25-099 rvs Jaarstukken Zeeuws Archief 2024

raadsvoorstel volgnummer

2 juli 2025 25-099

onderwerp

Jaarstukken Zeeuws Archief 2024

behandelen in raadscommissie

Algemeen Bestuur

portefeuillehouder

Carla Doorn Sport, cultuur en recreatie Renske Brandhoff r.brandhoff@gmail.com 0118-675388

datum vergadering

programma behandeld door e-mail telefoon

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. Aan het Zeeuws Archief als zienswijze bij het positieve resultaat 2024 naar voren te brengen: bij het bepalen van de gewenste hoogte van de bestemmingsreserve personeel voortaan rekening te houden met het ziekteverzuimpercentage ten opzichte van de salarislasten. Aanleiding

Gemeenschappelijke regeling het Zeeuws Archief (ZA) is het Regionaal Historisch Centrum (RHC) van Zeeland. Op 23 april 2025 heeft het Dagelijks Bestuur van het ZA de jaarstukken 2024 ingediend bij de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling (bijlage 1). Het ZA sluit 2024 af met een positief resultaat. Artikel 22 van de gemeenschappelijke regeling van het ZA bepaalt dat een batig saldo kan worden bestemd voor vorming of toevoeging aan de reserve. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur. De gemeenteraden en minister kunnen hierover een zienswijze indienen. Het ZA stelt voor om het positieve resultaat toe te voegen aan de 'bestemmingsreservepersoneel' vanwege benodigde vervanging van langdurig ziek personeel in 2025. Effect

Het beheert en bewaart de archieven en collecties van Zeeuwse overheden, particulieren en bedrijven. De toevoeging van het positieve resultaat aan de bestemmingsreserve personeel draagt bij aan een gezonde bedrijfsvoering van de organisatie. Argumenten

1. Goedkeurende accountantsverklaring De accountant heeft de controle van de jaarrekening 2024 van het ZA uitgevoerd, en verstrekt een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid. 2. Afspraken gemeenschappelijke regeling Op basis van artikel 22.2 van de gemeenschappelijke regeling mag de reserve (in afwijking van de VZG-richtlijnen) niet meer bedragen dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen van de Minister en gemeenten dat jaar. De algemene reserve van het ZA blijft binnen deze norm met de voorgenomen toevoeging aan de bestemmingsreserve. 3. Bestemmingsreserve personeel Het voorstel van het dagelijks bestuur is om het positieve resultaat van € 302.447 toe te voegen aan de bestemmingsreserve personeel. De toevoeging zorgt voor een forse bestemmingsreserve. Het ZA houdt het ziekteverzuimpercentage ten opzichte van de totale salarislasten als uitgangspunt aan voor het bepalen van de hoogte van de bestemmingsreserve personeel. Het ZA meldt dat de extra toevoeging benodigd is vanwege ziek personeel in 2025 dat vervangen moet worden en inmiddels is ingehuurd. Deze uitgaven zijn terug te vinden in de 1

eerste begrotingswijziging 2025 en begroting 2026, waar budget aan de bestemmingsreserve onttrokken zal worden. De voorgestelde toevoeging van het positieve resultaat aan de bestemmingsreserve personeel zorgt voor een aanzienlijk hogere bestemmingsreserve. Ook na deze onttrekkingen blijft de bestemmingsreserve zo'n € 30.000 hoger dan het uitgangspunt dat het ZA hanteert. U wordt daarom voorgesteld om als zienswijze aan de gemeenteraad voor te stellen, hiermee voortaan rekening te houden bij het bepalen van de hoogte van de bestemmingsreserve personeel. Kanttekeningen

1. Alternatieve bestemming resultaat Een positief resultaat bij een gemeenschappelijke regeling kan worden bestemd aan een bestemd aan een algemene- of bestemmingsreserve, of worden uitbetaald aan de deelnemende partners van de GR. Het ZA heeft in dit geval daadwerkelijk aanzienlijke extra middelen nodig voor de vervanging langdurig ziek personeel. Advies is daarom om aan de gemeenteraad niet voor te stellen het resultaat uit te betalen. Financiën

Wat mag het kosten? Het toevoegen van het positieve saldo over 2024 aan deze bestemmingsreserve heeft geen financiële gevolgen. Hoe gaan we dat financieren? n.v.t. Zijn er significante gevolgen voor het weerstandsvermogen? n.v.t.

Duurzaamheid

n.v.t. Communicatie en participatie

Uitvoering

Na besluitvorming in de raadsvergadering volgt een reactie aan het ZA. Het algemeen bestuur stelt de jaarverantwoording vast en informeert de betrokkenen. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

In deze gemeenschappelijke regeling is het Rijk leidend. Toetsing aan VZG-richtlijnen door de VZGsamenstellingscommissie is daarom niet van toepassing. Bijlagen 1. Zeeuws Archief - brief jaarverantwoording 2024 2. Zeeuws Archief - jaarverantwoording 2024 Middelburg, 3 juni 2025 Burgemeester en wethouders van Middelburg de secretaris,

Aart van den Brink de burgemeester,

Yvonne van Mastrigt 2

3