25-052 rvs Kaders Burgerberaad oud en nieuwviering 2025 - 2026 en daarna

raadsvoorstel volgnummer

17 april 2025 25-052

onderwerp

Kaders Burgerberaad oud en nieuwviering 2025 – 2026 en daarna

behandelen in raadscommissie

Algemeen Bestuur

portefeuillehouder

Willemien Treurniet Bestuur en ondersteuning Kate Schaap k.schaap@middelburg.nl 0118 - 675481

datum vergadering

programma behandeld door e-mail telefoon

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. De raad besluit: De volgende kaders vast te stellen voor de uitvoering van het burgerberaad over de jaarwisseling 2025/2026 en daarna: 1. Als doelen en de intentie van de participatie vast te stellen: i. Het belangrijkste doel is om het democratisch proces te versterken, meer inclusiviteit te bieden, en oplossingen te vinden die breed gedragen worden door de samenleving als het gaat om het vieren van de jaarwisseling ii. Ervaring opdoen over het instrument burgerberaad 2. Als niveau van de participatie vast te stellen: adviseren voor minipubliek (deelnemers aan burgerberaad), informeren maxipubliek (alle inwoners van de gemeente Middelburg) 3. Als kaders voor de participatie vast te stellen: i. kernvraag: hoe vieren we oud en nieuw in de gemeente Middelburg 2025/2026 en daarna? ii. Inhoudelijke kaders: landelijke wet- en regelgeving, gemeentelijk beleid, zoals APV-bepalingen (Algemene Plaatselijke Verordening) en de Wet openbare manifestaties of vuurwerkregels iii. financieel kader: dat de adviezen in beginsel passen binnen de reguliere begroting iv. praktisch kader: het is niet mogelijk de handhavingscapaciteit uit te breiden 4. Als te betrekken deelnemers (minipubliek) vast te stellen: 100 gelote Middelburgers.

Bij deze loting is rekening gehouden met een gelijke verdeling op basis van gender, leeftijd en geografische spreiding over de gemeente Middelburg. Het maxipubliek zijn alle inwoners van de gemeente Middelburg 5. Deelnemers te laten adviseren in een burgerberaad, informeren via de gemeentelijke kanalen 6. Het burgerberaad te evalueren 7. Dat de gemeenteraad op de volgende momenten/manieren betrokken wordt: i. Aanwezigheid bij de aftrap van het burgerberaad ii. Contact tussen burgerberaadsleden en gemeenteraadsleden bij oplevering advies iii. Korte updates na elke bijeenkomst via de weekberichten van de griffier Aanleiding

De viering van oud en nieuw is een jaarlijks terugkerend moment van feest en samenzijn, zowel in Middelburg als in de rest van Nederland. Tegelijkertijd vraagt dit evenement om een zorgvuldige balans tussen traditie en moderne inzichten op het gebied van veiligheid, leefbaarheid en milieuvriendelijkheid. Steeds meer gemeenten, waaronder Middelburg, onderzoeken hoe zij samen met inwoners de jaarwisseling op een prettige en veilige manier kunnen organiseren, met oog voor verschillende belangen binnen de samenleving. In de raadsvergadering van 14 november 2024 heeft uw raad besloten een burgerberaad te organiseren over de invulling van de jaarwisseling 2025/2026 en daarna. Dit besluit benadrukt het belang dat de gemeente hecht aan een participatief proces waarbij inwoners actief betrokken worden bij het formuleren van adviezen voor een veilige en feestelijke jaarwisseling. Het burgerberaad biedt een gestructureerde en inclusieve manier om diverse perspectieven 1

samen te brengen en tot breed gedragen oplossingen te komen. Uw raad was uitgenodigd voor een startgesprek op 10 februari over de kaders van het burgerberaad. Op 25 februari heeft u van ons een memo actieve informatie ontvangen met daarin wat besproken is op 10 februari en de presentatie van bureau EMMA. Met dit voorstel stelt u de vraagstelling en kaders vast waarmee het burgerberaad aan de slag kan. Effect

Een burgerberaad kent een hoge mate van participatie, dat wil zeggen dat de deelnemers verantwoordelijk zijn voor de uitkomst en het advies dat zij voorlegt. Een burgerberaad laat zien hoe je, vanuit verschillende standpunten, met kennisverwerving en in dialoog tot breed gedragen besluiten kunt komen. In een burgerberaad zit (vanwege de zorgvuldige loting) een goede afspiegeling vanuit de samenleving. De deelnemers vormen samen een groep die vanuit verschillende perspectieven een bijdrage aan een vraagstuk willen leveren, waarbij zij aangesproken worden op hun eigen expertise en ervaringen. Zij kunnen hierbij een beroep doen op expertise van buitenaf om samen tot wijze en afgewogen adviezen te komen. Op basis van de evaluatie van het eerste burgerberaad kan het college een voorstel doen aan de gemeenteraad om het instrument op te nemen in de participatie- en inspraakverordening. Dit biedt de mogelijkheid om te kijken naar een structurele financiële dekking voor toekomstige burgerberaden. Een burgerberaad kan dan vaker ingezet worden en zo is er een extra instrument voor participatie beschikbaar. De inzet van een burgerberaad en de borging in de verordening plus financiële middelen zou een volgende stap in de doorontwikkeling van participatie zijn. Argumenten

Het is van groot belang dat de gemeenteraad vooraf heldere kaders stelt voor het burgerberaad. Dit zorgt dat deelnemers realistische en uitvoerbare adviezen geven, wat kan leiden tot meer vertrouwen. Door duidelijk te communiceren over wat binnen de mogelijkheden ligt, wordt het proces transparanter en effectiever. Deze aanpak is in lijn met de aanbevelingen uit de Handreiking Burgerberaden1 , waarin het belang van een heldere opdracht en duidelijke vraagstelling wordt benadrukt. De vraagstelling voor het burgerberaad in Middelburg is mede geïnspireerd door het voorbeeld van de gemeente Utrecht, waar het burgerberaad zich richtte op de jaarwisseling en de centrale vraag luidde: "Hoe willen we dat de jaarwisseling verloopt in de stad Utrecht vanaf 2024/2025 en daarna?" Tijdens het startgesprek op 10 februari is uitgebreid gesproken over de formulering van de vraagstelling voor Middelburg. Daarbij kwam naar voren dat de term "verlopen" als te passief werd ervaren en onvoldoende de actieve betrokkenheid van inwoners weerspiegelde. In Middelburg ligt de nadruk op hoe inwoners de jaarwisseling daadwerkelijk beleven en vormgeven.

Daarom is gekozen voor een actievere en meer verbindende formulering: "Hoe vieren we oud en nieuw in de gemeente Middelburg 2025/2026 en daarna?” Deze herformulering sluit beter aan bij de wens om inwoners actief te laten meedenken over zowel feestelijke als veilige invullingen van de jaarwisseling.

Financiële kaders en onderbouwing

De financiële randvoorwaarde voor de uitvoering van de adviezen uit het burgerberaad is dat deze binnen de bestaande begroting van de gemeente Middelburg moeten passen. Dit betekent dat de gemeenteraad bij de besluitvorming over de adviezen nadrukkelijk zal toetsen of uitvoering binnen de beschikbare middelen mogelijk is. In andere gemeenten, zoals Utrecht en Amsterdam, is gebleken dat burgerberaden een breed scala aan adviezen opleveren, variërend van kleinschalige initiatieven die weinig tot geen financiële middelen vereisen tot beleidsvoorstellen met budgettaire consequenties. Door geen vast bedrag vooraf toe te kennen, blijft het burgerberaad vrij om tot creatieve en innovatieve oplossingen te komen, zonder dat deze kunstmatig worden beperkt of gestuurd door financiële kaders die al bij voorbaat vastliggen. Dit voorkomt dat adviezen zich uitsluitend richten op

1 Handreiking Burgerberaden biedt richtlijnen voor het opzetten en uitvoeren van burgerberaden, opgesteld door het ministerie van BZK en de VNG

2

wat binnen een vastgesteld budget past, terwijl sommige voorstellen wellicht op alternatieve manieren gefinancierd kunnen worden of gefaseerd kunnen worden uitgevoerd. De adviezen dienen rekening te houden met de feitelijke uitvoerbaarheid binnen de beschikbare middelen en capaciteit van de gemeente. Dit betekent dat maatregelen die een onevenredig beroep doen op handhavingscapaciteit of die een ingrijpende wijziging in gemeentelijke diensten vereisen, kritisch beoordeeld zullen worden door het burgerberaad. De inzet van extra handhavers, logistieke beperkingen en de haalbaarheid van bepaalde evenementen of alternatieve vieringsvormen worden hierin meegenomen. Het burgerberaad kan suggesties doen voor praktische oplossingen, maar adviezen moeten binnen de bestaande operationele mogelijkheden van de gemeente passen. De voorgestelde adviezen moeten passen binnen de bestaande wet- en regelgeving, zowel op gemeentelijk als nationaal niveau. Dit houdt in dat adviezen die strijdig zijn met bestaande APV-bepalingen (Algemene Plaatselijke Verordening), landelijke regelgeving zoals de Wet openbare manifestaties of vuurwerkregels, niet zonder meer uitvoerbaar zijn. Tijdens het burgerberaad worden conceptadviezen getoetst op haalbaarheid. Dit helpt deelnemers om realistische voorstellen te formuleren.

Adviezen met financiële gevolgen moeten goed onderbouwd zijn, omdat de gemeentelijke begroting vaststaat en uitvoering van adviezen binnen de vastgestelde begroting moeten passen. De toetsing richt zich op juridische, praktische en financiële uitvoerbaarheid. Door deze tussentijdse toets krijgen deelnemers inzicht in de randvoorwaarden, waardoor adviezen beter uitvoerbaar en kansrijker worden. Praktische en juridische randvoorwaarden

Kanttekeningen

1.1 Afbreukrisico en zorgvuldigheid Burgerberaden zijn krachtige instrumenten voor burgerparticipatie, maar brengen ook risico's met zich mee als ze niet zorgvuldig worden uitgevoerd. Een slecht georganiseerd burgerberaad kan leiden tot cynisme en verminderd vertrouwen in de lokale overheid. Daarom is het motto: "Doe het goed, of doe het niet." Dit betekent investeren in een gedegen voorbereiding, professionele begeleiding en een transparant proces. Ervaringen uit andere gemeenten tonen aan dat een zorgvuldige aanpak cruciaal is voor het succes van een burgerberaad. Dit succes zal ook worden gemeten in de evaluatie. 1.2 Zwaarwegend advies en besluitvorming De adviezen die voortkomen uit een burgerberaad hebben een zwaarwegend karakter. Hoewel de gemeenteraad niet verplicht is deze adviezen één op één over te nemen, is het van groot belang om bij afwijking hiervan duidelijk en onderbouwd te communiceren waarom bepaalde adviezen niet worden opgevolgd. Op basis van de adviezen van het burgerberaad zal het college een voorstel opstellen voor de gemeenteraad waarin afwegingen transparant te volgen zijn. Dit proces van verantwoording draagt bij aan het vertrouwen van inwoners in de lokale politiek en zorgt voor een beter begrip van de complexiteit van beleidsvorming.

1.3 Uitvoeringskracht en interne betrokkenheid Voor een succesvolle implementatie van de adviezen uit het burgerberaad is de uitvoeringskracht van de gemeentelijke organisatie van groot belang. Dit vereist niet alleen voldoende capaciteit en middelen, maar ook een proces waarin de uitvoerbaarheid van adviezen tijdig en realistisch wordt beoordeeld. Door ambtelijke expertise in een vroeg stadium beschikbaar te stellen voor het duiden van praktische en juridische randvoorwaarden, wordt gewaarborgd dat de gemeenteraad op basis van haalbare en goed onderbouwde voorstellen een besluit kan nemen.

Financiën

Het burgerberaad wordt uitgevoerd binnen het beschikbare budget van € 200.000. Dit budget heeft u in uw raad van 14 november 2024 beschikbaar gesteld. Op dit moment zijn binnen de gemeentelijke begroting geen middelen gereserveerd voor de directe uitvoering van adviezen die tot meerkosten leiden bij de gemeente. Als randvoorwaarde is dan ook gesteld dat geformuleerde adviezen uitgevoerd moeten kunnen worden binnen bestaande budgetten. 3

Zijn er significante gevolgen voor het weerstandsvermogen? N.v.t.

Duurzaamheid

Duurzaamheid kan een onderwerp van gesprek zijn binnen het burgerberaad zelf. Deelnemers kunnen adviezen formuleren over duurzamere manieren van vieren, zoals het terugdringen van vuurwerkgebruik, het stimuleren van milieuvriendelijke alternatieven of het verminderen van afval tijdens oud en nieuw. Eventuele duurzame uitkomsten van het beraad kunnen later wel een rol spelen in beleidsontwikkeling, maar het beraad zelf genereert geen directe milieueffecten, waardoor duurzaamheid hier niet als kernonderwerp wordt beschouwd. Communicatie en participatie

De communicatie richt zich op twee doelgroepen: 1. Mini-publiek: De gelote deelnemers. Bureau EMMA is verantwoordelijk voor de communicatie met deze groep. 2. Maxi-publiek: De overige inwoners van Middelburg. De gemeente verzorgt de communicatie over het proces en de resultaten.2 De communicatie wordt laagdrempelig en toegankelijk ingericht, met een apart telefoonnummer en mailadres voor vragen. Het is de eerste keer dat in Middelburg een burgerberaad wordt georganiseerd. We willen onze inwoners op verschillende manier laten kennismaken met ‘een burgerberaad’: als deelnemer of als (actieve) volger. We nemen daarin mee waarom we een burgerberaad organiseren: dat we onze inwoners willen betrekken bij de lokale democratie. Hierdoor herkennen inwoners zich beter in de genomen besluiten, aanpakken en maatregelen en kunnen we een bijdrage leveren aan het dichter bij elkaar brengen van inwoners en politiek. Een goed burgerberaad is deliberatief. Dat wil zeggen dat er voldoende tijd is voor gesprekken tussen de deelnemers. Gezien de wens om de resultaten tijdens de jaarwisseling 2024/2025 zichtbaar te laten zijn, is er een strakke planning. De communicatie rondom het burgerberaad richt zich op de volgende fases: 1. Uitnodigingsfase - de deelnemers die geloot zijn, worden voorzien van een heldere uitnodiging waarin ook het middel burgerberaad wordt uitgelegd. 2.

Beginfase - het is van belang dat Middelburgers weten dat er een burgerberaad is, dat ze een uitnodiging tot deelname kunnen verwachten en dat ze het burgerberaad kunnen volgen als ze geen deelnemer zijn. Dat kan via middelburgontmoet.nl. 3. Tijdens het burgerberaad - de samenleving moet zich betrokken voelen bij het proces. Dit kan bijvoorbeeld door te vertellen hoe deelnemers het traject beleven en welke zaken en uitdagingen ze tegenkomen. En door alle informatie (zoals beleidsstukken, presentaties experts) die wordt gegeven aan de deelnemers te plaatsen op middelburgontmoet.nl. Zo kunnen ook inwoners die niet zijn ingeloot het burgerberaad volgen. En wellicht een volgende keer, mochten ze een uitnodiging ontvangen, graag meedoen. Het burgerberaad zou middelburgontmoet.nl ook kunnen gebruiken om zelf een uitvraag te doen onder inwoners. 4. Na afloop - uiteraard is het van belang dat de resultaten van een burgerberaad zichtbaar worden in de stad. Daarnaast vormt het presenteren van het advies van het burgerberaad en de overhandiging daarvan aan college een belangrijke mijlpaal. Uitvoering

Er zijn begin maart 8.000 brieven verstuurd naar inwoners van de gemeente Middelburg van 16 jaar en ouder. Op dit moment kunnen zij hierop reageren en zich aanmelden.

2 Bij burgerberaden spreken we vaak van een maxi- en mini-publiek. Binnen de context van het burgerberaad bestaat het mini-publiek uit de gelote

groep deelnemers. Het maxi-publiek bestaat uit de rest van de inwoners van het gebied die niet deelnemen aan het burgerberaad. (VNG, 2024)

4

Planning

Het burgerberaad bevindt zich inmiddels in de uitvoeringsfase. In maart is gestart met de loting en werving van deelnemers, gevolgd door de eerste bijeenkomsten in april en mei. De deelnemers werken gedurende meerdere sessies aan concrete adviezen voor de invulling van de jaarwisseling vanaf 2025/2026. Week 10 (maart 2025): Uitnodiging verzenden + werving van deelnemers Week 11-13: Werving + aanmeldingen inwoners Middelburg Week 14-15: Loting 17 april 2025: Raadsvergadering: kaders vaststellen + start deelnemerscommunicatie 6 mei 2025: Bijeenkomst #1: Kennismaken + vraagstuk 10 mei 2025: Bijeenkomst #2: Expert 24 mei 2025: Bijeenkomst #3: Deliberatie, start adviezen 10 juni 2025: Bijeenkomst #4: Uitwerken adviezen 26 juni 2025: Bijeenkomst #5: Stemmen en afronding De gemeenteraad ontvangt na de zomer van het college de adviezen van het burgerberaad en wordt dan gevraagd hierover een besluit te nemen. Afhankelijk van de aard en haalbaarheid van de adviezen, kan mogelijk al bij de jaarwisseling van 2025/2026 met de eerste aanbevelingen worden gestart. Dit biedt de kans om geleidelijk veranderingen door te voeren en de effecten daarvan te monitoren in aanloop naar toekomstige jaarwisselingen. Evaluatie en toetsing van het burgerberaad Na afloop van het burgerberaad zal een uitgebreide evaluatie plaatsvinden om het proces, de uitkomsten en de impact ervan te beoordelen.

Dit is van groot belang om te bepalen of het burgerberaad effectief is geweest en welke lessen hieruit kunnen worden getrokken voor toekomstige participatietrajecten. Het succes van een burgerberaad wordt bepaald aan de hand van meetbare criteria, zoals de representativiteit van de deelnemersgroep, de kwaliteit en haalbaarheid van de adviezen en de mate waarin deze adviezen door de gemeenteraad worden overgenomen. In gemeenten zoals Utrecht en Amsterdam heeft een representatieve samenstelling van deelnemers geleid tot breed gedragen aanbevelingen, waarvan een groot deel is verwerkt in het gemeentelijk beleid. De evaluatie zal plaatsvinden onder de deelnemers, de gemeenteraad, het college en de betrokken organisatiepartners via enquêtes en (groeps-) interviews. De resultaten van de evaluatie zullen worden gedeeld met de gemeenteraad, zodat op basis hiervan kan worden bepaald of het burgerberaad als participatie-instrument structureel moet worden opgenomen in de participatie- en inspraakverordening. Daarnaast zal worden bekeken welke verbeteringen kunnen worden doorgevoerd bij een eventuele volgende editie van het burgerberaad. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

nee

Middelburg, 18 maart 2025 Burgemeester en wethouders van Middelburg de secretaris,

Aart van den Brink de burgemeester,

Yvonne van Mastrigt

5