25-092 rvs Overdracht VTH Archieftaken RUD Zeeland

raadsvoorstel datum vergadering

2 juli 2025

volgnummer

25-092

onderwerp

Overdracht VTH Archieftaken RUD Zeeland

behandelen in raadscommissie

Ruimte

portefeuillehouder

Jeroen Louws Volksgezondheid en milieu Katie Reilly k.reilly@middelburg.nl +31648244134

programma behandeld door e-mail telefoon

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. In te stemmen met de overdracht van VTH-archieftaken aan de RUD Zeeland en geen zienswijze in te dienen, 2. De voorgestelde vier acties te onderschrijven en het college te verzoeken om: a. Het Zeeuws e-depot aan te wijzen als archiefbewaarplaats voor de digitale RUD VTH-dossiers; b. De rol van archivaris voor de VTH-dossiers namens alle deelnemende colleges te beleggen bij het Zeeuws Archief; c. De RUD Zeeland volledig te mandateren voor de uitvoering van de archieftaken ten aanzien van de VTHdossiers; d. De (vrijvallende) middelen in te zetten ter dekking van de hiermee gepaard gaande kosten. 3. De extra lasten, zowel structureel ad €9.828 als incidenteel ad €20.000, te verwerken in de gemeentelijke begroting. Aanleiding

Sinds de oprichting van de RUD Zeeland in 2014 worden de VTH-taken voor de deelnemende overheden grotendeels uitgevoerd door de RUD. De verantwoordelijkheid voor de archivering van de bij deze taken horende dossiers is echter niet mee gemandateerd. Dit betekent dat de colleges (B&W en GS) formeel verantwoordelijk zijn gebleven voor een correcte archivering volgens de Archiefwet. Uit onderzoek van het Zeeuws Archief in oktober 2020 is gebleken dat de archivering van VTH-dossiers binnen de RUD niet op een duurzame en toegankelijke wijze wordt uitgevoerd. Inmiddels is sprake van een achterstand in de archivering van circa 11 jaar. Dit onderstreept de urgentie van een structurele oplossing. Naar aanleiding hiervan zijn werkgroepen ingericht om tot een gezamenlijke oplossing te komen. De huidige werkgroep VTH-archief heeft in februari 2025 een advies uitgebracht, dat door de informatiedeskundigen van alle deelnemende partijen wordt ondersteund, waaronder ook de Gemeentearchivaris van het Zeeuws Archief. Het Zeeuws Archief heeft daarnaast een advies uitgebracht richting het college van B&W, de zorgdrager van het VTH-archief. Door de archieftaken onder te brengen bij de RUD Zeeland worden overdrachtsmomenten beperkt en kan informatie direct aan de bron worden verrijkt. Dit maakt het archiveren eenvoudiger en efficiënter.

Als iedere deelnemer deze taken afzonderlijk uitvoert, ontstaat er geen uniforme werkwijze. Dat kan leiden tot verwarring en inefficiëntie bij de verwerking van informatie en dossiers binnen de RUD. Het uitvoeren van deze archieftaken is een nieuwe verantwoordelijkheid voor de RUD. Hiervoor is het nodig om extra personeel te werven of op te leiden. De inzet is om hiervoor 3 fte beschikbaar te stellen.

1

Na overdracht van de dossiers aan de archiefbewaarplaats (het Zeeuws Archief) behouden de deelnemers zelfstandig toegang tot hun informatie. Zij zijn dan niet afhankelijk van de RUD Zeeland voor het raadplegen van hun eigen archieven.

Effect

Met de overdracht van deze taken wordt een eerste stap gezet in het voldoen aan de verplichtingen uit de Archiefwet met betrekking tot de RUD/VTH-dossiers. Hoewel de wettelijke verantwoordelijkheid nu nog bij de afzonderlijke deelnemers ligt, maakt mandatering het mogelijk dat de RUD deze taken op uniforme en efficiënte wijze voor alle deelnemers uitvoert. De overdracht van de taken is niet mogelijk zonder de inzet van middelen. De incidentele en structurele kosten zijn onderbouwd op basis van informatie van de werkgroep VTH Archief. De inzet is dat met de formatie van 3 fte de huidige archiefachterstand van circa 11 jaar kan worden weggewerkt. Na het inlopen van deze achterstand blijven er structurele taken binnen het informatiebeheer bestaan, zoals het tijdig vernietigen van documenten, het overbrengen naar het archief en het borgen van kwaliteitsmanagement. Goed informatiebeheer vraagt blijvende aandacht en is een continu ontwikkelproces.

Argumenten

•

• • •

Het correct archiveren van overheidsinformatie is een wettelijke verplichting op grond van de Archiefwet. Door het mandaat over te dragen aan de RUD kunnen deze taken op een meer structurele en professionele wijze worden geborgd. De overdracht maakt een uniforme uitvoering van archieftaken mogelijk voor alle deelnemers. Hierdoor ontstaat consistentie in dossiervorming, opslag en toegankelijkheid. Het advies tot mandaatoverdracht is opgesteld in samenwerking met alle informatiedeskundigen van de deelnemende organisaties en wordt breed ondersteund. De overdracht draagt bij aan het oplossen van de structurele problemen die in 2020 zijn gesignaleerd door het Zeeuws Archief.

Kanttekeningen

• •

De overdracht van archieftaken vraagt om blijvende aandacht voor kwaliteitsborging en afstemming tussen de RUD en de deelnemers. Hoewel de uitvoering centraal wordt georganiseerd, blijft de deelnemer als bestuursorgaan eindverantwoordelijk voor de rechtmatigheid van het handelen, inclusief de archivering.

Financiën

De uitvoering van de VTH-archieftaken door de RUD Zeeland brengt structurele en incidentele kosten met zich mee. De benodigde capaciteit is door de werkgroep VTH Archief ingeschat op 3 fte. De totale structurele kosten voor alle deelnemers samen bedragen €414.693 per jaar. Hierin zijn opgenomen: • Loonkosten voor 3 fte (adviseur informatiebeheer, medewerker kwaliteit en medewerkers informatiebeheer) (€230.000) • Jaarlijkse aansluitkosten voor het Zeeuws e-Depot (€86.561) • Ondersteuning door de archivaris van het Zeeuws Archief (€16.800) • Een toeslag voor PIOFAC (€81.332) Voor de gemeente Middelburg bedraagt het structurele aandeel op basis van de verdeelsleutel €9.828 per jaar (2,37% van het totaal). Daarnaast wordt een incidentele bijdrage van €20.000 gevraagd voor opleiding en/of werving, naar rato van het aandeel van elke deelnemer. De structurele bijdrage wordt vanaf 2026 verwerkt in de deelnemersbijdrage aan de RUD Zeeland.

2

In de gemeentelijke begroting zijn hiervoor geen middelen opgenomen. De extra lasten, zowel structureel als incidenteel, worden in de gemeentelijke begroting verwerkt. Duurzaamheid

Niet van toepassing Communicatie en participatie

Niet van toepassing Uitvoering

Na het collegebesluit van 3 juni 2025 wordt het bijgevoegde raadsvoorstel voorgelegd in de Raad van 2 juli 2025. Na besluitvorming kan de zienswijze uiterlijk tot 25 juli 2025 ingediend worden bij de secretaris van het dagelijks bestuur via post@rudzeeland.nl en in cc naar r.schippers@rud-zeeland.nl Advies ingewonnen bij adviesorgaan? Bijlagen 1. Begeleidende brief voorstel overdracht VTH Archieftaken 2. Concept AB voorstel Overdracht archief VTH dossiers 3. Advies BC 2025 maart 27 overdracht VTH-archieftaken met reactie RUD 4. Adviesbrief kleine werkgroep VTH 5. Rapport inspectie Informatiehuishouding RUD Zeeland 6. Memo Uitwerking voor beschikbaarstelling 7. Memo Steekproef 20241231 8. Mandateren archieftaken aan RUD Zeeland Middelburg, 3 juni 2025 Burgemeester en wethouders van Middelburg de secretaris,

Aart van den Brink de burgemeester,

Yvonne van Mastrigt

3