25-102 rvs Wijziging gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief 2026

raadsvoorstel volgnummer

2 juli 2025 25-102

onderwerp

Zienswijzeprocedure wijziging GR Zeeuws Archief

behandelen in raadscommissie

Algemeen Bestuur

portefeuillehouder

Carla Doorn Sport, cultuur en recreatie Renske Brandhoff r.brandhoff@middelburg.nl 0118-675388

datum vergadering

programma behandeld door e-mail telefoon

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. Geen zienswijze in te dienen over de voorgestelde wijziging van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief per 2026; 2. Geen zienswijze in te dienen over de voorgenomen toetreding van de colleges van burgemeester en wethouders van Terneuzen, Schouwen-Duiveland en Vlissingen, het college van gedeputeerde staten van de provincie Zeeland en het dagelijks bestuur van het waterschap Scheldestromen tot de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief per 2026. Aanleiding

Uittreding Rijk uit de gemeenschappelijke regeling (GR): De GR van het Zeeuws Archief dient aangepast te worden als gevolg van meerdere (aanstaande) wijzigingen. Zo hebben de colleges van burgemeester en wethouders van Terneuzen, Schouwen-Duiveland en Vlissingen, het college van gedeputeerde staten van de provincie Zeeland en het dagelijks bestuur van het waterschap Scheldestromen kenbaar gemaakt dat zij voornemens zijn om tot de GR Zeeuws Archief toe te treden per 1 januari 2026. Als gevolg van deze toetreding is een wijziging van de GR Zeeuws Archief vereist. Daarnaast zal er een wijziging van de Archiefwet zal plaatsvinden. Na inwerkingtreding van deze wijziging van de Archiefwet zal de minister van OCW als deelnemer uit de GR Zeeuws Archief uittreden. Deze uittreding is in 2018 aangekondigd door de toenmalig minister. Daarvoor is opnieuw een wijziging van de GR Zeeuws Archief vereist. Eerder was de beoogde ingangsdatum hiervoor 1 januari 2025. De gemeenteraad heeft toen een aanpassing van de GR Zeeuws archief voor zienswijze behandeld. Door vertraging bij de behandeling van de Archiefwet, is de inwerkingtreding uitgesteld. De 'gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief per 2025' is daarom niet meer uitvoerbaar. De wijziging van de Archiefwet vindt nu zeer waarschijnlijk per 1 januari 2027 plaats.

OCW heeft wel de intentie om een langdurige samenwerking met de RHC’s te behouden en ook de bekostiging voor een lange termijn beschikbaar te stellen en heeft dat ook vastgelegd in een bestuurlijk convenant. Nu er binnen korte tijd twee GRwijzigingen op stapel staan, is er met het ministerie van OCW voor gekozen om de beide wijzigingen via één procedure aan de raden voor te leggen. De GR-wijziging waaraan het ministerie van OCW niet langer deelneemt (‘versie 2027'), is daarbij de eindversie. Voor de periode van 1 januari 2026 tot het uittreden van OCW is een overgangsregeling opgesteld. Deze overgangsregeling benadert al zoveel mogelijk de eindversie, maar hierin is de minister van OCW nog als deelnemer opgenomen en vormt de wettelijke grondslag nog de nu geldende Archiefwet 1995. De wijzigingen in de tweede tekst (‘versie 2027') worden in een apart voorstel aan u voorgelegd. Wijziging gemeenschappelijke regeling 2026 (bijlage 1 en 2): In de GR-tekst 2026 is een aantal wijzigingen opgenomen. De wijzigingen zijn te vinden in de ontwerpwijzigingsregeling. De belangrijkste wijzigingen zijn als volgt: • Na toestemming van de betreffende raden, provinciale staten en het algemeen bestuur van het waterschap Scheldestromen, zijn nieuwe Zeeuwse overheden als deelnemer opgenomen in de regeling. 1

•

• • •

Artikel 6: stemverhouding. In de regeling is voor het algemeen bestuur een stemverhouding opgenomen. De stemverhouding is gebaseerd op de financiële bijdrage van de deelnemers. Middelburg heeft in deze variant één stem extra ten opzichte van de gemeenten Schouwen-Duiveland en Terneuzen, zodat de verhouding tussen de minister en andere deelnemers in balans blijft. Artikel 16: indexering. Voor de decentrale overheden is een indexeringspercentage ingevoegd dat wordt bepaald volgens dezelfde indexeringsmethodiek als de VZG-indexeringsnorm. Het Rijk volgt een eigen indexeringsnorm. Artikel 22: reserve. In de huidige regeling mag de reserve 10% van de deelnemersbijdragen zijn. In dit voorstel is de reservepositie gewijzigd naar een algemene reserve van maximaal 5%. Artikel II: hierin is vermeld dat de artikelen die over uittreding gaan niet op de minister van toepassing zijn. Voor de minister gelden de uittredingsartikelen zoals die in de bestaande GR (versie 2024) zijn geformuleerd. Reden daarvoor is dat de minister -op basis van het afgesloten bestuurlijk convenant- na uittreden dezelfde structurele financiële bijdragen blijft inbrengen.

Effect

De gemeenteraad heeft de mogelijkheid om bij wijziging van een gemeenschappelijke regeling een zienswijze in te dienen. De aan u voorgelegde wijzigingen zijn benodigd in het proces van uittreding van OCW uit de GR en voor het proces van toetreding van andere overheden in Zeeland. Daarmee zorgen we voor een toekomstbestendig en (bestuurs-)krachtig Zeeuws Archief. Argumenten

1. Toetreding van nieuwe GR-partners: Het is voor Zeeland belangrijk dat de bestuurskracht van het Zeeuws Archief vergroot wordt door meer partners te betrekken bij de publiekrechtelijke archief-wettelijke taak, om daarmee in de regio meer draagvlak, bestuurlijke uitvoeringskracht en betrokkenheid te krijgen. Uitbreiding van de GR zorgt dat de bestuurskracht van het Zeeuws Archief vergroot wordt. De Zeeuwse overheden die in de afgelopen periode toetreding hebben onderzocht, zijn de provincie Zeeland, waterschap Scheldestromen, en de gemeenten Terneuzen, Vlissingen en Schouwen-Duiveland. Middelburg en Veere blijven partners in de regeling. 2. Het Rijk blijft ook na uittreden langdurig betrokken: Hoewel in de GR-tekst OCW nog steeds partner in de regeling is, is deze wel toegeschreven naar de wijziging van de Archiefwet. Pas bij inwerkingtreding van de Archiefwet treedt OCW uit. In aanvulling op de taakopdracht in de Archiefwet is een bestuurlijk convenant vastgesteld tussen besturen van de RHC’s en de staatssecretaris van OCW. Daarin wordt benadrukt dat OCW de intentie heeft om een langdurige samenwerking aan te gaan met de RHC’s en daarmee ook de bekostiging voor een lange termijn beschikbaar te stellen. Het convenant is op 1 februari 2024 getekend en bevestigd in een side letter. 3.

Financiële bijdrage blijft gelijk: De wijziging van de GR heeft geen gevolgen voor de Middelburgse financiële bijdrage. De bijdrage per GR-deelnemer is opgenomen in bijlage 3. Kanttekeningen

1. Gelijktijdig met deze wijziging van de gemeenschappelijke regeling, ontvangt u een voorstel voor de zienswijzeprocedure bij de wijziging gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief 2027.

Financiën

Wat mag het kosten? Deze wijziging heeft geen gevolgen voor de hoogte van de financiële bijdrage. De bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. Hoe gaan we dat financieren? De bijdragen aan het Zeeuws Archief zijn opgenomen in de meerjarenbegroting. Zijn er significante gevolgen voor het weerstandsvermogen? n.v.t. 2

Duurzaamheid

n.v.t. Communicatie en participatie

n.v.t. Uitvoering

Naar aanleiding van eventuele zienswijzen zal met het Zeeuws Archief overlegd worden over de te nemen vervolgstappen. In het najaar van 2025 zal een voorstel aan de raad worden gedaan om toestemming te verlenen voor het toetreden van nieuwe deelnemers tot de GR Zeeuws Archief, en het tweemaal wijzigen van de regeling. Zodra alle stappen doorlopen zijn, kan de nieuwe regeling wordt vastgesteld en gepubliceerd worden. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

De regeling is opgesteld met behulp van advocatenkantoor Boels Zanders. Daarbij is een ambtelijk participatietraject doorlopen waarbij zowel de huidige deelnemers zijn betrokken, als de gemeenten, de provincie en het waterschap die voornemens zijn toe te treden. Bijlagen 1. GR-tekst per 1-1-2026 (integraal) 2. Ontwerpwijzigingsregeling 3. Financieel bijdragenoverzicht 2026

Middelburg, 3 juni 2025 Burgemeester en wethouders van Middelburg de secretaris,

Aart van den Brink de burgemeester,

Yvonne van Mastrigt

3