlagen

Bijlage 1: Gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief per 1-1-2026 Bijlage 2: Gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief per 1-1-2027 Bijlage 3: Raadsbesluit Wijziging gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief 2026 Bijlage 4: Raadsbesluit Wijziging gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief 2027 Bijlage 5: Wijzigingen GR 2026 en 2027 ten opzichte van concepttekst GR Bijlage 6: Financiële bijdragenoverzicht gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief 2026

Middelburg, 7 oktober 2025 Burgemeester en wethouders van Middelburg de waarnemend secretaris,

Garmt Kolhorn de burgemeester,

Yvonne van Mastrigt

3