25-097 Bijlage 5. Sociaal jaarverslag

P&O spiegel 2024 Sociaal jaarverslag

Gemeente Middelburg

Inhoudsopgave Voorwoord ................................................................................................................................................................................................................................................... 1 1. Organisatie............................................................................................................................................................................................................................................. 2 Visie op werken ..................................................................................................................................................................................................................................... 3 Organisatie-inrichting............................................................................................................................................................................................................................. 3 SROI ......................................................................................................................................................................................................................................................

3 Medewerkeronderzoek .......................................................................................................................................................................................................................... 3 Introductiebijeenkomsten en onboarding............................................................................................................................................................................................... 4 Externe inhuur ....................................................................................................................................................................................................................................... 4 Salariskosten ......................................................................................................................................................................................................................................... 4 2. Personeel ..............................................................................................................................................................................................................................................

5 In-, door- en uitstroom ........................................................................................................................................................................................................................... 5 Opleiding ............................................................................................................................................................................................................................................... 6 Gesprekkencyclus ................................................................................................................................................................................................................................. 6 Stages ................................................................................................................................................................................................................................................... 6 Samenstelling personeelsbestand ........................................................................................................................................................................................................

7 Arbo, zorg en integriteit ......................................................................................................................................................................................................................... 8 Verlof en levensfase .............................................................................................................................................................................................................................. 9

Voorwoord Voor u ligt het sociaal jaarverslag 2024. Het jaarverslag bevat informatie over de stand van de organisatie en de toepassing van het personeelsbeleid. Dit verslag is in eerste instantie bedoeld als verantwoording en verslaglegging van beleid. Het jaarlijks uitbrengen van het sociaal jaarverslag dient ook om de resultaten van de voortdurende ontwikkeling te monitoren en om waar mogelijk verbeteringen aan te brengen. Wij nodigen u uit om nader kennis te nemen van de inhoud van dit sociaal jaarverslag en danken alle medewerkers voor hun inzet in het bijzondere en uitdagende jaar 2024!

Middelburg, mei 2024 Burgemeester en wethouders van Middelburg.

1

1. Organisatie Verdeling formatie 2024 in fte totaal formatie: 472 fte Directie; 1 Stadsbeheer; 78

Bedrijfsvoering; 33 Wijk & bestuur; 37

Facilitaire zaken; 31 Vergunningverlening & handhaving; 57

Leefomgeving; 70 Toegang in Middelburg; 41

Samenwerking belastingen WSD; 48

Samenleving; 39 Publiekszaken; 37

2

Visie op werken In 2024 is het project Visie op werken opgestart. Het doel is o.a. om een prettige werkomgeving te creëren, die de samenwerking en ontmoeting bevordert en ervoor zorgt dat we een aantrekkelijke werkgever zijn en blijven. Hiervoor zijn verschillende onderzoeken uitgevoerd naar o.a. de mogelijkheden en beperkingen van de huidige werkomgeving, de verschillende manieren van werken tussen afdelingen/teams/medewerkers en een bezettingsgraadmeting. Dit is input voor een werkomgeving die moet bijdragen aan betrokken en vitale medewerkers. Dit project loopt door in 2025.

Organisatie-inrichting In 2023 is een organisatie-analyse uitgevoerd. De analyse was gericht op de vraag in hoeverre de inrichting en aansturing van de organisatie nog aansluit op de omvang en opgaven waar de gemeente voor staat. De aanleiding voor het onderzoek was de groei van de organisatie en de toenemende opgaven voor de gemeente. In 2024 is een besluit genomen om de bestaande organisatiestructuur te behouden en is een vervolg op dit project opgestart. In dit project is een projectteam (samengesteld vanuit verschillende afdelingen) gestart om een voorstel te maken voor o.a. verduidelijking en verbetering van de taakverdeling tussen afdelingshoofden, coördinatoren en strategisch adviseurs en een meer evenwichtige verdeling van afdelingen.

SROI In het laatste kwartaal is door Orionis en het UWV een analyse bij het cluster P&O uitgevoerd. Hier zijn werkzaamheden verzameld waaruit een takenpakket is samengesteld. Dit takenpakket wordt gematched met kandidaten die vanuit Orionis worden voorgesteld. In 2025 zal hier iemand op starten en zal er op andere afdelingen een soortgelijk traject worden doorlopen.

Medewerkeronderzoek In 2024 is een tweede medewerkersonderzoek uitgevoerd. Naast algemene vragen over werkbeleving stonden dit jaar de thema’s ‘binden en boeien van medewerkers’ en ‘veilige werkomgeving’ centraal. 82% van de medewerkers heeft de vragenlijst ingevuld. De resultaten geven een positief beeld over de gemeente als werkgever. Positieve punten die uit het onderzoek naar voren komen zijn; steun afdelingshoofd, lage verloopintentie, de ruimte en vrijheid die medewerkers ervaren om het werk op eigen initiatief aan te passen en de ontwikkelmogelijkheden die er zijn. Aandachtspunten die uit het onderzoek naar voren komen zijn de werk-privé balans, de werkbelasting, mate van bureaucratie die ervaren wordt en samenwerking tussen afdelingen. Ook toont het onderzoek aan dat medewerkers zich over het algemeen veilig voelen binnen onze organisatie. Medewerkers hebben het gevoel erbij te horen en voelen zich vrij om te zijn wie ze zijn. Wel wordt nog ruimte gezien voor verbetering als het gaat om het bevorderen van de inclusiviteit.

3

Introductiebijeenkomsten en onboarding In 2024 zijn er 3 introductiebijeenkomsten georganiseerd voor bijna 60 nieuwe medewerkers. Tijdens deze introductiedag worden rondleidingen gegeven bij de Waldammeweg en begraafplaats/crematorium, worden presentaties gegeven over o.a. de Gemeenteraad, de Ondernemingsraad en het werk van de bodes en wordt een rondvaart door Middelburg gedaan. In 2024 is ook een start gemaakt met het ontwikkelen van een onboardingprogramma: een welkomsttraject met als doel dat medewerkers warm worden ontvangen, zich snel thuis voelen en snel hun weg vinden in onze organisatie.

Salariskosten In het verslagjaar heeft de nieuwe Cao in twee stappen een structurele loonstijging gekend: per 1 januari 2024 4,75% en per 1 oktober 2024 1,25%. Deze cao verhoging en de grotere formatie hebben gezorgd voor hogere salariskosten. De totale sociale lasten bovenop het bruto salaris geven een lichte stijging naar 28% (in 2023 27%). Op basis van de werkelijke bezetting 432,68 fte (in 2023 418,01 fte) per peildatum 31 december van het verslagjaar kost een formatieplaats € €85.420 (in 2023 € 78.318).

Overzicht loonkosten Bruto salaris Div. pensioenspremies Premie wao/whk Premie zorgverzekeringswet Premie ufo Sub-totaal Af: premie reparatie ww Af: loonkostensubsidies

2024 € 28.854.000 € 4.119.000 € 2.014.000 € 1.674.000 € 298.000 € 36.959.000 € 0,00 € 0,00

2023 € 25.684.000 € 3.575.000 € 1.719.000 € 1.513.000 € 266.000 € 32.757.000 € 21.000,00€ 0,00

Totaal

€ 36.959.000

€ 32.736.000

Externe inhuur

Kosten externe inhuur

De kosten aan externe inhuur is ten opzichte van 2023 met € 1.488,197 gestegen. Deels is dit te verklaren door de vele vacatures in 2024. Waarvan het merendeel door eigen werving is ingevuld, maar ook een aantal niet. Zoals onder andere bij vacatures als juridisch adviseurs en projectleiders. In die gevallen zijn we overgegaan tot de inzet van externe inhuur. Andere verklaring voor de stijging van de inhuur is de inzet voor vervanging ziekte, ouderschapsverlof. Er is bij TIM extra inzet geweest voor het terugdringen van wachttijden van aanvragen. Het betreft in 2024 13% van de totale loonsom. Gemiddeld is dit voor gemeenten met 20.000 tot 50.000 inwoners 18,8% in 2023 (Personeelsmonitor Gemeenten 2023). Landelijk is een trend zichtbaar dat kosten voor externe inhuur hoger worden.

€ 5.250.000,00 € 4.638.350,00

€ 4.500.000,00

€ 3.750.000,00 € 3.000.000,00

€ 3.150.153,00

€ 2.250.000,00 € 1.500.000,00 € 750.000,00 € 0,00

Reeks1

4

Kosten 2023 € 3.150.153,00

Kosten 2024 € 4.638.350,00

2. Personeel In-, door- en uitstroom In 2024 zijn er 92 vacatures opengesteld (let op: soms wordt een vacatures eerst intern uitgezet en wanneer deze niet wordt ingevuld nog een keer als extern aangemaakt in het systeem). Als onderdeel van de professionalisering van de arbeidsmarktcommunicatie wordt aan sollicitanten gevraagd waar zij de vacature gezien hebben. Hieruit blijkt dat vacatures het meest via onze website worden bekeken.

Aantal opengestelde vacatures

Ingevulde vacatures

Aantallen sollicitatieformulier Social Media

95 90

91

24

92

162; 17%

Zeeuwse Vacaturebank

244; 25%

58

85

347; 36%

Aantal opengestelde vacatures 2023 Aantal opengestelde vacatures 2024

Intern ingevuld

150; 15%

Gemeentebanen

71; 7%

Website werken voor Middelburg Anders

Extern ingevuld

In 2024 zijn 63 nieuwe medewerkers ingestroomd en 24 medewerkers intern doorgestroomd. De uitstroom bedroeg 42 medewerkers.

Instroom 2024 vs. 2023

Doorstroom 2024 vs. 2023 20

100 63

81

10

12 6

7

0

0 2024

2023

m

v 2023

5

2024

17

Uitstroom 2024 vs. 2023 Eigen verzoek Niet op eigen verzoek Pensioen Arbeidsongeschiktheid Overlijden Regeling vervroegd uittreden (RVU) Overig

01 1

22

19

8

01

0

18

7

5

6 4

0

5

2023

2024

10

15

20

25

Gesprekkencyclus

Opleiding

Eind 2023 is gestart met WOW-gesprekken, een acroniem voor welzijn, ontwikkeling en werkbeleving. De opzet van het gesprek is meer gericht op persoonlijke aandacht, ontwikkeling en hoe de medewerker het werk ervaart en uitvoert. Het resultaat van het gesprek moet antwoord geven op de vragen: ‘Hoe zorg je ervoor dat je plezier in je werk hebt en houdt?’ en ‘Wat heb je nodig om je werk goed uit te kunnen voeren de komende periode?’. Er is een procentuele toename van 76% in vastgestelde WOW-gesprekken t.o.v. 2023.

Mede o.b.v. de WOW-gesprekken worden opleidingen gevolgd door medewerkers. In 2024 is er volop geleerd. Het opleidingsbudget was niet toereikend. Er was een tekort van €182.000. Dat komt o.a. door het grotere medewerkersbestand, instroom (bijv. jonge medewerkers die zich willen ontwikkelen of opleidingskosten die worden overgenomen) en kosten voor de in ontwikkeling zijnde digitale leeromgeving van de VZB (Vereniging Zeeuwse Gemeenten).

Vastgestelde WOW-gesprekken

Opleidingsbudget

60%

€761.984,64

65%

80%

€580.118,65

€800.000,00 37%

€600.000,00

40%

€400.000,00

20%

€200.000,00

0% 2023

€-

2024

opleidingsbudget

Stages

geboekt

Verdeling stages 2024

In 2024 hebben 16 scholieren stage gelopen binnen onze organisatie. De stageplaatsen zijn verdeeld over 7 afdelingen en op verschillende opleidingsniveaus.

Wijk & Bestuur; 1

Stages 2024

Bedrijfsvoering; 1 Faclitaire Zaken; 1

Vergunningverlening & Handhaving; 4

VMBO; 1 HBO/WO; 9 MBO; 6

Leefomgeving; 6 Stadsbeheer; 1 Samenleving; 2

6

Samenstelling personeelsbestand

51 50

50,03 50,14

Percentage medewerkers per categorie aantal dienstjaren

Percentage medewerkers per leeftijdscategorie

Gemiddelde leeftijd 2015-2024 50,38 49,8 49,85

2%

49,19

49

48,31 48,33 47,8

48

16%

33% 47,51

33%

36%

19%

47

30%

4%

46

10% 17%

2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 0-24

Aantal medewerkers fulltime en parttime

300

274

200

25-34

35-44

45-54

48% 52%

221

0 Parttime

0-2 jaar

Verdeling bezetting in man/vrouw

100 Fulltime

55 en >

3-5 jaar

Vrouw

7

11-15 jaar

16 jaar en >

Percentage medewerkers per functieschaal (onderverdeeld in man/vrouw) 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0%

27% 27% 18%

20%

4%

2% 1%

0% A) 1 t/m 4

Man

6-10 jaar

B) 5 t/m 8 Man

C) 9 t/m 12 Vrouw

D) 13 en >

Arbo, zorg en integriteit

Arbodienstverlening Met ingang van 1 januari 2024 is een contract aangegaan met Occure BV voor de Arbodienstverlening in overeenstemming met de Arbo-wet. De overdracht vanuit Arbo Unie naar Occure is goed verlopen. Vanuit Occure is zowel een bedrijfsarts als een praktijkondersteuner in het stadskantoor beschikbaar voor onze medewerkers.

Verzuim 7,0% 6,0% 5,0% 4,0% 3,0% 2,0% 1,0% 0,0%

5,2%

1,2 1,1

1,02

1,01

2023

2024

1 0,95 0,9 2023

2024

2022

Hulpaanbod bedrijfsmaatschappelijk werk per brief

40

100

38

38

50

36

48

61

0

34 2024

2024

2023

Aanmeldingsproblematiek Privé gerelateerd: o.a. niet in balans zijn, ( heftige) gebeurtenissen thuis, ( ernstig ziek geworden, ziek worden van partner/ kinderen, rouw, weinig assertief Werk gerelateerd: o.a. werkdruk, niet tevreden met je functie, thuiswerken door Corona, oneindigheid met collega('s), sfeer op werk Fysiek georiënteerd: o.a. waarvan het langer duren van een ziekte of aandoening de meeste impact had Mentaal georiënteerd: waarvan de meest opvallende: 'het niet in balans zijn'

22

Gemiddelde Verzuimduur

1,15

4,4%

1,05

2022

Aangemelde cliënten Bedrijfsmaatschappelijk werk

36

5,9%

Meldingsfrequentie 1,18

2023

Hulpaanbod uitnodiging per brief aan medewerker 2024 Hulpaanbod medewerker langer dan 4 weken ziek Frequent verzuim

14

1 35

8

9 39

8,2 8,1 8 7,9 7,8 7,7 7,6 7,5

8,1 7,9 7,7

2022

2023

2024

Integriteit en ongewenste omgangsvormen In 2024 hebben de vertrouwenspersonen ongeveer 10 medewerkers gesproken. Dit beperkte zich tot het bieden van een luisterend oor en dat was in deze gevallen voldoende. In alle gevallen ging het over sociale veiligheid op de werkvloer. Naast deze 10 medewerkers waren er ook een aantal zaken die langer liepen. In één casus betrof het meerdere medewerkers uit hetzelfde cluster. In deze casus heeft de vertrouwenspersoon samengewerkt met de personeelsadviseur en is er gezamenlijk gezorgd voor een ontwikkelplan voor het hele team.

Verlof en levensfase

Aantal medewerkers dat gebruikmaakt van ouderschapsverlof

Aantal medewerkers dat gebruikmaakt van generatiepactverlof 50 40 38 36 34 32 30

39

40 30 37

2024

16

20

20 12

2020

2021

2022

2023

140

7537

135

2024

2024

300 2024

139

130

2486 2541

Verkochte uren

350

Aantal medewerkers dat verloof aanof verkoopt

Verkochte en gekochte verlofuren

9134

398

350

0

2023

10000 8000 6000 4000 2000 0

400

20

10

33

Aantal uren zorgverlof

127

125 120

Gekochte uren

2024

2023

9

2023

2023