25-027 rvs Vaststellen Nota overhead 2025 en wijziging Financiële Verordening 212

raadsvoorstel volgnummer

13 maart 2025 25-027

onderwerp

Vaststellen Nota overhead 2025 en wijziging Financiële Verordening 212

behandelen in raadscommissie

Algemeen Bestuur

portefeuillehouder

Rutger Schonis Bestuur en ondersteuning Frank Tillema f.tillema@middelburg.nl (0118) 67 50 00

datum vergadering

programma behandeld door e-mail telefoon

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. de nota Overhead 2025 vast te stellen, en hiermee de kaders te stellen voor: a. de methodiek voor het toerekenen van overhead; b. het berekenen van de tarieven voor lokale heffingen; c. het onderscheid tussen functies in primaire processen en de overhead; d. het kader voor het bepalen van de beleidsindicator ‘bezetting’ van toepassing te verklaren. 2. de Financiële Verordening 212 te wijzigen, waarbij in artikel 14, lid 3 verwezen wordt naar nota Overhead en lid 4 komt te vervallen. Aanleiding

In december 2023 heeft de Commissie BBV een geactualiseerde notitie overhead uitgebracht van de publicatie uit 2016 waarin een overzicht is opgenomen van de regelgeving inzake overhead en een nadere toelichting op een aantal aspecten. Deze notitie van de Commissie is van toepassing vanaf de begroting 2025. Effect

Een geactualiseerde kaderstelling zorgt ervoor dat het college van Burgemeester en Wethouders een kader heeft hoe effectief om te gaan met de bepaling en de toerekening van overhead, overeenkomstig de van toepassing zijnde regelgeving, in het bijzonder de Notitie Overhead van de Commissie BBV. Argumenten

In de verordening (212) Financiële verordening is in artikel 14 aangegeven dat voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen die in rekening worden gebracht en voor goederen, werken en diensten die aan overheidsbedrijven en derden worden geleverd, uitgegaan wordt van het bij de begroting berekende overheadpercentage. Dit percentage dient als opslag op de directe salariskosten per uur. Het overheadpercentage wordt berekend door het totaal aan lasten van het taakveld Overhead te delen op het totaal aan personeelslasten en lasten inhuur derden van de overige taakvelden. Hierbij wordt een correctie toegepast voor de kosten huisvesting van het stadskantoor. De nota Overhead geeft een verdere uitdieping en kaderstelling wat wettelijk in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de stellige uitspraken van de commissie BBV is geregeld. De richtlijnen van de commissie BBV zijn onderverdeeld in stellige uitspraken en aanbevelingen. Stellige uitspraken dienen te worden gevolgd; een afwijkende interpretatie door een gemeente dient expliciet te worden gemotiveerd en toegelicht in de begroting en de jaarstukken. Bij aanbevelingen worden gemeenten geholpen met steunen richting aan de praktijk. De huidige Financiële Verordening is als gevolg van de Notitie Overhead van de commissie BBV niet meer actueel.

Met het actualiseren van de Financiële Verordeningen en de vaststelling van de Notitie Overhead wordt voldaan aan de huidige wet- en regelgeving en bestaat er duidelijkheid over de definitie van de overhead, de berekening van de 1

overhead en de toerekening van de overhead. Ondanks het feit dat deze nota nu wordt voorgelegd is de begroting 2025 wel conform de bijgewerkte notitie over overheadkosten, zoals door de Commissie BBV opgesteld. Het vaststellen van deze nota is voornamelijk een lokale formaliteit. De Commissie BBV doet de volgende stellige uitspraken: a) Het duiden van de overhead middels een definitie. In de huidige Financiële Verordening is geen definitie opgenomen. Met het opnemen van de definitie van de Commissie BBV in de Nota Overhead wordt de stellige uitspraak nageleefd. b) Het aangeven van de berekening van de tarieven voor lokale heffingen. In de huidige Financiële Verordening is weliswaar aangegeven hoe de berekening van de overhead dient te geschieden, echter is met de voorgestelde Nota Overhead een nadere duiding en kaderstelling aangegeven. c) De methodiek voor het toerekenen van overhead aan lokale heffingen en rechten, mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead aan overige taakvelden van de begroting. Met de voorgestelde Nota Overhead wordt een uniforme methodiek voor het toerekenen van overhead aan lokale heffingen en rechten ingekaderd. De Commissie BBV doet de volgende aanbevelingen: a)

b) c)

d)

e)

f)

g)

h)

i)

Kaderstelling op het gebied van overhead niet bij de begroting, maar door middel van de (financiële) verordening of door een nota overhead. Met deze Nota Overhead wordt aan de aanbevolen kaderstelling voldaan. Kaderstellende nota op het gebied van de toerekening van overhead voor te leggen aan de raad en de periodiek te herzien. Met deze Nota Overhead wordt aan de aanbevolen kaderstelling voldaan. Het gebruiken van een enkele methodiek voor het toerekenen van overhead, zoals opgenomen in het overzicht overhead, aan lokale heffingen en rechten, grondexploitaties en andere producten. Met deze Nota Overhead wordt aan de aanbevolen kaderstelling voldaan. Het maken van keuzes ten aanzien van het onderscheid tussen functies in de primaire processen en de overhead, en deze toe te lichten als onderdeel van een (financiële) verordening of een nota overhead en deze periodiek te herzien. Met deze Nota Overhead wordt aan de aanbevolen kaderstelling voldaan. Het gebruikmaken van het platform ´Venster voor bedrijfsvoering’ als leidraad voor de uitwerking van het begrip en vergelijken van overhead. Met deze Nota Overhead wordt aan de aanbevolen kaderstelling voldaan. die voor verschillende taakvelden werkzaam zijn. De toerekening kan zowel op medewerkersniveau als op het niveau van een organisatieonderdeel plaatsvinden.

Er wordt geen ondergrens bepaald voor het berekenen van de lasten van de medewerkers die voor verschillende taakvelden werkzaam zijn. Het maken van afspraken over het opnemen van de indicatoren uit de ‘regeling beleidsindicatoren gemeenten/provincies’ met de gemeenschappelijke regelingen waar zij deel van uitmaken. Met deze Nota Overhead wordt aan de aanbevolen kaderstelling voldaan. Aanbrengen van focus in het overzicht overhead door het minimaliseren van herhalingen tussen verordeningen, nota’s, programma’s en paragrafen en gebruik te maken van verwijzingen binnen begroting of jaarstukken teneinde de omvang van deze documenten te beperken en daarmee de toegankelijkheid voor de raad te vergroten. Met deze Nota Overhead wordt aan de aanbevolen kaderstelling voldaan. Het gebruikmaken van de meest recente beschikbare informatie voor het bepalen van de beleidsindicator ‘bezetting’ indien er bij begroting geen indicatie wordt gegeven van de geraamde bezetting. Met deze Nota Overhead wordt aan de aanbevolen kaderstelling voldaan.

Met de vaststelling van de onderhavige Nota Overhead en de aanpassingen (artikel 14, lid 3 verwijzing naar de Nota Overhead en lid 4 wordt overbodig door de Nota Overhead en vervalt) van de Financiële Verordening 212 van de gemeente Middelburg wordt opvolging gegeven aan de Nota Overhead van de Commissie BBV. Kanttekeningen

-2

Financiën

Aan deze nota zijn geen kosten verbonden. Duurzaamheid

N.v.t. Communicatie en participatie

Deze nota zal eerst aangeboden worden aan de auditcommissie waarna deze aangeboden zal worden voor definitieve vaststelling door de raad. Na vaststelling worden Nota Overhead en de aangepaste Financiële Verordening 212 gepubliceerd en op de website van de gemeente geplaatst. Uitvoering

Na vaststelling door de raad zal de nota binnen de organisatie worden verspreid om de relevante bepalingen van de nota uit te voeren. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

N.v.t. Bijlagen

1. Bijlage “Nota Overhead 2025” - openbaar 2. Aangepaste Financiële Verordening 212 - openbaar

Middelburg, 4 februari 2025 Burgemeester en wethouders van Middelburg de secretaris,

Aart van den Brink de burgemeester,

Yvonne van Mastrigt

3